働き方改革に対応したシフト表を作成する際に注意すべき点

pixta_49501866_S

働き方改革を推進しようとすると、必ずといっていいほど、今までのシフト表の作成方法を変えなければならない事態に陥ります。今回は、企業が働き方改革に対応する上で、シフト表作成に関わる影響や注意すべき点について説明します。

  1. 働き方改革とは?
    働き方改革に取り組む理由
    働き方改革関連法案
    働き方改革の効果
  2. シフト表に影響する働き方改革の実施施策例
    年次有給休暇の取得促進の実施例
    勤務間インターバルの実施例
    休み方の改善における実施例
  3. 働き方改革に対応したシフト表を作成するために
    働き方改革、就業規則を考慮したシフト表作成の難しさ
    ルールだけ守れれば良いわけではない
    お助けマンでできる働き方改革

働き方改革とは?

働き方改革に取り組む理由

昨今「働き方改革」という言葉が、企業の重要な経営課題として認識されていますが、そもそも、企業が働き方改革に取り組む理由とは何でしょうか?どうして多くの人が関心を持っているのでしょうか?

日本は、近年の人口減少、少子高齢化による労働人口減少により、多くの業界で人手不足が深刻な問題になっています。また、育児や介護など労働者の働くニーズが多様化している状況にあります。

さらには、健康意識の高まりによる長時間労働の是正や、仕事だけではないワークライフバランスを意識した多様な生き方を選択する人も増えてきています。

そんな中でも企業は業績を上げるため、従業員に効率良く意欲を持って働いてもらうことで、生産性向上を実現しようとしています。今までの長時間労働を是とする働き方や、柔軟性がなく勤務時間が固定化した働き方では、従業員の意欲を下げるだけでなく、人材の確保も難しくなり、業績にも影響が出るようになったことが背景にあります。

働き方改革関連法案

2019年4月から働き方改革関連法案と呼ばれている法律が順次施行されていることも、さらに「働き方改革」という言葉が注目されている理由です。働き方改革関連法案にはどのようなものがあるのでしょうか?ポイントとして3つあります。

一つ目は、時間外労働の上限規制です。時間外労働の上限について、月45時間、年360時間を原則とし、臨時的な特別な事情があるときでも、労使が合意する場合でも、年720時間以内、複数月平均80時間以内(休日労働を含む)、月100時間未満(休日労働を含む)である必要があります。

二つ目は、年次有給休暇の時季指定。使用者は、法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対して、毎年5日、年次有給休暇を確実に取得させる必要があります。

三つ目は、同一労働同一賃金です。同一企業内において、正規雇用労働者と非正規労働者との間で、基本給や賞与などの個々の待遇ごとに不合理な待遇差が禁止されます。

当然ながらこれらは法律で決められた最低限の内容です。企業としては、法律を遵守するだけでなく、自主的に更なる働き方の改善を進めることが求められています。

働き方改革の効果

働き方を見直すことにより、企業には様々なメリットをもたらします。

例えば、企業が柔軟な働き方を認めてくれると、従業員としては今までよりも仕事以外の育児や介護、家庭の時間やプライベートの時間などが、柔軟に取得できるようになります。また体へ無理な負担をかけることなく、健康な状態で働くことも可能となります。それにより従業員満足度が向上するだけでなく、離職率の低下を防ぐことが、企業としては期待できます。

さらに、従業員が万全の健康状態で、モチベーションを高くして仕事に取り組むことは、業務や接客の質に繋がることも期待できます。特に従業員が直接お客様と接する機会の多い小売業やサービス業では、従業員満足度の向上が顧客満足度の向上に繋がると言われることもあり、働き方の見直しは非常に重要になってきます。

また、労働環境の改善に取り組む姿勢をアピールすることは、その企業のイメージ向上にも繋がります。反対にそういった働き方改革を推し進める世の中の流れに対応できないと、ブラック企業という悪いレッテルを貼られる恐れもあり、各企業は対応を迫られている状態となっています。

シフト表に影響する働き方改革の実施施策例

働き方改革で実施するものの中には、いくつかシフト表に影響を及ぼすものがあります。それらの実施施策例を見ていきます。

年次有給休暇の取得促進の実施例

年次有給休暇の付与日数が年間10日以上の従業員に対しては、5日の年次有給休暇を確実に取得させる必要があります。正社員だけでなく、アルバイトやパートタイムの従業員も対象となる点に注意が必要です。

単にルールだからということで、従業員に有給休暇を取得するように伝えても、取得しづらい雰囲気であれば問題です。積極的に有給休暇を取得させるために、中長期経営計画での指針の盛り込みや、推進するための専門部署もしくはプロジェクトチームを新たに組織するなど行い、トップメッセージの浸透に注力している企業は多いです。会社全体で有給休暇が取得しやすい雰囲気を醸成するための取り組みが重要となります。

また、従業員が取得しやすいように、ルール面で新たに整備する企業もあります。例えば記念日や誕生日など決まった日や申告した日を有給休暇として設定することや、ゴールデンウィーク、夏季、冬季等の機会を捉えた計画的付与制度の導入などを実施しています。これらは事前に予定に組み込む必要がありますので、シフト表を作成する際にも考慮しなくてはなりません

勤務間インターバルの実施例

勤務間インターバル制度とは、勤務終了後、一定時間以上の休息時間を設けることで、従業員の睡眠時間や生活時間を確保するものです。2019年4月には労働時間等設定改善法が施行され、企業には努力義務が課されることになりました。

始業時間が一定であるような職場であれば、退社時間を守ることで一定の休息時間をとることができますが、長時間営業をしているような小売業やサービス業、飲食業などは注意が必要です。閉店作業終了後から開店作業時間の間隔が短い場合には、シフトを調整する必要があります。閉店作業、開店作業を特定の従業員だけでなく、パートタイムでも行えるようにしたり、場合によっては営業時間の見直しを行ったりする企業もあります。

シフトの調整では、遅番の次の日に早番を割り当てないようにするなどのルールを制定する必要がありますが、今までの手作業では間違いが発生することもあり、限界があります。

休み方の改善における実施例

休みの希望をなるべく叶えることで、生活時間を充実したものにしてあげたいと考える企業も増えてきています。シフト表における休みは従業員としては大変重要であり、不公平な割り当て方では、従業員から不満が出てきてしまいます。

公平な休みの割り当てとはどういったものでしょうか。単純に各従業員に同じ回数の休みを割り当てるだけで良いのでしょうか?小売業やサービス業では土曜、日曜、祝日に休みを取らせることは簡単ではありません。土曜、日曜、祝日はどうしても来店客数が多いため、従業員の負担が大きいものとなり、曜日で割り当てられる休みの意味が異なります。そのため、土曜、日曜、祝日に割り当てる各従業員の休みの日数をカウントし、均等になるように配慮している企業も多いです。

さらに従業員の休みがより充実したものとなるように、休みの前後に割り当たる勤務も意識している企業があります。例えば、休みの前日には遅番は割り当てない休みの翌日は早番を割り当てないなどをルール化し、ゆっくり休みを取ってもらうように考えられています。

働き方改革に対応したシフト表を作成するために

働き方改革、就業規則を考慮したシフト表作成の難しさ

働き方改革などで新たな制度を取り入れるということは、今までよりもシフト表作成が複雑になることに繋がります。当然ながらその分、シフト表作成にかかる時間が増えるだけでなく、今まで作成ができていた人でも、作成ができなくなる恐れがあります。

今までは表計算ソフトや手書きでの作成で対応ができていたとしても、それでは限界があります。シフト表作成の条件が増えることで、チェックしなくてはいけない項目が増え、間違いのチェックが漏れてしまう危険もあります。

従業員の働き方、休み方を改善するために取り入れた制度なのに、シフト表が上手く作成できないと、結果的に従業員は不公平感を感じ、不満が増えてしまうという結果になりかねません。

ルールだけ守れれば良いわけではない

働き方改革により社内の制度を改善し、シフト表も新たに策定したルールに対応できたとしても、それだけで良いわけではありません。

いくらルール通りに作成できたとしても、運営に必要な人数は揃えなければなりません。必要な人数が揃っていないと、その日に割り当てられたスタッフに負荷がかかってしまうことに繋がります。形だけ整えても逆効果を招くこともあり得るのです。

働き方改革の旗印のもと、いくら制度を整備したとしても、それを確実に運用するための仕組みがないと、全く意味をなさないどころか、マイナスにさえなってしまう恐れもあります。制度の整備だけを考えるのではなく、それを支援できるツールはないかという点についても検討した方が良いでしょう。

お助けマンでできる働き方改革

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」では、働き方改革を支援するための様々な条件設定を行うことができます。週単位、月単位の労働時間や休みの日数、連続勤務上限、各日の必要な人数等はもちろん、その他の細かな設定も用意しています。

例えば、従業員の休みの日数を均等にできるだけでなく、土日祝に割り当てる休みの回数も均等にする設定ができます。それにより従業員が最も気にしている休みの公平性を本当の意味で保つことができるようになります。

勤務間インターバルに関する設定では、勤務並びの条件設定ができるので、遅番の次の日の早番を禁止にするなどの条件を考慮したシフト表も作成することができるようになります。また、休みの前日は遅番禁止休みの翌日は早番禁止などの条件も設定ができます。手作業での作成では難しい条件でも、簡単な設定で、誰でもシフト表が作成できるようになります。

さらに、オプション機能として、従業員からスマホによる休みの申請も受け付けることも可能になります。今まで休みを申請しづらいと思っていた従業員でも、精神的負担が減り、休みを申請しやすくなったという声や、予め休みを指定してからシフト表を作成することができるので、有給休暇の取得促進にも繋がったという声も多くいただきます。

「勤務シフト作成お助けマン」は、60日間無料でトライアルができます。働き方改革を支援するツールをお探しのご担当者様は、是非お試しください。

▼ あわせて読みたい記事
希望通りのシフト作成は難しい!?従業員が満足するシフトの作り方
変形労働時間制とは?正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ

「勤務シフト作成お助けマン」は、条件が複雑に絡む勤務表を、スタッフの希望に従って自動作成できるクラウドサービスです。わかりやすく説明をしている動画もご用意しておりますので、是非ご視聴ください。
 

 

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード