毎月の勤務表作成に、どれくらいの時間を費やしていますか？
「スタッフの希望休が重なって調整がつかない」「労働基準法に違反していないか不安で何度も見直してしまう……」そんな悩みを抱えながら、深夜までパソコンと向き合っている管理者の方は少なくありません。
正確な勤務表を作ることは重要ですが、そのために他の業務が圧迫されてしまっては本末転倒です。
そこで本記事では、Excelテンプレートを使った手軽な作成術から、専用システムによる自動化のメリットまで、勤務表作成をスムーズにするためのノウハウを解説します。
現在の管理方法に限界を感じている方や、より効率的な手段を探している方にとって、読み終える頃には自社に最適な解決策が見つかるはずです。毎月のシフト作成の悩みから解放されるヒントを、ぜひ見つけてください。
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・勤務表作成は希望休調整や法令遵守の難しさから、管理者の負担が大きい業務です
・手軽なExcelテンプレートから、法令遵守や自動化を叶える専用システムまで多様な解決策があります。
・自社の管理範囲、規模、勤務形態に合うかを見極め、無料トライアルなどを活用して最適な方法を選びましょう。
勤務表（シフト表）とは？重要性と種類
勤務表（シフト表）とは、従業員がいつ、どのくらいの時間働くかを可視化した計画表のことです。
単にスケジュールを共有するツールとしてだけはなく、「労働基準法に基づき、適切な労働時間や休日を管理している」という根拠としても役立ちます。
適切な勤務表作成は、人手不足による現場の混乱を防ぎ、無駄な残業を減らして人件費を適正化するためにも欠かせません。また、従業員のワークライフバランスを守ることで、定着率の向上にもつながります。
勤務表の基本項目
実用的でトラブルのない勤務表を作成するためには、以下の項目を網羅しておく必要があります。これらが抜けていると、給与計算のミスや当日の役割分担による混乱を招きかねません。
・雇用形態
正社員、パート、アルバイトなどの契約区分
・氏名
従業員のフルネーム
・役割・配置
その日のポジション（例：ホール、キッチン、リーダー）
・勤務時間
始業時刻、終業時刻、および具体的な休憩時間
・合計時間
日ごとの実働時間や、月間の労働時間総計
特に「休憩時間」の明記は、法定休憩の取得漏れを防ぎ、コンプライアンスを遵守する上でも重要です。
Excelで勤務表を作成する方法
多くの企業において、勤務表の作成にはExcelが利用されています。追加費用がかからず、使い慣れた操作感で管理を始められる点が魅力です。
しかし、数式を組んでいく作業は意外と時間がかかるかもしれません。ここでは、Excelを使って効率的に勤務表を作成するための方法や、ポイントについて解説していきます。
Excel初心者はテンプレートを活用
Excel操作に自信がない場合や、作成時間を短縮したい場合は、Web上で配布されている無料テンプレートを活用するのがおすすめです。インターネット上には、多様な業種や勤務形態に合わせたフォーマットが数多く公開されています。
これらをダウンロードして利用すれば、レイアウトを一から設計したり、必要な項目を考えたりする手間がかかりません。自社のルールに近いものを選び、微調整を加えるだけですぐに運用をスタートさせられます。
Excelで作成できる勤務表の種類
Excelなら、目的に応じて自由な形式で表を作成できます。代表的なものとして、以下の3つがあります。
・月間カレンダー方式
1ヶ月全体を見渡せる形式です。誰がどの日に休みか、日付ごとの配置人数を把握するのに適しています。
・ガントチャート方式
時間軸を横に取り、帯状に勤務時間を表示する形式です。時間帯ごとの人員の厚みが一目でわかるため、飲食店や小売店など、ピークタイムの人員配置が重要な業種に向いています。
・週間・リスト方式
1週間単位などで詳細な情報を記載する形式です。業務内容や注意事項など、細かい指示を書き込みたい場合に便利です。
現場の課題に合わせて、最も見やすい形式を選定しましょう。
Excel作成のメリットとデメリット
Excelでの運用には、手軽さの一方でリスクもあります。導入前に理解しておくことが大切です。
・メリット
最大の利点はコストパフォーマンスです。新たなシステムを購入する必要がなく、現在あるソフトで完結します。また、セルの色分けや項目の追加など、自社の独自ルールに合わせて自由にカスタマイズ可能な点も魅力です。
・デメリット
関数やマクロの知識がないと高度な自動化は難しく、作成作業が属人化しやすい傾向にあります。担当者が不在の際に誰も修正できない、という事態にもなりかねません。
また、ファイルを共有する際に最新版がわからなくなったり、スマホでの閲覧・編集がしづらかったりする点も課題となりがちです。
Excel作成に便利な関数・機能
Excelの機能を活用すれば、転記ミスを防ぎ、毎月の作成作業をスムーズに進められます。特に以下の関数や機能は、シフト管理において役立ちます。
・DATE関数
年と月を指定するだけで、日付を自動的に表示させられるので、月が変わるごとの入力作業を減らせます。
・WEEKDAY関数・TEXT関数
日付情報をもとに、曜日を自動で表示させ、手入力による曜日の間違いを防ぎます。
・条件付き書式
土日祝日のセルに自動で色をつける、あるいは特定のスタッフの連勤時にアラートを出すといった設定が可能です。
・ドロップダウンリスト（入力規則）
シフト区分（早番・遅番など）を選択式にすることで、入力ミスや表記揺れを防げます。
これらを組み合わせて、使いやすくミスの少ない勤務表に仕上げてみてください。
シフト管理システムによる勤務表作成
Excelでの管理に限界を感じたり、スタッフの人数が増えて調整が困難になったりした場合は、専用の「シフト管理システム」の導入を検討する時期です。
システムを導入すれば、シフトにまつわる業務フロー全体を変えられます。Excel運用との違いや、システム化によって得られるメリットは以下の通りです。
Excelとシステムの違いExcelとシフト管理システムの決定的な違いは、手作業への依存度と機能の専門性にあります。Excelは手軽ですが、希望休の収集や確定したシフトの配布、労働時間の集計といった周辺業務は、手作業や目視確認が必要です。
そのため、転記ミスや共有漏れのリスクが常につきまといます。一方、シフト管理システムならこれらの業務を一元管理することが可能です。希望休の回収から作成、共有までクラウド上で完結できるため、アナログな作業は大幅に削減されます。
初期設定やコストは必要ですが、日々の運用負担は軽くなります。
シフト管理システムを導入する理由
多くの企業がシステム導入に踏み切る理由は、ほとんどが「シフト作成にかかる負担やリスクをなくしたい」ためです。従業員一人ひとりのスキル、契約時間、相性、そして法令遵守など、考慮すべき条件が増えれば増えるほど、人力での作成が難しくなります。
また、「シフトが偏っている」といった不公平感によるスタッフの離職を防ぎたい、というニーズも少なくありません。シフト管理システムなら管理者の勘や経験だけに頼らず、誰が作っても一定のクオリティと公平性を担保できます。
システム導入のメリット
システム化によるメリットは、作成時間の短縮だけではありません。例えば、条件を設定すれば、AIやアルゴリズムが最適な人員配置を提案してくれるため、悩む時間がなくなります。
また、スタッフはいつでも自分のスマホから希望休の提出やシフトを確認できるため、満足度も高まるでしょう。
さらに、勤怠管理システムや給与計算ソフトとデータを連携させれば、毎月の集計作業や給与計算の手間も同時に解消され、バックオフィス業務の効率化にもつながります。これにより、本来注力すべきマネジメント業務に時間を割けるようになるのです。
システム選びのポイント
現在はさまざまなシステムがあり、自社に合わないものを選ぶと現場が混乱してしまいます。選定時は以下の要素を比較検討しましょう。
・導入コスト
初期費用や月額料金が見合っているか（無料プランの有無など）。
・操作性（UI）
パソコンが苦手な管理者やスタッフでも直感的に使えるか。
・業種への適合
飲食店、医療・介護など特有の勤務体系に対応しているか。
・サポート体制
導入時の設定支援やトラブル時の対応窓口が充実しているか。
まずは無料トライアルなどを活用し、実際の使用感を確かめてから本格導入することをおすすめします。
公平で効率的な勤務表を作るコツ
勤務表の作成は、スタッフ一人ひとりの生活や希望を尊重しつつ、店舗や企業の運営に必要な労働力を確保するという、高度なバランス感覚が求められる業務です。
ここでは、管理者が直面しやすい課題を整理し、公平かつ効率的に運用するための視点を紹介します。
シフト作成者のよくある悩み
シフト管理を担当する方に多いのが、「スタッフの希望休が特定の日程に集中して調整がつかない」という悩みです。週末や連休などは希望が重なりやすく、誰かに我慢してもらわなければならない場面も少なくありません。
また、慢性的な人手不足により、必要人数が確保できないケースや、調整交渉に時間を取られすぎて本来の業務が進まないという問題も深刻です。
こうした悩みは、個人の調整力やコミュニケーションだけで解決しようとすると限界があります。スタッフの納得感を高めつつ負担を減らすためには、客観的なデータを提示できるツールの活用や、ルール自体をシステム化するのが効果的です。
法令遵守と休暇管理
近年、働き方改革関連法の施行により、シフト作成におけるコンプライアンスの重要性が高まっています。
特に「年5日の有給休暇取得義務」や「時間外労働の上限規制」には注意が必要です。
これらを無視してシフトを組んでしまうと、労働基準法違反となり、企業としての信頼を損なうだけでなく罰則の対象となる恐れもあります。
しかし、スタッフごとの有給残日数や、月間の累計残業時間を頭の中で計算しながらシフトを組むのは、難しいでしょう。
意図せぬ法律違反を防ぐためにも、休暇の取得状況とシフト作成を連動させ、労働時間が超過しそうな場合に警告を出すシステムのニーズが高まっています。
まとめ
勤務表はスケジュールの管理だけでなく、スタッフの生活と会社のコンプライアンスを守るために欠かせないものです。もし、Excelで管理している場合は、より使いやすい無料テンプレートを利用しましょう。
さらに、根本的な自動化や法令遵守の強化を目指すなら、シフト管理システムの無料トライアルで、実際の使い勝手を試してみるのもおすすめです。
ツールを見直すことで生まれた余裕は、必ず職場の環境改善につながります。
自社の勤務形態に合わない場合がある
最後に一点だけ注意点をお伝えします。Excelのテンプレートやシフト管理システムは、必ずしもすべての企業にフィットするわけではありません。
例えば、従業員が数名の小規模店舗であれば、高機能なシステムはオーバースペックとなり、かえって入力の手間が増える可能性があります。また、業界特有の特殊な勤務ルールや、複雑すぎる独自規定がある場合、パッケージ型のシステムでは対応しきれないケースもあります。
流行っているからといって安易に導入を決めず、「自社の規模やルールで本当に運用が回るか」を見極めることが大切です。
無料期間などを活用し、現場のスタッフとも相談しながら最適な方法を選定してください。
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