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勤務時間が複雑で現場業務が多い清掃業は「シフト管理システム」が最適!

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清掃業はさまざまな現場で清掃を行います。1日に複数の現場の清掃を行うことがあるほか、会社や店舗の営業が終了した夜間に清掃作業を行うこともあります。

清掃業は、作業現場によって作業時間が異なるほか、短時間勤務のアルバイトを雇う場合もあるため、シフトの作成が複雑になりがちです。

そこで活用したいのがシフトを管理するシステムです。この記事では、清掃業のシフトの特徴やシフトを作成するポイント、シフト管理システムを利用するメリットについて説明します。

  1. 清掃業の業務内容
  2. 清掃業のシフトの特徴
    1.直行直帰が多い
    2.勤務時間は日中や夜間などその日によって異なる
    3.1日に複数の現場で作業することも
    4.交通費の精算に手間がかかる
    5.従業員のスキルを考慮してシフトが作成される
  3. 清掃業のシフト管理の問題点
    1.シフトの作成が難しい
    2.従業員の出退勤の状況を把握しづらい
    3.勤怠の集計に時間がかかる
  4. シフト作成のポイント
  5. シフト作成はシステムに頼るのも一つの手
  6. まとめ

勤務シフト作成お助けマン

清掃業の業務内容

Concentrated woman scrubbing the bar in kitchen

清掃業の業務内容は、建物の清掃を全般的に行うことです。清掃する場所としては、オフィス、大型店舗、学校、病院など多くの人々が出入りする施設のほか、一般家庭のハウスクリーニングを行うこともあります。

また、清掃する場所は建物の内部だけにとどまらず、ビルの窓ガラスなど建物の外側も清掃することがあります。大型の施設では作業を効率化するために、広いスペースでは主に機械を利用して清掃作業を行います。なお、トイレの中など、機械を使って清掃ができない場所は手作業で清掃します。

そのほか、イベント会場など、ゴミが散乱しやすい場所ではゴミの収集も合わせて行うことがあります。

 

清掃業のシフトの特徴

Project plan with pen

清掃業のシフトの特徴としては、下記があげられます。

・直行直帰が多い
・勤務時間は日中や夜間などその日によって異なる
・1日に複数の現場で作業することも
・各従業員のスキルを考慮してシフトが作成される

以下でそれぞれについて説明します。

 

1.直行直帰が多い

清掃業は、出勤や退勤時に会社に寄らず、自宅から直接現場に行き、現場から直接自宅に帰るケースが多くあります。これを「直行直帰」と呼びます。

直行直帰は、従業員としては会社に寄る必要がない点がメリットです。しかし、シフトを管理する立場としては、出退勤の状況を把握しづらい点がデメリットとなります。

また、出退勤の連絡を電話で行うケースもあります。しかし、その方法では出勤時に従業員が一斉に会社に電話をかけるため、電話をかける従業員としては話し中の状態になりやすく、電話がつながるまで電話をかけなければなりません。

逆に、電話を受ける側の従業員は、電話を次々と受けなければならず、従業員が出勤する時間帯は電話応対に追われてしまいます。

そのため、直行直帰は出退勤の確認に手間がかかりがちとなります。

 

2.勤務時間は日中や夜間などその日によって異なる

清掃業の勤務時間は現場によって異なります。例えば、一般家庭を清掃する「ハウスクリーニング」の場合は、主に日中の作業がメインとなります。一方、オフィスや大型店舗を清掃する場合、主に営業が終了した夜間の時間帯に実施されます。

また、1日に8時間働く正社員もいれば、2~3時間程度の短時間勤務を行うアルバイトもいますので、清掃業では、勤務時間は作業の内容に応じて臨機応変に対応しなければなりません。

清掃作業の内容にもよりますが、シフトは日中だけでなく夜間の時間帯も管理しなければならない場合があります。そのため、複雑なシフトになりやすく、シフトの作成が難しくなりがちです

 

3.1日に複数の現場で作業することも

清掃作業の内容によっては、1日のうちに複数の現場に行くこともあります。例えば、午前中の現場と午後の現場が別々となる場合です。

清掃するスペースが広ければ、1日に1つの現場だけで終わることもありますが、清掃するスペースがさほど広くない場合、あるいは機械を使って効率的に作業を行えれば、半日で作業が終了することもあります。

1日に清掃する現場の数は、顧客からの依頼内容によって日々異なります

 

4.交通費の精算に手間がかかる

1日で複数の現場で作業をしなければならない場合、交通費の精算に手間がかかってしまいます。清掃業では現場に向かう場合、会社が所有するワンボックスカーなどの車両に乗り合わせることがありますが、現場に向かう人数が多い場合は、個人の自家用車にも乗り合わせることがあります。

自家用車で現場に向かった従業員が交通費を受け取るには、現場の場所や移動した距離を記録しなければなりません。交通費を集計する担当者は、従業員が記録した内容に基づいて交通費を計算しますが、現場の数が多いほど集計作業が複雑になってしまいます。

 

5.各従業員のスキルを考慮してシフトが作成される

清掃業のシフトは各従業員のスキルを考慮したうえで決められます。それぞれの現場に経験豊富な従業員と経験が浅い従業員をバランス良く配置されれば、経験の浅い従業員は仕事を理解しやすいため、従業員の成長につながりやすくなります。

もし、従業員のスキルを考えずにシフトが作成されると、一方の現場は経験豊富な従業員が集まり、もう一方の現場は経験が浅い従業員だけになりかねません。現場に経験が浅い従業員しかいなければ、作業が進まないだけでなく、作業の質も落ちてしまうことでしょう。

そのような状態を防ぐためにも、各従業員のスキルが考慮されたうえでシフトが作成されます。

 

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清掃業のシフト管理の問題点

Businessman being depressed by accounting in his office

清掃業のシフト管理の問題点としては、下記があげられます。

・シフトの作成が難しい
・従業員の出退勤の状況を把握しづらい
・勤怠の集計に時間がかかる

以下でそれぞれについて説明します。

 

1.シフトの作成が難しい

清掃業でシフトの作成が難しいと感じられる理由としては、下記があげられます。

・従業員の勤務時間帯がそれぞれ異なる
・複数の現場に人員を割り当てる必要がある
・人員の割り当てでは、従業員のスキルも考える必要がある
・従業員の休日希望も考慮しなければならない

もし、初めてシフトを作成する立場になったとき、上記の条件を全て満たしたシフトを作ることは難しく感じることでしょう。

しかし、これらの条件を全て満たさなければ、作業の段取りができてない状態となるため、作業が予定通りに進まなくなってしまいます。作業がしにくい状態では従業員から不満も上がりやすくなるため、作業効率が低下しかねません。

場合によっては、相性が合わない従業員同士の組み合わせが原因でコミュニケーションがとりにくくなり、作業の質が下がってしまうこともあります。

シフトの作成は重要な作業といえます。実際に、これらの条件を踏まえながら適切なシフトを作成するには高いスキルが求められます。

 

2.従業員の出退勤の状況を把握しづらい

清掃業で勤怠の管理を行う場合、従業員の出退勤の状況を把握しにくくなります。なぜなら、清掃業は主に現場に直行して現場から直帰するため、出退勤の確認は従業員からの連絡に頼らざるを得ないためです。

全ての従業員が出勤時と退勤時に連絡を必ず行っていれば、勤怠管理の担当者は出退勤の状況を簡単に把握できますが、場合によっては出勤や退勤の連絡を忘れてしまう従業員もいることでしょう。中には、現場に遅刻したにもかかわらず、出勤の連絡を忘れたことにして遅刻をごまかす従業員がいることも考えられます。

清掃業が直行直帰の形をとっている以上、従業員の出退勤の状況を確実に把握するのは難しいといえます。

 

3.勤怠の集計作業に時間がかかる

さらに、直行直帰の業務の勤怠を管理する場合、勤怠の集計作業も手間がかかってしまいます。

勤怠の集計作業は下記のような流れで行われます。

(1)従業員から出勤または退勤の連絡を受ける
(2)出勤者全員が出勤または退勤したかどうかを確認する
(3)出勤または退勤していない従業員に対して確認の連絡をする
(4)勤怠の集計作業を行う

出勤者全員が出勤または退勤の連絡を行っていれば、上記の(3)の作業を行う必要がありませんが、従業員が多い会社ほど、出勤または退勤の連絡を行わない従業員がいることがあるため、(3)の業務を完全になくすことは難しいといえます。

また、(4)の勤怠の集計作業は毎日行うことが理想的ではありますが、多くの場合は他の作業も行わなければならないため、勤怠の集計作業は1週間に1回、または半月に1回となることもあります。

勤怠管理の担当者が従業員の勤怠を集計していて、出退勤データが不自然に感じられた場合、従業員に対して確認することになります。しかし、勤怠の集計作業はまとめて行うことが多いため、出退勤データが不自然に感じられても、従業員本人がすでに出退勤の状況を忘れてしまった、ということにもなりかねません。

直行直帰が一般的な清掃業の場合、勤怠業務を正確に行うためにはかなりの手間を必要とします。

働き方改革におけるシフト作成ガイド

 

 

シフト作成のポイント

Businessman holding book with bulb.

シフトの作成は難しいといえますが、シフト作成のポイントを押さえておけば、適切なシフトを作りやすくなります。

シフトの作成で押さえておきたいポイントは下記の通りです。

・1日ごとの作業現場を把握する
・作業現場ごとに必要な人数を決め、従業員を割り当てる
・各作業現場には経験豊富な従業員、経験の浅い従業員をバランス良く配置する
・従業員の休日希望を考慮する

始めに1日の作業量がどの程度で、どの程度の人数が必要かを把握し、次に作業内容に応じて現場に必要な従業員を割り当てます。現在の人員で足りれば問題はありませんが、明らかに人手が足りない場合は臨時でアルバイトを雇ったり、新たに従業員を雇ったりすることも検討しなければなりません。

また、現場に割り当てる従業員は、経験が豊富な人と経験が浅い人の両方です。経験が豊富な人が大勢いれば作業は短時間で終わりますが、逆に現場にいる人が経験の浅い人ばかりなら、作業が終わるまでに時間がかかってしまいます。そのため、現場に割り当てる従業員は経験が豊富な人と経験の浅い人を両方割り当てましょう。それにより、経験の浅い人は経験豊富な人から業務を学ぶことができます。

そのほか、従業員の休日希望も考慮しましょう。清掃業はシフト制の場合もあるため、家庭の用事などでやむを得ず休まなければならない場合は、必要に応じて休日をとってもらうことで、業務のモチベーションアップにもつながります。

 

シフト作成はシステムに頼るのも一つの手

Workplace with tablet pc showing calendar and a cup of coffee on a wooden work table close-up

上記で作成のポイントについてあげさせていただきましたが、やはり全てを意識しながら作成するのは困難です。そのような場合は「シフト管理システム」を利用して、シフト作成・管理を簡単にするのも一つの手です。

クラウドベースのシフト管理システムを利用することで、シフトの作成も簡単に行えます。作業現場に関するデータのほか、従業員の勤務時間やスキル、休日希望日などのデータがあれば、その条件に基づいて適切なシフトが自動的に作成されます。

シフトを管理する人は、自動的に作成されたシフトを見て、作業が円滑に進められるかどうかをチェックするだけで済みます。人の手でシフトを作成するとかなりの時間を要しますが、自動的にシフトが作成されればシフトの管理者は浮いた時間を他の業務にあてられます。

 

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まとめ

清掃業は、複数の現場で清掃作業を行わなければならないため、シフト作成者としては適切に人員を割り振る作業が難しく感じられます。さらに、清掃業では正社員からアルバイトまでさまざまな従業員が働いているため、従業員によって勤務時間が異なっており、勤怠の集計作業にも手間がかかります。


清掃業でシフト作成を行うなら「シフト管理システム」が適しています。各現場に必要な人数や各従業員の勤務時間を入力すれば、適切なシフトが自動的に作成されます。シフトを短時間で作成できれば、他の業務にあてられる時間も増えるため、作業の効率化が期待できます。


清掃作業の質を高めるには、従業員が作業をしやすいシフトの作成が重要です。働きやすい環境を維持するためにも、シフト管理システムの利用を検討してみましょう。

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