シフト管理が劇的に楽になる！導入メリットと効果を徹底解説

シフト管理が抱える課題とは？

多くの企業でシフト管理は必要不可欠な業務ですが、その裏側で多くの管理者が頭を悩ませているのが現状です。ある調査によれば、いまだに約7割もの企業が紙やExcelでシフトを管理しているというデータもあります。

一見すると手軽に見えますが、実は多くの課題を抱えているのです。

紙やExcel管理の限界

まず挙げられるのが、紙やExcelでのシフト管理が持つ根本的な限界です。コストがかからず誰でも始めやすいのが魅力ですが、その手軽さゆえに、手作業による入力ミスや計算間違いが起こりやすくなります。

また、「あの人がいないとシフトが作れない」といった業務の属人化も深刻な問題です。担当者だけが複雑なExcel関数やマクロを駆使しているケースでは、異動や退職の際に業務が滞るリスクを常に抱えることになります。

さらに、ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、複数人での同時編集ができなかったりと、非効率な面が目立ちます。これらの小さなストレスの積み重ねが、管理者の大きな負担となっているのです。

急な欠員・変更対応の非効率

スタッフの急な体調不良による欠勤や、シフト変更の依頼への対応も、管理者にとって大きな悩みの種です。紙やExcelでの管理では、こうした突発的な事態への対応に非常に手間と時間がかかってしまいます。

変更が発生するたびに、管理者は電話や個別のメッセージで代わりのスタッフを探し、一人ひとりの合意を得なければなりません。その後、シフト表を修正し、印刷して再配布したり、新しいファイルを全員に送り直したりといった作業が必要です。

このような場合、リアルタイムでの情報共有が難しく「最新のシフトがどれか分からない」「変更されたことを知らなかった」といったスタッフ間の混乱やトラブルを招きかねません。迅速かつ正確な対応が求められる場面で、従来の方法では限界があると言えるでしょう。

シフト管理システム導入の主なメリット

シフト管理システムを導入することで、これまで抱えていた多くの課題を一気に解決できます。旧来の方法では成しえなかった「最適な人員配置」も、システムなら実現可能です。

ここでは、5つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

シフト管理システム導入のメリット①作業時間の大幅削減

シフト管理システムを導入する最大のメリットは、なんといってもシフト作成にかかる作業時間の大幅な削減です。これまで紙やExcelで行っていたスタッフからの希望収集、調整、シフト表への転記、共有といった一連の作業を、システムが自動化してくれます。

例えば、スタッフは自分のスマホから希望シフトを提出でき、管理者は集まった希望をもとに、ボタン一つでシフトの原案を作成可能です。手作業で数時間かかっていたシフト作成が、システムを使えばわずか数分で完了することも珍しくありません。

こうした作業から解放されることで、管理者はシフト作成にかける時間を削減でき、その分を売上向上や人材育成など、より戦略的な業務に充てられるようになります。

シフト管理システム導入のメリット②人件費の最適化

シフト管理システムの導入は、単なる時間削減だけでなく、人件費の最適化にも大きく貢献します。

システムは、店舗や時間帯ごとの必要な人員数と、実際に配置されている人員数を可視化できるため、人員過剰や人員不足といった無駄をなくすことが可能です。

例えば、来店客数の少ない時間帯に人員を減らしたり、逆に繁忙期に効率よく増員したりすることで、必要な時に必要なだけ人材を配置し、人件費の無駄を最小限に抑えられます。

結果的に、経営が効率化されるだけでなく、予実管理もしやすくなるため、無駄な支出を徹底的に削減できるのです。

シフト管理システム導入のメリット③法令遵守とリスク回避

労働基準法などの法令遵守は、企業にとって非常に重要な課題です。シフト管理システムは、従業員の労働時間や休憩時間、有給休暇の取得状況などを自動で管理し、法令違反のリスクを大幅に軽減してくれます。

例えば「連続勤務が○日を超えた従業員がいる」「週の労働時間が法定時間を超過している」といったアラート機能が搭載されているシステムもあり、管理者が見落としがちな部分もサポートしてくれるので安心です。

これにより、未払賃金のリスクを回避し、従業員とのトラブルを未然に防ぐことができ、健全な企業運営が可能になるでしょう。

シフト管理システム導入のメリット④スタッフ満足度の向上

シフト管理システムの導入は、管理者だけでなく、働くスタッフの満足度も向上します。理由は、システムの導入によって、シフト作成における公平性や透明性が確保されるからです。

紙や口頭での希望シフト提出では「一部の人の希望ばかりが通る」といった不公平感が生まれがちです。しかし、システムを使えば、全てのスタッフが同じルールのもとで希望を提出でき、そのプロセスも可視化されます。

例えば「土日の休みは月に2回まで」といったルールをシステムに設定し、決まりを反映させて自動作成を行えば、管理者個人の裁量が入り込まないため、不満が出にくくなるでしょう。

また、スマホからいつでもシフトの確認や提出ができる利便性も、スタッフにとっては大きなメリットです。働きやすい環境は、スタッフの定着率を高め、結果として店舗全体のサービス向上にもつながります。

シフト管理システム導入のメリット⑤複数店舗・多拠点の一元管理

多店舗展開している企業や、複数の拠点で事業を行っている場合、シフト管理はさらに複雑です。シフト管理システムを導入すれば、複数の店舗や拠点のシフトを一元的に管理できるようになり、管理者負担を大幅に軽減できます。

例えば、本部から全店舗の稼働状況をリアルタイムで把握したり、ある店舗で急な欠員が出た場合でも、システムを見れば近隣店舗のシフト状況がすぐに分かり、ヘルプをスムーズに要請できます。

このように、組織全体の情報共有が円滑に進み、状況把握がしやすいため、より迅速かつ的確な経営判断を下せるようになるでしょう。

シフト管理システム導入時の注意点と失敗を防ぐポイント

シフト管理システムの導入は、多くのメリットをもたらしますが、ただ導入すれば成功するというものではありません。計画なしに進めると、かえって現場の混乱を招いたり、期待した効果が得られなかったりするケースもあります。

システムを最大限に活用し、失敗を避けるためには、いくつかの重要なポイントを押さえることが不可欠です。ここでは、スムーズなシステム移行と定着のために、導入前にぜひ確認しておきたい注意点を紹介します。

運用ルールの事前策定

シフト管理システムをスムーズに定着させるためには、運用ルールの事前策定が不可欠です。システムという「箱」だけを用意しても、その使い方に関する共通認識がなければ、現場は混乱してしまいます。

例えば、「シフト希望の提出期限は毎月何日までか」「急な欠員や変更依頼はどういった手順で行うか」「希望が重なった際の調整ルール」などをあらかじめ明確に定めておく必要があるでしょう。

これらのルールを定めずに導入すると、結局は電話や口頭での個別調整が多発し、管理者の負担が減らないという本末転倒な事態に陥りかねません。

全員が納得できる公平で分かりやすいルールを作り、それを周知徹底することが、システムを有効活用するためのポイントです。

スタッフへの説明と教育

新しいシステムを導入する際、従業員への丁寧な説明と十分な教育が欠かせません。どんなに優れたシステムでも、使い方がわからなければ活用されず、導入の意図が伝わらなければ反発を招く可能性もあります。

業務効率化や公平なシフト作成のためといった、システム導入の目的や、スマホから希望提出でき、いつでもシフト確認ができるなど、従業員にとってのメリットを伝え、納得感を高めることが大切です。

操作マニュアルの作成、説明会の開催、質疑応答の機会を設けるなど、丁寧にサポートし、従業員が安心してシステムを使い始められるよう配慮しましょう。

既存システムとの連携確認

シフト管理システムを選ぶ際には、現在利用している勤怠管理システムや給与計算システムなど、他の業務システムとの連携が可能かどうかの確認も重要です。

もし連携できない場合、シフトデータと勤怠データ、給与計算データが分断され、二重入力の手間やデータ不整合のリスクが生じてしまいます。これでは、システム導入による効率化のメリットを大きく損なうことになりかねません。

導入前に、既存システムとのAPI連携やCSVデータのインポート・エクスポート機能の有無などをしっかりと確認し、スムーズなデータ連携ができるかを見極めるようにしてください。

シフト管理システム導入の流れ

シフト管理システムの導入は、やみくもに進めると失敗のリスクが高まります。「思っていたものと違った」という事態を避けるためにも、計画的な導入プロセスを踏むことが成功のカギを握るのです。

ここでは、導入を成功に導くための具体的なステップを2段階に分けて解説します。

要件定義と比較検討

シフト管理システム導入の最初のステップは、「要件定義」です。これは「私たちの会社が、新しいシフト管理システムに何を一番期待しているのか？」を明確にすることに他なりません。

例えば「シフト作成時間を半分にしたい」「アルバイトの希望休を漏らさず管理したい」「給与計算システムと連携させたい」など、現状の課題とシステムに求める機能を具体的に洗い出しましょう。

この要件定義がしっかりしていれば、次に多くのシステムを「比較検討」する際に、自社に本当に合ったものを選べるようになります。機能、費用、サポート体制、セキュリティ面などを多角的に比較し、最も適したシステムを見つけることが欠かせません。

テスト運用と改善

システムを選定し、いよいよ導入となったら、いきなり全社的に展開せず、まずは「テスト運用」から始めることを強くおすすめします。限られた部署や少人数の従業員グループでシステムを実際に使ってみると良いでしょう。

テスト運用中に、システムの操作性や、思わぬ不具合、あるいは現場の運用フローとのギャップがないかなどを細かくチェックするのです。従業員からのフィードバックを積極的に集め、それらをもとにシステムの初期設定を調整したり、運用ルールを見直したりして「改善」を繰り返します。

こうした地道なテスト運用と改善が、本格稼働後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズなシステム定着につながるのです。

シフト管理システムの選び方と比較ポイント

数多くのシフト管理システムの中から、自社に最適なものを選ぶのは簡単なことではありません。「多機能すぎて使いこなせない」「安さだけで選んだら必要な機能がなかった」といった失敗を防ぐためにも、選定基準を明確にすることが重要です。

ここでは、自社にぴったりのシステムを見つけるための比較ポイントを解説します。

必要機能の洗い出し方

シフト管理システムを選ぶ際、まずは「自社にとって本当に必要な機能は何か」を洗い出すことから始めましょう。業種や企業の規模によって、求められる機能は大きく異なります。

例えば、飲食店のように日によって客数が変動する業種では、AIによる自動シフト作成機能や、急な欠員時の代替人員検索機能が重宝するでしょう。

一方、工場などシフト固定制に近い大規模な現場では、複雑な勤怠ルールへの対応や、他システムとの連携のしやすさが重視されるかもしれません。

自社の現在の課題をリストアップし、解決できる具体的な機能が搭載されているかを確認すれば、無駄な機能に費用をかけず、本当に役立つシステムを選べます。

サポート・セキュリティ面の確認

システム選定において、機能面だけでなく「サポート体制」と「セキュリティ」も非常に重要な確認ポイントです。新しいシステムを導入すると、操作方法に困ったり、予期せぬトラブルが発生する可能性があります。

そのような時に、迅速かつ丁寧なサポートを受けられるかは、システムの定着に大きく影響します。電話やチャット、メールなど、どのようなサポートがあるのか、対応時間はどうかなどを事前に確認しておきましょう。

また、従業員の個人情報やシフト情報といった重要なデータを扱うため、情報漏洩のリスクを避けるには、セキュリティ対策が万全であるかを確認し、信頼できるサービスを選ぶことが大切です。

おすすめのシフト管理ツール

世の中には多くのシフト管理システムがあり、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。そこで、数あるツールの中から特徴的な3つのサービスをピックアップして紹介します。

自社の課題や規模に合ったシステムを見つけるための参考にしてください。

勤務シフト作成お助けマン｜ベストなシフトが、自動でカンタン！

「勤務シフト作成お助けマン」は、400以上の事業所で導入実績があるシフト管理システムです。一番の魅力は、複雑な勤務条件も考慮してくれる「最適化AI」による高度な自動作成機能にあります。

例えば、介護や医療現場で必須となる職員の資格やスキル、公平性を保つための勤務回数、法令遵守のための連続勤務制限といった細かな条件を設定するだけで、最適なシフトを自動で算出してくれるので便利です。

早番・遅番といった記号で管理する「Day版」と、時間単位で管理する飲食店・小売業向けの「Time版」があり、業種に合わせて選べます。

初期費用0円、2ヶ月間の無料トライアルもあるので、気軽に試してみてください。

Shiftmation：高速割当＆スマホ展開

 

「Shiftmation（シフトメーション）」は、人工知能による高速な自動シフト作成と、スマホでの使いやすさが強みのシステムです。スタッフは自分のスマホから簡単にシフト希望を提出でき、確定したシフトも個人専用カレンダーでいつでも確認できます。

管理者側も、リアルタイムプレビュー機能でシフト変更の視覚的な確認ができ、誤修正を防げる点が便利です。夜勤シフトやタスクの自動割り当てにも対応しており、複雑なシフト条件を持つ業界でも活用されています。

介護、医療、小売など幅広い業種での導入実績があり、効率的なシフト運用ができるでしょう。

oplus

 

「oplus（オプラス）」の最大の魅力は、なんといっても基本機能を無料で利用できる点です。「まずはコストをかけずにシステムを試してみたい」「小規模な店舗でシンプルな機能があれば十分」と考えている場合に最適な選択肢でしょう。

無料プランでも、スタッフのスマホからのシフト提出、希望の自動転記、管理者によるシフト編集、メッセージ機能といった基本機能は一通りそろっています。

さらに、月額料金を支払う有料プランにアップグレードすれば、勤務条件を考慮した高度な自動シフト作成や勤怠打刻機能も利用可能です。まずは無料で始めてみて、事業の成長に合わせて機能を拡張していく、といった柔軟な使い方ができるのが強みです。

まとめ：シフト管理システム導入で効率と安心を実現

シフト管理システムの導入は、シフト作成が楽になるだけでなく、企業経営全体に多くの好影響をもたらします。 手間のかかる作業を自動化してコア業務に集中できる環境を整えることは、これからのスタンダードと言えるでしょう。

紙やExcelによるアナログ管理では限界があった、人件費の最適化や複雑な法令遵守も、システムなら的確にサポートしてくれます。さらに、公平で透明性の高いシフト管理は、スタッフの不満を解消し、満足度と定着率の向上にもつながるでしょう。

煩雑なシフト管理業務から解放され、より良い店舗運営と働きやすい環境づくりを実現するために、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。まずは、無料トライアルから効果を体感してみることをおすすめします。

 

 

Q1.多機能なシステムを選んでも、結局「使われなくなりそう」で不安です。導入で失敗する最大の原因は何ですか？

A1.

最も多い失敗の原因は、システムの機能不足ではなく、導入前の「運用ルールの策定」が不十分なことにあります。

例えば、「希望休の提出はシステムから。毎月20日締切」というルールを明確にせず、「とりあえず導入した」だけでは、結局スタッフは口頭やメモで希望を伝え続け、管理者はそれを手入力する…という旧来のやり方から抜け出せません。

システムはあくまでルールを効率的に実行するための「道具」です。導入前に「新しいシフト管理の業務フロー」をしっかりと設計し、それを全員で共有することが、システムを形骸化させないための最も重要なポイントです。

Q2: 無料のツールから高価なものまで様々ですが、どの価格帯のシステムを選べば良いか分かりません。

A2.
価格だけで選ぶのではなく、「自社の最も解決したい課題は何か」を基準に選ぶことをお勧めします。
以下の2ステップで考えてみましょう。

1. 「必須機能」を3つに絞る: まず「これだけは絶対に解決したい」という課題を3つ挙げ、それを解決できる機能（例：①希望休の自動集計、②労働時間の上限チェック、③ヘルプ募集機能）を「必須機能」とします。

2. 必須機能を満たす、最も安価なプランを選ぶ: 多くのシステムには複数の料金プランがあります。まずは必須機能を網羅している一番下のプランから検討するのが堅実です。最初から多機能・高価なプランを選ぶ必要はありません。

将来的に必要になる機能を見越して、上位プランにアップグレードできる拡張性のあるサービスを選んでおくと、長く安心して利用できます。

Q3: 導入目的を丁寧に説明しても、どうしても新しいシステムを嫌がるベテランスタッフがいます。どう対応すれば良いでしょうか？

A3.
まずは1対1で対話し、抵抗の背景にある本当の理由を理解することが第一歩です。

・操作への不安が原因の場合:
「覚えるのが大変」という不安には、個別に時間を設けて丁寧に操作を教え、一緒に設定作業を行うなど、根気強くサポートする姿勢が有効です。
・仕事のやりがいを失う懸念がある場合:
これまでシフト作成を担ってきた自負がある方の場合、「自分の仕事が奪われる」と感じている可能性があります。その場合は、その方を「システム導入のキーパーソン」に任命し、運用ルールの策定や他のスタッフへの教育係をお願いするなど、新しい役割を与えて頼りにすることで、プライドを尊重しつつ協力を得やすくなります。

相手の気持ちに寄り添い、新しい体制での重要な役割を担ってもらう、というアプローチが効果的です。
自社の「譲れないルール」をリストアップし、それが実現できるツールを選ぶことが失敗しないための鍵となります。