導入事例
社会福祉法人 厚生協会指定障害者支援施設
屈足わかふじ園様

30 以上の複雑な条件もクリアして勤務シフト表を作る「勤務シフト作成お助けマン」導入で、10 年以上続いた手作業が、ついに自動化

社会福祉法人 厚生協会指定障害者支援施設
屈足わかふじ園 様
業種:福祉
対象スタッフ数:
事業内容
重度の肢体不自由障害者に、日常生活の介護、健康管理、身体機能の維持など適切なサービスを提供する障害者支援施設
課題
  • 勤務シフト作成に手間がかかっていたが、勤務条件が複雑で自動化できず困っていた
  • 人間が手作業で作成すると、不公平感が出る懸念があった
  • 勤務シフト作成のために介護現場を離れる時間が惜しかった
効果
  • 手間のかかる勤務シフト作成にかかる時間が減らせた
  • 自動でコンピュータが作成することで公平感が生まれた
  • 作成の手間が減った分、現場で指揮を執る時間が増えた

4交代制勤務の介護現場では、毎月のシフト表作成が大きな負担に

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社会福祉法人 厚生協会は、北海道のほぼ中央にある新得町を拠点にさまざまな福祉施設を運営する社会福祉法人だ。また障害者の自立支援を目的として、家具、玩具などの木工品、パン、ペットフードなど、障害者による生産活動も行うなど幅広く事業を展開している。

平成12 年には指定障害者支援施設「屈足わかふじ園」を開設した。ここでは重度の肢体不自由障害者に対して生活介護、支援サービスを提供している。

同施設における悩みは、複雑な勤務シフトだった。介護スタッフは、日勤、夜勤、早出、遅出の 4交替制で勤めている。このようなシフトが組まれているのは、食事や入浴など仕事量が極端に多い時間帯があるからだ。そこで昼食時なら早出、日勤、遅出の3つのグループが出て人員を確保している。
介護係長の永野 健児氏

ところが複雑なシフト表を作る作業は非常に手間がかかっていた。

担当している介護係長の永野 健児氏は「ハードな業務なのでスタッフの負担が偏らないようにと配慮しながら、シフト表を組んでいました。

ところがルールが複雑なため手作業で作らざるを得ず、かなりの時間がかかっていました。パソコンに詳しいスタッフに相談もしたのですが、諦めていたというのが実情です」と当時を振り返った。

同施設では、夜勤、早出、遅出、日勤、公休など各シフトについて詳細に設定されており、例えば夜勤シフトを組む場合「夜勤→明け→公休」と3日セットで入れて夜勤明けに考慮するなど、最低限クリアするものだけで約30項目。他にも子育て中のスタッフのために保育園の送迎に配慮した項目もあった。

当時の様子を施設長の桑原 隆俊氏は、「ただでさえ忙しい介護の現場。シフト作成のような事務作業は、現場の仕事をこなしながらちょっとした時間を見つけて作成していたようですが、その負担を何とか軽減してあげたかった」と語っている。

試用期間に効果を実感。複雑な条件をクリアしたシフト表が自動的に作成

施設長の桑原 隆俊氏あるとき桑原氏はインターネット検索で「勤務シフト作成お助けマン」を目にした。

私たちが勤務シフト作成を自動化できなかったのは、複雑な条件が多すぎることが原因です。しかしWebサイトに書いてあった設定できる条件例が、私たちの現場に非常に似ていましたので、これなら何とかなるのではないかと思いました。

また、JRといえば鉄道運用のため複雑な勤務シフトが使われているはず。その現場のノウハウがこのツールに生かされているのではないかと期待しました」(桑原氏)

そこでJRシステムに問い合わせて、試用を申し込んだ。

試用するにあたって、JRシステムに最低クリアしたい勤務条件を伝えて、勤務シフト作成お助けマンの条件設定をしてもらいました。すると日毎の必要なスタッフ数、各スタッフの希望休みなどを入力するだけで、自動的にシフト表が出てきたのです

これなら使えると思ったのはそのときです。試用期間にいろいろなことをJRシステムに相談できたことも大きいですね」(永野氏)

そして3ヶ月の試用期間を経て、2012 年7月、本格的に導入されることになった。

シフト作成のストレスも解消。現場でのゆとりからサービス向上へ

作業の順番そのものは、基本的に手作業のころと違いはない。必要なスタッフ数、各スタッフの希望休を勤務シフト作成お助けマンに入力すれば、事前に設定した条件を元にシフト表が作成される。あとは担当者がチェックして、調整したい箇所、エラーが表示された箇所を修正して、出力したものをスタッフに告知するという流れだ。

勤務シフト作成お助けマン導入によって作業負担が軽減されただけでなく、公平感が出て、精神的な負担も減ったという。

以前は、シフト作成の性格上、最初から最後まで一人で作るしかなかったのです。今では一部を他のものと分担できるようになりました

また公休などは年間を通して集計するのですが、その計算も自動で行われます。それからシフト責任者としては、特定のスタッフにとって都合良いシフト、えこひいきされたシフトになっているのでは?といった誤解を受けないかと危惧していました。もちろんそんなことはないのですが。

今はコンピュータを使って作成しているので、そういう気苦労からは解放されました。また、スタッフにとって希望通りになってない場合もこのソフトで自動的に作っているからと納得しているようです」(永野氏)

また勤務シフト作成お助けマンは、同施設のサービス向上にも貢献している。

デスクワークをするときは現場を離れるのですが、管理職は、現場でも指揮を取る役割。何より利用者と接する時間は私たちにとっても非常に大切で、より多く接することができれば、サービス向上に繋がります」(永野氏)

関連施設や同業者からも注目される勤務シフト作成お助けマン

今回の導入で成果を確かめられたことで、同協会ではさらなる利用の拡大も検討しているとのことだ。

法人内の特別養護老人ホームでも屈足わかふじ園と同じ問題を抱えていました。今回効果を挙げられたので、こちらでも導入しようかと検討を始めました」(桑原氏)

「同業者からも勤務シフト作成お助けマンについて質問を受けるようになりました。どこも同じような問題を抱えているため、以前の私たちのように手作業で時間をかけて作成しているようです。

複雑なシフト条件を数多く有する業種には特にお勧めです。詳細な条件設定が可能ですし、また他のソフトと違い、すべての設定条件をクリアできない場合でも、処理が止まりません。条件をクリアできない部分はエラーとして表示して、とにかくシフト組み合わせ結果を返してくれる。この柔軟で実用的なシステム設計や対応はとても重宝しております」( 永野氏 )

介護施設における勤務シフトは、利用者にきめ細かいサービスを提供するため、またはスタッフの膨大な負担を軽減するための配慮が求められるが、作成にかかる手間や時間は本業にも影響を及ぼしかねない。

同施設では勤務シフト作成に関わる手間を軽減することで、さまざまな効果を挙げられたといえる。

 

お助けマンでシフト表作成が
省力化できました!

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