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制約の多い警備員のシフト表作成に対する不満を、自動作成によって解決しましょう!

3D police officer - isolated over a white background

私たちの街を守る人として、警察官や消防隊員、警備員がいます。街を守るという重要な役割であるため、常時人員を配置する必要があり、24時間365日稼働させる必要があります。

ただし、当然ながら働く人には休憩や睡眠が必要であり、連続して働ける時間にも限界があります。限界をこえて働かせることがないように、日本では労働基準法によって働く時間にルールを定めています。

そのようなルールを順守しつつ24時間365日稼働させるために、複数の人員を配置しつつ各人の働く日付や時間をずらす「シフト勤務」によって対応しています。シフト勤務を実現するためにシフト表を作成するのですが、なかなかうまく出来ないことも多いとのことで、弊社にもよく相談が届いております。

今回は警備業界について着目します。警備業界は、シフト勤務の内容が厳しく、スタッフが辞めていくケースも多い業界となります。そのため、常に人材不足の状態となっています。

警備業界における勤務形態、それに基づくシフト表作成の問題点を解説したうえで、自動作成による解決方法について解説します。

  1. 警備員の勤務形態
  2. 警備員のシフト表を作成するにあたり発生する課題・制約
    労働基準法の順守
    スタッフの健康への配慮
    チーム編成の考慮
  3. 警備員のシフト表の課題は自動作成で解決しましょう
    シフト表作成の時間が短縮できる
    誰でも作成できる
    公平なシフト表が作成できる
  4. まとめ
勤務シフト作成お助けマン

警備員の勤務形態

Portrait sleeping young man holding alarm clock isolated on white background. Long working hours, lack of sleep, sleep deprivation, no motivation concept. Face expression

警備員の仕事は変形労働時間制(1か月以内の一定期間を平均して、1週間あたりの労働時間が法定労働時間を超えないようにした場合は、特定の日や週において、法定労働時間を超えて労働させることができる制度)がほとんどです。

そのため、休憩や休日の取り方も特殊であり、また、当直勤務のような連続拘束時間が長いような勤務も可能となります。

警備員の現場においては、求人情報にも記載されているように交代制であることがほとんどであり、二交代制や三交代制を採用しています。二交代制の場合は日勤・夜勤の2つのパターンに分かれます。三交代制の場合は、日勤・準夜勤・夜勤(早番・中番・遅番)の3つのパターンに分かれます。いずれの制度においても、具体的な時間は会社毎が定めているため会社毎に異なります。

また、24時間体制である場合は当直勤務を実施することもあります。当直勤務は24時間勤務が基本となり、間に休憩時間や仮眠時間が用意されます。

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警備員のシフト表を作成するにあたり発生する課題・制約

Project gantt chart

シフト表作成の基本は、「必要な時間帯に必要な人数を配置する」です。交代制を用いている警備員業務において、「必要な人数を配置する」ということはそこまで難しくないと思われがちです。

しかし、シフト表の作成は人数を配置すればよいだけのものではなく、法令順守やシフトの偏りの排除、資格保持者の配置など、さまざまな制約を満たす必要があり、すべてを満たすようにシフトを組むことが難しいとされています。エクセルや簡単なアプリでシフト表を作成しようとして失敗する場合、大体がこのような制約が理由となっています。

 

労働基準法の順守

前項であげている通り、警備員業務は変形労働時間制を適用していることが多いため、固定労働時間制にあるような「1日8時間以内」「1週間40時間以内」を限定的に超えることが可能となります。ただし、一定期間における上限値は法定で定まっているため、それを上回らないようにするようにシフトを組んでいく必要があります。

 

スタッフの健康への配慮

法定時間を守っていれば「夜勤を繰り返す」、「夜勤のあと十分な休息がなく日勤が入る」というようなシフトを組むようなことも出来なくはありません。しかしながらそのようなスタッフの健康に対する配慮のないシフトでは、スタッフの負担がとても大きくなり、体調を崩す可能性が高くなってしまいます。また、体調を崩さなかったとしてもスタッフからの反感を買うのは間違いないでしょう。

 

チーム編成の考慮

スタッフの勤務パターンが完全に一致していれば固定でチームを組んで、チーム単位にシフトを組むことが可能です。しかしながら現在は働き方の多様化もあるため、「週に1回だけ夜勤で働きたい」「当直→休みを繰り返したい」などスタッフによって要望がことなります。

スタッフの勤務希望を満たす場合、固定でチームを組むのは難しくなります。固定チームが組めない場合において、チーム内に「リーダークラスのスタッフ1名、資格持ちスタッフ2名を確保する」といった制約を満たしていく場合は、毎回スタッフのスキルを確認しながらシフトを組んでいく必要があります。

警備員のシフト表の課題は自動作成で解決しましょう

Business team solving a problem in the office

前項のとおり、シフト作成における制約は多々存在し、それらをすべて満たすのは非常に困難なものとなります。よくあるケースとしては、「ある制約を満たすようにシフトを組み替えてみたら、別の制約が満たさなくなった」ということがあります。

これらの制約をすべて満たし、かつ、必要な人数を配置するというのはパズルのような作業となってしまいます。

このような課題を解決するためのサービスはいくつか存在します。前項で挙げたような課題については、シフト表を自動作成できるサービスを利用することで、解決することができます。

シフト表の自動作成における代表的なメリットをいくつか挙げてみます。

 

シフト表作成の時間が短縮できる

前項のような制約を事前にシステムに登録しておけば、パズルを実施する作業はシステムが自動で実施してくれます。

大幅な省力化が実現でき、シフト表作成の時間を短縮できることでその時間を本来の業務に割り当てることが可能になります。

 

 

誰でも作成できる

シフト表はシステムが自動で答えを出してくれますので、難しいパズルのような作業は必要ありません。システムの利用方法さえ教われば、誰でもすぐにシフト表を作成することができます。

新しくシフト作成の担当者になったとしても、前任者と変わらないシフト表の質を確保することができます。それにより、運営に支障をきたすことなく、継続させることができるようになります。

 

 

公平なシフト表が作成できる

勤務条件には、勤務回数や休みの回数などの条件を登録することができます。それにより、その回数をスタッフの希望通りに設定しておけば、公平なシフト表を作成することができます。

また、システムが自動作成を行うことで、人の手による恣意的な部分は全く含まれないことになります。スタッフからすれば、公平性なシフト表が作成されているという安心感がありますので、満足度も上がります。

シフト表作成者にとっても、「公平なシフト表を作成しなくては」という精神的なプレッシャーから解放されますので、満足度が向上します。

まとめ

今回は、警備業界におけるシフト表作成の問題点と、それらの問題を解決できる自動作成のメリットについて解説をしました。シフト表を自動作成することによってチームを固定化する必要もなくなるため、様々な勤務希望条件を持つスタッフを採用することも可能となり、それが人材不足の解消にも繋がる可能性もあります。

今回はシフト表作成の業務にフォーカスしましたが、シフト表作成だけではなく、その他の業務も効率化してくれるシステムは多く存在します。それらを上手く活用して、少しでも業務の負担を減らすことを検討してみてはいかがでしょうか。

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、あらゆる勤務条件を登録すると、その勤務条件にあったシフト表を自動で作成してくれるものです。

勤務条件は、連続勤務日数、勤務並び、スタッフ組み合わせ、勤務回数、必要人数など、多くの条件を登録することができます。

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