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バイトのシフト変更をうまく管理して負担を軽減!課題・対処法解説

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せっかく時間をかけてシフト表を組んでも、「シフトを変更してほしい」とバイトスタッフから言われて困ってしまうことがあります。少ない人数でシフトを組んでいたり、繁忙期で少しでも人手がほしかったりする場合には、どのように調整すべきか頭を抱えてしまうこともあるでしょう。

そこで今回は、バイトのシフト管理をスムーズに行うための方法や、急なシフト変更の申し出にどのように対処すべきかを解説します。

  1. シフト作成における管理者の負担は大きい
    他業務と並行してシフト管理を行うのは大変
    急なシフト変更の申し出に苦労してしまう
    シフトの公開までに時間がかかる
  2. バイトから「シフトを変更したい」と言われたときの対処法
    自店舗のスタッフで対処する
    他店舗にヘルプを要請する
    店舗の規模に合わせて多めに人材を採用しておく
  3. シフト管理で直面しやすい問題
    1. シフトに不公平感が出てしまう
    2. 所得制限でうまくシフトが組めない
    3. 法令や就業規則に違反してしまう
  4. シフト変更にも柔軟に対応するなら自動化システムがおすすめ
    Excelで管理するケース
    自動化システムで管理するケース
  5. まとめ
勤務シフト作成お助けマン

シフト作成における管理者の負担は大きい

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バイトのシフト作成は店舗管理者や経営者が行う場合が多く、作業に時間がかかってしまい負担になることも珍しくありません。ここでは、管理者がシフト作成において抱えがちな悩みを見ていきましょう。

他業務と並行してシフト管理を行うのは大変

従業員のシフト管理は、店長などの管理者が行うケースがほとんどです。しかし、管理者自身も他の業務を行わなければならないため、シフト管理ばかりに時間をかけるわけにもいきません

とはいえ、限られた時間でシフトを作成しようとすれば、チェック漏れなどのミスが起こってしまうことも。シフトの作成にミスがあると、従業員の働き方に負荷をかけてしまったり、運営に必要な人数が揃っていなかったりするなどの問題につながります。

急なシフト変更の申し出に苦労してしまう

シフトを作成しようと思っても、従業員からシフトの希望が出てこないと思うように作業を進められません。また、催促をしてもシフトの希望が提出されない場合、期日通りにシフトを作成できないこともあります。

さらに、せっかく苦労をしてシフトを組んでも、後から変更の申し出をされてしまうこともあります。変更のたびに入力やチェックなどの作業が発生すると、管理者の負担は増すばかりです。

シフトの公開までに時間がかかる

従業員のスキルや経験が要求される業種の場合、シフトを組むにあたって、必要な人手を確保さえすればよいというものでもありません。従業員ごとのスキルや経験を正確に把握したうえで、経験者と新人のバランスに配慮したシフトを編成する必要があります。

しかし、従業員数が多い場合、個々の能力を把握することは困難です。そのためシフト作成に時間がかかってしまい、シフトを公開するまでに時間を要してしまうこともあります。

バイトから「シフトを変更したい」と言われたときの対処法

change-shift-part-time-staff3従業員から「シフトを変更してほしい」と言われたときには、すみやかな対応が必要となります。ここでは、実際にどのように対処すべきかについて解説します。

自店舗のスタッフで対処する

当日のシフトで欠員が生じてしまった場合、自店舗の他の従業員で調整をすることが一般的です。ただ、日頃から急な変更に対応できる環境を整えていないと、シフトに入れるかの連絡や確認作業だけでも時間を要してしまいます。

急なシフト変更にも対処できるように、あらかじめシフトに入ってもらいやすい従業員をリスト化しておくとスムーズです。店舗から近いところに住んでいる人や、バリバリ働きたい人など、普段から従業員の状況をチェックしておきましょう。

他店舗にヘルプを要請する

自店以外にも系列店がある場合には、人手を回してもらうのも一つの方法です。ただ、急な要請の場合ほかの店からもヘルプを出すことができず、人員を確保することができないといった状況に陥る可能性もあります。

人手が不足した場合に備えて、あらかじめ店舗間でヘルプ要請の手順を確認しておくことが大切です。

店舗の規模に合わせて多めに人材を採用しておく

お店を回すのに必要な人数がギリギリの場合、急な欠員が生じることで業務に支障が出てしまうこともあります。

店舗運営に必要な人数に余裕を持たせるために、繁忙期などを想定して多めに採用しておくなど、もしもの場合に備えた観点を持つことが重要です。

シフト管理で直面しやすい問題

change-shift-part-time-staff4シフト作成はスムーズに進めたいものですが、しっかり確認作業を行わなければ思いがけないところでトラブルが発生してしまう恐れもあります。管理者がシフトを作成するにあたって、直面しがちな問題をご紹介します。

1. シフトに不公平感が出てしまう

学生アルバイトスタッフを雇っている場合、就活や授業の関係で急な欠勤が入ってしまうことは珍しくありません。ただ、本人の希望ばかりを優先していると、ほかのスタッフにしわ寄せがいってしまい、不公平感が出てしまう恐れがあります。

特定のスタッフばかりに業務負担が集中すると、不満が溜まって離職してしまう可能性も出てきます。採用時に提示した労働条件と照らし合わせてシフトを作成し、大きな違いが出ないように気をつける必要があります。

2. 所得制限でうまくシフトが組めない

従業員が学生や主婦(主夫)の場合には、所得制限の部分で思うようにシフトが組めないことがあります。たくさん働いてもらいたいと思っても、扶養控除の対象から外れてしまうなどの関係でお願いできない場合もあるものです。

また、外国人留学生の場合、1週間に働ける時間に制限(原則として週28時間以内)があるため、シフトの作成において配慮が必要です。

所得制限や外国人留学生のシフト作成については、こちらの記事をご覧ください
扶養の範囲とは?パートスタッフのシフト表作成時に気を付けたい○○万円の壁
オーバーワークは双方罰則。外国人留学生の労働時間週28時間を守るには

3. 法令や就業規則に違反してしまう

シフト作成にミスが生じると、店舗運営に支障が出るだけでなく、労働基準法などの法令や就業規則に違反してしまう恐れもあります。従業員が不利益を被るだけでなく、会社のイメージ低下にもつながってしまうので注意しておきましょう。

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シフト変更にも柔軟に対応するなら自動化システムがおすすめ

img_time_05@2x急なシフト変更の申し出にも柔軟に対応するためには、シフト作成を自動化できる仕組みを整えることが重要です。Excelで管理するケースと、自動化システムで管理するケースを比較してみましょう。

Excel で管理するケース

Excelを使ったシフト管理は、紙でシフトを作成するより効率が良いといえます。Excelに備わっているシフト表テンプレートを利用できるので、コスト面もほとんど気になりません。

ただ、店舗ごとにExcelシートで管理をしていると、情報を共有しづらく、実際の運用面で支障が出てしまうことがあります。他店舗のスタッフの勤務予定がリアルタイムで把握できませんので、応援依頼をスムーズに行うことができません。また、手作業による入力ミスが発生しやすい点と、急なシフト変更に対応しづらい点もデメリットといえるでしょう。

自動化システムで管理するケース

クラウド型の自動化システムでシフトを管理する場合、手作業によるミスを減らすことができます。また、法令や就業規則を設定すれば、入力した情報のエラーチェックを行うこともできるので、確認作業もスムーズに。

働く側もシフト希望をスマホから提出でき、作成されたシフト表をすぐに確認できるので便利です。情報を一元管理することで、自店だけでなく他店とも情報を共有しやすくなり、急なシフト変更やヘルプ要請にも対応しやすくなります

まとめ

バイトのシフト作成や管理を手作業で行っていると、急なシフト変更の対応に手間取ってしまいます。代わりにシフトに入ってくれるスタッフがいたとしても、特定のスタッフばかりにお願いをしていると不公平感が生じやすいので注意が必要です。

JRシステムが提供している「勤務シフト作成お助けマンTime」なら、シフト希望の集約やヘルプ募集、他店舗への応援依頼など、シフト管理の一連の業務を行うことができます。さらに、法令や就業規則、スタッフとの契約、各時間の必要スタッフ数などの各種勤務条件を登録しておけば、その勤務条件にあったシフト表を自動で作成するので、公平なシフト表を誰でも簡単に作成することができます。

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ヘルプ募集の際には、登録していた勤務条件に違反するスタッフは、アラートでお知らせ。「ヘルプを依頼したけれども、就業規則に違反してしまった・・・」などのミスを防げます。

また、各スタッフの情報は全店舗で一元管理しているので、他店舗への応援依頼なども、ミスなくスムーズに行うことが可能です。

タブレットでの操作にも対応しているので、スキマ時間を使ってシフト変更の対応をすることが可能です。わざわざバックヤードに行って、パソコンで作業する必要はありません。

2か月間無料でトライアルを実施することができ、実際に操作を試してから導入することが可能です。管理者の負担を軽減し、円滑な店舗運営を実現するためにぜひ活用してみましょう。

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