美容院のシフト管理は、スタッフごとのスキルや雇用形態、他店舗へのヘルプなど、考慮しなければならないことが多く、大きな業務負担となります。シフト管理で生じやすい課題を整理したうえで、負担を軽減するために自動化システムの導入を検討してみましょう。
今回は、シフト作成を自動化することでどのようなメリットが得られるか、詳しく解説します。
- 美容院のシフト管理で抱えがちな悩み
1. 他店へのヘルプで勤怠管理が大変
2. スタッフのスキルを考えてシフトを組む必要がある
3. 勤務形態によって集計作業に時間がかかる - シフト管理を自動化することのメリット
複雑なシフト管理にかかる時間を短縮化できる
他店舗のヘルプも把握しやすい
正確な労働時間を把握できる - 自動化システムを選ぶときの3 つのポイント
1. 必要な機能が備わっているか
2. 自社の勤務形態に合っているか
3. 操作性や費用面はどうか - まとめ
美容院のシフト管理で抱えがちな悩み
美容院のシフト管理では、「スタッフのスキルを考えた人員配置が困難」「他店へのヘルプでシフトがきつい」などの課題を抱えがちです。よくある課題について見ていきましょう。
1. 他店へのヘルプで勤怠管理が大変
美容院ではスタッフが系列の他店にヘルプに行くことも珍しくありません。そのため、手作業でシフトを管理していると、シフトを把握しづらくなるだけでなく、変更や修正が必要なときに手間がかかってしまうことも。
スタッフの労働時間を把握することは給与計算のためだけでなく、労働基準法などの法律に則った経営を行うためにも重要です。しかし、一人ひとりの労働時間や与えるべき休日日数を手作業で確認するのは大変なため、頭を悩ませがちなポイントといえます。
2. スタッフのスキルを考えてシフトを組む必要がある
美容院の業務はスタッフのスキルが仕事の質に直結します。そのため、シフト管理においても単に必要な人数を確保しておけばよいというものではなく、スタッフごとのスキルや経験を考慮した人員配置が不可欠です。
また、美容室は曜日や時間帯によって来客数が大きく異なります。平日の昼間と週末では必要なスタッフの数は異なるため、来客予測に応じたシフト調整をしなければなりません。
3. 勤務形態によって集計作業に時間がかかる
美容院では正社員だけでなく、さまざまな勤務形態の人が働いています。見習いスタッフ、パート、アルバイト、業務委託、正社員など、スタッフごとに労働条件や労働時間の上限が異なるため、シフト管理が複雑です。多くの美容院は小規模な経営であるため、勤怠管理の専任者がいない場合がほとんどで、スタイリストがシフト管理を兼務しているケースも少なくありません。
シフト管理は重要な業務ですが、シフトの調整に時間を取られてしまうと、スタイリストとしての本来の業務に専念できなくなってしまいます。基本業務以外の部分をスタッフに担わせてしまうと、不満が溜まりやすくなるので注意が必要です。
シフト管理を自動化することのメリット
シフト管理にかける手間を省略化するために、自動化システムを導入する方法があります。まずは、シフト管理を自動化するメリットについておさえていきましょう。
複雑なシフト管理にかかる時間を短縮化できる
シフト管理を自動化できるシステムを導入すれば、事前にスタッフごとの契約情報やスキル、経験などを入力しておくことでシフトを組みやすくなります。スタッフ情報を可視化できるので、いつ、どんなスタッフが必要なのかを素早く把握できます。
また、クラウド型のシステムであれば、スタッフ側もシフト希望の提出やチェックをスマホなどから簡単に行うことが可能です。情報を一元管理できるため、他店とも情報を共有しやすいというメリットもあります。
他店舗のヘルプも把握しやすい
シフトが適切に管理されていると、残業やスタッフの空きがでそうな店舗に対して業務に余裕のあるスタッフをヘルプで出すといった指示をスムーズに行うことも可能になります。
特定のスタッフの残業が増えることを防ぐことができるだけでなく、系列店全体のシフト状況が把握できるので、働き方改革を推進できるはずです。
正確な労働時間を把握できる
シフト管理を自動化することによって、事前に立てた勤務計画と照らし合わせて正確な労働時間を把握することができます。エクセルなどでシフト管理を行っていると、他店舗との行き来などの変更漏れを反映するまでに時間がかかりがちですが、そういった問題を防ぐことにもつながるでしょう。
自動化システムを導入することで、シフトの作成をスムーズに進めるだけでなく、ミスが起こりやすいポイントに対して事前に対策を立てることができるのです。
自動化システムを選ぶときの 3 つのポイント
自動化システムを選ぶときは、自社に合ったものを選択する必要があります。どのような基準で選べばいいのか、3つのポイントを解説します。
1. 必要な機能が備わっているか
自動化システムを選ぶ際は、必要とする機能がきちんと備わっているかを確認しましょう。機能が多く備わっていても、実際はあまり使わない機能ばかりが付いていると、余計なコストがかかってしまいます。
また、すでに使用しているソフトとの連携が可能かもチェックしておくことが大切です。データの登録作業などに手間がかかってしまっては、かえって時間と労力を要することになるので気をつけましょう。
2. 自社の勤務形態に合っているか
シフト管理には月単位、週単位、日単位などの種類があります。導入前にあらかじめ自社で使用しているシフト表を作成できるか確認しておくことが大切です。また、実際の運用面を考慮して、従業員ごとに勤務日数や勤務時間を把握できるかもチェックしておきましょう。
ちなみに、他店との連携が必要な場合は、情報を一元管理できるものがおすすめです。店舗ごとに手作業でシフト表を作成する場合、他店との連携が難しくなりますが、クラウド型のシステムであれば店舗間での情報共有もスムーズに行うことができます。
3. 操作性や費用面はどうか
システムを選ぶときの重要なポイントの一つが操作性です。シフト管理は頻繁に行うものであるため、操作性が悪いと作業効率が下がってしまいます。管理画面が見づらい、覚えなければならないことが多すぎるなどの問題があると、作業をスムーズに進めることができません。誰でも使いやすいと感じられるようなシステムを選びましょう。
また、料金体系についても事前によく確認しておくことが大事です。頻繁に利用する場合は月額制がおすすめですが、使いたいときだけ使う場合は従量課金制のほうが向いていることもあります。従業員一人あたりの料金を設定しているものもあるので、自社の利用頻度を考えたうえで選ぶことが大切です。なかには1～2ヶ月間無料で利用できるトライアル期間を設けているシステムもあるので、操作性などに問題がないか事前に確かめておきましょう。
システムを選ぶ際は、以上のことを踏まえつつ、実際にシステムを利用する担当者の意見を交えながら決めていくことが大切です。そのうえで新たなシステムを導入することを全体に事前周知し、スムーズに移行する流れをつくりしょう。
まとめ
美容院のシフト管理は、さまざまな勤務形態のスタッフに対応する必要があります。また、他店へのヘルプなどによる変更漏れで、法令や就業規則に違反するミスが起こらないよう注意も必要です。このように複雑なシフト管理を手作業で行うと、手間と時間がかかってしまうだけでなく、ミスが起こりやすくなってしまいます。
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