お知らせ

同施設では、介護職員・看護職員の勤務表を担当者が手作業で作成しており、職員の希望休や夜勤回数、勤務間隔、各勤務帯の必要人数といった複数の条件を同時に考慮する必要がありました。勤務条件の多様化にともない作成にかかる時間は増加し、担当者の負担軽減と業務効率化が課題となっていました。

導入の概要

導入背景

介護老人保健施設では、入所者へのケアを24時間途切れさせないために、日勤・夜勤を組み合わせたシフト勤務体制が欠かせません。一方で勤務表を組む際には、職員一人ひとりの希望休や勤務条件に加え、夜勤回数の偏り、勤務と勤務の間隔、各勤務帯に必要な人数といった条件を、すべて同時に満たす必要があります。

ケアヴィラ宝塚では従来、勤務表作成の担当者がこれらの条件を一つひとつ確認しながら、手作業で毎月の勤務表を作成していました。しかし近年は働き方の多様化にともない考慮すべき勤務条件が増え、勤務表の作成に要する時間が年々増加していたといいます。

具体的には、次のような負担が生じていました。

• 作成時間の増加：毎月の勤務表作成に多くの時間を要する
• 希望休の確認作業：希望休や勤務希望を一件ずつ確認しながら手作業で調整している
• 複数条件の同時考慮：夜勤回数や勤務間隔など、複数の条件を同時に考慮する必要がある
• 勤務バランスの調整：職員間で勤務が偏らないよう調整するのに時間がかかる
• 担当者への依存：作成担当者の経験や判断に頼る部分が大きい

いずれも勤務表の品質に直結する要素ですが、これらを一人の担当者が手作業ですべて満たそうとすると、考慮すべき条件が複雑に絡み合い、現実的な作業量ではなくなってしまいます。同施設ではこうした状況を受け、担当者の負担軽減と業務効率化を目的に「勤務シフト作成お助けマン」の導入を検討しました。

手作業での勤務表作成が抱えていた3つの課題

導入を検討するにあたり、同施設では解決すべき課題を次の3点に整理しました。

1. 勤務表作成にかかる時間の長さ

希望休や勤務希望を一件ずつ確認しながら手作業で調整するため、毎月の勤務表作成が担当者にとって大きな負荷となっていました。勤務表作成にかかる時間を短縮し、担当者の業務負担を軽減することが第一の課題でした。

2. 複数の勤務条件を同時に満たす難しさ

介護・看護の現場では、夜勤回数の偏り、夜勤明けの休日確保、勤務と勤務の間隔、各勤務帯の必要人数など、考慮すべき条件が複雑に絡み合います。加えて職員間の勤務バランスを調整する作業にも時間がかかっており、複数の条件を同時に考慮した勤務表を効率的に作成できる仕組みが求められていました。

3. 勤務表作成の属人化

条件の調整は担当者の経験と判断に頼る部分が大きく、作成のノウハウが個人に蓄積される状態でした。担当者が不在の場合には業務が滞るリスクもあり、特定の担当者に頼らずに勤務表を作成できる体制をつくることが課題となっていました。

「勤務シフト作成お助けマン」による導入効果

【条件調整の自動化】夜勤明け・休日などの条件をシステムが自動で反映

夜勤明けの翌日を休みにする、連続勤務日数の上限を超えないようにするといった介護・看護現場特有の条件は、システム上のルールとして設定することで自動的に反映されるようになりました。担当者が一つひとつ目視で確認していた作業が不要となり、現在では毎月の夜勤明けや休みなどの条件調整について、概ね自動で対応できる状態になっています。

【業務効率の向上】勤務表作成の時間短縮と担当者の負担軽減

複数条件の突き合わせをシステムが担うことで、担当者の作業は最終的な調整が中心となりました。これにより勤務表作成にかかる時間が短縮され、毎月の作成業務における担当者の負担軽減につながっています。

【今後の展望】より細かな条件設定と、手作業の少ない勤務表作成へ

同施設では現在、希望休が集中する月や、休み希望日に勤務が入るようなケースなど、より複雑な条件設定への対応を進めている段階です。人事異動や退職などによる職員構成の変化も多いことから、職員体制が安定すればより細かな条件設定と作成時間のさらなる短縮が期待できるとしています。将来的には個別の細かな条件設定や最終調整を減らし、より手作業の少ない勤務表作成を目指していく方針です。

勤務シフト作成お助けマンは今後もより一層、使いやすく便利なサービスを提供していきます。今後ともよろしくお願いいたします。