勤務パターンが多い介護・医療、おすすめのシフト管理サービス

介護・医療業界は24時間体制の勤務が多いです。24時間体制の場合は、スタッフの勤務体系として変形労働時間制を採用している施設も多く、3交代制や2交代制といった複雑なシフトになる傾向にあります。

日勤、夜勤を組み合わせる必要があり、また人によっては夜勤ができる回数が限られている人もいるため希望に合わせたシフトを組まなければいけません。労働時間によっては次のシフトまでに必要な休みの期間も異なるため、よりシフトを組む煩雑さが増す原因となっているでしょう。さらに現場の休み希望を考慮しなければならず、シフト作成者の負担はより大きくなります。

煩雑なシフト管理を効率的に行うためにはスタッフの希望をできるだけ反映させつつ、シフトの均等分散化や休暇の最小限度確保などの観点も考慮するスキルが必要となるでしょう。スタッフとのコミュニケーションを円滑に行い、相互に理解し合うことも重要となるため、シフト作成者のヒューマンスキルに依存することになり組織の属人化を招いてしまいます。

介護・医療業界の特に大規模な施設においては給与計算が煩雑なことが特徴として挙げられます。介護職、医療スタッフの他にも事務員、用務員、医師などさまざまな職種の人が働いています。職種毎に給与体系が異なり、さらにパートタイマーや正社員の区分、資格取得などの各種手当てを考慮すると給与計算が煩雑になってしまいます。日勤、夜勤、当直などもそれぞれ給与体系が異なるため、同じ人物でも複数の給与計算が必要になることがより複雑さを増す原因となっています。

介護・医療業界における給与計算は複雑かつ時間のかかる作業となるため、正確な給与計算が求められます。このためには給与計算に精通したスタッフが必要となるため、属人化の課題が出てきます。

専門の給与計算システムを導入することで正確かつ迅速な給与計算が可能となります。労務管理の複雑化はスタッフのモチベーションダウンにもつながるため注意が必要です。

労働基準法の制限

シフト管理システムでは、事前に条件を設定しておくことでAIがシフトを自動作成する機能を持つサービスも多く提供されています。

雇用形態や労働時間、スタッフのスキルや経験年数などを設定すると、それらの条件に偏りがないように自動でスタッフの勤務日時を振り分けます。人の健康に関わる介護・医療の現場では、チームリーダーや師長のように、スキルや経験を持つ人材が常に勤務している必要があります。

毎日の業務を均質化し、経験の浅いスタッフの指導を行える環境にも配慮したシフトづくりが大切です。特に多様な雇用形態や労働時間を持つスタッフが在籍する施設では、シフト表の自動作成機能を有しているサービスを選ぶとよいでしょう。

介護・医療業界はシフトが複雑であり変形労働時間制を採用している施設も多いため、勤務時間が労働基準法に準拠しているかどうかの判断が難しいです。シフト管理システムでは、設定した労働時間をオーバーした場合にアラートを出す機能を持っているシステムがあります。

自社の勤務体系に合ったアラート機能を設定できるかどうか確認しましょう。アラート通知を段階的に設定することも可能です。そのためリアルタイムで勤務状況を確認し、勤務時間が多い社員を把握し負荷を分散する使い方もできます。 

複数端末で利用可能

介護・医療業界では、複数端末から利用可能かどうかについてもシステム選定に重要な機能となります。スマートフォーンやタブレット、PCのように職種や職場環境によっても打刻を行う端末はさまざまあります。

クラウドで情報を共有し複数端末からアクセスできるシステムを選ぶことで、場所や時間帯を選ばずに打刻できます。システムの利用しやすさにもつながる機能ですので、人数が多い施設では特に重要な機能といえるでしょう。

シフト管理システムには現在さまざまな種類があります。例えば打刻に位置情報を付与できるもの、AIで自動生成できるもの、裁量労働制に対応しているものなど多くのシステムがあります。

本記事では、その中でも介護・医療業界に特化したシステムを紹介します。

※各サービスのホームページで確認できた情報を掲載しています。正確な情報については、各サービスの運営会社までお問い合わせください。

勤務シフト作成お助けマン

介護・医療業界向けに特化した、AIによる自動シフト生成機能を有したシステムが「ほすぴタッチ」です。

サーバーや専用ソフトウェアの導入は不要で、介護・医療業界特有の独特な勤務ルールもノーコード・プログラミングレスでシステムを構築できます。そのため、例えば「夜勤には役職がチーフのスタッフを最低一人均等に割り当てる」といった複雑な条件を日本語で入力しても、AIが自動的にシフトを作成してくれます。初期設定のアウトソーシングサービスや、オンラインでのサポート体制が充実していることも特徴の一つです。

• サービス名：ほすぴタッチ
  運営会社：シーライヴ株式会社
  ホームページ：https://hospi.ai/

CWS for Care

今回の記事では、介護・医療業界のシフト管理サービスを紹介しました。介護・医療業界のシフト作成は、独特な勤務体系であるため作成が他業種と比較して大変です。夜勤を含めた3交代や2交代の勤務体系があり、労働基準法の制限も絡んでくるためシフト作成は大変な作業です。 

シフト管理システムを活用することで情報の一元化ができるほか、クラウドサービスに対応することで複数端末からアクセス可能となります。介護・医療業界特有のルールをシステムに反映できるため、シフト作成の属人化を防げます。

特に煩雑になりがちなシフトの自動作成機能を活用できれば、シフト作成の手間を大幅に削減できるため業務効率化や生産性アップにつなげることが可能です。

当記事で紹介した「勤務シフト作成お助けマン」であれば、24時間365日の交替制勤務のシフトに関して法令や人員配置に即したシフト作成が可能です。