シフト作成で失敗しない最大のポイントは、いきなり表を埋め始めず、「必要人数の算出」と「制約条件の整理」という事前準備から始めることです。
この記事では、初めてシフト作成を任された方や毎月の作成に時間がかかりすぎている店長・管理者の方に向けて、①事前準備 ②作り方の手順5ステップ ③公平で不満の出ない7つのコツ ④労働基準法のルール ⑤手書き・Excel・ツールの使い分け の順に解説します。
・シフト作成は「事前準備→5ステップ」の型に沿えば迷わない。最初に日付・時間帯ごとの必要人数（モデルシフト）を決めるのが出発点
・スタッフの不満の最大の原因は不公平感。希望が重なったときの調整ルールを事前に決めて全員に公開しておく
・10名超・夜勤や交代制ありの職場は手作業に限界がある。AI自動作成ツール（お助けマンは2ヶ月無料トライアルあり）で条件を守ったシフト案を数分で作れる
目次
シフト作成とは、店舗や施設の「必要人数」とスタッフの「勤務希望」を突き合わせ、勤務表（シフト表）を組み立てる業務です。
作成そのものより、実は事前準備が仕上がりの8割を決めます。私たちがシフト管理ツールの運営で多くの職場を見てきた経験でも、毎月シフト作成に苦しむ職場は、必要人数と守るべき条件があいまいなまま表を埋め始めているケースがほとんどです。まず、シフト表の種類と2つの事前準備から確認しましょう。
シフト表は、作成する期間の単位で主に3種類に分かれます。
| 種類 | 特徴 | 向いている職場 |
|---|---|---|
| 月間シフト | 1ヶ月単位で作成。予定が立てやすい一方、月途中の変更が起きやすい | 病院・介護施設・工場など交代制の職場 |
| 週間シフト | 1週間単位で作成。直近の繁閑を反映しやすいが、作成頻度が高い | 学生バイト中心の飲食・小売 |
| タイムシフト | 1日の時間帯単位で人員配置を組む。時間帯別の業務量に細かく対応できる | ピークタイムのある飲食店・コールセンター |
週単位と月単位のどちらで作るべきかは、週単位・月単位それぞれのメリット・デメリットを解説した記事で詳しく比較しています。
モデルシフトとは、「平日ランチは3人、土日ディナーは5人」のように、曜日・時間帯ごとの標準的な必要人数をあらかじめ決めたひな形のことです。
算出の根拠になるのは過去の実績データです。売上や客数の動向を1年単位で振り返り、忙しい曜日・時間帯を数字で把握します。土日祝日、セール期間、年末年始などの季節変動も織り込んでください。
飲食・小売では「人時売上高（売上高÷総労働時間）」が目安になります。たとえば1日の売上予測が30万円、目標の人時売上高が5,000円なら、その日に投入できる労働時間は合計60時間です。この枠を時間帯別の忙しさに応じて配分すれば、感覚ではなく数字に基づく必要人数が決まります。
モデルシフトを一度作れば、毎月ゼロから考える必要がなくなります。人件費のかけすぎと人手不足の両方を防ぐ、シフト作成の土台です。
人時売上高・人時生産性の計算式と改善方法は、人時生産性とは？【計算式と上げ方】シフト最適化で利益を最大化で解説しています。
次に、シフトが守るべき条件を書き出し、「必ず守る条件」と「なるべく守る条件」の2段階に分けます。すべての条件を同列に扱うと、割り当てが途中で必ず行き詰まるためです。
・必ず守る条件：労働基準法のルール、雇用契約の勤務時間、資格者・責任者の配置（例：開店時に社員1名必須）
・なるべく守る条件：スタッフの勤務希望、連勤を4日以内にする、新人だけの時間帯を作らない、相性の悪い組み合わせを避ける
この優先順位を頭の中に置いたままにせず、文書化しておくことが重要です。条件が作成者の頭の中にしかないシフト作成は属人化し、担当者が休んだ瞬間に業務が止まります。引き継ぎにも使えるよう、条件リストとして書き出しておきましょう。
👉 関連記事：シフト管理について解説します！シフト表の種類や作成方法、効率化するコツについて教えます
事前準備ができたら、実際のシフト作成は次の5ステップで進めます。毎月同じ型で回すことが、時間短縮とミス防止の近道です。
最初にスタッフ全員の勤務希望を集めます。ポイントは2つあります。
1つ目は、提出期日を固定して周知することです。「毎月15日締切」のように毎月同じ日に固定すると、スタッフが予定を立てやすくなり、督促の手間が減ります。
2つ目は、希望を「必ず休みたい日」と「できれば休みたい日」の2段階で聞くことです。全希望を同じ重みで扱うと調整の余地がなくなります。段階を分ければ、繁忙日の調整交渉がしやすくなります。
収集方法は主に3つです。それぞれの特徴を比較します。
| 収集方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 紙・ホワイトボード | コスト0円・説明不要 | 出勤時しか書けない。転記ミス・見落としが起きやすい |
| LINE | スタッフが使い慣れている。いつでも提出できる | トークに埋もれる。集計・転記は結局手作業 |
| シフト管理アプリ | 提出状況を一覧化。集計・転記が不要になる | 導入コストと初期の操作説明が必要 |
LINE収集は手軽ですが、希望がトークに流れて集計が手作業に戻るのが弱点です。10名を超えたら、収集から集計まで自動化できるアプリ・ツールへの切り替えを検討してください。
集めた希望をもとに、モデルシフトの必要人数に合わせて下書きを作ります。
コツは、動かせない配置から先に置くことです。責任者・鍵開け担当・資格者など「必ず守る条件」の配置を最初に固定し、残りの枠にスタッフを割り当てます。
割り当ての際は、スタッフをベテラン・中堅・新人の3層に分けて考えます。忙しい曜日・時間帯にはベテランを軸に配置し、新人はベテランと組ませて育成する、という順で埋めると崩れにくい下書きになります。
「早番→遅番→休み」のような勤務の流れを3日1セットで組む方法も有効です。30日分を1日ずつ考える代わりに約10セットで検討でき、考える量を大幅に減らせます。
下書きができたら、日付・時間帯ごとに必要人数との過不足を確認します。
人手が足りない枠は、次の順で埋めます。①「できれば休みたい」提出者への個別相談 ②他店舗・他部署への応援依頼 ③ヘルプ・単発の募集。個別相談の際は「入ってもらえたら次回の希望を優先する」など、協力への見返りを明確にすると応じてもらいやすくなります。
逆に人が多すぎる枠は、人件費の無駄になります。モデルシフトの人数まで減らし、削られたスタッフには別の日への振り替えを提案してください。
確定前に、法令と公平性の2つの観点でチェックします。ここを飛ばすと、違法なシフトやスタッフの不満に直結します。
・労働時間：1日8時間・週40時間を超えていないか（超える場合は36協定と割増賃金が必要）
・休憩：6時間超の勤務に45分、8時間超に60分の休憩があるか
・休日・連勤：週1回の休日があるか。月をまたいだ連勤がないか（前月シフトと突き合わせる）
・契約条件：扶養範囲・学生の授業・外国人留学生の週28時間制限などに反していないか
・公平性：希望の反映率、土日祝や夜勤の回数が特定の人に偏っていないか
法令のルールは労働基準法のセクションで、公平性の担保は7つのコツで詳しく解説します。
チェックを通ったらシフトを確定し、全員に共有します。共有は勤務開始の1〜2週間前までを目安にしてください。直前の共有はスタッフの予定と衝突し、不満と欠勤の原因になります。
共有と同時に、変更ルールも決めておきます。「体調不良時は誰に・いつまでに連絡するか」「代わりのスタッフは誰が探すか（本人か管理者か）」の2点を決めておくだけで、急な欠員時の混乱が大きく減ります。
紙の掲示だけの共有は、撮影し忘れや見間違いによる無断欠勤のもとになります。クラウド型のツールなら、確定と同時に全員のスマホへ通知でき、変更もリアルタイムに反映されます。
👉 関連記事：シフト作成改善の全体像｜要件定義、割当、検証の勝ちパターン
手順どおりに作っても、スタッフが不満を持つシフトでは職場は回りません。不満の最大の原因は「不公平感」です。ここでは、公平性と納得感を生む7つのコツを解説します。
土日や連休、年末年始は休み希望が重なります。ここでの調整が、スタッフの信頼を左右する最大の分かれ目です。
やってはいけないのは、その場の感覚や声の大きさで決めることです。「言った者勝ち」の職場は、遠慮がちなスタッフから順に辞めていきます。私たちがおすすめするのは、次の4つを事前ルールとして決め、全員に公開しておく方法です。
・締切内の提出は先着順にしない：早い者勝ちにすると希望提出が競争になり、締切の意味がなくなる
・希望の反映実績を記録する：直近2〜3ヶ月で「希望が通らなかった人」を優先する。記録が公平の根拠になる
・人気日は交代制にする：年末年始・大型連休は「去年出た人を今年は休みにする」など年単位のローテーションを組む
・理由のある希望を優先する：冠婚葬祭・試験・通院など動かせない予定は、理由の申告を条件に最優先する
そして、希望に添えなかったスタッフには理由を一言添えて説明してください。「ルールに基づいて決まっている」「我慢が記録され、次に優先される」とわかれば、同じ結果でも納得感がまったく変わります。
夜勤の「ずるい」をなくす透明なルール作りは夜勤のシフト作成を効率化！｜「ずるい」をなくす透明ルールで、公平な配置の管理術はシフト表作成で失敗しない方法｜人件費削減・公平配置を実現する管理術とは？でさらに深掘りしています。
各時間帯に、ベテラン・中堅・新人をバランスよく配置します。新人だけの時間帯はサービス品質の低下とトラブルのもとです。
忙しい曜日・時間帯にベテランを軸として置き、新人はベテランとセットで配置して育成する。この原則だけで、シフトの安定感は大きく変わります。
スタッフ間の相性は、業務効率と定着率に影響します。深刻に相性が悪い組み合わせは避けるのが現実的です。
ただし、仲の良い組み合わせへの固定化は逆効果です。特定のペアしか一緒に働いたことがない状態は、欠員時に業務が回らなくなる属人化リスクそのものです。意図的に組み合わせを入れ替え、誰と組んでも回る状態を作ってください。
相性問題への具体的な対処は苦手な人とシフトが一緒になりそう！そんな悩みにシフト管理者はどのように対策すればいい？で解説しています。
必要最低人数ぴったりのシフトは、1人の急な欠勤で崩壊します。
体調不良・急用は必ず起きる前提で、繁忙時間帯には最低人数プラス1名の余裕を持たせてください。余裕は休憩時間の確保にもつながり、結果としてスタッフの負担と不満を減らします。
1年中同じモデルシフトを使い回すのは、人件費超過か機会損失のどちらかを生みます。
過去の売上データをもとに、繁忙期は増員、閑散期は減員と、時期別のモデルシフトを用意してください。繁忙期の人手確保の具体策は忙しいときに人が足りないことはありませんか？繁忙期のシフトで人手を確保するための方法とは？で紹介しています。
「毎月15日締切・25日確定」のように、締切日と確定日をセットで固定します。
スタッフには予定を立てる見通しを与え、作成者には余裕のある作業期間を確保する、双方にメリットのあるルールです。締切を守らない人への催促は、確定が遅れて全員が困ることをセットで伝えると効果的です。
見にくいシフト表は、見間違いによる遅刻・無断欠勤と問い合わせ対応の増加を招きます。見やすくするポイントは3つです。
・手書きをやめてExcelなどの電子データで作る：字の大小や書き損じによるミスを防げる
・色数は3〜4色に抑える：早番・遅番・夜勤・休みなどの色分けは、多すぎるとかえって読めなくなる
・記号は「◎・○・△」などシンプルに統一する：新人でも説明なしに読める表が理想
1つの修正が別の箇所の修正を連鎖的に生むのが、シフト表の怖いところです。見やすさへの投資は、修正ミスの連鎖を断ち切る投資でもあります。
👉 関連記事：離職防止の決め手は「公平なシフト設計」 シフト作成ツールで定着率を上げる方法
シフトは職場のルールであると同時に、労働基準法の適用対象です。知らずに作ったシフトが違法になっているケースは珍しくありません。最低限、次の6項目を押さえてください。
| 項目 | ルール | シフト作成時の注意点 |
|---|---|---|
| 労働時間の上限 | 1日8時間・週40時間まで（法定労働時間） | 超える場合は36協定の締結と25%以上の割増賃金が必要 |
| 休憩時間 | 6時間超で45分以上、8時間超で60分以上 | 休憩が取れる人員配置になっているかまで確認する |
| 休日・連勤 | 週1回の休日（または4週4日）が必須 | 休日の置き方次第で最大12日連勤が起こり得る。月またぎの連勤に注意 |
| 深夜労働 | 22時〜翌5時は25%以上の割増賃金 | 18歳未満は原則深夜勤務不可。高校生のシフトに要注意 |
| 変形労働時間制 | 月・年単位で労働時間を平均して調整できる制度 | 繁閑差の大きい職場で有効。導入には労使協定等の手続きが必要 |
| 年次有給休暇 | 年10日以上付与される人は年5日の取得が義務 | パート・アルバイトにも勤務日数に応じた比例付与がある |
残業の上限を定める36協定はシフト管理者が必ず知っておきたい36協定の解説記事、休憩のルールは休憩時間と法律の解説記事、連勤の上限は連勤は何日までOKかを解説した記事、変形労働時間制は変形労働時間制の解説記事、有給休暇はアルバイトの有給休暇も含めた解説記事でそれぞれ詳しく解説しています。
手作業のチェックには限界があるため、法令チェック機能を持つシフト作成ツールの活用も有効です。
👉 関連記事：【2026年版】シフトと労働基準法｜違法にならないシフト作成のルールを専門家が解説
シフト作成の手段は主に4つあります。職場の規模と勤務条件の複雑さで選んでください。
| 手段 | メリット | デメリット | 向いている職場 |
|---|---|---|---|
| 手書き | コスト0円・すぐ始められる | 書き損じ・修正の連鎖・共有しづらい | 数名規模の固定シフト |
| Excel | 追加コスト不要・無料テンプレートが豊富 | 割り当ては手作業のまま。属人化・入力ミス・共有の煩雑さ | 10名以下でパターンが単純な職場 |
| シフト管理アプリ | 希望収集・共有をスマホで自動化 | 月額コスト。割り当て自体は支援機能まで | 10名超で収集・共有に手間がかかる職場 |
| AI自動作成ツール | 条件を守った割り当てまで自動化。法令チェック機能 | 月額コスト。条件設定の初期作業が必要 | 夜勤・交代制・資格者配置など条件が複雑な職場 |
Excelの最大の利点は、追加コストなしで今日から始められることです。関数を使えば、労働時間の集計や人数カウントを自動化できます。
一方で3つの限界があります。①希望の転記と割り当てが手作業のまま残る ②関数・マクロが作成者しか触れない属人化 ③ファイル共有時の版管理ミス。スタッフが10名を超えたあたりから、この3つが重くのしかかります。
これからExcelで作る方は、ゼロから作らずテンプレートの活用が近道です。自動計算付きの無料テンプレートを【2026年最新】無料シフト表テンプレート（Excel/自動計算付）作り方とアプリも紹介からダウンロードできます。
AI自動作成ツールは、この記事で解説した手順のSTEP2〜4を丸ごと自動化します。具体的には次のことができます。
・スタッフがスマホから提出した希望を自動で取り込む（転記ゼロ）
・必要人数・資格者配置・連勤上限などの条件を守ったシフト案をAIが数分で作成する
・労働時間や休憩のルール違反を自動でチェックする
・確定シフトを全員のスマホへ即時共有する
公表されている実績では、はたLuckがシフト業務工数の約70%削減、アールシフトが作成時間の75%以上削減をうたっています。月額コストはかかりますが、毎月の作成・調整時間と天秤にかければ回収しやすい投資です。
主要ツールの機能・料金の比較と失敗しない選び方は、シフト作成AIの解説記事にまとめています。
👉 関連記事：勤務表作成が大変な理由とは？Excelの限界と効率化する方法を徹底解説
シフト作成の難所は業種で異なります。自分の業種のポイントと、詳しい解説記事を確認してください。
| 業種 | シフト作成のポイント | 詳しい解説記事 |
|---|---|---|
| 飲食店 | ランチ・ディナーのピークに合わせた時間帯別配置。学生バイトの試験期対応 | 飲食店シフト作成マニュアル |
| 小売・コンビニ | レジ・品出しなど役割別の配置。土日祝の偏り防止 | 小売業のシフト表作成を効率化する方法／コンビニ店長向けの解説 |
| 医療（看護師） | 2交代・3交代の夜勤ルールと有資格者の必置。公平性への要求が特に高い | 看護師の勤務表作成ツール最強ガイド |
| 介護施設 | 早番・日勤・遅番・夜勤の多パターン管理。夜勤明けの連続勤務禁止 | 介護シフト作成マニュアルと改善ポイント |
| 工場・製造 | 交替勤務の循環（正循環）設計とライン単位の人数確保 | 製造業におすすめのシフト管理システム |
| コールセンター | 30分単位の呼量予測に合わせた細かい配置とスキル別管理 | コールセンターのシフト表作成 |
| ホテル・宿泊 | 24時間営業と中抜けシフト。繁忙期の変動が大きい | ホテル・旅館のシフト表作成の解説 |
| 保育園 | 配置基準（児童数に対する保育士数）の厳守と早番・遅番の公平化 | 保育園における無理のないシフトの組み方 |
どの業種にも共通するのは、「必要人数の根拠を数字で持つ」「公平の調整ルールを公開する」の2点です。本記事の手順5ステップを業種の事情に合わせて調整してください。
👉 関連記事：【2026年最新】シフト管理アプリおすすめ比較19選｜無料あり・管理者向け/個人向けの選び方
①スタッフの希望を収集する、②必要人数に合わせて下書きを割り当てる、③人員の過不足を調整する、④法令・公平性をチェックする、⑤確定・共有する、の5ステップです。作成前に、日付・時間帯ごとの必要人数（モデルシフト）と守るべき制約条件を整理しておくと、割り当てで迷わなくなります。
人数や勤務条件の複雑さで大きく変わり、手作業では数時間から数日かかるケースもあります。時間を奪う主な原因は、希望の転記と過不足の調整・修正のやり直しです。AI自動作成ツールを使うと条件を守ったシフト案が数分ででき、はたLuckの約70%削減、アールシフトの75%以上削減など工数削減の実績が公表されています。
法律上の明確な期限はありませんが、勤務開始の1〜2週間前までの共有をおすすめします。直前の共有はスタッフの予定と衝突しやすく、不満や欠勤の原因になるためです。「毎月15日に希望締切、25日に確定」のように締切日と確定日をセットで固定すると、スタッフの協力も得やすくなります。
労働基準法は週1回の休日（または4週4日の変形休日制）を義務付けています。週休制の運用では休日の置き方によって最大12日の連続勤務が起こり得ますが、法律上可能でも健康リスクと不満が大きいため避けるべきです。月をまたぐ連勤は見落としやすいので、前月のシフトと必ず突き合わせて確認してください。
その場の判断ではなく、事前に決めて公開した調整ルールに従うことが重要です。具体的には、締切内の希望は先着順にしない、直近の希望反映の実績を記録して通らなかった人を優先する、人気の日は交代制にする、冠婚葬祭など理由のある希望を優先する、の4点です。調整の理由を本人に説明すれば納得感が高まります。
スタッフ10名以下で勤務パターンが単純ならExcel（無料テンプレート）で十分です。10名を超える、夜勤・交代制がある、資格者の配置が必要など条件が複雑な職場は、AI自動作成ツールが向いています。勤務シフト作成お助けマンは全機能を2ヶ月無料で試せるため、自分の職場で効果を確かめてから判断できます。
👉 関連記事：シフト管理が劇的に楽になる！導入メリットと効果を徹底解説
シフト作成のポイントを整理します。
・事前準備が8割：日付・時間帯ごとの必要人数（モデルシフト）と、制約条件の優先順位を先に決める
・手順は5ステップ：希望収集→下書き割り当て→過不足調整→法令・公平性チェック→確定・共有
・不満を防ぐカギは公平性：希望が重なったときの調整ルールを事前に決めて公開し、反映実績を記録する
・労働時間・休憩・休日・深夜割増など労働基準法のルールを確定前に必ずチェックする
・10名超・夜勤や交代制のある職場は、手作業からAI自動作成ツールへの切り替えを検討する
手順とコツを実践しても、手作業のシフト作成には転記・調整・チェックの負担が残り続けます。毎月の作成時間を根本から減らす仕組みは、シフト作成の時間を80%短縮する仕組み・方法を解説した記事で紹介しています。
勤務シフト作成お助けマンは、AIによるシフト自動作成を標準機能で使えるクラウド型サービスです。提供元の鉄道情報システム株式会社（JRシステム）は、JRグループの情報システム会社として長年培ったシステム開発の実績をもとに本サービスを提供しています。
スタッフのスマホからの希望収集、必要人数・連勤上限・資格者配置などの条件を守った自動作成、確定シフトの即時共有まで、この記事の5ステップを丸ごと効率化できます。料金は初期費用0円、Time版が月6,000円〜、Day版が月15,000円（いずれも1事業所・税抜）です。
全機能を2ヶ月間無料で試せるトライアルがあり、期間終了後の自動課金はありません。まずは来月のシフトを1回、自動作成で作ってみてください。手作業との差を実感できるはずです。
🔻シフト作成の自動化についてはこちら
【AIでシフト作成を自動化】勤務表の自動作成を特長とするシフト管理ツール17選｜プロが教える失敗しない選び方