介護施設におけるシフト表の問題は、自動作成で解決!

Disabled elder woman on wheelchair with nurse

超高齢化社会の日本において、介護業界はこれからますます必要とされる業界と言えるでしょう。以前は自宅で家族が介護をする方も多かったですが、介護サービスを利用する人も増加しており、そうした介護スタイルの変化において、介護施設は重要な役割を果たしています。

しかしながら、介護業界は慢性的な人手不足で悩んでおり、満足なサービスが提供できなくなってしまう施設も中にはあります。人手不足という状況もあり、シフト表作成に関する介護施設様からのお悩みやご相談も、弊社に多く届けられています。

今回は、そんな介護業界におけるシフト表作成の問題と、その解決方法である自動作成のメリットについて解説をします。

  1. 介護施設におけるシフト表作成のよくある問題・課題とは
    その1 シフト表作成に時間がかかる
    その2 シフト表作成が難しく、誰もができるものではない
    その3 そもそもの人手が足りていない
    その4 公平なシフト表が作成できない
    その5 現場に寄り添う時間が減ってしまう
  2. 介護施設のシフト表の問題は自動作成で解決しましょう
    シフト表作成の時間が短縮できる
    誰でも作成ができる
    公平なシフト表が作成できる 
  3. まとめ

介護施設におけるシフト表作成のよくある問題・課題とは

シフト表作成という業務は、さまざまな業種、業態、職種において行われています。小売業、サービス業、飲食業、宿泊業、警備業、コールセンターなど多岐にわたります。その中でも介護施設のシフト作成は、特有の問題、課題があり、シフト表作成の難易度としては非常に高いといえるでしょう。まずは、介護施設におけるシフト表作成の問題、課題をいくつか挙げてみます。

その1 シフト表作成に時間がかかる

シフト表作成という業務は、作成したことがある方であれば理解していただけますが、短時間で作成できるものではありません。

毎月のシフト表作成の流れとしては、最初にスタッフからの休み希望を集約します。それと同時にその月の運営計画にもとづいたスタッフの必要人数を検討します。何か施設でイベントを行う日は多くのスタッフに勤務してもらう必要がありますし、スキルを持った人が毎日何人出勤してもらうかを決めなくてはなりません。

そしてスタッフの希望が集まれば、それをシフト表に転記し、埋まっていないマスを、必要人数や法令、就業規則などから定められた勤務条件に合致するようにシフトを埋めていきます。このシフトを埋める作業が、非常に時間がかかるのです。まるでパズルのようだとよく言われます。

勤務時間内で完成ができればよいですが、家に持ち帰ってシフト表作成の作業をされている方も多くいます。電車での帰宅途中に、隣の席の人がシフト表を作成している姿に、何回も出くわしたことがあります。

シフト表作成は細切れ時間で作業しますし、家に持ち帰って作業をされる方もいますので、実際にどれくらいの作業時間がかかっているのかを把握されていない企業、経営者は多いです。実態は、数時間でできるものではありません。細切れ時間を集約すると毎月1日以上かかっているケースも多いのです。

その2 シフト表作成が難しく、誰もができるものではない

シフト表作成においては、さまざまな勤務条件を考慮した上で完成させなくてはなりません。

連続勤務日数の上限、1か月の休みの回数、夜勤の回数上限、夜勤の次の日は明けにする、出勤させるスタッフ数を確保する、看護師免許を持つ人は毎日○名必要、AさんとBさんは一緒に夜勤はさせないなどのスタッフの組み合わせの考慮・・・・

ざっと思いつくものだけでもこれだけあります。さらにはスタッフの希望を叶えてあげたいと思うでしょうし、各スタッフが公平になるようなシフト表にしたいとも思うでしょう。

そういった勤務条件を考慮しながら、シフト表を完成させるまでの一連の業務は、非常に難易度が高いものなのです。

誰でも作業ができるものではありませんので、新任のスタッフにいきなり明日からシフト作成を担当させようにも、すぐには引継ぎができません。

その3 そもそもの人手が足りていない

弊社のお客様は、病院や小売業、サービス業、飲食業、宿泊業、警備業、コールセンターなど多岐に渡ります。どこのシフト表作成の現場でも人手不足の状況に変わりはありませんが、介護施設の現場が最も人手不足に陥っていると感じています。

介護施設は人手不足が常態化していますので、当然ながらシフト表作成においては、必要な人数を割り当てることができなくなるため、難易度がさらに高くなります。

よく介護施設の方からは、このような相談を受けます。「本来であれば、夜勤は○人のスタッフを割り当てたいところなのですが、どうしてもスタッフが足りないので、そのようなスタッフが不足する日は、仕事がよくできるAさんとBさんを含めた夜勤体制にしたいです」

人手が足りないからといって、サービスの質を落として良いことにはなりません。ですから、何とかサービスレベルを維持するために、人手不足の中でもこのようなことを考えながらシフト表を作成しています。同じような考え方でシフト表を作成している介護施設は、多いのではないでしょうか。

その4 公平なシフト表が作成できない

介護業界は、精神的にも肉体的にも非常にハードな現場であるとよく言われます。また、昼夜、曜日関係なく24時間365日、利用者のためにサービスを提供しなければなりません。

そのような現場においては、特定のスタッフに負荷がかかるようなシフトの割り当ては許されません。誰もが同じくらいの負荷がかかるように、誰もが同じくらいの休息をとれるようにしなくてはいけません。

シフト作成者もそのような公平なシフト表を作成しようとしていると思いますが、さまざまな勤務条件を守りながら、誰もが満足するシフト表を作成することは、本当に至難の業といえます。

シフト作成者が、「勤務条件は守れたし、それなりに公平にできた」と判断したとしても、いざ、スタッフにシフト表を発表してみると、「どうして私だけこういうシフトなのか」「Aさんと比べると、私の負担が大きい」などのようなクレームを受けてしまうことも多いのではないでしょうか。

人が作成していると、そんなつもりはなくても、どうしても「えこひいき」していると思われてしまうものなのです。

公平なシフト表が作成できないということは、スタッフの満足度が下がってしまう原因になります。そうなるとそのまま利用者へのサービスの質の低下に繋がってしまいますので、非常に注意すべき問題なのです。

その5 現場に寄り添う時間が減ってしまう

シフト作成されている管理者の方もずっとシフト作成だけをしているわけにはいきません。施設運営のマネジメント業務やスタッフの教育だけでなく、実際に利用者の介護もされるケースも多いでしょう。

介護施設においては、利用者にどれだけ接することができるかが、サービスの質を向上させる重要な要素になります。

それなのに、シフト表作成に時間がかかってしまっては、現場に寄り添う時間が減ってしまいます。一緒に働くスタッフの教育やフォローにも力を入れるべきでしょう。

シフト作成のような効率化ができる業務は、もっとシステムを利用するなどして、省力化することが求められているのです。

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード

介護施設のシフト表の問題は自動作成で解決しましょう

シフト表作成を支援してくれるサービスはいくつか存在します。例に挙げたような問題は、シフト表を自動作成できるサービスを利用することで、解決することができます。

シフト表の自動作成における代表的なメリットをいくつか挙げてみます。

シフト表作成の時間が短縮できる

さまざまな勤務条件やスタッフの希望を登録することができます。それらを登録さえしておけば、シフト表のパズルのような作業は、システムが自動で考えてくれます。

大幅な省力化が実現できますので、今までのように、家に持ち帰って作成する必要はありません。

シフト表作成の時間を短縮できることで、その時間を、他のマネジメント業務や利用者へのサービス提供の時間に割り当てることができるようになります。

誰でも作成ができる

シフト表はシステムが自動で答えを出してくれますので、難しいパズルのような作業は必要ありません。

システムの利用方法さえ教われば、誰でもすぐにシフト表を作成することができます。

新しくシフト作成の担当者になったとしても、前任者と変わらないシフト表の質を確保することができます。それにより、施設運営に支障をきたすことなく、継続させることができるようになります。

公平なシフト表が作成できる

勤務条件には、勤務回数や休みの回数などの条件を登録することができます。それにより、その回数をどのスタッフも均一にしておけば、公平なシフト表を作成することができます。

また、システムが自動作成を行うことで、人の手による恣意的な部分は全く含まれないことになります。スタッフからすれば、公平性なシフト表が作成されているという安心感がありますので、満足度も上がります。

シフト表作成者にとっても、「公平なシフト表を作成しなくては」という精神的なプレッシャーから解放されますので、満足度が向上します。

 

介護施設におけるシフト表自動作成による成功事例は、こちらをご参照ください
30 以上ある複雑な勤務条件も自動作成で省力化|屈足わかふじ園

まとめ

今回は、介護業界におけるシフト表作成の問題点と、それらの問題を解決できる自動作成のメリットについて解説をしました。

介護現場というのは、人手不足の状態の中でシフト表を作成しなくてはならず、シフト表作成の難易度は非常に高いです。

今回はシフト表作成の業務にフォーカスしましたが、シフト表作成だけではなく、その他の業務も効率化してくれるシステムは多く存在します。それらを上手く活用して、少しでも業務の負担を減らすことを検討してみてはいかがでしょうか。

 

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、あらゆる勤務条件を登録すると、その勤務条件にあったシフト表を自動で作成してくれるものです。

勤務条件は、連続勤務日数、勤務並び、スタッフ組み合わせ、勤務回数、必要人数など、多くの条件を登録することができます。

シフト表作成が難しいとされている介護施設様への導入事例も豊富にあります。

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