時間をかけながらシフト表を作成し、やっとの思いでできあがったとしても「シフトを変更してほしい」とアルバイトスタッフから言われて困った経験はないでしょうか。少ない人数でシフトを組んでいたり、繁忙期で少しでも人手がほしかったりする場合には、どのようにシフトを調整すべきか頭を抱えてしまうこともあるでしょう。
今回は、アルバイトのシフト管理をスムーズに行うための方法や、急なシフト変更の申し出にどのように対処すべきかを解説します。
シフト作成における管理者の負担は大きい
他の業務と並行してシフト管理を行うのは大変
従業員のシフト管理は、店長などの管理者が行うケースがほとんどです。しかし、管理者自身も他の業務を行わなければなりません。一例として店長の業務をあげると、いつ、どこに、どんな商品を並べるかを考える「売場の展開計画」を考えたり、新しく入った従業員の教育を行ったりすることなどがあります。管理者は多忙であるため、シフト管理ばかりに時間をかけるわけにもいきません。
しかし、限られた時間でシフトを作成しようとすれば、シフトの仕上がりが雑になってしまう場合があり、チェック漏れなどのミスが起こってしまうこともあります。もし、シフトのミスに気がつかないでそのまま公開してしまうと、従業員の働き方に負荷をかけてしまったり、運営に必要な人数がそろっていなかったりするなどの問題につながります。
他の業務と並行しながらシフト管理を行うためには、どの業務をいつ行うかをあらかじめ決めておくことがポイントです。それにより、シフト作成の時間を確保しやすくなります。
急なシフト変更の申し出に苦労してしまう
シフトの作成を始める場合は、事前に従業員からシフトの休日希望、あるいは出勤日の希望を集めることが多いです。しかし、シフトを作成しようと思っても、従業員がシフトの希望を提出しないと思うように作業を進められません。また、催促をしてもシフトの希望が提出されない場合、期日通りにシフトを作成できないこともあります。
さらに、せっかく苦労をしてシフトを組んでも、後から変更の申し出をされてしまうこともあります。変更のたびに入力やチェックなどの作業が発生すると、管理者の作業が増えてしまい、負担は増すばかりです。
そのような状態になることを防ぐためは、シフトの希望をいつまでに出すかを決めておき、期限までに提出するように伝えましょう。もし、シフトの希望の提出期限を過ぎてから希望を出す人がいる場合は「期限後にシフトの希望を提出するとシフトの作成が遅れる場合がある」と伝えたうえで、シフトの提出期限は守るように伝えることが大切です。
シフトの公開までに時間がかかる
従業員のスキルや経験が要求される業種の場合、シフトを組むにあたっては必要な人数を確保するだけでなく、各従業員のスキルや経験も正確に把握しておく必要があります。なぜなら、従業員のスキルや経験を考えずにシフトを作成してしまうと、場合によっては経験が少ない新人だけしかいない日が発生する可能性があるためです。そのようなシフトで業務を行うと、サービスレベルが低下してしまい、顧客に迷惑をかけることにもなりかねません。そのようなことを防ぐためにも、経験者と新人のバランスに配慮したシフトを編成する必要があります。
しかし、従業員数が多い場合、個々の能力を把握することは困難です。そのためシフト作成に慣れていないほど時間が長くかかってしまい、シフトを公開するまでに時間を要してしまうこともあります。各従業員のスキルや経験を正確に把握することが難しいと感じられる場合は、シフト表に記載する名前の順序を勤続年数が長い人から順に記載することで対応する方法があります。
勤続年数が長いほど必ずしもスキルが高いとは限らないものの、スキルの高さを見分けるためには勤続年数の長さがある程度の目安となります。なぜなら、勤続年数が長いほど多くの経験を積んでいるため、スキルも高くなりやすいためです。
勤続年数順に名前を記載すれば、シフトの名前の欄で上の方に記載されている人と下の方に記載されている人、あるいは真ん中あたりに記載されている人同士を組み合わせれば、スキルや経験の面でバランスが取れたシフトを作成しやすくなります。
アルバイトから「シフトを変更したい」と言われたときの対処法
従業員から「シフトを変更してほしい」と言われたときには、すみやかな対応が必要となります。ここでは、シフトの変更の要望があった場合にどのように対処すべきかについて解説します。
自店舗のスタッフで対処する
当日のシフトで欠員が生じてしまった場合、自店舗の他の従業員で調整をすることが一般的です。ただし、日頃から急な変更に対応できる環境を整えていないと、シフトに入れるかどうかの連絡や確認作業だけでも時間を要してしまいます。
急なシフト変更にも対処できるように、あらかじめシフトに入ってもらいやすい従業員をリスト化しておくとスムーズに対応できます。店舗から近いところに住んでいる人や、できるだけ多く働きたい人など、普段から従業員の状況をチェックしておきましょう。
他店舗にヘルプを要請する
自店以外にも系列店がある場合には、他の店舗から人手を回してもらうことも一つの方法です。ただし、他店舗へのヘルプの要請があまりにも急である場合は、他店舗からもヘルプを出すことができず、人員を確保できない状況に陥る可能性もあります。なぜなら、店舗の中には従業員の人数に余裕がない場合もあり、他の店舗に応援を出すことが難しい場合があるためです。
そのため、他店舗にヘルプを要請することは、自店舗のスタッフだけでは全く手配がつかず、やむを得ない場合に限るようにしましょう。ただし、どうしても人手が不足してしまった場合に備えて、店舗間でのヘルプ要請はどのような手順で行うかをあらかじめ決めておくことが大切です。
店舗の規模に合わせて、人員はある程度の余裕を持たせる
店舗を運営するために必要な人数がギリギリの場合、急な欠員が生じて業務に支障が出てしまうこともあります。可能であれば多めに人員を確保したいところですが、人件費の予算が決められている以上、定められた人件費の範囲内でシフトを作成することが基本となります。
ただし「繁忙期にはどの程度の人数が必要か」についてはあらかじめ考えておく必要があります。店舗運営に必要な人数にある程度の余裕を持たせるために、繁忙期などを想定してやや多めに採用しておくなど、もしもの場合に備えた観点を持つことが重要です。
シフト管理で直面しやすい問題
シフト作成はスムーズに進めたいものですが、しっかり確認作業を行わなければ思いがけないところでトラブルが発生してしまう恐れもあります。管理者がシフトを作成するにあたって、直面しがちな問題をご紹介します。
1. シフトに不公平感が出てしまう
学生アルバイトを雇っている場合、就活や授業の関係で急な欠勤が入ってしまうことは珍しくありません。ただし、特定のスタッフの希望ばかりを優先していると、ほかのスタッフにしわ寄せがいってしまい、不公平感が出てしまう可能性があります。
たとえば、ある店舗のシフトで、Aさんは土日や祝日に休日希望を入れることが多く、Bさん、Cさん、Dさんは主に平日に休日希望を入れることが多いとしましょう。それぞれのスタッフの希望を受け入れたままシフトを作成してしまうと、Aさんは土日や祝日に休日が多くなる反面、Bさん、Cさん、Dさんは土日や祝日に休みがほとんど取れなくなってしまいます。店舗では土日や祝日は来店する顧客の数が増えるため、平日よりも忙しくなります。Bさん、Cさん、Dさんは不満を感じてしまうことでしょう。
上記の例のように、特定のスタッフばかりに業務負担が集中したり、逆に特定のスタッフだけが土日などの忙しい日に休んだりすると、他のスタッフは不満がたまりやすくなり、場合によっては離職してしまう可能性も出てきます。採用時に提示した労働条件と照らし合わせながらシフトを作成し、労働条件の内容と大きな違いが出ないように気をつける必要があります。
2. 所得制限でうまくシフトが組めない
従業員が学生や主婦、または主夫は、たくさん働いて収入を増やすと税金や社会保険料を負担しなければならない場合があります。それは、いわゆる「所得制限」によるものです。
所得制限としては「103万円の壁」や「130万円の壁」があります。「103万円の壁」とは、年間の給与収入が103万円を超えた場合は、アルバイトをしている本人に所得税がかかることです。また「130万円の壁」とは、130万円を超えると共稼ぎの場合は扶養控除の対象から外れるため、アルバイトをしている本人が国民健康保険料や国民年金保険料を支払わなければならないことを指します。
そのため、パートやアルバイトとして働く立場としては、税金や社会保険料の負担を軽くするために、一年間の給与の額を一定額以内に収めることが一般的となっています。シフト管理者や経営者の立場としては、アルバイトにたくさん働いてもらいたいと思っても、扶養控除の対象から外れてしまうなどの関係でお願いできない場合もあるものです。
また、外国人留学生の場合、1週間に働ける時間の上限が原則として週28時間以内に制限されています。法律で定められた労働時間の上限を超えて働かせると在留資格の更新が認められなかったり、あるいは母国に強制送還されてしまったりすることがあるため、シフトの作成において配慮が必要です。
▼所得制限や外国人留学生のシフト作成については、こちらの記事をご覧ください
扶養の範囲とは？パートスタッフのシフト表作成時に気を付けたい○○万円の壁
オーバーワークは双方罰則。外国人留学生の労働時間週28時間を守るには
3. 法令や就業規則に違反してしまう
シフトの作成にミスが生じると、店舗運営に支障が出るだけでなく、労働基準法などの法令や就業規則に違反してしまう恐れもあります。たとえば、労働基準法では、18歳未満の人は夜10時から翌朝の5時までの間に働くことができないと定めています。しかし、それにもかかわらず、18歳未満の人を夕方6時から夜11時まで働かせると法令違反となります。
法令を知っていながら意図的に働かせることは論外ですが、法令を知らずに法令違反の状態で働かせた場合も罰則が科せられます。法令や就業規則に違反している状態を放置してしまうと、従業員が不利益を被るだけでなく、会社のイメージ低下にもつながってしまうので注意しておきましょう。
シフト変更にも柔軟に対応するならシフト管理システムがおすすめ
急なシフト変更の申し出にも柔軟に対応するためには、シフト作成を自動化できる仕組みを整えることが重要です。Excelで管理するケースと、シフト管理システムで管理するケースを比較してみましょう。
Excel で管理するケース
Excelを使ったシフト管理は、紙でシフトを作成するより効率が良いといえます。Excelに備わっているシフト表テンプレートを利用できるので、コストはさほどかかりません。
ただ、店舗ごとにExcelシートで管理をしていると、情報を共有しづらく、実際の運用面で支障が出てしまうことがあります。また、他店舗のスタッフの勤務予定がリアルタイムで把握できないため、他店舗への応援依頼をスムーズに行うことが難しくなります。そのほか、手作業による入力ミスが発生しやすい点と、急なシフト変更に対応しづらい点もデメリットといえるでしょう。
シフト管理システムで管理するケース
クラウド型のシフト管理システムでシフトを管理する場合、手作業によるミスを減らすことができます。また、法令や就業規則を設定すれば、入力した情報のエラーチェックを行うこともできるので、確認作業もスムーズになります。
働く側もシフト希望をスマホから提出でき、作成されたシフト表をすぐに確認できるので便利です。情報を一元管理することで、自店だけでなく他店とも情報を共有しやすくなり、急なシフト変更やヘルプ要請にも対応しやすくなります。
▼ あわせて読みたい記事
シフト管理者・シフト勤務者におススメのシステム・アプリ
自動作成を特長とするシフト管理システム｜導入する前に知っておくべきこと
シフト作成に特化したシフト管理システム比較｜クラウドのメリットとは
飲食店に最適なシフト管理システム・アプリ｜料金・機能・メリット徹底比較
まとめ
アルバイトのシフト作成や管理を手作業で行っていると、急なシフト変更の対応に手間取ってしまいます。代わりにシフトに入ってくれるスタッフがいたとしても、特定のスタッフばかりにお願いをしていると不公平感が生じやすいので注意が必要です。
JRシステムが提供している「勤務シフト作成お助けマンTime」なら、シフト希望の集約やヘルプ募集、他店舗への応援依頼など、シフト管理の一連の業務を行うことができます。さらに、法令や就業規則、スタッフとの契約、各時間の必要スタッフ数などの各種勤務条件を登録しておけば、その勤務条件にあったシフト表を自動で作成するので、公平なシフト表を誰でも簡単に作成することができます。
ヘルプ募集の際には、登録していた勤務条件に違反するスタッフは、アラートでお知らせ。「ヘルプを依頼したけれども、就業規則に違反してしまった・・・」などのミスを防げます。また、各スタッフの情報は全店舗で一元管理しているので、他店舗への応援依頼なども、ミスなくスムーズに行うことが可能です。タブレットでの操作にも対応しているので、スキマ時間を使ってシフト変更の対応をすることが可能です。わざわざバックヤードに行って、パソコンで作業する必要はありません。
2か月間無料でトライアルを実施することができ、実際に操作を試してから導入することが可能です。管理者の負担を軽減し、円滑な店舗運営を実現するためにぜひ活用してみましょう。
