毎月のシフト作成に頭を悩ませていませんか？「スタッフの希望休をなるべく叶えたい」「人員配置基準も守らないと…」「急な欠勤が出て、また一から作り直し…」など、シフトの悩みは尽きません。
Excelや手書きでの作業に限界を感じている管理者の方も多いのではないでしょうか。もし、そんな悩みを抱えているなら「介護シフトツール」の導入が解決の鍵になるかもしれません。
この記事では、介護のシフト作成が大変なのか、ツール導入で得られるメリット、おすすめのツールや選び方を解説します。最後まで読めば、シフト作成の業務負荷を大幅に削減し、より良いケアの提供につながるヒントが見つかるはずです。
- 介護現場でシフト作成がつらい3つの理由
- 介護現場に最適なシフトツールが必要な5つの理由
- 代表的な介護シフトツール｜機能比較と選び方
- シフトツール導入時のチェックリスト｜選び方ガイド
- まとめ：介護シフトツール導入で業務負荷ゼロを目指す
繁介護シフトツールに関するQ&A忙期の人手不足に関するQ&A
Q1: ツールの導入には費用がかかりますが、本当にコストに見合う効果は得られるのでしょうか？
A1: シフトツールは単なる「経費」ではなく、将来の損失を防ぎ、利益を生み出す「投資」と考えることができます。理由は3つあります。
1. 管理者の人件費削減: もし管理者がシフト作成に月20時間かけている場合、その分の人件費だけでも数万円になります。ツールでその時間が数分に短縮されれば、それだけで月額利用料を上回るコスト削減効果が期待できます。空いた時間で本来のケア業務やスタッフ教育に注力できます。
2. 減算リスクの回避: 手作業では見落としがちな人員配置基準や加算要件をツールが自動でチェックするため、「基準を満たせず介護報酬が減算される」という経営上の大きなリスクを未然に防ぎます。
3. 離職率の低下: 公平なシフトはスタッフの満足度を向上させ、離職率の低下に繋がります。一人のスタッフが辞めてしまうと、採用や再教育に数十万円のコストがかかるため、定着率の向上は大きなコスト削減になります。
多くのツールには無料トライアル期間がありますので、まずは自施設でどれほどの効果が見込めるか試算してみることをお勧めします。
Q2: ITが苦手なスタッフが多く、新しいツールの導入に反対されないか、現場に定着するかが心配です。
A2: 新しいシステムの導入に対する現場の不安は、非常によくある課題です。成功の鍵は「ツールの選び方」と「導入プロセス」にあります。
まず、誰でも直感的に使える、スマートフォンの操作が簡単なツールを選びましょう。多くの介護向けツールは、ITが苦手な方でも使いやすいように設計されています。
次に、導入サポートが手厚いベンダーを選ぶことが重要です。導入時の初期設定の代行や、スタッフ向けの説明会を実施してくれるベンダーを選べば、管理者の負担は大きく減ります。また、「希望休がスマホでいつでも申請できる」「シフトがすぐスマホに共有される」といった、スタッフ側のメリットを丁寧に説明することで、協力も得やすくなります。
Q3: うちの施設には長年の運用でできた、かなり特殊な勤務ルールがあります。汎用的なツールで本当に対応できるのでしょうか？
A3: 「AさんとBさんは一緒のシフトにしない」「夜勤明けの翌日は必ず休み」など、施設独自のルールは必ずあるものです。ご安心ください。近年の介護向けシフトツールは非常に柔軟性が高く、驚くほど細かいルールまで設定できるようになっています。
ただし、ツールによって対応できる範囲は異なります。そこで最も重要なのが、契約前の「無料トライアル」や「デモ」を徹底的に活用することです。この期間に、自施設の最も複雑だと感じているルールを実際にツールに設定し、問題なくシフトが作成できるかを試してください。
また、問い合わせ段階で「このようなルールは実現可能ですか？」とベンダーに直接質問し、明確な回答を得ることも重要です。自社の「譲れないルール」をリストアップし、それが実現できるツールを選ぶことが失敗しないための鍵となります。
介護現場でシフト作成がつらい3つの理由
介護現場で働く方々にとって、シフト作成は頭を悩ませる業務のひとつではないでしょうか。複雑な勤務形態、細かなルール、そして予期せぬ事態への対応など、シフト作成には多くの「つらい」要素が詰まっています。
ここでは、その主な理由を3つご紹介します。
多様な勤務体系（2交代・3交代・訪問）の組み合わせ
介護施設には多様な勤務形態があります。日中の2交代制や3交代制に加え、夜勤、早出、遅出などです。
さらに訪問介護のように、時間帯が不規則な勤務もあります。これらを一人ひとりに割り振るだけでも大変な作業です。
例えば、あるスタッフは夜勤が可能でも、別のスタッフは家庭の事情で日勤のみを希望するなど、個別の条件を考慮すると、その組み合わせは膨大になります。
さらに、個人のスキルや経験、保有資格によって対応できる業務が異なるため、単純に人員を配置すれば良いわけではありません。
複雑な勤務体系を組み合わせる際は、常に適切な人員配置を保つ必要があります。この作業を手作業やExcelだけで行うのは、非常に困難と言えるでしょう。
希望休・夜勤加算・資格配置ルールがExcelでは非効率
スタッフの希望休を尊重しつつ、介護報酬に関わるルールを遵守する作業は、Excel管理では非効率です。手作業での管理では、人員配置基準や加算要件を満たしているか確認するのに膨大な時間がかかります。
その上、見落としなどのミスも発生しやすくなるのです。例えば「利用者3名に対し介護スタッフ1名以上」といった人員配置基準や「夜勤者配置加算」の要件を満たすには、看護師などの有資格者を適切な時間帯に配置しなくてはなりません。
これらをExcelで手動で管理しようとすると効率が悪く、自動チェック機能を持つツールの必要性が高まっています。
突然の欠勤対応や早期ミスで業務が混乱
Excelでのシフト管理は、急な欠勤といった不測の事態に弱く、業務全体の混乱を招きやすくなります。多くの場合、シフト表のExcelファイルは特定のパソコンに保存されており、作成者しか修正できない「属人化」も起こるでしょう。
もし管理者が不在の際に急な欠勤者が出たら、現場は電話連絡で代替要員を探すなど、対応に追われてしまいます。また、変更があるたびにファイルを印刷して配布したり、メールで送り直したりする必要があり、情報共有にも時間が必要です。
介護現場では、リアルタイムでの柔軟な対応や確実な情報共有が求められます。しかしExcel運用では「どれが最新版か分からない」という事態が起こる可能性があり、限界があるでしょう。
介護現場に最適なシフトツールが必要な5つの理由
介護現場のシフト作成は、多くの複雑な要素が絡み合い、担当者にとって大きな負担となっています。しかし、最適なシフトツールを導入することで、この課題を大きく改善できるのです。
ここでは、なぜ介護現場にシフトツールが必要なのか、5つの理由を詳しく解説します。
自動作成でシフト作成時間を大幅短縮
シフトツールを導入する最大のメリットのひとつは、何と言ってもシフト作成にかかる時間を大幅に短縮できる点です。手作業やExcelでは数時間かかっていた複雑なシフト作成も、ツールを使えばわずか数分で完了します。
多くのシフトツールには、AIを活用した自動作成機能が搭載されています。AIは、膨大な条件を瞬時に処理が可能です。希望休や夜勤回数、保有資格、人員配置基準などを考慮し、最適なシフト案を自動で生成してくれます。
自動化によって生まれた時間は、本来注力すべき利用者様へのケアや、スタッフとのコミュニケーションに充てることが可能です。従って、業務全体の質向上にもつながります。
希望休・夜勤回数制限をルール化できる
シフトツールを活用すれば、スタッフの希望休や勤務回数の調整を、公平かつ効率的に行えます。手作業での調整は、どうしても作成者の感覚に頼りがちです。
これは「あの人ばかり希望が通っている」といった不公平感を生む原因にもなりかねません。
ツール上であらかじめ「希望休は月3日まで」「夜勤は月5回まで」といったルールを設定しておけば、システムが自動で条件を守ったシフトを作成してくれます。これにより、特定のスタッフへの負担の偏りを防ぎ、誰もが納得感を持って働ける職場環境を構築可能です。
スタッフの満足度向上は、サービスの質の維持や離職率の低下にもつながるでしょう。
配置基準・加算要件を自動チェック
介護事業所が安定した経営を行う上で不可欠なのが、国の定めた「人員配置基準」の遵守と「介護報酬の加算」の取得です。基準や要件は非常に細かく、常に最新の情報を把握し、シフトに反映させるのは大変な手間がかかります。
こういう時こそ、ツールの出番です。多くの介護向けシフトツールには、最新の配置基準や加算要件を自動でチェックする機能が備わっています。
例えば、「〇〇加算に必要な資格を持つスタッフがこの時間帯に不足している」といった状況や「人員配置基準が満たせていない」といった場合に、すぐにアラートで知らせてくれるのです。
この機能は、減算リスクや加算の取りこぼしを未然に防ぎます。法令遵守はもちろん、事業所の安定経営にも大きく寄与するでしょう。
勤怠データ・給与計算との連携で一元管理
シフト作成だけでなく、勤怠管理や給与計算といったバックオフィス業務も、介護事業所では非常に重要です。シフトツールの中には、これらのシステムと連携できるものも多くあります。
例えば、シフトデータがそのまま勤怠管理システムに連携され、スタッフの出退勤時間が自動的に記録されるといった機能です。その勤怠データに基づいて給与計算ソフトへ自動で情報が送られるため、二重入力の手間や入力ミスがなくなります。
結果として、事務作業にかかる工数を大幅に削減し、担当者の負担を軽減することが可能です。また、情報の正確性が向上するため、給与に関するトラブルを未然に防げます。
これにより、円滑な事業所運営が可能になるでしょう。
入力ミス・人的エラーを減らせる
どれだけ注意深く作業しても、手作業である限り入力ミスや確認漏れを完全になくすことは困難です。シフトツールは、こうしたヒューマンエラーを防ぐためのチェック機能やアラート機能を備えており、シフト表の正確性と信頼性を高めてくれます。
例えば、あるスタッフに6日以上の連続勤務を割り当てようとしたり、必要な資格を持つスタッフが配置されていない時間帯が発生したりした場合、システムが警告を表示する仕組みです。シフト作成の段階でミスに気づけるため、修正や現場の混乱を防げます。
こうした細かいサポート機能があることで、管理者は安心してシフト作成に臨め、結果的に安定した施設運営ができるのです。
代表的な介護シフトツール｜機能比較と選び方
現在、介護現場のニーズに応える様々なシフトツールが提供されています。ここでは、代表的な4つのツールを取り上げ、それぞれの特徴や機能、料金体系を比較しながら見ていきましょう。
自社に最適なツールを選ぶための参考にしてください。
勤務シフト作成お助けマン
「勤務シフト作成お助けマン」は、AIによる自動作成機能が特徴のシフトツールです。スタッフの希望休や勤務条件、人員配置基準などの法令を遵守しながら、ボタンひとつで公平なシフト案をスピーディーに作成します。
特徴は、施設の業態に合わせて2つのタイプから選べる点です。「Day」タイプは日単位のシフト管理に、「Time」タイプは時間単位の細かなシフト管理にそれぞれ対応しています。
そのため、施設の運用に最適なものを選ぶことが可能です。
ほすぴタッチ：AI自動割当＆複数拠点対応
「ほすぴタッチ」は、医療・介護福祉・ヘルスケア業界に特化したシフト作成ツールで、AIと高度な数理モデルを活用して複雑なシフト表を自動作成します。これまで自動化を諦めていたような、組織独自の細かな勤務ルールや条件にも柔軟に対応できるのが特徴です。
導入前から導入後まで手厚いサポート体制が整っているため、ITツールに不慣れな方でも安心して導入できるでしょう。パソコンだけでなくスマホやタブレットからも簡単に利用でき、複数拠点の管理やスタッフ間のシフト交換もスムーズです。
Shiftmation：高速割当＆スマホ展開
「Shiftmation」は「たった5秒でシフトを自動作成」とキャッチフレーズがつく通り、速さが特徴のクラウドサービスです。人工知能が複雑な夜勤条件や公平性を考慮しながら、最適なシフト案を瞬時に生成してくれます。
作成されたシフトはスタッフのスマホに自動で通知されるため、個別の連絡の手間がなくなり、情報共有が非常にスムーズです。また、スマホのカレンダーから簡単に希望シフトを提出できるため、集計作業の効率も大幅に向上します。
快決！シフト君NEOウエルネス：常勤換算表・加算対応
「快決！シフト君NEOウエルネス」は、介護・福祉の現場に特化して開発されたシフト管理システムです。特に、体制強化加算の申請に必要な「常勤換算表」の作成や「夜勤スタッフ配置加算」といった介護業界特有の複雑な法令対応もサポートしています。
スタッフからの勤務希望をスマートデバイスアプリで収集し、シフト表に一括反映できるため、入力ミスや転記漏れを防ぎ、公平なシフト作成が可能です。Excelとの親和性も高く、普段使い慣れた帳票形式でのデータ出力もできます。
シフトツール導入時のチェックリスト｜選び方ガイド
自社に最適なシフトツールを導入するためには、いくつかの重要なチェックポイントがあります。「有名だから」「安いから」といった理由だけで選ぶのは危険です。導入後に「こんなはずではなかった」と後悔するケースも少なくありません。
ここでは、失敗しないための選び方のガイドとして、4つのポイントを解説します。
無料トライアル・導入コストを確認する
シフトツールを選ぶ上で、まず確認したいのが導入コストと費用対効果です。多くのツールでは、初期費用が無料、あるいは月額数千円から利用できるプランが用意されています。
しかし、料金だけで判断するのは早計です。導入によって、どれだけの業務時間短縮やコスト削減が見込めるのかが重要です。
ほとんどのサービスでは、一定期間の無料トライアルが提供されています。
この期間を最大限に活用し、実際の操作感や自社の運用に合うかをじっくり試しましょう。費用に見合った効果が得られなければ継続は困難です。初期費用や月々の費用と、導入で得られる効果を天秤にかけましょう。その上で、長期的な視点で判断することが欠かせません。
自社の勤務ルールとの親和性をチェック
介護現場のシフト作成は、事業所ごとに独自の勤務ルールや慣習が存在します。例えば「夜勤は月5回まで」「AさんとBさんは同じ日に勤務させない」「特定の資格者は常に配置する」などがあるはずです。
システムを導入する際には、自社特有のルールに対応できるかを必ず確認しましょう。自動化の要件と、現在の業務フローがツールと適合するかどうかは非常に重要なポイントです。
導入後に「こんなはずではなかった」とならないよう、デモンストレーションで十分なテストを行う必要があります。既存の運用に無理なく組み込めなければ業務効率化につながりません。
スタッフ共有・スマホ対応の有無を確認する
シフトツールを導入する目的のひとつに、スタッフ間でのシフト情報の共有や連携の円滑化があります。そのため、選ぶツールが「スタッフ共有」や「スマホ対応」をしているかどうかは、非常に重要なチェックポイントです。
スマホに対応していれば、スタッフはいつでも最新のシフトを確認でき、希望休の提出も簡単に行えます。また、複数拠点を運営している施設では、拠点間の情報共有がスムーズに行えるかどうかも欠かせません。
さらに、使いやすさも重要です。IT機器の操作が苦手なスタッフでも直感的に使えるかもチェックしましょう。
サポート体制・定着支援を評価する
どんなに優れたシフトツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。特にITツールに不慣れなスタッフが多い場合は「操作方法がわからない」「うまく設定できない」といった疑問やトラブルが必ず発生します。
導入の際は、手厚いサポート体制があるかを確認しましょう。例えば、導入前の初期設定や導入後の問い合わせ対応は重要です。また、トラブル時の迅速なサポートや、運用定着の支援があるかも確認する必要があります。
さらに、電話やメールだけでなく、オンラインでのサポートを受けられるかもチェックポイントです。ツールは導入して終わりではありません。現場に定着するまでを一緒にサポートしてくれる、信頼できるベンダーを選びましょう。
まとめ：介護シフトツール導入で業務負荷ゼロを目指す
介護現場では、Excelによるシフト管理に限界があります。複雑な勤務体系や人員配置、希望休の反映に頭を悩ませている管理者は少なくありません。
ツールを導入すれば多くのメリットがあります。シフト作成時間の短縮はもちろん、希望休も公平に反映され、人員配置基準のチェックや勤怠システムとの連携も可能です。
ツールの活用によって業務効率が向上し、管理者は本来のケア業務に集中できる環境が整います。これは、従業員満足度の向上や離職率低下にもつながるでしょう。
ツールにはそれぞれ特徴があり、自社の規模やニーズに合ったツールを選ぶことが欠かせません。どのツールを選べば良いか迷っているなら、まずは60日間の無料体験でじっくり試せる「勤務シフト作成お助けマン」を検討してみてはいかがでしょうか。
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