「毎月のシフト管理をもっと効率化してコストを削減したい」と感じていませんか。実は、多くの店舗や企業で、シフト管理が原因の「見えないコスト」が経営を圧迫しています。
これらの非効率な業務が常態化することで、知らず知らずのうちに無駄な支出が積み重なっているのです。シフト管理でコストが無駄になる根本的な原因や具体的なコスト削減方法、シフト管理ツールを紹介します。
- なぜシフト管理でコストが無駄になっているのか？
- シフト管理で“どう”コスト削減を実現できるのか？
- 人件費のコスト削減がもたらすメリットとは？
- コスト削減に強いクラウド型シフト管理ツール5選【2025年最新版】
- シフト管理ツール導入前に確認すべき4つのチェックポイント
- まとめ
なぜシフト管理でコストが無駄になっているのか？
多くの企業や店舗では、シフト管理における無駄なコストが発生していることに気づけていない現場が少なくありません。これらのコストは目に見えにくい形で発生し、日々の業務に紛れているため、なかなか表面化しにくいという特徴があります。
しかし、小さな無駄が積み重なることで、最終的に経営を圧迫する大きな要因となりかねません。無駄になっている主な原因は、以下の3つです。
作成に時間がかかり、管理工数が増えている
シフト作成には、思いのほか多くの時間と手間がかかります。例えば、毎月2回のシフト作成に各3時間かかれば、月6時間もの工数が費やされる計算です。さらに、Excelや紙でシフト調整をしている場合、店長やマネージャーなど管理職の貴重な時間を奪っています。
必要人数が適正に配置されていない
経験や感覚でシフトの必要人数を決定している現場は少なくありません。この感覚的な配置が、無駄な人件費を生む大きな要因です。例えば、客足が少ない時間帯にスタッフが多すぎれば人件費の無駄になり、逆に忙しい時間帯に少なすぎれば機会の損失や顧客満足度の低下を招きます。過去のデータから「人時売上高（従業員1名が1時間あたりに生み出す売上）」を算出し、適正な人数を割り出すことが重要です。
繁閑の変動に対応できていない
曜日や時間帯、天候、イベントなどで変動する「繁閑差」に対応できていないシフトは、機会損失や無駄な人件費に直結します。これを防ぐには、POSデータや予約システムなどの過去データを活用し、正確な需要予測に基づくシフト作成が有効です。「金曜の夜は忙しい」「雨の日の午後は客足が遠のく」といった予測を立て、適切な人員配置を行えばコストを削減できます。
シフト管理で“どう”コスト削減を実現できるのか？
ここでは、シフト管理ツールがどのように課題を解決し、コストを削減するのかを解説します。
シフト作成を自動化して作業時間を削減する
シフト管理システムを導入すると、作成作業の自動化により管理者の時間を大幅に削減できます。AIがスタッフの希望やスキル、法令などを考慮して最適なシフト案を自動で作成するため、数時間かかっていた作業が数分で完了するケースも少なくありません。これにより、店長やマネージャーはシフト作成の時間を、サービス向上や人材育成といった生産性の高い業務に充てられます。
クラウドツールでリアルタイムにシフトを調整できる
クラウド型シフト管理ツールは、急な欠員やヘルプ要請への対応を効率化し、機会損失を防ぎます。従来のように管理者が一人ひとり電話をかける必要はなく、ツールから全スタッフのスマートフォンへ一斉にヘルプ要請が可能です。スタッフはアプリで出勤可否を回答できるため、管理者は迅速に代替人員を確保できます。電話連絡の煩わしさから解放される点は、現場スタッフにとってもメリットでしょう。
ツールで常に最適な人員配置を維持すれば、無駄な残業代やサービス品質の低下を防ぎ、コスト削減につながります。
勤怠・給与システムと連携して事務工数を減らす
シフト管理システムと勤怠・給与計算システムを連携させれば、バックオフィス業務全体の事務工数を削減できます。シフト実績が勤怠データとして自動で取り込まれ、給与計算に反映されるため、手作業での転記は不要です。入力ミスや計算間違いも防げるため、正確な給与計算ができます。事務処理の効率化は、人件費だけでなく間接的な運用コストも削減し、企業全体の生産性の向上が可能です。
人件費のコスト削減がもたらすメリットとは？
シフト管理による人件費削減は、単に支出を切り詰めることではありません。業務プロセス全体を「最適化」し、企業の成長を後押しするポジティブな経営戦略です。
ここでは、人件費の最適化がもたらす具体的なメリットを紹介します。
コスト削減メリット①労働時間の最適化で無駄な支出が減る
シフト管理の改善で労働時間を最適化すれば、これまで見過ごしてきた無駄な支出を削減できます。多くの現場では、来客予測を立てず感覚で人員を配置するため、客が少ない時間帯にスタッフが手持ち無沙汰になる「無駄な人件費」が発生しがちです。例えば、時給1,200円のスタッフに1日合計3時間の手待ち時間がある店舗では、月10万円以上（1,200円×3時間×30日）の人件費が無駄になります。データに基づき繁閑差を予測し、人員配置を最適化するだけで、このコストは確実に削減可能です。
コスト削減メリット②収益性・利益率の向上につながる
人件費の最適化は、企業の収益性や利益率の向上に直結します。コスト削減は売上向上策と比べて外部環境の影響を受けにくく、自社の努力でコントロールしやすいのが特徴です。シフトの最適化で月10万円の人件費を削減できれば、そのまま企業の利益になります。また、削減で生まれた資金を、新商品開発や人材育成など未来への投資に回すことも可能です。
コスト削減メリット③スタッフのモチベーション維持・適材適所の配置
適切なコスト削減は、スタッフのモチベーション維持にもつながります。データに基づく公平なシフトは、無理な連続勤務や特定のスタッフへの負担集中（属人化）といった不満を解消できるからです。また、各スタッフのスキルや希望を考慮して適材適所に配置すれば、個々が能力を発揮しやすくなり、仕事への満足度も高まるでしょう。働きやすい職場環境は従業員の意欲を高め、優秀な人材の定着にもつながるのです。
コスト削減に強いクラウド型シフト管理ツール5選【2025年最新版】
自社の状況と照らし合わせ、最適なツールを見つける参考にしてください。
勤務シフト作成お助けマン（自動作成×CSV連携）
「勤務シフト作成お助けマン」は、初めてシフト管理システムを導入する企業や、手軽にコスト削減を始めたい企業におすすめです。AIによる自動作成機能を搭載し、スタッフの希望や複雑な勤務条件、法令を遵守しながら、スピーディーにシフトを作成できます。
記号で管理する「Day」と時間で管理する「Time」の2タイプがあり、特に「Time」は細かな時間指定ができるため飲食業や小売業などに向いています。
| サービス・システム名 | 勤務シフト作成お助けマン |
| 運営会社 | 鉄道情報システム株式会社（JRシステム） |
| 主な導入企業 | 京セラ、LINEヤフー、DMM.com、サトフードサービス、マルハン、雪印メグミルクなど |
| 提供価格 | 勤務シフト作成お助けマン Day：初期費用0円・月額利用料12,000円/箇所～、勤務シフト作成お助けマン Time：初期費用0円・月額利用料6,000円/箇所～※ボリュームディスカウントあり |
| 公式ホームページ | https://www.otasukeman.jp/ |
Airシフト（スマホ対応×勤怠連携）
「Airシフト」は、飲食業や小売業の店舗に特化したシフト管理システムで、スマートフォンですべての操作が完結します。リクルート社の「Airレジ」と連携し、スマホから簡単にシフト希望の提出や確定シフトの確認ができるのが特徴です。
管理者とスタッフ双方のコミュニケーションコストを大幅に削減できます。
| サービス・システム名 | Airシフト |
| 運営会社 | 株式会社リクルート |
| 主な導入企業 | URN chai&tea、石窯パン工房サフラン、大衆酒場 博多どんたく など |
| 提供価格 | 初期費用0円・月額330円/人〜 |
| 公式ホームページ | https://airregi.jp/shift/ |
HRBEST（過重労働アラート×クラウド）
「HRBEST」は、シフト自動作成に加え、コンプライアンス遵守を重視した機能が特徴のクラウドツールです。正社員やパートなど雇用形態ごとに異なる就業規則や条件を個別に設定できる点が強みです。
法令違反のリスクを未然に防ぎ、労務問題に起因する潜在的なコストを抑制します。24時間体制で厳格な労務管理が求められる医療法人や介護施設での導入実績が多く、スタッフの過重労働を防ぎつつ適正な人員配置を実現しています。
| サービス・システム名 | HRBEST |
| 運営会社 | 株式会社トライエッティング |
| 主な導入企業 | かとりストアー、スガキコシステムズ、月岡ホテル、にかほ市社会福祉協議会など |
| 提供価格 | 初期費用50,000円・月額15,000円/人〜 |
| 公式ホームページ | https://www.tryeting.jp/hrbest/ |
SHIFTEE（人員最適化×データ分析）
「SHIFTEE」は、データに基づいた人員最適化と需要予測を重視する企業におすすめのクラウド型シフト管理システムです。過去の売上データや来店客数、曜日・時間帯ごとの傾向を分析し、必要な人員数を予測します。
経験や勘に頼るシフト作成から脱却し、無駄のない最適な人員配置を実現できるのがメリットです。
| サービス・システム名 | SHIFTEE（シフティ） |
| 運営会社 | 株式会社システムサポート |
| 主な導入企業 | サンシャイン水族館、レゴランド、ひらかたパーク、東京タワー など |
| 提供価格 | 初期費用5,000円・月額250円/人〜 |
| 公式ホームページ | https://www.shifteeapp.jp/ |
oplus（シンプル操作）
「oplus（オプラス）」は、無料プランから始められる、シンプルで直感的な操作が特徴のクラウド型シフト管理サービスです。中小規模の店舗や、初めてシステムを導入する企業に向いています。
従業員10名までなら主要機能を永久無料で利用できるため、「まずはExcelや紙での管理から脱却したい」と考える小規模事業者におすすめです。
| サービス・システム名 | oplus（オプラス） |
| 運営会社 | Oplus株式会社 |
| 主な導入企業 | アートパラ深川、ハイアス・アンド・カンパニー、朝日湯源泉ゆいる など |
| 提供価格 | 初期費用5,000円・スタンダードプラン0円、Proプラン100円/人、Proプラン+勤怠プラン200円/人 |
| 公式ホームページ | https://opluswork.com/ |
シフト管理ツール導入前に確認すべき4つのチェックポイント
導入後に後悔しないように、ツール選びで押さえるべき重要なチェックポイントを確認しておきましょう。
ここでは、特に確認すべき4つのポイントを解説します。
自動化・法令チェック機能の有無
シフト管理ツールを選ぶ際は、作成の自動化機能に加え、法令チェック機能の有無も必ず確認しましょう。AIが希望や勤務条件を基にシフトを自動作成しても、労働基準法に準拠していなければ意味がありません。例えば、36協定の上限超過や連続勤務日数の規定違反などが発生しそうな場合にアラートを出す機能があれば、管理者は意図せず法令違反を犯すリスクを回避できます。
スタッフとの情報共有のしやすさ
管理者の機能性だけでなく、現場スタッフが直感的に使えるかも重要なポイントです。提出漏れや確認ミスが頻発すると、結局は管理者が電話などで確認する手間が発生し、非効率な状態に戻ってしまいます。スマートフォンアプリの有無や提出期限のリマインド通知、チャット機能などを確認しましょう。ツールが現場に浸透するかは、管理者とスタッフの情報共有のしやすさにかかっています。
他システム（勤怠・給与）との連携
業務全体の効率化を目指すなら、勤怠管理や給与計算システムとの連携性は必須のチェック項目です。シフトの勤務実績が勤怠データとして自動で反映され、給与計算まで一気通貫で処理できれば、バックオフィス業務の工数は劇的に削減されます。連携できない場合、管理者が毎月シフト実績を転記する必要があり、入力ミスによる給与計算の間違いも起こりかねません。
まとめ
シフト管理ツールを導入すれば、属人的で煩雑だった作成・調整業務から管理者は解放され、負担は大幅に軽減されるでしょう。多くのツールには無料トライアル期間があるので、まずは現場で実際に試して効果を実感してみてください。
実際に「勤務シフト作成お助けマン」を導入し、属人的で時間がかかっていたシフト管理を大幅に効率化。システム化により「業務の平準化」と「現場スタッフの負担軽減」を同時に実現しました。詳細はこちらの導入事例ページをご覧ください。
シフト自動作成機能の活用で シフト作成時間を1/3に! 導入事例 株式会社アドバンス様
Q＆A
Q. シフト管理ツールを導入したいのですが、種類が多くてどれを選べば良いかわかりません。選ぶ際のポイントを教えてください。
A. 自社に最適なツールを選ぶには、以下の4つのポイントを確認することをおすすめします。
1. 自動化と法令チェック機能
シフトを自動で作成してくれるか、そして労働基準法などの法令違反がないかを自動でチェックしてくれるかは非常に重要です。
2. スタッフとの情報共有のしやすさ
管理者だけでなく、現場のスタッフがスマホなどで直感的に使えるかを確認しましょう。無料トライアルで実際に試してみるのが一番です。
3. 他のシステムとの連携
現在お使いの勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるかを確認してください。連携できれば、バックオフィス業務全体が劇的に効率化されます。
4. 自社の業種や規模に合っているか
例えば、細かな時間管理が必要な飲食業向けのツールや、24時間体制の介護・医療向けのツールなど、業種に特化した製品もあります。自社の課題に合ったツールを選びましょう。
