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コンビニ店長のお悩み解消!シフト作成の負担を減らすポイント

convenience-store-shift124時間営業のコンビニでは、常に誰かが出勤している状態になるようシフトを作成しなければなりません。欠員が生じやすい状況では、シフトの調整作業に追われてしまいます。シフトを作成する際に発生しやすい問題を洗い出し、あらかじめ有効な対策を講じることが大切です。

この記事では、人手不足に陥らないための人材管理のポイントや、スムーズなシフト作成のコツを解説します。

  1. シフト管理で抱えがちな3つの悩み
    1. 早朝・夜間の人手が足りない
    2. 急に欠員が出て困る
    3. 希望通りのシフトを組みづらい
  2. 人手不足を解消するために必要な人材管理のポイント
    1. 従業員とのコミュニケーションを普段から大切にする
    2. 採用時に勤務条件をよく擦り合わせておく
    3. お店を任せられる従業員を育てていく
  3. シフト作成を円滑に進めるための改善策
    フレキシブルな勤務パターンを設ける
    自動化できるシステムを導入する
  4. まとめ
勤務シフト作成お助けマン

シフト管理で抱えがちな 3 つの悩み

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コンビニ業界でも人手不足は悩みの種です。そのため、24時間営業のシフト管理で頭を悩ませるケースは少なくありません。これに適切に対策するために、コンビニの店長がシフト管理で抱えやすい悩みについて、まずは整理しておきましょう。

1. 早朝・夜間の人手が足りない

24時間営業のコンビニが抱える課題の一つに、慢性的な人手不足があります。特に早朝や夜間は、学生や主婦(主夫)が出勤しづらい時間帯なので、シフトを埋めるための人員を確保するのに苦労することも少なくありません。

多くのコンビニが早朝や夜間の時給を上げる方法で対応していますが、思うように効果が出ないこともあります。

2. 急に欠員が出て困る

シフトを組んだ後で、変更の申し出があることは珍しくありません。体調不良や子どもの発熱などによって、従業員が急に出勤できなくなる場合があるからです。そうしたとき、店長自らが出勤してシフトを埋めることはできるものの、人手不足の抜本的な解決にはつながりません。

また、当日のシフトに入っているほかの人に残業や早出をお願いしたり、近隣に住んでいる従業員に急きょ出勤をお願いしたりするケースもあります。その場合、扶養の範囲内で働く人や外国人留学生などは、週あたりの勤務時間に制限があるため、勤務時間の確認作業に大変な労力を要することも。

3. 希望通りのシフトを組みづらい

個々の要望を反映しようと努力しても、すべての従業員の希望を盛り込んでシフトを作成することは困難です。特定の従業員の希望を叶えるために、ほかの従業員に連勤や長時間勤務をお願いしてしまうと、負担をかけることにもなります。

シフトの希望がなかなか通らない状態が続くと、従業員のモチベーション低下や離職につながることもあるので注意が必要です。ただでさえ人手不足の状態でさらに従業員が辞めてしまえば、シフト管理がますます困難になってしまいます。

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人手不足を解消するために必要な人材管理のポイント

convenience-store-shift3シフト管理で生じやすい悩みを解消するには、日頃から人材管理に気を配る必要があります。どのようなポイントに気をつけるべきかを解説します。

1. 従業員とのコミュニケーションを普段から大切にする

急な欠員が出た際、ほかの従業員に手助けしてもらうには、日頃から円滑なコミュニケーションを取っておく必要があります。困ったときだけお願いするのではなく、普段から従業員と信頼関係を築いておくことが大切です。

何気ない会話のやりとりであっても、従業員がどのような不満を抱えているかを把握できますし、メンタルケアにもつながります。

2. 採用時に勤務条件をよく擦り合わせておく

店舗を回すための人員が確保できているにもかかわらず、思うようにシフトを組めないときは、従業員との間で勤務条件について「認識のズレ」が生じてしまっている可能性があります。採用時の説明とその後の対応に違いがあれば、従業員が不満を抱くかもしれません。

この問題を解消するには、「土日にも働いてもらいたい」「週に4日はシフトに入ってほしい」など、採用面接時にきちんと希望を伝えておくことが大切です。また、求人広告は定期的に見直して、応募者との間に認識のズレが起こらないように気をつけておきましょう。

3. お店を任せられる従業員を育てていく

コンビニの業務は多岐にわたるため、管理業務を含めてすべての業務を店長だけで対応しようとしても無理が出てしまいます。そのため、店舗業務をある程度任せられる人材を従業員のなかから育てていくことが重要です。

店長が店舗にいない日があっても、従業員自身が仕事を回せるようになれば負担は減ります。また、現場の意見を拾い上げてくれることも期待でき、円滑な人材管理に役立てられるはずです。

シフト作成を円滑に進めるための改善策

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シフト作成をスムーズに行うためには、勤務パターンの見直しと自動化できるシステムの導入が欠かせません。それぞれのポイントについてご紹介します。

フレキシブルな勤務パターンを設ける

早朝シフト(6~9時)や夜間シフト(22~翌朝6時)などのシフト管理が難しい場合は、勤務パターンを見直すことがカギとなります。

たとえば、以下のように勤務時間を見直すことで、早朝の人手不足を解消できます。

勤務時間帯 改善前 改善後
早朝 6:00~9:00 不要
日中 9:00~17:00 8:00~17:00
夕方 17:00~22:00 17:00~23:00
夜間 22:00~6:00 23:00~8:00
 
上記のように4パターンの勤務体制から3パターンに変更することで、早朝のシフトを不要とすることが可能です。ポイントは日中・夕方・夜間の勤務時間を1時間ずつプラスしている点で、過剰な負担増を避けつつシフトを組みやすくしています。


一方で、「短時間だけ働きたい」という従業員のために、1時間刻みでフレキシブルに働けるような仕組みを整えることも大切です。子育てや介護などで忙しい人にも戦力になってもらうための工夫も取り組んでみましょう

自動化できるシステムを導入する

シフトの作成・管理方法を見直すのも大切です。Excelなどで毎月シフトを作成したり管理したりしていると、大変な時間と労力を要します。また、従業員との情報共有がしづらいという点にも注意が必要です。さらに、複数の店舗を運営している場合は、店舗間の労働状況を把握しづらくなるといったデメリットもあります。

このような課題を克服するために、シフト表作成や管理を自動化できるシステムの導入を検討してみましょう。まず、従業員自身がスマホを通じて希望するシフトを提出し、自動でシフト表を作成する仕組みを整えます。このような仕組みを導入することで、管理者は調整作業だけを行えば済むようになるのです。

クラウド型のシステムであれば、完成したシフトを従業員と共有しやすく、入力漏れや連絡漏れなどのミスを減らすことができます。また、情報を一元管理できるので他店舗の状況も把握しやすく、欠員が出た際などに応援を頼みやすくなるといったメリットもあり、安心です。

シフト管理を「見える化」することで、従業員にとって不公平感を覚えづらいシフトを組むことが可能になります。コストを抑えつつ、スムーズなシフト管理が実現できます。

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まとめ

コンビニのシフト管理では、急な欠員の対応に追われることが少なくありません。急なシフト調整にも素早く対応できるように、日頃から従業員とのコミュニケーションを重視し、勤務パターンを見直しましょう。

また、シフト管理の負担を減らすために自動化システムの導入を検討することも大切です。JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマンTime」なら、シフト表の自動作成機能が標準機能に含まれており、低価格で導入できます。

シフト管理にかかる業務負担を軽減し、円滑な営業を実現するために、ぜひ活用してみましょう。

 

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