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保育士・保育園のシフト表の組み方って?自動作成で負担軽減

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0歳から小学校入学前まで、さまざまな年齢の子どもが集まる保育園。家庭環境によっては、一日の大半を保育園で過ごす子どももいます。保育士のキャリアやクラスの人数を考慮し、子ども一人ひとりをケアできる体制で対応しなければ、重大な事故が発生しかねません。

そのため、保育の現場では適切なシフト表の組み方や作成が求められます。今回は、園児や保護者、保育園運営者、保育士らすべての人が安心できるシフト表作成についてご紹介します。

  1. 保育園におけるシフト表作成の悩み
    1-1. 労働基準法や配置基準を守らなければならない
    1-2.園の意向の対応も
  2. 子どもの安心を考えたシフト
  3. 保育現場におけるシフト問題の解決策
    3-1.シフト作成のコツを活用する
    3-2.自動作成ツールでシフト業務を時短
  4. 保育士シフトにぴったりの自動作成ツール
  5. まとめ
勤務シフト作成お助けマン

保育園におけるシフト表作成の悩み

1-1. 労働基準法や配置基準を守らなければならない

保育園は、働く保護者に合わせて長時間開園しています。しかし、保育士の勤務時間も、労働基準法により週40時間一日8時間以内と定められています。くわえて、一般的に保育園は、日曜、祝日、年末年始はお休みですが、土曜日は開園しているところが多いため、保育士には平日に休みを取得してもらわなければいけません。そのような状況から、三交代制のシフト制を採用している保育園が多いです。たとえば、以下のようなシフトです。

  • 早番:7時~16時
  • 中番:9時~18時
  • 遅番:11時~20時

しかし、保育園には発表会や遠足といった、保育士が必ず参加しなければならない行事もあります。このような参加必須のイベントも考慮しながら、シフト作成者はシフト表を作成しなくてはなりません。

さらに、各児童福祉施設には、国が定める「保育士の配置基準」があります。0歳児の場合、子ども3人につき1人以上の保育士が必要です。これが1歳児と2歳児になると、6人につき保育士1人以上。3歳児は20人につき保育士1人以上、4歳以上児は30人につき1人以上と定められており、必ずこの基準を満たさなければなりません。

1-2. 園の意向の対応も

法令を遵守するだけでなく、「乳幼児クラスはキャリアのある保育士を担当させたい」、「新人保育士は4歳、5歳クラスを担当させて経験を積ませたい」といった、保育園側の意向にも対応する必要があります。

しかしその意向に沿った結果「16時まではベテラン、それ以降はキャリアの浅い保育士で管理」という状況になってしまえば、保護者にも不安を与えてしまいます。

このように、保育士のシフト表作成は非常に多くのハードルがあるのです。

子どもの安心を考えたシフト

保育園には、さまざまな個性を持った子どもが集まっています。特定の保育士にしか懐かない園児もいるでしょう。乳幼児であれば、担当保育士が変わると動揺してしまうケースもあります。「園児が昼寝の時間に寝付けなくなり、保育士も休憩時間が取れなくなる」といった悪循環に陥る可能性もあります。交代や引き継ぎの際は、キャリアだけでなくタイミング、園児と保育士の相性なども考えなければなりません。

このようなシフト表作成、管理業務は園長や主任などの管理職が担っているのではないでしょうか。本来、しっかり子どもと向き合いながら新人教育をしなければならないベテラン保育士。そのような人材がシフト表作成に時間を割いてしまうのは非効率です。子どもが安心できる環境を目指すために、シフト業務の改善、効率化はすぐに取り組むべきでしょう。

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保育現場におけるシフト問題の解決策

では、シフト業務改善のために何をすべきでしょうか。

3-1. シフト作成のコツを活用する

エクセルや手書きでのシフト作成でも、コツを知れば難しい保育士のシフト作成も効率化することができます。

まずは時間帯や担当を記号化しましょう。たとえば早番は「早」、中番は「中」、遅番は「遅」、休みは「休」など、誰もがわかりやすいシンプルな記号で表します。

次に曜日や時間帯の条件設定します。月曜日は「早3人」「中5人」「遅2人」というように、配置基準とキャリアを意識しながら設定していきます。

続いてパターン化をします。「早・遅・休・早・中・遅」などの働き方のパターンを作成します。勤務時間、休日、インターバルなどを考慮しつつ、作成したパターンをそれぞれの保育士に割り当てていきます。

一人ずつまたは1日ずつシフトを組み込む方法と比べて、あらかじめ設定した条件にパターンを当てはめていく方がはるかにスムーズです。

3-2. 自動作成ツールでシフト業務を時短

多くの保育園ではエクセルを活用したシフト表作成、管理を行っているのではないでしょうか。もしかしたらエクセルなどで表だけを作成して印刷し、手書きのシフト表を運用している現場もあるかもしれません。確かに保育の現場では、椅子に座ってパソコンと向かい合うことが主な業務ではありません。また、一般的な企業のように、業務改善に投資する資金を潤沢に確保している保育園は少ないのではないでしょうか。

しかし、エクセルや手書きによるシフト表作成は多くの時間を費やすことになります。さらに、エクセルで作成されるシフト表は属人化されやすく、いつまでたってもベテラン保育士が管理業務をしなければならない状況に陥りやすくなることも。当然「人数不足やキャリアを考慮しない人員配置になってしまう」などのミスも発生しやすくなるでしょう。

そこで注目されているのが「シフト表自動作成ツール」です。シフト表自動作成ツールは、1台のパソコンとインターネットにアクセスできる環境さえあれば、どんな現場でもすぐに利用することが可能。新たな機器の導入や大掛かりな工事をする必要が無く、コストを抑えた業務改善を実現させます。

保育士シフトにぴったりの自動作成ツール

シフト表自動作成ツールは、人に変わってPCがシフトを作成します。シフト表管理者は保育士の名前や必要勤務人数、休日、割り当てるクラスといった必要事項を入力するだけ。何日もかけて作成していたシフト表が、ものの数分で完成します。10人以上の保育士を抱えている、数人のフリー保育士がいる、複数の保育園を運営しているなど、複雑な現場のシフト表は特に導入すべきシステムでしょう。

たとえば、みどりの窓口をはじめとするJRグループ関連の情報システムに関わる「鉄道情報システム株式会社」が提供している「勤務シフト作成お助けマン」は「保育園にマッチしたシフト表がコストを抑えた形で手軽に作成できる」と評判のサービスです。

勤務シフト作成お助けマンはエクセルに近いシフト表画面などが用意されており、直感的でシンプルな操作が可能。誰でもすぐに扱えます。さらに、保育士のキャリアや勤務できるシフトなど、きめ細かい条件設定を可能にした柔軟性もポイント。JR関連のシステム運用で培った万全のセキュリティも選ばれている秘訣といえます。勤務シフト作成お助けマンは、2ヶ月間の無料トライアルが可能。まずは、体験してみることをお勧めします。

シフト表自動作成に関する資料をご用意しています

まとめ

シフト表自動作成ツールの導入は、今すぐに実現可能な業務改善の一つ。それは、現場で働く保育士の負担軽減、子どもを預ける保護者の不安軽減、そして園児のストレス緩和にも繋がります。「間違いのないシフト表を迅速に作成すること」こそ、しっかりと子どもたちと向き合えるシフト表の組み方と言えるでしょう。