エクセルで効率的にシフト作成・管理!失敗しない3つのポイント

エクセルで効率的にシフト作成・管理!失敗しない3つのポイント

現在の企業や事業所では、エクセルでシフト表を作成することが多いのではないでしょうか。日頃の業務で使い慣れているエクセルは、シフト表作成においても欠かせないツールといえます。

今回は「これからエクセルでシフト表を作成したい」、「もっと上手にエクセルを活用したい」と思っているシフト管理者の方むけに、エクセルでのシフト作成・管理で失敗しない3つのポイントをご紹介します。

  1. テンプレートはダウンロードすべき?
  2. エクセルでのシフト作成で失敗しない3つのポイント
  3. シフト表をエクセルで作成するメリットとデメリット
  4. もっと簡単に理想のシフト表を作るには
勤務シフト作成お助けマン

テンプレートはダウンロードすべき?

エクセルでシフト表を作成する時にまず考えるのは、「テンプレートのダウンロード」です。現在、ネット上には多くのエクセルで作られたシフト表テンプレートが存在し、ほとんどは無料でダウンロードが可能。0からシフト表を自作するより、はるかに効率的だと感じます。

ところが、いざテンプレートをダウンロードし、利用してみると「職場の人数と枠が合っていない」、「条件や登録を追加する枠がない」といった点から、テンプレートをカスタマイズするケースが多くあります。ときには「結局、自作した方が早い」という結論に達することもあるでしょう。

ネット上で無料ダウンロード可能なテンプレートは、あくまでシンプルに作られています。ダウンロード前に、まずは見本を確認すること。そのままのテンプレート、もしくは少しの加工で不備なく自社に合ったシフト表が作成できるか。この点をしっかり検討するようにしましょう。

 

エクセルでのシフト作成で失敗しない3つのポイント

1. 枠の大きさや色分けに気をつける

見やすいシフト表の特長のひとつに「レイアウトにメリハリをつけている」点があげられます。名前や日付の枠と文字を大きくすれば、いつ誰がシフトに入っているか分かりやすくなります。

また、色分けも大事なポイントです。「休みは赤」、「従業員の希望は青」、「夜勤の背景は黒」といったルールを決め、メリハリをつけることで見やすいシフト表になります。

これらはセル毎に変更できますが、「条件付き書式」を使えばもっと簡単にレイアウトすることが可能です。

【条件付き書式の設定方法】

ためしに、シフトパターンを色分けしてみましょう。

「早番」「中番」「遅番」「夜勤」「休」など色分けしたいシフトパターンを作成後、範囲選択し、ホームメニューの「条件付き書式」をクリック。セルの強調表示ルールにカーソルを合わせ、「文字列…」をクリックします。

Excelの条件付き書式の設定画面1


すると「新しい書式ルール」というポップアップウィンドウが表示されます。ここで「“休”と入力されたセルの文字を赤にする」というルールを作ります。

Excelの条件付き書式の設定画面2


OKボタンを押すと、“休”のセルの背景と文字が赤くなりました。

Excelの条件付き書式の設定画面3


同じ手順で条件付き書式を設定していくと、このようになります。

Excelの条件付き書式の設定画面4


実際はシフト作成後に条件付き書式を適用するのが良いでしょう。
10人程度のスタッフであれば一人ひとり色分けしていくのも手間ではありませんが、30人50人となると大変です。「条件付き書式」を活用して、分かりやすい色分けルールを作りましょう。

見やすいシフト表の作り方は、以下の記事でも解説しています
【決定版】見やすいシフト表の組み方・作り方

2. プリントアウトした後をイメージする

エクセルで作成したシフト表を印刷して、貼り出している事業者も多いのではないでしょうか。このような場合、プリントアウトした後の見え方をイメージしなくてはなりません。

シフト表を作成する管理者は、パソコン画面で確認します。しかし、いざプリントアウトしてみるとA3で印刷しても文字が小さくなってしまったり、白い背景と黒い文字だけで勤務条件が分かりにくかったりします。

パソコンで作成したエクセルは、プリントアウトすると思っている以上に小さく感じるので、なるべくダイナミックなレイアウトを心がけてください。

シフト表自動作成に関する資料をご用意しています

3. 関数を理解してより便利に

エクセル上級者となれば、関数を駆使するでしょう。

エクセルには、日付や数値の合計を自動的に表示する関数機能があります。カレンダーを作って、その日の従業員人数や個人の月合計勤務時間を把握しなければならないシフト管理者にとっては、ぜひ覚えておきたい機能です。関数を使いこなすことで、シフト表作成の効率が格段に上がります

【関数を使ってカレンダーを作成してみよう】

ためしに、DATE関数WEEKDAY関数でカレンダーを作成してみましょう。

A1のセルに「=DATE(2020,4,1)」と入力し、エンターボタンを押します。すると2020/4/1に変換されます。

Excelの関数を使ったシフト作成画面1


次に、その右のセルB1に「=A1+1」と入力してみましょう。2020/4/2と出てきます。つまり、A1の日付にプラス1日したということです。

Excelの関数を使ったシフト作成画面2


さらに、B1のセルをコピーして右方向へ、28枠分選択してからエンターボタンを押してみます。あっという間に2020/4/1〜2020/4/30日までの日付が入力されます。

Excelの関数を使ったシフト作成画面3


しかし、シフト表のカレンダーに西暦や月は不必要ですね。そんな時は、該当する日付を範囲選択して「セルの書式設定」です。

Excelの関数を使ったシフト作成画面4


セルの書式設定を開き「分類」を「日付」に合わせると、サンプルが表示されます。

Excelの関数を使ったシフト作成画面5


ユーザー定義で日にちだけ表示させる設定にします。

Excelの関数を使ったシフト作成画面6


これで日にちだけの表示となりました。

Excelの関数を使ったシフト作成画面7


続いて曜日を入れていきます。こちらはWEEKDAY関数を使用します。曜日を入れたいセルに、「=WEEKDAY」と入力し、対応するセル(A2)を選択します。

Excelの関数を使ったシフト作成画面8


“4”と表示されました。これは1=日曜日、2=月曜日、3=火曜日、4=水曜日、5=木曜日、6=金曜日、7=土曜日という表示設定だからです。「セルの書式設定」で表示を変更しましょう。

Excelの関数を使ったシフト作成画面9


ユーザー定義で「種類」にaaaと入れます。

Excelの関数を使ったシフト作成画面10


これで「水」と表示されるようになりました。

Excelの関数を使ったシフト作成画面11


あとは日付と同様に、セルをコピーして右方向へ、選択範囲を広げます。すると、自動的に曜日が順番通りに記載されます。

Excelの関数を使ったシフト作成画面12


タイトルや罫線、スタッフ氏名欄などを作れば関数を利用したシフト表カレンダーの完成です。

Excelの関数を使ったシフト作成画面13


【関数を使って1日の出勤人数や個人の勤務合計時間を計算してみよう】

次に、COUNTIF関数を使って早番、遅番、休みの人数を集計してみましょう。

COUNTIF関数は「選択したセルの中から検索条件と一致したものを抽出する」関数です。

例えば早番を「A」、遅番を「B」、休みを「休」という記号にします。4月1日の早番、遅番、休みの数をCOUNTIF関数で集計する場合、数値を入れたいセルに「=COUNTIF」と入力。続いて集計したい範囲を選択します。4月1日の場合、セルB5からB14となります。カンマで区切って最後に条件となるA(セルA16)を入れます。

Excelの関数を使ったシフト作成画面14


これで、「4月1日の出勤の中から早番の数を抽出する」という関数ができあがります。COUNTIF関数は、その日の条件別スタッフ人数や月の休み数を簡単に集計可能です。

Excelの関数を使ったシフト作成画面15

 

シフト表をエクセルで作成するメリットとデメリット

このように、レイアウトのノウハウと便利な関数を使いこなせるようになれば、見やすいシフト表の作成はとても簡単になるでしょう。電卓をたたいたりパソコン画面とにらめっこする時間が削減されます。さらに、社内にエクセル関数の得意な人材がいれば、より安心できます。

しかし、エクセルの関数は設定した人でなければ、なかなか把握するのは難しいものです。関数の設定は非常に簡単にできますが、これは、簡単にズレてしまうとも言い換えることができます。誤って一人の従業員のSUM関数を削除してしまえば、合計時間は合わなくなってしまいますし、従業員数が多ければ多いほど、どこがズレているのかを見つけ出すのは苦労します。

関数を利用したエクセルのシフト表は属人化されやすいデメリットがあります。特定の人のみが使用するということは、その人以外にチェックできる人がいないということ。つまり、ミスが起こりやすくなり、シフト作成を引き継ぐ際などに修正がしにくくなるのです。

シフト作成の引き継ぎについては、以下の記事でも解説しています
シフト作成を引き継ぐ際に、気を付けたい5つのポイント

エクセルで作るシフト表については、以下の記事でも解説しています
【サンプル無料提供】エクセルを使って自作!シフト表テンプレート化のコツ

 

もっと簡単に理想のシフト表を作るには

このように、エクセルは見やすく使いやすいという利点がある一方、関数を駆使すると属人化し、シフト作成の引き継ぎ時などに問題が起きやすいというデメリットがあります。

そこでオススメなのが、シフトを自動作成してくれるサービスです。

JRシステムが提供しているシフト作成・管理ツール「勤務シフト作成お助けマン」は、自動でシフト表を作成するクラウドサービスです。エクセルをベースにしてあるので、見た目や使い勝手はそのまま。エクセルのデータをコピー、ペーストできるため、これまでと同様のインターフェースで作業が可能です。

勤務シフト作成お助けマンの画面


さらに、これまで関数で対応してきた日付や曜日、勤務日数などはすべて実装済み。タイプミスなどによってズレることはありません。必要な項目を入力するだけで、自動的に条件に沿ったシフト表を作成します。

また、人間がシフト表を作成する際に懸念される公平性も、同ツールならクリアになります。

手書きと比べ、より効率的なエクセルでのシフト表作成。それを更に、ミスなく効率化させたものがシフト自動作成ツールです。誰にでも簡単に扱えるので、これまでシフト管理者を悩ませてきた「シフト表作成のための作業時間」や「引き継ぎの手間」などを省くこともできます。

ぜひ、自社に合った方法で、シフト表を作成・管理しましょう。

勤務シフト作成お助けマン」は、条件が複雑に絡むシフト表を、スタッフの希望に従って自動作成できるクラウドサービスです。わかりやすく説明をしている動画をご用意しておりますので、是非ご視聴ください。

 

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード