変形労働時間制とは?正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ

変形時間労働制とは?正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ働き方改革に関連する法改正が2019年4月より施行されています。中でも「客観的方法による労働時間の把握」が義務化。管理職らが従業員の労働時間を把握することは、企業の責務となりました。

労働基準法における法定労働時間は、原則として「1日8時間」、「週40時間」と定められています。始業時間9時、終業時間18時、休憩1時間。この場合、法定労働時間の範囲内で企業が自由に定めることができる所定労働時間は8時間なので、労働基準法を遵守していることになります。それ以外の労働は法定時間外労働となります。

一方、業務には繁忙期と閑散期があります。時期に応じて所定労働時間を振り分けられる制度が「変形労働時間制」です。

変形労働時間制とは?

変形労働時間制とは、企業側が週、月、年単位で従業員の労働時間を定められる制度です。変形労働時間制を導入している期間、企業側は法定労働時間を超えて労働した従業員に対して残業代を支払う義務がありません。

例えば、ホテルを経営する企業で考えてみましょう。1ヶ月におけるホテルの繁忙期は金、土曜日、祝日、連休などが見込まれる時期。この期間の所定労働時間を延長させます。その代わり、平日など閑散期の所定労働時間を短縮させます。

ホテルの現場では繁忙期に多くの従業員をシフトに入れるでしょう。時には何人もが、8時間以上働かなくてはならないということもあります。多くのホテルを展開している企業であれば、本来は何10人、何100人という従業員の残業代を支払わなくてはならなくなります。

しかし、変形労働時間制を導入していれば、所定の給与内での勤務となります。繁閑の時期に合わせて効率良く人件費を抑えられる制度が変形労働時間制です。

変形労働時間制を導入している企業でも、シフト管理者が同制度を把握していないといったケースも見られます。正しく理解、運用しないと未払い残業代が発生するなど、社会的信頼を失うことにもつながってしまいます。

変形労働時間制に適した業種

変形労働時間制は企業側にとってみると、人件費が削減され効率の良い労働力を得ることができます。しかし、「就業規則に変形労働時間制である旨を明記する」「あらかじめ勤務シフトを確定し、周知する」などの条件を満たす必要があります。

正しく理解し運用するには、適法の条件とともに、自社に適した導入期間を把握する必要があるでしょう。変形労働時間制には「1週間」、「1ヶ月」、「1年間」という3つの期間があります。

「1週間」という短い期間は週の中で繁閑の差が激しい、例えば飲食店などの業種に適しているといえます。こちらは規模が常時30人未満の飲食店、小売業、旅館、料理店の事業所で利用可能となっています。

「1ヶ月」は、ひと月の中で繁閑が変わる業種に適しています。例えばクレジットカードのコールセンター。大半のクレジットカード会社は、月半ばから月末にかけて利用明細を発行します。カード利用者に明細が届いた直後、コールセンターへの問い合わせは増えるものです。

「1年間」は季節によって繁閑の波がある業種向け。事前に生産計画を立てられる工場などで多く導入されています。

誤った運用はブラック企業に

自社に適した期間を選ばないと、変形労働時間制のメリットは得られにくいといえますが、最も念頭に置かなければならないのは“法令遵守”です。

「変形労働時間制導入を決めたものの、条件を満たしていなかった。しかし導入したと思い、従業員に残業代を支払わなかった」。これは立派な違法となります。

特に働き方改革が叫ばれる働き手ファーストの現代。法令違反を繰り返し、ブラック企業というレッテルを貼られてしまうと、自社のブランドを著しく低下させてしまうでしょう。

変形労働時間制を正しく運用するための前提条件とは?

変形労働時間制を正しく運用するための前提条件は「就業規則または労使協定への内容の反映と作成」、「適用対象者の選定」、「シフトの周知」などがあります。

これらをしっかり遵守しなければなりません。ところが、一度決めた労働時間を変更するのは非常に難しいもの。したがって、変形労働時間制導入に伴うシフト表の作成と管理は非常に重要になってきます。

変形労働時間制導入に伴うシフト表の作成

シフト表の作成でまず算出しなければならないのが、適用対象者の労働時間です。適用期間中にどれだけの時間を何日間働くことが可能なのか、上限時間を計算します。

以下は、対象期間が1ヶ月の場合の上限時間の計算方法です。

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出典:厚労省リーフレットシリーズ労基法32条の2
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/140811-2.pdf


次に、シフト表の組み方です。例えば8時〜17時勤務をA、8時〜18時勤務をB、10時〜17時勤務をCとし、1ヶ月の中での組み合わせを検証します。

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出典:厚労省リーフレットシリーズ労基法32条の2
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/140811-2.pdf


このような表を作成し、間違いなく算出するのは難しいものです。また、適用対象者に周知するとともに管理をしなくてはなりません。

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード

適切なシフト表は自動作成ツールで

そこで活用したいのが、シフト表自動作成ツールです。例えば「勤務シフト作成お助けマン」は各種勤務条件を漏れなく反映させ、短時間でシフト表を自動作成するクラウドサービス。「スタッフ設定」、「条件設定」、「必要人数設定」と順番に従って設定することで、法令を遵守したシフト表が誰にでも作成できる仕組みです。

変形労働時間制を採用している企業では、1ヶ月の総労働時間も条件として設定することが可能です。

シフト表作成に特化した数理エンジンを搭載しており、満たせなかった条件はアラート機能で通知。シフト管理者や企業の不安も軽減します。

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同ツールは特に小売業や勤務パターンの多いコールセンター、介護施設、年間で変形労働時間制を導入することが多い物流関係やホテル業などの業種から選ばれています。

変形労働時間制の導入を検討する際は、法令遵守のためにシフト表自動作成ツールの導入も検討されることをおすすめします。

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