お知らせ

鉄道情報システム株式会社は、住宅設備機器のアフターサービスを展開するＴＯＴＯメンテナンス株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：筒井 丈雄）のパーツ事業推進部に、シフト管理システム「勤務シフト作成お助けマン」を導入したことをお知らせします。

同部が運営する通信販売のコールセンター業務では、シフト勤務制のもとで従業員一人ひとりの勤務条件や休暇希望を調整する必要があり、従来は専任の担当者が手作業でシフトを作成していました。完成までに5日～1週間を要するなど担当者の負担が大きい状況でした。

導入の概要

導入背景

通信販売のコールセンター業務では、受電状況に応じた人員配置が求められる一方で、シフト勤務制のなかで従業員一人ひとりの希望や勤務条件を踏まえたシフト編成が必要となります。

同部では従来、専任の担当者が手作業でシフトを作成しており、毎月のシフトを完成させるまでに5日〜1週間を要していました。シフト作成に多くの時間を割かなければならないことは担当者にとって大きな負担となっており、シフト作成時間の短縮が、同部にとって解決すべき第一の課題となっていました。

また、現場の所員からは、休暇の取り方をはじめとして、より働きやすいシフト運用を望む声も寄せられていました。

具体的には、次のような要望が挙がっていました。

• 1. 周囲の状況に配慮しつつ、可能な限り本人の希望する日に休暇を取得できるようにしてほしい

  2. 有給休暇についても、土日と組み合わせるなど、まとまった休みを取得しやすい環境にしてほしい

  3.有給休暇をより取得しやすくするため、シフト勤務の運用方法についても必要に応じて見直しを検討してほしい

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いずれも「働きやすさ」に直結する要望ですが、これらを一人の担当者が手作業ですべて満たそうとすると、考慮すべき条件が複雑に絡み合い、現実的な作業量ではなくなってしまいます。

手作業でのシフト作成が抱えていた3つの課題

こうした声を受け、同部では解決すべき課題を次の3点に整理しました。

1.シフト作成時間の短縮

1週間程度かかっていたシフト作成を、半日で完成させること。これが同部の掲げた具体的な数値目標でした。

2.属人化の解消

シフト作成が特定の担当者の経験と判断に依存している状態では、その担当者が不在になったときに業務が滞り、引継ぎの際にもミスが起こりやすくなります。特定の担当者に頼らず、誰でも精度の高いシフト表を作成できる体制をつくることが第一の課題でした。

3. 公平性・透明性の確保

手作業でのシフト作成では、どうしても「なぜこの割り当てになったのか」が説明しづらく、従業員が不公平感を抱く要因になります。システムが忖度なしに条件を割り当てることで公平性と透明性を担保し、従業員の不満を解消することを目指しました。

「勤務シフト作成お助けマン」による導入効果

1. シフト作成時間：5日〜1週間 → 2日へ短縮

「勤務シフト作成お助けマン」がシフトを自動作成するため、担当者の作業はエラー箇所を修正するだけで完了するようになりました。その結果、これまで5日〜1週間かかっていたシフト作成が、現在では2日で完了しています。

2. 属人化の解消：担当者の経験に依存しない運用へ

勤務条件や法令のルールをシステム上に設定することで、シフト作成のノウハウが担当者個人ではなく組織に蓄積されるようになりました。担当者が不在の場合でも、同じ条件で精度の高いシフト表を作成できる体制が整いつつあります。

3. 公平性・透明性の担保：不満の声が減り、職場の雰囲気も明るく

希望が反映されるようになったことで、所員から寄せられていた不満の声が減少しました。シフト作成を担う担当者にとっても、寄せられる要望との板挟みから解放されたことでストレスが軽減され、職場全体の雰囲気が明るくなったことも実感されています。

4. 社員満足度の向上：勤務条件を反映し、ワークライフバランスを改善

休暇希望に加え、「3勤1休」といった勤務条件も適切に反映されるようになりました。一人ひとりの働き方に沿ったシフトが組めるようになったことで、従業員のワークライフバランスの改善にも寄与しています。

勤務シフト作成お助けマンは今後もより一層、使いやすく便利なサービスを提供していきます。今後ともよろしくお願いいたします。