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シフト管理とは?シフト表の作成方法と効率化するコツ

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管理者の立場であれば、スタッフのシフト表を作成する作業は都度必要ですが、負担に感じることも少なくありません。スタッフのスキルや勤務条件、希望するシフトを反映させたものを作成するには多くの労力を必要とするものです。

シフト表を作成する方法はエクセルや自動作成ツールを活用するといったものがあり、実情に合わせて適した方法を選択することが大切です。この記事では、シフト管理を行う意義や抱えがちな課題、効率的にシフト表を作成する方法について解説します。

  1. シフト管理とは?
    シフト管理は多くの業種で行われている
    シフト管理の目的
  2. シフト管理が抱える課題
    シフト表を作成するのに時間がかかる
    スタッフの人数が増えると調整が難しい
    シフト表を組んでも後から変更する必要がある
    他店舗とのシフトのバランスを取るのが大変
  3. シフトの具体的な管理方法
    エクセルで管理する方法
    シフト管理ツールを利用する方法
  4. 多様な職種・複雑な勤務条件でもラクにシフト管理が行える!
    「勤務シフト作成お助けマン」の特徴
    トライアルで使い心地を試してみよう
  5. まとめ

勤務シフト作成お助けマン

 

シフト管理とは?

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シフト管理とは、スタッフが働く曜日や時間を固定せずに、一定期間ごとにスケジュールを組んでいく管理方法のことです。どのような特徴があるのかを見ていきましょう。

 

シフト管理は多くの業種で行われている

シフト制の勤務形態とは勤務する曜日や時間を固定せずに、一定のスパンでスケジュールを組み立てていくものであり、雇用形態にかかわらず採用されています。シフト制の働き方は幅広い業種で採用されており、長時間営業や夜間勤務が行われている業種(小売業・製造業・運輸業・医療・介護福祉・宿泊業・サービス業など)で取り入れられているのが特徴です。

シフト制を導入することで長時間営業が可能となり、スタッフを一定時間ごとに交代させながら業務を行わせるため、時間外労働に頼らずに長時間での営業が行えます。一方、シフト制では固定時間制の勤務と比べて、管理が煩雑になるといったデメリットがあります。

シフト管理は店長やマネジャーなど、管理職が行う場合が多く、効率的に行う仕組みが整っていなければ負担に感じてしまいがちです。特に多くのスタッフを抱えている場合は、スタッフのスキルや希望に合わせてシフトを組むのが大変でもあります。

 

シフト管理の目的

シフト管理を行う目的は、業務の効率化や生産性の向上を図ることで、売上や利益を高める点にあります。スタッフに対して、適切な出勤管理や休暇管理を行っていくことが重要です。

シフト管理を行えば、出勤するスタッフの人数を調整したり、忙しい時間帯に合わせてスタッフを出勤させたりすることが可能となります。必要なときに、必要な人員を確保できる仕組みを作っておくことで、業務の効率化が達成されて売上や利益の向上、人件費の削減などを見込めます。

働き方改革におけるシフト作成ガイド

 

シフト管理が抱える課題

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シフト管理は単に計画を立てるだけでは、うまく機能しません。スタッフの人数が多くなればシフト管理にかかる負担も大きくなるので注意が必要です。ここでは、シフト管理にまつわる課題について見ていきましょう。

 

 

シフト表を作成するのに時間がかかる

シフト表の作成はスタッフごとの希望を反映させながら組んでいくことが大事ですが、作成時には労力がかかりがちです。シフト希望の提出がギリギリだと、月末の忙しいタイミングでシフト表を作成することになり、思うようにシフト管理が行えないことがあります。

また、スタッフの勤務条件やスキルを考慮してシフトを組まなければなりません。偏ったシフトを組んでしまうと、スタッフの不満が溜まるだけでなく、実際の業務にも支障が出てしまうでしょう。

 

 

スタッフの人数が増えると調整が難しい

管理するスタッフの人数が多ければ、各自の希望を調整するだけでも手間がかかってしまいがちです。人員配置に気を配り、特定のスタッフだけに負担がいかないように気をつける必要があります。

シフト管理においては、単に必要な人数を満たせばよいというものではなく、バランスを考えることも大切です。新人スタッフとベテランのスタッフをバランス良く配置することを念頭に置いてシフトを作成しましょう。

 

 

シフト表を組んでも後から変更する必要がある

シフト表をいったん組んだとしても、スタッフが急に休んでしまい、後から変更しなければならない場合もあります。特に少ない人数でシフトを組んでいるときは、シフトの調整が困難になってしまうこともあります。

シフトの穴を埋めるために他のスタッフに代わりに入ってもらうようお願いをするにしても、全体のシフトをきちんと把握しておかなければなりません。どのスタッフに空きがあるのかを把握していなければ、緊急時に困ってしまいます。

 

 

他店舗とのシフトのバランスを取るのが大変

多店舗展開を行っている業種の場合、店舗ごとのシフトにバラつきが生じやすいといった面があります。他の店舗からスタッフのヘルプを頼もうとしても、シフトを正確に把握していなければ応援を頼みづらいでしょう。

余剰人員をしっかりと把握するためには、マンアワー(Man-Hour)による管理が有効です。マンアワーを用いた管理手法は、各店舗の曜日別・時間帯別の過不足をきちんと把握することができます。

全店舗に導入することによって店舗間のシフトのバラつきをなくし、余剰人員を他の店舗にまわすといった対応ができるはずです。ただし、有効に運用していくためにはデータの一元化や可視化が重要になってきます。

 

 

シフトの具体的な管理方法

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シフトを管理する方法としては、エクセルでの管理もしくはシフト管理ツールの活用があげられます。それぞれの方法がどのような特徴があるのかを見ていきましょう。

 

 

エクセルで管理する方法

エクセルでシフト表を作成する場合、エクセルに備わっている機能を有効活用することが大事です。例えば、よく使う項目の入力を簡素化したり、勤務時間の計算などには関数や演算式を使ったりすると便利です。

手書きでシフト表を作成するよりも管理が行いやすく、データが蓄積していくことで過去のシフト表との比較が行えます。複数の店舗でエクセルによる管理を行う場合には、使用するフォーマットを統一するなどして、できるだけズレが出ないように工夫をすることが大事です。

 

 

シフト管理ツールを利用する方法

エクセルでシフト管理をするときの難点は、フォーマットをいちから作る必要があることであり、準備に時間がかかってしまう点があげられます。シフト管理ツールを導入すれば、フォーマットの作成や転記ミスなどを防ぐことができ、シフト表の作成をスムーズに行えるでしょう。

クラウド型のサービスであれば、スマホを通じてスタッフ間の情報共有も容易になるので、シフトの調整作業もラクになります。データが一元化されるので、シフトに変更があっても素早く情報を伝えられるので便利です。

 

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シフト管理ツールを導入することで、シフト表の作成や調整作業を省力化できます。ここでは、シフト管理ツールの1つである「勤務シフト作成お助けマン」の特徴を紹介します。

 

 

「勤務シフト作成お助けマン」の特徴

勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報システム株式会社(JRシステム)が提供しているクラウド型のシフト管理ツールがあり、用途に合わせて2種類のサービスが用意されています。クラウド型なので導入がスムーズであり、操作性に優れているので、初めて利用する場合でも安心して使えます。

勤務シフト作成お助けマンDayでは、「連続勤務は最大で〇日まで」「遅番の翌日は早番を割り当てない」など、各スタッフの勤務条件に合わせてきめ細かな設定ができます。スタッフはスマホから勤務日や休みの希望を登録できるので、個々のスタッフの希望に合わせたシフト表の作成が可能です。

勤務シフト作成お助けマンTimeは、パート・アルバイトのシフト管理に適した設計であり、勤務希望をスマホで集約できるので多くのスタッフがいても管理がスムーズに行えます。また、複数店舗のシフトを一元管理できるので、小売業・飲食店・サービス業など幅広い業種で利用されています。

 

 

トライアルで使い心地を試してみよう

「勤務シフト作成お助けマン」では、2ヶ月間の無料トライアル期間が設けられています。そのため、実際にツールの使い心地を確かめてから導入を検討することが可能です。

幅広い業種に対応した仕様となっているので、シフト管理で抱えがちな悩みをうまく解消できます。現場のスタッフの意見も交えながら、自社に合ったツールかどうかを判断してみましょう。

まとめ

シフト管理を適切に行うことは、スタッフのモチベーションを維持するだけでなく、業務の効率化にも影響します。しかし、個々のスタッフの希望や勤務条件をうまく反映させたシフト表を作成するには、時間や手間がかかってしまいがちです。シフト管理にまつわる課題を解決するために、エクセルでの管理やシフト管理ツールの導入を検討してみましょう。

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