夜勤・早番・遅番もスムーズに！介護シフト作成マニュアルと改善ポイント

介護施設シフト作成の重要性と現場の課題

介護施設のシフト作成は、サービスの質を維持するために重要です。また、スタッフが働きやすい環境を整える上でも欠かせません。

しかし、シフト作成には多くの課題があり、担当者の大きな負担になっているのが実情です。多くの施設では、介護現場特有の事情が原因となっています。

例えば、24時間体制ならではの複雑な勤務形態や急な欠員への対応、専門性や法令の遵守などです。これらの課題を一つひとつ理解して解決していくことが、スタッフの満足度向上につながります。

そして、それが安定した施設運営の第一歩となるのです。

24時間体制による複雑な勤務パターン

24時間365日、切れ目のないケアが求められる介護施設では、勤務パターンが非常に複雑になりがちです。早番・日勤・遅番・夜勤といった複数の勤務形態を、組み合わせる必要があります。

この複雑さは、単に時間帯を埋めるだけでは解決しません。例えば、夜勤明けのスタッフには、次の勤務まで十分な休息時間の確保が必要です。

一方で、日中の人員が手薄にならないよう配慮もしなければなりません。この「勤務間インターバル制度」の導入は、企業の努力義務となっています。

また、特定のスタッフに負担が偏らないよう、勤務回数や休日のバランスを取ることも不可欠です。こうした属人的な調整が多く発生するため、シフト作成業務は手間がかかり、担当者の頭を悩ませる大きな要因となっています。

参照：東京労働局｜勤務間インターバル制度をご活用ください

急な欠勤・体調不良対応の負担

事前にどれだけ完璧なシフトを組んでいても、スタッフの急な欠勤や体調不良といった予期せぬ事態は避けられません。特に慢性的な人手不足に悩む介護現場では、一人の欠員が全体の業務に与える影響は非常に大きくなります。

欠員が出た場合は、迅速な対応が必要です。まず人員配置基準を満たせるかを確認し、他のメンバーに出勤や勤務時間の調整を依頼します。

しかし、この調整は他のスタッフに追加の負担を強いることにもなりかねません。その結果、不満の原因となることがあります。

こうした日々の突発的な対応の積み重ねが、シフト管理者を精神的に疲弊させてしまうのです。

資格・経験バランスの確保の難しさ

介護施設では、サービス提供の質と安全性の確保が必須です。そのため、介護福祉士や看護師といった特定の資格を持ったスタッフの配置が法令によって義務付けられています。

しかし、単に資格者がいれば良いのではありません。経験豊富なベテランと新人のバランス、男女比、医療処置に対応できるスタッフなど、多角的な視点での人員配置が必要です。

特定の時間帯に資格者が不足したり、経験が偏ったりすると、適切なケアが提供できなかったり、業務効率が低下したりするリスクがあります。

例えば、緊急時対応の経験が少ないスタッフばかりの時間帯は、利用者の安全に直結する課題となるでしょう。この複雑なバランスを取りながら、法令もしっかり守ってシフトを組むのは、本当に大変な作業です。

参照：厚生労働省｜指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準

法令遵守の観点からの課題

シフトを作成する上で絶対に見過ごせないのが、労働基準法をはじめとする法令の遵守です。職員の健康と権利を守り、健全な施設運営を行うための土台となりますが、ここにも多くの課題が潜んでいます。

例えば、労働時間に応じた適切な休憩時間の確保は必須です。加えて、勤務間インターバルや時間外労働の上限規制、有給休暇の付与なども考慮しなければなりません。

これらの法令を遵守せずにシフトを作成すると、労働基準監督署からの指導や罰則の対象となるリスクがあり、施設の信頼性にも関わります。法改正にも常に目を光らせ、最新の法令情報を把握し、遵守することが管理者には求められているのです。

介護シフト作成の基本ステップ

介護施設のシフト作成は、単にスタッフの勤務時間を割り振るだけの作業ではありません。法令遵守はもちろん、スタッフの働きやすさを実現するプロセスです。そして、利用者への安定したサービス提供を実現するためにも欠かせません。

手順を標準化してマニュアルに落とし込めば、担当者が変わってもシフトの質を維持できます。また、属人化を防ぐことにもつながるでしょう。

具体的には、大きく分けて3つのステップで進めていくのがおすすめです。この流れを意識するだけで、必要な条件の抜け漏れを防ぎ、手戻りを減らせます。

必要人員と資格者配置基準の確認

シフト作成の最初のステップは、その日に必要な人員数と、法令で定められた資格者の配置基準を正確に把握することです。介護保険法や省令には、有資格者の配置要件が明確に定められています。

具体的には、利用者の人数に応じて配置すべきスタッフの数や、介護福祉士・看護職員の要件などです。例えば、特別養護老人ホームでは配置基準が定められています。

利用者3人に対して常勤換算で1人以上の介護スタッフ、または看護スタッフの配置が必要です。これらの基準を満たさない場合、行政指導や介護報酬の減算につながる可能性があるため順守が欠かせません。

まずは、提供するサービス種別と利用者の状況に基づき、必要な職員数を算出しましょう。その上で、どこにどの資格者が何名必要なのかを明確にします。

希望休と施設ニーズの調整

必要な人員数が確定したら、次にスタッフから提出された希望休を調整していきます。全員に気持ちよく働いてもらえるために、希望は可能な限り尊重したいところです。

しかし、利用者の安全確保やサービスの質維持を考えると、すべての希望を叶えるのは難しいでしょう。まずスタッフから早めに希望を募り、特定の日に希望が集中していないかを確認します。

その上で、施設の繁忙期や行事、ケアが必要な利用者の状況など、施設側の要件と照らし合わせていきましょう。希望休が重複した場合や、特定の資格者が不足する時間帯が出てきた場合には、個別に相談するなどして調整する必要があります。

調整の際に重要なのは、調整の透明性とスタッフが納得できる理由を説明することです。納得感を得ながら調整を進めれば、スタッフとの信頼関係も深まります。

シフト表の作成と承認プロセス

必要人員の確認と希望休の調整が終わったら、シフト表を作成し、承認を得て、スタッフへ共有する最終段階に入ります。シフトは完成したら終わりではありません。正式な承認と周知を経て初めて効力を持つため、この一連の流れを確立しておくことが重要です。

まずは、決定した人員配置と希望休をもとにシフトの原案を作成します。原案が完成したら、必ず施設長などの責任者に提出してチェックを受けましょう。

人員配置基準や労働基準法への違反はないか、特定の職員に負担が偏っていないか、といった客観的な視点が必要です。無事に承認されたら、速やかに共有します。

完成したシフト表は休憩室に掲示するなど、スタッフ全員がいつでも確認できるような工夫をしましょう。

介護シフト作成を効率化する方法

介護施設のシフト作成は、多くの考慮事項と複雑な調整が必要なため、膨大な時間と労力がかかります。しかし、現代では様々なツールや考え方を取り入れることで、業務の効率化が可能です。

シフト作成をもっと効率的に進めるための、具体的な方法を見ていきましょう。

クラウドシフト管理システムの活用

もしシフト作成の効率化を抜本的に進めたいなら、クラウド型のシフト管理システム導入が最も効果的です。これまで手作業で行っていた複雑な調整業務の多くを、システムが自動で肩代わりしてくれます。

例えば、スタッフの希望休や勤務条件、人員配置基準などをあらかじめ登録しておけば、ボタン一つで公平性を保ったシフトの原案を自動で作成可能です。完成したシフトは、スタッフ個人のスマートフォンアプリに一斉配信できるため、印刷して配布する手間もかかりません。

急な欠勤が出た際も、システム上でヘルプを募集できるなど、リアルタイムな調整にも強いのが魅力です。このようなシステムの導入は厚生労働省の「介護分野における生産性向上ガイドライン」でも推奨されています。

導入コストはかかりますが、長期的に見れば人件費や業務時間の削減、スタッフ満足度向上に大きく貢献する投資となるでしょう。

関連記事：【おすすめ】シフト作成に特化したシフト管理システム比較17選｜クラウドのメリットとは

テンプレート活用とカスタマイズ

「いきなりシステムの導入はハードルが高い」と感じる場合は、Excelテンプレートの活用から始めてみるのがおすすめです。コストをかけずに、今すぐシフト作成の効率を上げられます。

シフト表のテンプレートはインターネットから無料でダウンロード可能です。テンプレートを使えば、毎回ゼロから作成する手間が省け、時間計算や人件費の概算などが自動化できるものもあります。

テンプレートは、自施設の運用に合わせた「カスタマイズ」が必要です。例えば、施設固有の細かなルールをテンプレートに組み込みましょう。

早番・遅番のローテーションルールや、特定の利用者への担当者固定などを反映させれば、そのテンプレートがより実用的なマニュアルとして機能するようになります。このように、自分たちで使いやすいように手を加えることで、定型作業の負担を大幅に減らすことが可能です。

まずはテンプレートを活用し、手作業での転記や計算といった単純作業をなくすことから始めてみてください。

関連記事：【テンプレート無料提供】エクセルで作るシフト表、タイムスケジュール表のコツを紹介！

データ活用による繁閑予測

一歩進んだ効率化を目指すなら、過去のデータを活用して業務の繁閑を予測し、シフトに反映させる手法が有効です。そうすると「勘」や「経験」に頼ったシフト作成から脱却し、客観的な根拠に基づいた最適な人員配置が実現できます。

例えば、デイサービスであれば、過去の利用者数や送迎時間、入浴介助が集中する時間帯といったデータを分析します。すると「月曜の午前中は入浴介助で人手が必要」「水曜の午後は比較的落ち着いている」といった傾向が見えてくるはずです。

予測できれば、忙しい時間帯にはベテラン職員を手厚く配置するなど、メリハリのある人員配置ができます。データ分析は、サービスの質の向上と職員の負担軽減を両立させるために欠かせないツールです。

スタッフ満足度を高めるシフト運用

シフト作成は、単に業務を回すためのパズルではありません。スタッフの満足度を大きく左右し、ひいては人材の定着率にも直結する、非常に重要なマネジメント業務です。

不公平感や過度な負担を強いるシフトは、職員のモチベーション低下や離職の大きな原因となります。働きやすさに配慮したシフト運用ができれば、職員は「大切にされている」と感じ、仕事へのエンゲージメントが高まるでしょう。ポイントは以下の2つです。

公平な夜勤・交代勤務の割り当て

スタッフの不満が最も出やすいのが、負担が大きい夜勤や、不規則な交代勤務の割り当てです。満足度を高めるためには、誰が見ても納得できる公平性と、その割り当ての透明性が欠かせません。

例えば、単に人数で割るだけでは不十分です。スタッフ一人ひとりの家庭の事情や健康状態、希望を十分にヒアリングし、無理のないローテーションを組むことを心がけましょう。

また、シフト作成における明確なルールを作り、全スタッフへの公開も欠かせません。例えば「夜勤は月5回まで」「必ず連休を1回は取得できるようにする」といったルールです。

個人の経験や勘に頼らず、ルールに基づいて作成しましょう。そうすれば、担当者が変わっても公平性が保たれます。

機械的に割り振るのではなく配慮を見せることで、スタッフは「自分たちのことを考えてくれている」と感じ信頼関係が深まるでしょう。

関連記事：夜勤のシフトの組み方について解説！夜勤明けのとき、次の勤務までに必要な休憩時間は？

柔軟な変更対応

介護現場では、スタッフの急な体調不良や家庭の事情、利用者の状況変化など、予測できない事態でシフトの変更が必要になる場面は少なくありません。こうした際に、いかにスムーズで柔軟な対応ができるかが、スタッフの満足度に大きく影響します。

もし変更が必要になった場合は、迅速なコミュニケーションを心がけましょう。速やかに情報を共有し、代替案を提示するなどの対応が必要です。

連絡手段も、電話だけでなく、チャットツールやシフト管理システムのメッセージ機能などを活用すると、よりスムーズに情報が伝わります。

日頃から、スタッフ間で助け合いの文化を醸成しておくことが大切です。「困った時はお互い様」という意識が根付いていれば、急な変更にも協力的に対応してくれるでしょう。

シフト作成マニュアル運用の注意点

シフト作成のマニュアルは、一度作ったら終わりというわけではありません。実際に運用していく中で、現場の実情に合わない点が出てきたり、法律が変わったりすることもあります。

マニュアルは「生きたツール」として、常に改善を重ねていかなければなりません。適切に運用し、定期的に見直すことで、シフト作成業務の効率化はもちろん、スタッフの働きやすさや定着率向上にもつながるのです。

ここでは、マニュアルを効果的に運用するためのポイントを紹介します。

定期的な見直しと改善

マニュアルを常に最適な状態に保つためには、PDCAサイクルを回す意識が重要です。定期的に内容を見直し、改善していきましょう。実際に運用してみると「このルールは現状に合わない」「もっとこうした方が効率的だ」といった課題が必ず見えてきます。

例えば、まずは「半年に1回」などと見直しのタイミングを決めます（Plan）次に新しいルールで運用し（Do）、その後、スタッフへのアンケートやヒアリングを実施し、問題点や改善点を洗い出しましょう（Check）

そして、集まった意見を基にマニュアルを修正し、次の運用に活かすのです（Action）この地道な改善サイクルを繰り返すことで、マニュアルはより現場の実態に即した、使いやすいものへと進化していきます。

スタッフからの率直な意見も積極的に取り入れれば、満足度向上にもつながるでしょう。

法改正や制度変更への対応

介護業界は、介護保険制度や労働基準法など、関連する法令や制度の改正が頻繁に行われる分野です。もしマニュアルが古い情報のままだとリスクがあります。知らず知らずのうちに法令違反を犯してしまうかもしれません。

だからこそ、常に最新の情報をキャッチアップし、マニュアルへ迅速に反映させることが不可欠です。厚生労働省のウェブサイトや業界団体の情報、専門家によるセミナーなどを活用し、法改正の動向にアンテナを張りましょう。

マニュアルを常に最新の状態に保つことは、施設のコンプライアンス遵守だけでなく、スタッフが安心して働ける環境を提供するためにも欠かせません。

関連記事：介護施設におけるシフト表作成は難しい？問題点は自動作成で解決！

まとめ：介護施設のシフト作成はマニュアル化で効率化と安定運営を実現

介護施設のシフト作成は、24時間体制の複雑さや急な欠勤対応、資格・経験バランスの確保、厳格な法令遵守など多くの課題を抱える業務です。

この重い負担を軽くし、施設を安定して運営していくためには、シフト作成業務の「マニュアル化」と「効率化」が欠かせません。マニュアルを整備し、クラウドシステムの導入やテンプレートの利用、データ活用などで効率化すれば、作成にかかる時間や担当者の精神的な負担を大幅に減らすことが可能です。

さらに、公平なシフト割り当てや柔軟な変更対応を心がけることで、スタッフの満足度が向上し、結果として離職率の低下にもつながります。最初から完璧なマニュアルを目指す必要はありません。

まずはExcelテンプレートの活用からでも、できることから始めてみませんか。この記事が、貴施設の安定した運営と、スタッフが働きやすい環境づくりのヒントになれば幸いです。