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看護師・ナースのシフト表作成。誰もが満足するためのキーワードは「スピード」と「公平性」

tips-for-making-shift-of-nurses-1病院は人の命に携わる現場です。24時間体制で働く看護師・ナースの勤務体制は非常に複雑で、シフト作成者にとって「スピード」や「公平性」の確保は悩みの種でしょう。この記事では、誰もが満足し、安心できる看護師・ナースのシフト表作成の注意点やコツを紹介していきます。

  1. 看護師・ナースのシフト事情
    2交代制勤務について
    3交代制勤務について
    看護師・ナースのシフト表作成は複雑
  2. 現状のシフト作成方法で大丈夫?
  3. 看護師・ナースのシフト表作成のよくある悩み
    シフト表作成が複雑で時間がかかる
    公平なシフト作りが大変
  4. 素早く、公平なシフト表作成をするには
勤務シフト作成お助けマン

看護師・ナースのシフト事情

看護の現場は24時間365日、何が起こるか分かりません。常に人員が配置できるよう、 2交代制または3交代制というシフト体制を敷いているところがほとんどです。

2交代制勤務について

【勤務時間例】
日勤 8:30~17:30
夜勤 17:00~翌9:00

2交代制は勤務時間が長いことが特徴 です。日勤と夜勤で均等に時間を分けるパターンや、上記の例のように夜勤を16時間にするパターンがあります。16時間勤務の場合は、2~3時間の仮眠が取れる休憩時間を設定している病院が多いようです。2014年の日本看護協会の調査によると、半数以上の病院が2交代制を採用しています。

3交代制勤務について

【勤務時間例】
日勤 8:00〜16:30
準夜勤 16:00〜24:30
深夜勤 24:00〜翌8:30

3交代制は、日勤、準夜勤、深夜勤の三つで構成されているので、1度の勤務時間が8時間以内 になります。日本看護協会の「看護職の夜勤・交代制勤務に関するガイドライン」では勤務の間隔を11時間空けることが推奨されていますが、勤務時間が短い分、次の勤務が回ってくる間隔が短くなりがちでシフト組みには注意が必要です。

▽2交代制、3交代制のシフトについては、こちらの記事をご覧ください
夜間勤務がある業種必見。2交代制、3交代制のシフトを徹底解説!

看護師・ナースのシフト表作成は複雑

看護師の働き方は、勤務間隔を空けることが推奨されているだけでなく、人員が医療法の人員配置基準によって法律で定められています。たとえば一般病院の場合、患者3人に対して看護師・准看護師が1人が必要です。そのため、 病院側は法令遵守のシフト表作成を最優先にしなくてはいけません

また、看護師のスキルもシフトに反映しなくてはいけません 。職歴によって、各々できることが違います。管理者側としては「この時間帯はこの人に必ず居て欲しい」という思いがあるでしょう。

看護師のシフト管理者は、ただでさえ複雑な2交代制、3交代制のシフト体制に対応しつつ、このような規定を考慮しながらシフトを作成しなければならないのです

現状のシフト作成方法で大丈夫?

では、看護師のシフト表作成において、多くの病院はどのように対応しているのでしょうか。

シフト表作成や管理については多くの場合、看護師長や事務長クラスの役職者が担当しています。エクセルでシフト作成する病院が多いですが、手書きで対応しているところもしばしば見受けられます。パソコンに触れることが主な業務ではない看護師長らは、不慣れなエクセルの操作を敬遠しがちです。

当然、手書きのシフト表では「見づらい」、「分かりにくい」といった問題が出てきますし、不慣れなエクセルを使えば「時間がかかる」「ミスが起きる」といった事態を招く恐れがあります。

看護師専用のシフト作成システムを導入している現場もあります。しかし、多くは「時間帯やフロア毎で人数チェックができない」、「キャリアや属性をセグメントできない」など、柔軟性に課題 があり“意図通りにシフト表作成ができていない”という声も少なくありません。

看護師・ナースのシフト表作成のよくある悩み

シフト管理者が最も頭を悩ませているのが、「シフト表作成のスピード感」と「シフトの公平性」です。たとえば、3交代制の看護師のシフトで考えてみましょう。

ナースのシフト表の例

上の図は、看護師が20人いる現場のある月のシフトの一部です。ここでは月単位でシフトを作成しており、毎月10日をシフト希望提出期限としています。シフト管理者は提出された希望を元に20日までにシフト表を作成し、共有します。

ここで、看護師のシフト作成におけるよくある悩みを紹介します。

シフト表作成が複雑で時間がかかる

様々な規定をクリアしながら、看護師ごとのスキルも考えてシフトを作成するのは時間がかかります。さらに看護師がシフト希望を出し忘れたり、個人の事情や研修会が直前に発表されてシフト希望提出期限後に変更依頼が来たりすることもあります。

しかし、シフト管理者側は本来の業務をこなしながら10日間で、間違いの無いシフトを作成しなければなりません。 もし月末ギリギリまで次月のシフトが決まっていなければ、現場は混乱しプライベートの予定がたてられなくなり看護師たちには不満がたまります

「シフト表作成のスピード感」を確保するには、看護師からしっかり期限内にシフト希望を受け取ること、管理者は素早く希望を収集してシフト表作成することが求められます

公平なシフト作りが大変

もう一つの問題は「公平性」。図の赤枠を見ると、AさんからFさんまでの6人はほぼ勤務体系が決まっており、働きやすくなっていることが分かります。しかし、青枠のGさん以下は日勤、準夜勤、夜勤がバラバラ。休みも不定期です。

特に夜勤は、働き手にとって非常に負担がかかります。日本看護協会はシフト表作成者のガイドラインとして、 心身への負担をなるべく軽減させる「正循環勤務」を推奨しています。

シフトにバラつきがあると、不満を持つ人も出てきます。また、新人は周りを気にして本音の希望を出せないかもしれません。このような状況が続けば、現場の空気が悪化するだけでなく、退職者が出てしまうリスクも高まります。

「シフトの公平性」を確保するには、看護師が不満を持たないよう希望の働き方を聞いたり、「土日連続勤務をさせない」や「夜勤の回数を平等にする」など、ある程度ルールを決めておくとよいでしょう

素早く、公平なシフト表作成をするには

「スピード」、「公平性」が確保されたシフト表作成・管理は、手作業や柔軟性に欠けるシフト作成システムでは限界があります。 そこでオススメしたいのがシフト表自動作成ツール「勤務シフト作成お助けマン」です

シフト表自動作成に関する資料をご用意しています

同サービスでは、各看護師がスマートフォンからいつでもどこでもシフト希望を提出することができます 。シフト管理者は収集した希望、必要人数、勤務回数、その他必要な条件を設定するだけで、 ツールがシフトを自動作成してくれます。従来の看護師用ツールと違い 「連続勤務日数設定」で連続勤務日数を決めたり、「勤務並び設定」で勤務の間隔を一定時間空けたり、「スタッフの組み合わせ設定」で新人同士をペアにしないようにしたり、きめ細かな設定が可能 です。

スムーズな希望収集とIT技術による自動作成で、シフト表作成のスピードと公平性が確保できます。今までシフト表作成、管理に頭を悩ませていた管理者も「勤務シフト作成お助けマン」を導入することで、本業に尽力することができるでしょう。

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