もうExcelは限界！小売業のシフト作成を効率化する方法

毎月のシフト作成に、膨大な時間を奪われていませんか？小売業の管理者にとって、スタッフの希望と日々の必要人数、人件費のバランスを取りながらシフトを組む作業は大きな負担です。

特にExcelでの手作業は、複雑な条件を考慮しきれず、公平性の担保が難しいうえに、ヒューマンエラーも起こりがちです。結果として、スタッフの不満や人件費の超過、機会損失といった課題につながることも少なくありません。

この記事では、こうした小売業のシフト作成にかかる時間を短縮するための作成フローや公平性と法令を守るチェックポイント、システムの活用法などを解説します。

小売現場のシフト作成でよくある課題
シフト作成前に揃える必須データ4点
5ステップで作る小売シフトの最短フロー
公平性と労基法を外さないチェックポイント
小売向けおすすめシフト管理システム
まとめ

小売業のシフト作成におけるQ＆A

Q1: 小売業のシフト作成で、スタッフの不満を減らし、効率を上げるためのコツは何ですか？

A1: 一番のコツは、店長の「勘」や経験だけに頼るのをやめ、「客観的なデータ」に基づいて作成することです。記事では特に、①過去の売上データから時間帯ごとの「必要人数」を正確に把握すること、②スタッフの希望や制約をデジタルで収集し、転記ミスや集計の手間をなくすこと、が重要なポイントとして挙げられています。このデータに基づいたアプローチが、人件費の無駄やスタッフ間の不公平感をなくすための基本となります。

Q2: シフト作成で法律違反にならないかいつも不安です。労働基準法を守る上で、特に押さえるべきポイントはありますか？

A2: 最低限のポイントとして、記事では以下の3点が強調されています。

1. 労働時間: 原則「1日8時間・週40時間」の上限。

2. 休憩時間: 6時間超勤務で45分以上、8時間超で1時間以上の休憩。

3. 年少者の深夜労働: 18歳未満は22時～翌5時の勤務禁止。

これらのポイントは、意図せず違反してしまうリスクがあるため、シフト管理システムのアラート機能などを活用してチェックするのが、コンプライアンスを守る確実なコツです。

Q3: 繁閑期の調整やスタッフの公平なローテーションなど、シフト作成のポイントは多いですが、これらをうまく実践するコツはありますか？

A3: はい、それらの複雑な条件をすべて手作業で管理するのは非常に困難です。一番のコツは、専用の「シフト管理システム」を導入することです。例えば、記事で紹介されている「勤務シフト作成お助けマン」のようなシステムを使えば、「土日勤務は月2回まで」といった公平性のためのルールや、「セール期間は人員を2名追加」といった繁閑期の条件を設定するだけで、AIが自動で最適なシフト案を作成してくれます。複雑なパズルを解くような作業をシステムに任せることが、重要なポイントを漏らさず実践するための最も効果的な方法です。

小売現場のシフト作成でよくある課題

小売業のシフト作成は、店舗のスムーズな運営に欠かせない作業ですが、多くの管理者が共通の課題を抱えています。これらを放置すると、従業員の不満や人件費の増大につながりかねません。

具体的には、以下のような課題があります。

・スタッフの急な病気や家庭の事情による突発的な欠勤
・セールや時間帯による客数の波に合わせたピーク人員の確保
・土日や特定の日に集中しがちな休み希望の調整と、それに伴う不公平感
・労働基準法を遵守するための、休憩や労働時間に関する複雑な管理
・特定の担当者しか作成・修正できないExcelファイルの属人化

特に、スタッフの急な欠勤への対応や、従業員それぞれの希望を汲み取りながら公平なシフトを組むことの難しさは、多くの店舗で問題となっています。

また、手作業でのシフト作成は、労働関連の法令違反を見過ごすリスクや、作成業務が特定のスタッフに依存してしまう「属人化」という問題も引き起こしかねません。

シフト作成前に揃える必須データ4点

精度の高いシフトを効率的に作成するには、感覚に頼るのではなく、事前のデータ準備が重要です。データが不足したままシフト作成を始めると、人員の過不足による機会損失や、スタッフの不満、さらには法令違反といったリスクを生む原因になりかねません。

具体的に揃えるべきデータは、以下の4つです。

時間帯別・曜日別の必要人数を可視化

店舗の効率的な運営には、時間帯や曜日ごとの「必要人数」を正確に把握し、可視化することが欠かせません。

これは、お客様が多く来店する繁忙時間帯に優先的に人員を配置するなど、無駄なく最適な体制を組むためです。

例えば、過去のPOSデータからレジの通過客数や売上高を分析し「平日の13〜15時は4人体制、土日のピークタイムは8人体制」といった具体的な基準を設けます。さらに、レジ・品出し・接客といったポジションごとに必要な人数を「ゾーニング図」として可視化すると、担当者間での認識共有も容易です。

スタッフ属性と勤務制約（年少者・留学生等）

働くスタッフ一人ひとりの属性と、法律や契約に基づく勤務制約を正確にリストアップしておく必要があります。こうした管理は、コンプライアンスを遵守し、誰もが安心して働ける環境を維持するために不可欠です。

例えば、労働基準法により、満18歳未満の年少者は22時から翌朝5時までの深夜労働が禁止されており、留学生には週28時間という労働時間の制限が課せられています。

このような各スタッフの年齢や契約区分、稼働上限時間といった個別の事情をデータとして整理することが必要です。

繁閑予測とイベント情報をデータ化

過去のデータと未来の予定を組み合わせて、店舗の忙しさの波を予測し、人員計画に反映させなければなりません。繁閑に合わせて人員を最適化すれば、売上の機会損失を防ぎながら不要な人件費を抑制できます。

例えば、POSシステムに蓄積された曜日・時間帯別の売上や客数のデータを分析し、特売やセールの計画、近隣で開催されるイベント、天気予報といった外部要因も加味して人員の増減の判断が必要です。

こうしたデータに基づいた客観的な根拠こそが、無駄な人件費を抑えつつ、顧客満足度の向上と売上機会の損失防止につながります。

人件費枠・人時生産性の目安

シフト作成においては、店舗全体の人件費枠と人時生産性の目安を毎月確認し、常に意識しておく必要があります。これらは店舗の収益性を直接左右する、重要な経営指標です。

まず、月間の売上目標や粗利益目標から、投入できる人件費の上限額を算出します。次に、従業員1人が1時間あたりに生み出す売上高や粗利益を示す「人時売上高」や「人時生産性」といった指標の目標設定が必要です。

作成したシフト案の総人件費が予算内に収まっているか、人時生産性の目標を達成できそうかを確認します。指標は人員が過剰か不足しているかを客観的に評価し、シフトを修正するための明確な基準となるのです。

5ステップで作る小売シフトの最短フロー

小売業のシフト作成は、多岐にわたる要素を考慮する必要があり、非常に複雑な業務です。しかし、適切な手順を踏めば複雑なプロセスを効率化し、最短で最適なシフトを作成できます。

以下の5つのステップ通りに進めれば属人化を防ぎ、作成時間を大幅に短縮しながら、スタッフの公平性も担保することが可能です。

ステップ1：業務量と必要人時をざっくり算出

シフト作成の最初のステップは、客観的なデータに基づいて、日別・時間帯別の業務量と、必要な労働時間（人時）を算出することです。勘に頼った人員配置は、人件費の無駄や機会損失の根本原因となります。

まずは、過去のPOSデータから客数や売上を分析し、レジの必要台数や稼働時間を割り出しましょう。商品の入荷予定から品出しにかかる作業時間を見積もるなど、主要な業務ごとに必要な時間を「見える化」することも重要です。

具体的なデータに基づいた初期設定が、効率的なシフト作成の鍵を握ります。

ステップ2：スタッフ希望をモバイルで収集

次に、スタッフの勤務希望を、各自のスマートフォンなどのモバイル端末から収集します。紙や口頭での希望集約は、転記ミスや提出遅れ、管理の煩雑さを招きがちですが、デジタル化すれば漏れがありません。

シフト管理システムを活用すると、希望提出の締切日までに未提出の場合は自動でリマインド通知を送ることが可能です。入力フォーマットを統一し、必須項目を設けて、希望休や勤務可能時間といった必要情報を漏れなく確実に集められます。

これにより、シフト管理者は面倒な集計作業から解放され、より重要な調整業務に集中できる環境が整うのです。

ステップ3：自動割当でドラフト生成

必要な人員数とスタッフの希望が集まったら、シフトの作成です。システムを活用し、集まったデータに基づいてシフトのたたき台（ドラフト）を自動で生成させましょう。

手作業でゼロからシフトを組むと、膨大な時間がかかりますが、自動割当機能を使えば最適なシフト案を瞬時に作成します。シフト作成で重要なのは、条件に優先順位を設定することです。

例えば「レジ資格者」などの必須スキルや「年少者の深夜勤務不可」といった法令遵守が最優先です。次に、スタッフの勤務日数や労働時間の上限といった契約条件を守り、その上で各スタッフの希望が反映されるよう割り当てます。

こうすることで、法的な制約を遵守しつつ店舗運営に必要な人員を確保し、スタッフの希望も考慮したバランスの取れたシフトを瞬時に作成可能です。

ステップ4：人件費＆法令アラートで修正

次に、自動で生成されたシフトを「人件費」と「法令順守」の観点から厳しくチェックし、必要に応じて修正を加えます。自動生成されたシフトはあくまでたたき台であり、最終的な精度を高めるためには、手動での微調整が欠かせません。

シフト管理システムには、労働基準法に抵触する可能性のある箇所を自動で検知し、警告（アラート）を表示する機能が備わっています。例えば「週40時間を超える労働」や「法律で定められた休憩時間の未取得」などを知らせてくれるのです。

同時に、シフト全体の人件費が予算内に収まっているかを確認し、必要であれば人員を入れ替えるなどして、収益性を確保した最適なシフトへと仕上げます。

ステップ5：確定共有・変更対応を速く

完成したシフトは速やかにスタッフへ共有し、急な変更にも迅速に対応できる運用体制を整えます。シフトの共有遅れや、欠員発生時の対応がもたつくと、店舗運営に影響を与え、不満や混乱を招く原因となりかねません。

確定したシフトは、スタッフ個人のスマートフォンに一斉に通知し、いつでもどこでも確認できる状態にします。さらに、急な欠員への対応も重要です。

体調不良などで突発的な休みが出た際に、管理者が「ヘルプ募集」をかけると、勤務可能なスタッフが応募できる機能を活用すると良いでしょう。こうした機能を使えば、一人ひとりに連絡する手間を省き、スピーディーな人員補充が可能です。

公平性と労基法を外さないチェックポイント

スタッフの満足度と定着率を高め、健全な店舗運営を維持するためには、公平性の担保と労働基準法の遵守が不可欠です。特定のスタッフに負担が偏ったり、意図せず法律に違反したりするシフトは、重大な労務トラブルに発展しかねません。

シフトを最終決定する前に、以下の3つの視点から必ずチェックする習慣をつけましょう。

土日・繁忙期の公平ローテーション

小売業では土日や年末年始、セール期間などの繁忙期に多くの人員が必要となります。こうした日に特定のスタッフにシフトが集中すると、公平性を欠き従業員の不満や離職につながりかねません。

特定の従業員に負担をかけないためには、シフトを従業員間で公平に割り振る「ローテーション」の仕組みを導入すると良いでしょう。例えば、土日勤務を「当番制」にしたり、繁忙期の勤務に「ポイント制」を導入したりして、負担を可視化する方法があります。

こうした客観的な基準を作れば、シフト作成者の個人的な采配による不公平感をなくし、スタッフの納得度を高められるでしょう。

労働時間・休憩・年少者深夜の最低ライン

シフトを作成する上で、労働基準法で定められたルールの遵守は絶対条件です。知らなかったでは済まされず、違反した場合は罰則の対象となる可能性もあります。

特に以下の項目は、必ず守らなければなりません。

・労働時間：原則として「1日8時間・週40時間」を超えて労働させることはできない
・休憩時間：労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩が必要
・年少者の深夜労働：満18歳未満を22時から翌朝5時までの時間帯に勤務させることは禁止

これらは法律で定められた最低基準であり、全てのシフトがこの条件を満たしているか、細心の注意を払って確認してください。

参照：厚生労働省｜いわゆる「シフト制」により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項

年次有給休暇とシフト変更の扱い

シフト確定後であっても、従業員が年次有給休暇を申請する権利は労働基準法により保障されています。つまり、シフトが決定した後であっても、本人が請求した日に与えなければなりません。

また、一度本人に通知し、合意して確定した勤務シフトを、後から会社の都合で一方的に変更できないので注意が必要です。やむを得ず変更が必要な場合は、本人の同意を得なければなりません。

こうした原則を理解した誠実な対応が、従業員との信頼関係を築く上で不可欠です。

小売向けおすすめシフト管理システム

小売業のシフト作成における課題解決には、専用のシフト管理システムの導入が効果的です。手作業やExcelでの管理には限界があり、時間や労力がかかるだけでなく、ミスや従業員の不満に繋がることも少なくありません。

ここでは、小売業に特におすすめしたい「勤務シフト作成お助けマン」「アールシフト」「連携型クラウド」の3つを紹介します。

勤務シフト作成お助けマン：条件最適化を誰でも簡単に

「勤務シフト作成お助けマン」は、JRシステムが手掛ける直感的な操作性で、誰でも簡単にシフトを作成できるシステムです。日によって早番・遅番・夜勤があるシフト表を作成する「お助けマンDay」と、柔軟な勤務時間に対応した「お助けマンTime」の2つがあります。

特に注目すべきは、最適化AIがスタッフの希望や複雑な勤務条件、法令を遵守しながらシフト表を自動作成する点です。例えば、外国人留学生の週28時間制限や高校生の22時以降勤務不可といった細かなルールも自動で反映され、満たせない条件があればアラートで通知されます。

初期費用は無料で、2ヶ月間の無料トライアル期間が設けられているため、導入前に実際に使ってみて検討できるのも大きなメリットです。

勤務シフト作成お助けマン公式ページ

アールシフト：大規模チェーン×多要件向け

「アールシフト（R-Shift）」は、大規模チェーンストアの複雑な要求に応えることに特化した高機能シフト管理システムです。本部主導で全社のシフト管理レベルを統制し、ガバナンスを強化したい企業に適しています。

数万人規模の従業員IDを一元管理でき、店舗ごとの最適化はもちろん、エリアや企業全体の視点での人員配置分析が可能です。予算に基づいた人件費コントロールや、人時生産性の分析といった管理機能が充実しており、データに基づいた経営判断ができます。

企業ごとの細かいルールに合わせたカスタマイズにも対応できる柔軟性が強みです。

R-Shift公式ページ

低コスト／連携型クラウド（小規模～中規模）

小規模から中規模の店舗であれば、低コストで導入できる汎用的なクラウド型のシステムも選択肢のひとつです。ほとんどが、シフト管理に加えて勤怠管理や給与計算ソフトとの連携機能を備えており、バックオフィス業務全体の効率化に貢献します。

スタッフがスマートフォンから希望シフトを提出・確認できるモバイル対応は、もはや一般的になりつつあります。こういったシステムを月額数百円から利用できるので、まずは、コストを抑えつつシフト管理のデジタル化を試してみたい企業におすすめです。

具体的には、以下のようなシステムがあります。

【Airシフト】
・自動シフト作成
チャット機能
・勤怠管理機能
・料金が一人330円（月額）

Airシフト公式ページ

【oplus】
・初期費用無料
・100名までなら無料で使える
・モバイルでの操作環境が充実

oplus公式ページ

この他にも多くのサービスがあります。手軽に導入できるうえ、業務効率化につながるので、導入は多くの小売店にとってメリットです。

まとめ

感覚に頼った属人化から脱却するために、まずは客観的な「データ」を揃え、本記事で紹介した「5つのステップ」に沿ったシフトの作成が極めて重要です。

小売業における「作成時間の長さ」や「スタッフ間の不公平感」「法令違反のリスク」といった課題は、適切なシフト管理システムを導入することで、その大半を解決できます。手作業での管理は、もはや限界と言えるでしょう。

今後、シフト作成においては、システムの導入が欠かせません。中でも「勤務シフト作成お助けマン」は、複雑な勤務条件や法令遵守、スタッフ間の公平性といった小売現場特有の悩みを解決するために開発されたAIシステムです。

これまで手作業で時間を浪費していたシフト作成業務を自動化し、店長が本来注力すべき業務に集中できる環境を実現します。
まずは無料トライアルで、その効果を実感してみてはいかがでしょうか。