<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=996778721472776&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

変形労働時間制とは?正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ

ライター: 勤務シフト作成お助けマン編集部

変形労働時間制の運用を誤ると法令違反になることも働き方改革関連法が2019年4月より順次施行されています。同法の施行にともない「客観的方法による労働時間の把握」が義務化されたため、管理職が従業員の労働時間を把握することは、企業の責務となりました。

労働基準法における法定労働時間は、原則として「1日8時間」「週40時間」と定められています。1日の労働時間が8時間であれば法定労働時間の範囲内となりますが、1日の労働時間が8時間を超えた場合は時間外労働となり、残業代を支払う必要があります。

企業としては、経費の削減と利益の確保を目指すために可能な限り人件費は抑えたいことでしょう。そこで注目したいのが「変形労働時間制」です。

一部の業種は繁忙期と閑散期が明確に分かれるため、繁忙期の人件費の増加が課題となっている企業もあるのではないでしょうか。そのような企業では変形労働時間制を導入すれば人件費の削減が見込めます。この記事では変形労働時間制について説明します。

  1. 変形労働時間制とは?
  2. 変形労働時間制に適した業種
  3. 誤った運用はブラック企業に
  4. 変形労働時間制導入に伴うシフト表の作成
  5. 適切なシフト表は自動作成サービスで
勤務シフト作成お助けマン

変形労働時間制とは?

変形労働時間制とは、1週間あたりの平均労働時間が40時間を超えなければ、企業側が1週間、1か月間、1年間の単位で従業員の労働時間を定められる制度です。

変形労働時間制を導入するとどのようなメリットがあるのか、また、導入した場合のデメリットはどんなことか、という点についてみていきます。

変形労働時間制を導入するメリット

変形労働時間制を導入するメリットは、従業員が1日8時間を超えて働いた場合であっても、他の日の労働時間を短縮して1週間あたりの平均労働時間が40時間以内に収まれば、残業代を支払う必要がない点です。これにより人件費の増加を抑えられ、経費の削減につなげられます。

変形労働時間制は、繁忙期と閑散期が明確に分かれる企業ほど導入の効果が高まります。一例として、ホテルを経営する企業で考えてみましょう。1か月におけるホテルの繁忙期は金、土曜日、祝日、連休などです。繁忙期は状況に応じて労働時間を延長する必要がある反面、平日など閑散期は労働時間を短縮してもさほど問題がない場合があります。

ホテルの現場では繁忙期に多くの従業員をシフトに入れるでしょう。時には何人もが、8時間以上働かなくてはならないということもあります。もし、ホテルで変形労働時間制を導入せず、毎日の労働時間が8時間を超えたら時間外労働となる場合、多くのホテルを展開している企業ほど雇用している従業員数が多くなるため、残業が増えるほど多額の残業代を支払わなくてはなりません。

しかし、変形労働時間制を導入していれば、ある日に残業した分は、他の日の労働時間を短くできるため、労働時間は法定労働時間の範囲内に抑えられます。変形労働時間制を導入すれば、繁忙期や閑散期に労働時間を調整しながら効率的に人件費を抑えることが可能となります。

変形労働時間制を導入した場合のデメリット

変形労働時間制を導入した場合のデメリットは、シフトの管理が複雑になること、変形労働時間制をルール通りに運用しなければ、変形労働時間制自体が無効になる点です。それぞれの内容について説明します。

シフトの管理が複雑になる

先述した通り、変形労働時間制では1週間・1か月間・1年間という一定の期間内において、1週間あたりの平均労働時間が40時間を超えなければ、残業代を支払う必要がありません。

しかし、通常は1日の労働時間が8時間を超えれば残業代を支払う必要があります。そのため、給与を計算する担当者は1日8時間を超えて働いた場合、残業代を支払う必要があるのか、それとも残業代の支払いは不要なのかを正確に判断しなければなりません。

これを誤って判断してしまうと、本来支払うべき給与の額よりも多くなってしまったり、逆に少なくなってしまったりすることがあり、会社や従業員に迷惑をかけてしまうこともあり得ます。

変形労働時間制をルール通りに運用しなければ無効になる

変形労働時間制を導入している企業の中には、シフト管理者が変形労働時間制の内容を正しく把握していないケースもみられます。たとえば、変形労働時間制を導入する場合は、就業規則で定めたうえで、従業員がその内容を理解している必要がありますが、変形労働時間制を就業規則で定めず、従業員がその内容を理解していなければ、変形労働時間制は無効となります。

もし、企業の上層部やシフト管理者だけが変形労働時間制を導入していると思い込んでいる状態で、ある日の従業員の労働時間が10時間になったとしましょう。その場合、変形労働時間制は無効となるため、2時間分は残業とみなされ、残業代を支払わなければなりません。

このように、変形労働時間制を正しく理解したうえで運用しないと、未払い残業代が発生するだけでなく、社会的信頼を失いかねない点に注意が必要です。

 

あわせて読みたい記事
【イラストで解説】シフト管理でココロが折れる…シフトにまつわる「あるある」集
シフト管理者・シフト勤務者におススメのシステム・アプリ
自動作成を特長とするシフト管理システム|導入する前に知っておくべきこと
シフト作成に特化したシフト管理システム比較|クラウドのメリットとは

変形労働時間制に適した業種

変形労働時間制を導入した企業は人件費の増加を抑えられるメリットがあります。しかし、変形労働時間制を導入するためには「就業規則に変形労働時間制である旨を明記する」「あらかじめ勤務シフトを確定し、周知する」などの条件を満たす必要があります。

変形労働時間制を正しく理解し運用するには、適法の条件とともに、自社に適した導入期間を把握しておきましょう。変形労働時間制には「1週間」「1か月間」「1年間」という3つの期間があります。

1週間の変形労働時間制の場合、1週間の労働時間が40時間を超えなければ、1日の労働時間が8時間を超える日があっても差しつかえありません。

また、1か月間あるいは1年間の変形労働時間制の場合、1か月間もしくは1年間の労働時間が1週間あたり40時間を超えない範囲であれば、労働時間が8時間よりも長い日を設けたり、もしくは8時間よりも短い日を設けたりすることも可能です。

1週間の変形労働時間制は、すべての従業員数が30人未満の小売業、旅館、飲食店・料理店のうち、労使協定を締結した場合に限り導入できます。本来であれば、変形労働時間制は1か月間あるいは1年間という期間で導入することが一般的ですが、少人数の事業所でシフト制を採用している業種の場合、常に1日8時間労働に収めることが難しい状況となります。そのため、特別に1週間単位での変形労働時間制の導入が認められています。

1か月の変形労働時間制は、ひと月の中で忙しい時期と比較的余裕を持って対応できる時期がある業種に適しています。たとえば、クレジットカードのコールセンターがあげられます。クレジットカードのコールセンターでは、利用明細書を発行する月半ば、あるいは月末を過ぎた時点で問い合わせが増えやすくなる傾向にあります。なぜなら、カードの利用者の手元に利用明細が届くと、カード会社に利用明細の内容を確認しようとして電話をする人が増えるためです。

そのような業種で変形労働時間制を導入すれば、忙しい時期に通常よりも長く勤務できる従業員を増やせるため、繁忙期であっても十分に対応できます。

1年間の変形労働時間制は、季節によって繁忙期と閑散期の波がある業種に適しています。具体的に説明すると、年間を通じて売れる商品を製造しており、特定の季節になると大幅に売上が伸びる商品を製造している企業があげられます。

たとえば、ケーキは年間を通じて販売している商品ですが、クリスマスの時期になるとケーキを買う人が急増するため、製造量を大幅に増やさなければなりません。そのため、ケーキを製造する企業では12月に残業時間を増やして対応する必要がありますが、他の月の労働時間を減らせば、1年間の労働時間は1週間あたりで40時間以内に抑えられます。

このように、1年間の変形労働時間制は事前に生産計画を立てられる工場などで多く導入されています。

お役立ち資料を無料ダウンロード

誤った運用はブラック企業に

変形労働時間制を導入する場合、特に念頭に置かなければならないのは「法令遵守」です。

変形労働時間制の導入に関して法令を遵守していない例としては、就業規則に変形労働時間制に関する内容を記載していないなど、一定の条件を満たしていない状態で変形労働時間制を導入してしまうことです。このようなケースでは、労働時間が1日8時間を超えた場合、従業員に残業代を支払わなければ違法となります。

現在では働き方改革が幅広く推進されているため、いわば「働き手ファースト」の時代といえます。そのような状況で法令違反を繰り返し、ブラック企業というレッテルを貼られてしまうと、自社のブランドを著しく低下させてしまうでしょう。

変形労働時間制を正しく運用するための前提条件とは?

先述した通り、変形労働時間制を正しく運用するためには一定の条件があります。主な条件は下記の通りです。

・就業規則または労使協定への内容の反映と作成
・適用対象者の選定
・シフトの周知

つまり、変形労働時間制を導入する場合は、就業規則または労使協定に定める必要があります。そのほか、どの従業員が変形労働時間制の対象になるかを定めておき、変形労働時間制を実施する場合はシフトで明確に示します。

変形労働時間制を正しく運用するためには、上記の内容を遵守しながらシフトを作成する必要があります。ただし、いったん決めた労働時間を変更することは手間がかかるため、変形労働時間制の導入にともなってシフト表を作成し、管理する作業は重要となります。

変形労働時間制導入に伴うシフト表の作成

シフト表の作成でまず算出しなければならないのが、適用対象者の労働時間です。適用期間中にどれだけの時間を何日間働くことが可能なのか、上限時間を計算します。

以下は、対象期間が1ヶ月の場合の上限時間の計算方法です。

労働時間の上限時間の計算方法

出典:厚労省リーフレットシリーズ労基法32条の2
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/140811-2.pdf


次に、シフト表の組み方です。例えば8時〜17時勤務をA、8時〜18時勤務をB、10時〜17時勤務をCとし、1ヶ月の中での組み合わせを検証します。

労働時間の考え方(シフト表の組み方)

出典:厚労省リーフレットシリーズ労基法32条の2
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/140811-2.pdf


このような表を作成し、間違いなく算出するのは難しいものです。また、適用対象者に周知するとともに管理をしなくてはなりません。

シフト管理に役立つe-Book(ホワイトペーパー)「働き方改革におけるシフト作成ガイド」を無料でダウンロードできます

適切なシフト表は自動作成サービスで

そこで活用したいのが、シフト表自動作成サービスです。自動作成というのは、各種勤務条件を漏れなく反映させ、短時間でシフト表を自動で作成するものを指します。「スタッフ設定」、「条件設定」、「必要人数設定」と順番に従って設定することで、法令を遵守したシフト表が誰にでも作成できる仕組みです。

シフト管理サービスにより自動作成されたシフト表

このようなサービスは業種・業態問わず利用されていますが、特に飲食業、小売業や勤務パターンの多い製造業、コールセンター、介護施設、年間で変形労働時間制を導入することが多い物流関係やホテル業などで多く利用されています。

変形労働時間制の導入を検討する際は、法令遵守のためにシフト表自動作成サービスの導入も検討されることをおすすめします。

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を自動で作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00~17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。

「勤務シフト作成お助けマン」は、本利用と同じ機能を2か月間無料でトライアルできます。この機会に是非、お試しください。

 




「勤務シフト作成お助けマン」でシフト作成の効率化に取り組んでみませんか?

まずは、お気軽に資料ダウンロードしてみましょう!

1.パンフレット … 製品概要についてご説明します。
2.ご提案資料 … 機能や導入効果についてご説明します。
3.導入事例集 … 「勤務シフト作成お助けマン」を導入していただいた企業様の導入事例集です。


勤務シフト作成お助けマン編集部

勤務シフト作成お助けマン編集部

「勤務シフト作成お助けマン」鉄道情報システム株式会社(JRシステム)が提供するシフト管理のクラウドサービスです。シフト作成者の方々に役立つ情報(労働関連の法律の解説、シフト作成のノウハウ、よくある問題・課題の解決方法など)を発信しています。

個別相談会のお申込み
無料トライアルのお申込み