皆さまの職場において、「人が少なくて大変だな」と感じたことはありませんか。また、「この店、店員さんが少なくてなかなか注文とか来てくれないな」とかも感じたことがあるかもしれません。これらはいずれも職場における人手不足が原因であると言えるでしょう。
慢性的な人手不足が生じてしまうと、従業員の負担が増えてしまうだけでなく、提供するサービスの質が低下する恐れがあります。一時的な要因で人手不足が発生しているのか、中長期的な人手不足が起こっているのかを見極めることが肝心です。
この記事では、人手不足が起こる原因を明らかにするとともに、具体的な対策についてご紹介します。
- 慢性的な人手不足は経営に与える影響が大きい
人手不足が生じやすい業種
人材確保のコストが高くなる - 人手不足を解消するために実行できる具体的な対策
採用活動の幅を広げてみよう
既存の従業員に対するアプローチも大切
国や自治体の支援も積極的に活用しよう
スキルアップのための取り組みを行う - 人員配置を最適化し、人手不足を解消しよう
自社のリソースを最大限に活かそう
人材活用に自動化システムは欠かせない - まとめ
慢性的な人手不足は経営に与える影響が大きい
人手を多く必要とする業種ほど、人手不足が経営に与える影響は大きくなります。まず、人手不足が招く問題や人手不足が起こりやすい業種を解説します。
人手不足が生じやすい業種
2020年10月に帝国データバンクが公表した「人手不足に対する企業の動向調査」によると、業界や業種によって人手不足の起こりやすさに違いがあることが分かります。
正社員の場合は、情報サービス、旅館、ホテル、メンテナンス、警備、検査、建設、農林水産業、運輸、倉庫、飲食店の順に人手不足が生じています。また、非正規社員の人手不足が生じている業界は上から、小売、サービス、飲食店、娯楽サービス、旅館、ホテル、人材派遣です。看護、介護、保育などの分野でも人手不足は大きな課題となっており、多くの業界や業種で人手不足の課題を抱えているのが現状です。
人材確保のコストが高くなる
人手不足の問題を抱えているのは自社だけではありません。同じ業界の競合他社も同様に頭を悩ませています。そのため、競合他社との人材確保の争いが生じる可能性が高くなりがちです。
どうにか人材を確保しようと積極的に採用活動を行うことは必要ですが、広告費や人材派遣会社に支払うコストなどが膨らんでしまう恐れがあります。採用コストが高くなれば経営に与える影響も大きくなるので、慎重に判断をすることが重要です。
人手不足を解消するために実行できる具体的な対策
日本は少子高齢化の影響もあり労働人口に減少傾向が見られるため、将来的にますます人手不足問題が深刻になる恐れがあります。そのため、人手不足が課題となっている場合は、必要な対策をすぐに実行していくことが重要です。
ここでは、どのような方法があるのか具体的にご紹介します。
採用活動の幅を広げてみよう
人手不足を解消するには、採用活動に力を入れる必要があります。ただ、やみくもに人材を募集しようとしても、採用コストばかりがかかる恐れがあるので注意が必要です。
まず、すでに働いているスタッフの人脈を活用した「ダイレクト・リクルーティング」という手法があります。大学の後輩や知人などに対してすでに働いているスタッフが働きかけることで、採用活動につなげていくのが狙いです。
また、積極的に採用活動を行っていることをアピールするために、紙媒体だけでなくWEB媒体も併用してみましょう。自店のHPやSNSなどを活用すれば、採用のリーチを広げていくことができるかもしれません。
そして、多様な人材の受け入れや働き方を工夫するといった取り組みも進めてみましょう。主婦（主夫）や外国人労働者の積極的な採用、短時間労働者の確保など、従来の枠にとらわれない採用活動がカギとなります。
既存の従業員に対するアプローチも大切
いくら新しいスタッフを確保できたとしても、すぐに辞められてしまっては、人手不足の解消はできません。人材の新規確保と同時に、すでに働いているスタッフへのアプローチも重視する必要があります。
具体的には、短時間勤務や勤務時間帯の見直しなどがあげられます。学校や家庭の用事などで長時間の勤務が難しい学生や主婦（主夫）のスタッフにも配慮して、短い時間で働きやすい環境を整えることが大切です。
勤務時間帯についても、たとえば24時間営業で8時間ごとに勤務時間を区切るよりも、6時間・8時間・10時間のように選択の幅を広げてみるのも一つの方法です。スタッフの意見を聞きながら、どのような働き方を望んでいるのかコミュニケーションを取ってみましょう。既存スタッフの満足度を上げて、長期に働いてもらうことは、人手不足の解消には欠かせません。
国や自治体の支援も積極的に活用しよう
企業の人手不足解消に向けて、厚生労働省では人材確保対策を公開しています。
各種助成金や補助金も設けられているので、人材確保のためのコスト負担を軽減しつつ、採用活動に取り組むことが可能です。自治体によっては独自の制度を設けているところもあるので、事業を展開している地域の情報をこまめに収集しておきましょう。
複数の企業が参加する合同採用説明会で採用活動を行う方法もあります。
スキルアップのための取り組みを行う
人材が思うように獲得できなかったとしても、既存スタッフ一人ひとりの能力を高めることで人手不足の問題に対処するのも一つの方法です。
たとえば、スタッフのスキルを高めるために、社内研修会を開いたり、サービスマニュアルを作成したりすることがあげられます。能力を向上させることで、限られた人数でも店舗や営業所を回せる仕組みを整えてみましょう。
また、ITシステムを導入することで、従来は人の手で行っていた部分を自動化することも、人手不足の解消には有効です。
人員配置を最適化し、人手不足を解消しよう
新たな人材を確保するまでには時間がかかります。既存のリソースを十分に活かしていくことも考えてみましょう。ここでは、人材活用に役立つ自動化システムについてご紹介します。
自社のリソースを最大限に活かそう
さまざまな方面に採用活動を展開することと同様に、既存のスタッフを有効に活用することも重要です。いくら新たな人材を確保したとしても、効率の悪い働き方をさせていれば、組織としての生産性が低くなり、人手不足の問題は解決しません。
組織としての生産性を高めるために、人員配置の最適化やシフト管理の効率化に取り組んでみましょう。
忙しい時間帯（売上が高い時間帯）には、必要なスタッフ数を確実に割り当てる。あまり人手が必要のない時間帯（売上が低い時間帯）には、運営できる最低限のスタッフ数にする。そういったメリハリをつけた人員配置にする考え方が重要です。
人材活用に自動化システムは欠かせない
どのような業種であれ、人材活用は安定的な事業活動を行っていくうえで欠かせません。そして、人材を最適な形で活用するためにはシフト管理が重要といえます。シフト管理は、日々頑張って働いてくれる従業員に対してアプローチできる大事な作業でもあり、従業員のモチベーション向上や働きやすい職場づくりにも直結します。
シフト管理に自動化システムを導入すれば、従業員が柔軟に働くことができるだけでなく、管理者の負担を軽減することも可能です。組織全体で業務の効率化を図り、働きやすい環境を作ることで、既存の従業員が辞めることなく、新たな人材を呼び込むきっかけにもなるはずです。
まとめ
人手不足は、安定的な事業活動を行うために対処すべき重大な経営課題の一つです。しかし、競合他社と競いながら新たな人材を確保するのは、コストや労力の面で簡単に進まないことがあります。採用PRの幅を広げつつ既存社員が働きやすい環境を整えることで、生産性を高め、人手不足を補う仕組みを整えていきましょう。
勤務シフト表を自動作成できるクラウドサービス「勤務シフト作成お助けマン」を活用すれば、シフト管理にかかる手間を省力化できます。スタッフの希望をそのまま割り当てるのではなく、勤務条件などを守りながら、最適な人材配置が行えます。また、クラウドサービスなので新たにサーバーなどを設置する必要はなく、お手持ちのPCとインターネット回線を利用すれば、低コストですぐに始められます。
シフト管理を見える化することでスタッフとのコミュニケーションも取りやすくなり、効率的な人材管理に役立てられるはずです。
2か月間無料でトライアルすることも可能です。人手不足の悩みを解消するツールとして、ぜひ活用してみましょう。
