飲食店の店長やマネージャーにとって、毎月のシフト作成は多くの時間を費やす業務です。同じように悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
「スタッフの希望をなるべく叶えたい」「でも、人件費は予算内に抑えなければならない」など、悩みは尽きません。シフト作成は、担当者の経験と勘に頼る属人化した作業になりがちですが、それでは安定した店舗運営は望めないでしょう。
この記事では、こうしたシフト作成の悩みを解決するための作成ステップや、ITツールを活用した効率化、スタッフの満足度を高めて離職率を下げる運用方法などを解説します。
最後まで読めば、担当者ごとの偏りをなくし、質の高いシフトが作れる「仕組み」を構築するヒントになるでしょう。業務の効率化と働きやすいお店作りの参考にしてください。
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飲食店シフト作成の重要性と現場の課題
飲食店のシフト作成は、単なる勤務時間の割り当て作業ではありません。適切なシフトは、人件費の最適化、お客様へのサービス品質維持、スタッフのモチベーション向上に直結します。
まさに、経営の生命線とも言える重要な業務です。
しかし、多くの現場では、シフト作成に関する様々な課題に頭を悩ませています。
ここでは、多くの店長が抱えるシフト作成の課題について見ていきましょう。
繁忙期・閑散期の人員配置が難しい理由
飲食店の売上は、季節や曜日、天候、近隣のイベントなど様々な要因で変動するため、常に最適な人員配置を行うことは至難の業です。繁忙期にスタッフが不足すれば、お客様への提供遅れやサービス品質の低下を招きます。
その結果、売上を逃す原因にもなるのです。逆に、閑散期にスタッフが多すぎると、人件費が無駄になってしまいます。
特に、忘年会シーズンのような繁忙期と、年明けの落ち着いた時期とでは、必要な人員数が全く異なるでしょう。過去の売上データや予約状況から客数を予測し、人員を配置する必要があります。
しかし、その予測が外れることも少なくありません。この「読み」の難しさが、人員配置を困難にしている大きな理由です。
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急な欠員・遅刻対応の負担
スタッフの急な体調不良による欠勤や遅刻は、シフト作成者にとって頭の痛い問題のひとつです。特に、代わりのスタッフがすぐに見つからない少人数の店舗では、影響が深刻でしょう。
例えば、店長自らが穴埋めをしたり、休日返上で出勤したりするケースもあります。また、他のスタッフに急な出勤を依頼するのも大変です。
一人ひとりへ連絡を取る手間がかかり、断られた際はさらに別のスタッフを探さなければなりません。こうした突発的な事態は、店舗の通常運営に支障をきたします。
日頃からスタッフ間で情報を共有し、いざという時に助け合える関係性を築いておくことが大切です。さらに、すぐにヘルプを募集できる仕組みがあると心強いでしょう。
スタッフ間の公平性確保の難しさ
シフト作成における永遠の課題は、スタッフ全員の希望休を最大限考慮しつつ、店舗の運営に必要な人員を確保することです。全員の希望を完璧に叶えるのは現実的に難しく、特定のスタッフに勤務が偏ったり、希望が通らないこともあります。
そうすると「不公平だ」という不満が生じやすくなるでしょう。たとえば、特定の曜日に希望者が集中したり、特定のスタッフだけが週末勤務を免れたりするケースがあります。
このような状況が続くとチーム全体の士気が下がり、離職にもつながりかねません。特に、パートやアルバイトスタッフが多い店舗では注意が必要です。
希望休の調整が、人間関係のトラブルに発展するケースは珍しくありません。店舗の都合とスタッフの働きやすさ、この二つのバランスをうまく取ることが、スムーズなシフト運用のコツです。
法令遵守の観点からの課題
シフトを作成する上で、絶対に見過ごせないのが法律の遵守です。飲食店は他の業種に比べて労働時間が不規則になりがちですが、法律で定められたルールは必ず守らなくてはなりません。
例えば、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与える必要があります。また、近年では働き方改革の一環として「勤務間インターバル制度」が導入されました。
これは勤務終了から次の勤務開始までに一定の休息時間を確保するもので、導入は努力義務とされています。こうした法令知識が不十分なままシフトを組んでしまうのは非常に危険です。意図せず違法な労働環境を生み出しかねません。
スタッフの健康を守り、企業の信頼を維持するためにも、正しい知識に基づいたシフト作成が不可欠です。
飲食店シフト作成の基本ステップ
飲食店をスムーズに運営し、スタッフのモチベーションを保つためには、シフト作成の「標準化」や「マニュアル化」が大切です。感覚や経験だけに頼ってしまうと、担当者によってシフトにばらつきが出たり、急な担当変更があった際に業務が滞るリスクがあります。
あらかじめ基本的なステップを明確にし、誰が担当しても一定の品質でシフトが組めるようにすれば、効率性が格段に向上するでしょう。ここでは、飲食店のシフト作成における基本的な流れをステップごとに解説していきます。
必要人員とスキルマップの作成
シフト作成は、まず店舗運営に必要な人員を正確に把握することから始まります。曜日や時間帯ごとの売上予測を立て「ピークタイムにはホール3名、キッチン2名」といった具体的な必要人数を算出しましょう。
このとき重要なのが、人数ではなく、スタッフ一人ひとりの能力を可視化した「スキルマップ」の作成です。例えば「Aさんはレジもキッチンも対応可能」「Bさんは新人なので、ベテランと組ませる必要がある」といった情報を一覧にしておきます。
スキルマップがあれば、個々の能力を考慮した最適な人員配置が可能になり、サービスの質を向上できます。感覚に頼るのではなく、データと個々のスキルに基づいた計画こそが、シフト作成の土台となるのです。
希望休と店舗ニーズの調整
次に重要なのが「スタッフの希望休と店舗に必要な人数をいかにバランスよく調整するか」です。スタッフのモチベーション維持のためには、可能な限り希望を叶えてあげるべきでしょう。
とは言え、店舗運営の都合もあるため、全員の希望を100%叶えるのは難しいと思います。そこで、希望休の提出期限や日数制限といったルール作りが欠かせません。
例えば「希望休は月に3日まで」「提出は毎月20日厳守」といったルールがあれば、スタッフも計画的に休みを申請できます。希望が重複した際の調整方法も決めておくと、より公平性が保たれるでしょう。
スタッフ間の不満を最小限に抑え、協力的な関係性を築くことが大事です。
シフト表の作成と確認プロセス
希望休の収集と調整が終わったら、いよいよシフト表の具体的な作成に入ります。洗い出した必要人員とスキルマップを参考に、全体のバランスを見ながら時間割に落とし込んでいきましょう。
作成する際は、休憩時間や勤務間インターバルなど、労働基準法を遵守しているかを常に確認しながら進めるのがポイントです。また、公開前に必ず複数の目でのチェックが欠かせません。
店長やサブマネージャーなど、別の担当者が確認すれば、見落としやミスを防げます。完成したシフト表は、スタッフ全員がいつでも確認できるよう、掲示するなどで共有しましょう。
こうした一連の流れは、協力的な関係性を築くことにつながります。
飲食店シフト作成を効率化する方法
飲食店の経営者や店長にとって、シフト作成は時間と手間がかかる業務です。手作業でのシフト作成は、スタッフの希望を調整するだけでも一苦労でしょう。
さらに、急な変更や欠員への対応も重なると、大きな負担です。しかし、シフト作成業務を効率化する方法はあります。ここでは、効果的なシフト作成の効率化施策を見ていきましょう。
クラウドシフト管理システムの活用
手書きやExcelでのシフト管理に限界を感じているなら、クラウドシフト管理システムの導入がおすすめです。これらのシステムは、シフト作成を自動化・効率化する機能が満載です。
例えば、スタッフの希望休やスキル、労働時間の上限といった条件を登録しておくだけで、システムが最適なシフト案を自動で作成してくれます。また、完成したシフトはスタッフのスマートフォンアプリに一斉に共有でき、急な変更があった際もリアルタイムで通知が可能です。
紙を印刷して配布したり、一人ひとりに連絡したりする手間が一切なくなります。人件費の自動計算機能などを備えたシステムも多く、管理業務全体の負担を大幅に軽減してくれるでしょう。
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テンプレート活用とカスタマイズ
専用のシステム導入はまだ難しいと感じる場合でも、Excelなどの「テンプレート」を活用するだけでも、シフト作成は格段に効率化が可能です。
インターネット上には、飲食店向けの無料シフト表テンプレートが豊富に公開されています。これらをダウンロードして活用すれば、ゼロから作成する手間が省けます。
たとえば、スタッフの名前や職種、勤務時間帯をあらかじめ入力しておけるものや、休憩時間を自動で計算してくれる機能が付いたものもあります。お店の規模やスタッフの人数に合わせて自由にカスタマイズすれば、より使いやすくオリジナルのシフト表が作れるでしょう。
まずは無料のテンプレートをうまく活用して、時間短縮を目指しましょう。
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データ活用による繁閑予測
シフト作成の精度を上げ、無駄な人件費を削減するためには、データに基づいた繁閑予測が欠かせません。これまでの経験や勘だけに頼るのではなく、客観的なデータを活用することで、より的確な人員配置が可能になります。
最も基本的なデータは、POSレジに蓄積された過去の売上データです。曜日別・時間帯別の売上を分析してみましょう。そうすれば、お客様が集中するピークタイムや、比較的落ち着いているアイドルタイムが明確に見えてきます。
さらに、天候や外部要因が来店数にどう影響するかの分析も欠かせません。例えば、雨の日や気温が高い日、地域のお祭りといったイベント開催日のデータを集めることが大切です。
これらのデータを活用すれば、戦略的なシフトを作成でき、お客様が集中する時間帯は多めに、そうでない時間帯は少なめに人員を配置する、といった判断ができます。
スタッフ満足度を高めるシフト運用
効率的なシフト作成は重要ですが、それ以上に大切なのがスタッフの満足度です。「このお店は働きやすい」と感じるシフト運用は、モチベーションを向上させ、サービスの質を高めます。
そうすると、結果的に優秀な人材の離職を防ぎ、長く働いてもらうことにもつながるのです。ここでは、スタッフの満足度を高め、長く働きたいと思ってもらえる職場づくりについて解説します。
公平なルール設定
スタッフの不満で最も多いのが「シフトの不公平感」です。この不公平感を解消するには、ルールの設定と共有が欠かせません。誰の目にも明らかな公平なルールを作り、全員で共有しましょう。
ルールが曖昧だと、シフト作成者の個人的な感情で決められているという疑念を生みかねません。例えば、提出期限や月に希望できる日数といったルールを明確にしておくと、納得感が得られやすくなります。
作成したルールは、いつでも全員が確認できるよう、研修での説明やバックヤードへの掲示などで周知徹底しましょう。
柔軟な変更対応
明確なルールは重要ですが、一方でルールで縛りすぎず、柔軟に対応する姿勢もスタッフの信頼を得るためには欠かせません。学校のテストや子どもの急な発熱など、予期せぬ事情でシフト変更が必要になることは誰にでもあります。
「休みの交代を頼みづらい」という雰囲気をなくし、困ったときはお互い様という文化作りが大切です。例えば、急な欠員が出た場合、スタッフに協力を促すだけでなく、時には店長自らがシフトに入るなど、お店全体でサポートする姿勢を示すと良いでしょう。
日頃からコミュニケーションを取り、いざという時に協力し合える関係性を築いておけば、スタッフに安心感を与え、お店への信頼を深められます。
シフト作成マニュアル運用の注意点
シフト作成マニュアルは、一度作成して終わりというわけではありません。むしろ、作成してからが本当のスタートです。
店舗の状況や社会情勢は常に変化します。そのため、マニュアルが「作っただけ」で終わらないよう、いつでも使える状態を保つ工夫が欠かせません。
ここでは、作成したマニュアルを定着させ、継続的に改善していくための2つの重要な注意点を解説します。
定期的な見直しと改善
作成したシフト作成マニュアルは、定期的に見直し、改善していくことが欠かせません。その際に役立つのが、PDCAサイクルの考え方です。
まず「Plan（計画）」としてマニュアルを作成し「Do（実行）」として実際に運用します。そして、大切なのが「Check（評価）」のフェーズです。
たとえば、シフト作成に時間がかかりすぎていないか、スタッフからの不満は出ていないか、人件費は最適化されているかなどを定期的に振り返りましょう。もし課題が見つかれば、それを解決するための「Action（改善）」としてマニュアルを修正します。
このサイクルを継続的に回していけば、お店の実情に合った「本当に使える」マニュアルに育てていけるでしょう。
法改正や制度変更への対応
シフト作成マニュアルを運用する上で、特に注意が必要なのが労働基準法をはじめとする「法改正」や「制度変更」への対応です。常に最新の法令に対応できるよう、マニュアルの内容を更新し続けなければなりません。
例えば、近年では「勤務間インターバル制度」や「時間外労働の上限規制」などが導入されており、これらに対応したシフト作成が義務付けられています。もし、最新の法令に対応できていないシフト運用をしてしまうと、法律違反になりかねません。
そのため、常に最新の労働法規に関する情報をキャッチアップし、マニュアルの内容を適宜更新していくことが不可欠です。
まとめ：飲食店のシフト作成はマニュアル化で効率化と安定運営を実現
シフト作成は、単なる作業ではなく、お店の売上とスタッフの働きがいを両立させる重要な経営活動です。経験や勘に頼った属人的な方法から脱却し、ツールを導入して効率を高めましょう。
そうすれば店長の負担を減らせるだけでなく、公平で透明性の高い職場環境の実現にもつながります。記事で紹介したような手順やルールのマニュアル化が、安定した店舗運営への第一歩です。
また、スタッフも安心して働くことができ、結果としてお客様への質の高いサービス提供にも結びつきます。この記事を参考に、あなたのお店にぴったりのシフト作りの仕組みを見つけてください。
そして、スタッフが「ここで長く働きたい」と思えるお店作りを実現しましょう。
