シフト勤務を行っている職場では、作成されたシフト表についてスタッフからさまざまな不満があがることがあります。不満に関する内容は、主に働き方や休み方に関わるものです。シフト表について、スタッフからの不満が全くあがってこない職場は皆無といえるのではないでしょうか。
今回は、そんな「シフト表あるある」「シフト制あるある」など、シフト表に関するスタッフの不満をまとめてみました。シフト作成者として「シフトができあがったあとにどんな問題が起きやすいのか」という点を理解して、問題が起きにくいシフトの作成を目指しましょう。
- シフト表に関する問題、どのようなものがある？
① 遅番の次の日の早番は憂鬱・・・
② 休みの前日の遅番＆休みの翌日の早番は損した気分↓
③ 前月からの続きで、とんでもない連勤が発生！
④ シフト表の発表がいつも直前・・・
⑤ いつも私だけシフトが偏っていて公平じゃない！
⑥ 出勤時間が早くなっていく勤務並びはツライ
⑦ 希望したシフトが間違って反映されている！
⑧ ○○さんと一緒の勤務が多い・・・
⑨ スタッフの能力が偏っている日があり「大丈夫？」と思ってしまう
⑩ シフトを組む人だけずるい！ - まとめ
シフト表に関する問題、どのようなものがある？
シフト作成者としては問題なくシフトを作成しているつもりでも、スタッフの目線でシフトを見てみると問題の多いシフトに感じられることがあります。
スタッフの立場でシフトを見た場合、どのような点が問題に感じられるのでしょうか。ここでは、シフト表に関する問題を紹介します。
▼ あわせて読みたい記事
【イラストで解説】シフト管理でココロが折れる…シフトにまつわる「あるある」集
シフト管理者・シフト勤務者におススメのシステム・アプリ
自動作成を特長とするシフト管理システム｜導入する前に知っておくべきこと
シフト作成に特化したシフト管理システム比較｜クラウドのメリットとは
① 遅番の次の日の早番は憂鬱・・・
「遅くまで勤務してクタクタなのに、次の日は朝一番で出勤。そんなシフト表を見ただけで、気分は憂鬱に・・・」
2019年4月から勤務間インターバル制度の導入が事業者の努力義務となっている通り、勤務終了後から翌日の始業までは十分な間隔を取る必要があります。厚生労働省は、9～11時間程度の勤務間インターバルの確保を推奨しています。一定時間以上の休息を設けることで、十分な睡眠時間を確保し、スタッフの健康を維持しやすくなります。
しかし、勤務間インターバルが短い状態でシフト表を完成させてしまうと、スタッフにとっては働きにくいと感じてしまいます。シフト作成者としては、勤務間インターバル制度を理解していても、手作業でシフトを作成すると勤務間のインターバルを十分に反映させることは非常に難しく感じられるでしょう。
▼ 勤務間インターバルに関しては、こちらの記事をご覧ください
「働いていない時間」に着目。従業員に一定の休息時間を与える勤務間インターバル制度とは
② 休みの前日の遅番＆休みの翌日の早番は損した気分↓
「休みの日だとしても、前日に遅くまで勤務をしていたり、翌日が朝早くから出勤したりするシフトでは、身体的にも気分的にもゆっくり休めない・・・」
休みというのは、誰にとっても貴重なものです。スタッフはその貴重な休みを有効に利用したいと思うので、休みの前後のシフトをとても気にしています。休みの前日が早番だったり、休みの次の日が遅番だったりすれば、ゆっくり休むことができます。
シフト作成者の中には、スタッフにリフレッシュしてもらうために、休みの前日は早番に、休みの翌日は遅番に、という気配りをする人もいます。しかし、作業の段取りの都合や人手が不足しているなどの理由で、やむを得ず、休みの前日が遅番になったり、休みの翌日が早番になったりすることもあります。
スタッフとしては、ゆっくり休めるシフトを期待したいところですが、必ずしも休日前後のシフトまで十分に配慮できないのが実情といえます。
③ 前月からの続きで、とんでもない連勤が発生！
「最大5連勤がルールなのに、前月から10連勤が割り当てられている・・・」
まれに、シフトが切り替わるタイミングでとても長い連勤のシフトができあがってしまうことがあります。これは、翌月のシフトを作成するときに今月のシフトをチェックしていないことが原因で起きるものです。場合によっては、ベテランのシフト作成者でもこのようなミスをしてしまうことがあります。
連勤が長引くと疲れがたまりやすくなるため、多くの事業所では最大の連続勤務は5日まで、あるいは6日までという等のルールを設けているのではないでしょうか。それにもかかわらず、エクセルや手書きでシフトを作成していると、今月のシフト表をチェックしないことがあるため、結果的に長い連勤が発生してしまうシフトを組んでしまうことがあります。
そのほか、今月末が遅番の場合、翌月の初日に早番を割り当ててしまうこともできるだけ避けましょう。そのようなシフトを作成してしまうと、勤務間のインターバルが極端に短くなってしまい、スタッフは疲れが取れないまま勤務することになるため注意が必要です。
④ シフト表の発表がいつも直前・・・
「来月の予定を決めたいけど、シフトが発表されない。友達と遊ぶ約束をしたいのに・・・」
確定したシフト表を早く発表できれば、スタッフにとっては予定も決めやすく、よりプライベートを充実させることができます。それにより、仕事とプライベートのメリハリがついて、勤務態度にも良い影響が出ることが期待できます。
反対に、シフト表の発表が遅くなると、社外の友達との約束や趣味などのプライベートの予定が決まらないなど、スタッフの不満が溜まる原因になることもあります。シフトは可能な限り早く発表するようにしましょう。
万が一「シフトが前日になってもわからない」という状況であれば、スタッフとしては、今後のプライベートの予定を一切決められないため、とても困ってしまいます。そのようなことにならないためには、シフトを発表する日をあらかじめ決めておき、その期日までにシフト表を完成させる必要があります。
⑤ いつも私だけシフトが偏っていて公平じゃない！
「私だけいつも他の人より夜勤が多い。遅番ばっかり。早番ばっかり。公平じゃない・・・」
スタッフとしては、他人のシフトと自分のシフトを比較してしまうこともあるでしょう。もし、同じ職場のスタッフが、自分よりいつも楽なシフトを割り当てられていたりしたら、不満は大きいものとなります。
また、休みの回数が同じであっても、土日や祝日に休みが割り当てられているのと、平日に休みが割り当てられているのでは、スタッフとしては不公平感が高まってしまいます。なぜなら、スタッフとしては土日や祝日に休みを取ることができれば、家族や友達と予定を合わせやすいためです。シフト作成者としては「休みや勤務の回数を同じにしていれば大丈夫だろう」と考えがちですが、単に休みや勤務の回数を同じにするだけでは、決して公平とは言えません。
シフト作成者という立場は、いろいろとスタッフから不満を言われやすいため、たとえどんなにシフトの内容を改善したとしてもスタッフの不満が完全に解消することはありません。
シフト作成者としては、スタッフにとって働きやすい環境をつくるためにシフトを作成しているにもかかわらず、スタッフからシフトに関する不満を伝えられると「そもそも公平って何なの？」という気持ちになる人もいるのではないでしょうか。
⑥ 出勤時間が早くなっていく勤務並びはツライ
「遅番→中番→早番のような、だんだんと勤務開始時間が早まる勤務は、後半にかけて疲れの蓄積や、睡魔に襲われやすい感じがする・・・」
「正循環勤務」や「逆循環勤務」という言葉をご存知でしょうか？正循環勤務とは、早番→中番→遅番のように、出勤する時間帯を徐々に遅くする勤務形態であり、逆循環勤務とは、遅番→中番→早番のように出勤する時間帯を徐々に早める勤務形態です。
これら2つの勤務形態のうち、働きやすいと感じられるのは「正循環勤務」といえます。その理由は、人間の体内時計の周期は約25時間であり、地球の周期である24時間よりも1時間長いことと関係しています。正循環勤務なら、人間の体内時計のリズムに合わせやすいため、体調を調整しやすいメリットがあります。しかし、逆循環勤務にすると出勤する時間帯が徐々に早まるため、人間の体内時計のリズムに逆行してしまいます。逆循環勤務がつらいと感じやすいのはそのためです。
特に、看護師などのように夜勤のシフトで働く場合は、正循環勤務を取り入れることが推奨されています。もし、正循環勤務について今まで意識をしていなかったシフト作成者は、取り入れてみるのも良いかもしれません。
▼ 正循環勤務、逆循環勤務に関しては、こちらの記事をご覧ください
正循環、逆循環を知っていますか？生活リズムに気をつけたシフト表を作成しよう！
⑦ 希望したシフトが間違って反映されている！
「休みを希望していたのに、休みになっていない。でも、もう発表されてしまったから、我慢するしかないか・・・」
シフト作成者の中には、スタッフから勤務希望を取りまとめていたにもかかわらず、勤務の希望を誤った状態でシフトを作成してしまうことがあります。そのようになってしまう理由として考えられるのは、スタッフの勤務希望をシフト表に転記する場合に誤ってしまうことです。また、スタッフの勤務希望を口頭で聞いていると、希望の内容を聞き間違えたり、あるいはうろ覚えの状態になったりすることがあり、結果としてシフト表への転記ミスにつながってしまいます。
スタッフにとって休日の希望は非常に大事なので、必ず反映する必要があります。仮に、どうしてもスタッフの希望通りにシフトを作成できない場合は、スタッフに事情を説明したうえでシフトを変更します。また、シフト管理者がスタッフに無断で勤務の希望を勝手に変更することは避けましょう。シフト作成者の都合だけでシフトを作成してしまうと、シフト作成者はスタッフから不信感を持たれてしまい、業務がスムーズに進まなくなる原因にもなりかねません。
さらに、シフトの作成中に勤務希望の転記ミスをしてしまい、シフト表を発表したあとでスタッフから指摘を受けた場合には、シフトを作り直す必要があります。シフトの作成ミスをしてしまうと、余計な時間がかかってしまうため注意が必要です。
⑧ ○○さんと一緒の勤務が多い・・・
「○○さんと一緒の勤務は、いつもより疲れてしまうので、なるべく一緒に入りたくないのに・・・」
スタッフ同士の組み合わせの問題は、どの現場でも起きる悩みです。スタッフ同士で相性の違いがあるため、中にはそれらを考慮してほしいと考えるスタッフもいます。さらには、シフトそのものよりも、誰と一緒の勤務なのかが気になるスタッフもいるほどです。
シフト作成者としては、各スタッフが十分に能力を発揮できる環境を提供し、円滑な業務運営をしたいので、できるだけスタッフの要望を聞きたいとは思っています。しかし、特定のスタッフの要望だけを受け入れてしまうと、それが裏目に出てしまって不公平感のあるシフトができてしまうことにもなりかねません。スタッフ同士の相性を考えながら、スタッフの希望に添ったシフトを作成することは非常に難しいといえるでしょう。
⑨ スタッフの能力が偏っている日があり「大丈夫？」と思ってしまう
「今日は経験が短いスタッフがほとんどだけど、大丈夫なんだろうか・・・？」
できあがったシフト表を見てみると、出勤日によってはスタッフの能力が明らかに偏っている場合があります。例えば、ある日は経験年数が長いスタッフが多く出勤していたり、別の日は経験年数が短いスタッフや新人スタッフしか出勤していない日があったりします。
経験年数が長いスタッフが多ければ、要領よく業務を処理できるため、作業の効率性が高まります。しかし、経験年数が短いスタッフしかいなければ、業務を処理するスピードが遅くなるだけでなく、業務を処理する方法すらわからない状態にもなりかねず、顧客や取引先に迷惑をかけることにもなりかねません。
シフトを作成するうえで大切な要素の一つに「スタッフの能力が偏らないようにする」というものがあります。少人数の職場ならそれぞれのスタッフの能力がおおよそわかるため、スタッフの能力が偏らないシフトを作成しやすくなります。しかし、大人数の職場では、どの人がどの程度の能力を持っているのかがわかりにくい場合があるため、結果としてスタッフの能力が偏るシフトができあがる原因につながってしまいます。
⑩ シフトを組む人だけずるい！
「毎回、シフト作成者だけ、希望通りの勤務になっていない？私は希望通りの勤務になっていないのに・・・」
一般的に、シフト作成者はスタッフ全体のことを考えながらシフトを作成するため、シフト作成者自身の都合でシフトを決めているケースはほとんどありません。シフト作成者の多くは、スタッフに希望通りの勤務を割り当てたいと考えて、自身の予定を変更するなど、スタッフの都合を優先してシフト表を作成しています。
しかし、シフト作成者がスタッフに対して気を遣いながらシフトを作成しているにもかかわらず、スタッフの中には「何か自身の都合を考慮してシフト表を作っているのではないか？」と思ってしまう人もいるものです。
シフト表を作成するには、さまざまな勤務条件やスタッフの希望を考慮しつつ、しかも公平にする必要があるため、大変な作業といえます。そのため、手作業でシフトを作成している場合は、完成度の高いシフトに仕上げることは無理があるかもしれません。
まとめ
シフト作成者としての経験が長いほど、シフト表を作成するとスタッフからの不満が起きることは十分に理解しているのではないでしょうか。理解はしているけれども、勤務ルールを守ったり、スタッフの希望を考慮したり、業務を運営するための必要な人数を割り当てたりしながらシフトを作成すると、かなりの時間がかかってしまいます。そのため、スタッフにとって理想的なシフトを作成することは難しいといえます。
シフト作成者としては「スタッフに寄り添ったシフト表を作成できた」と思っていても、手作業でシフトを作成すると、細かい要望までを反映させることは非常に難しく、限られた時間内に仕上げることは困難を極めます。まして、新たにシフト作成者に任命された人であれば、スタッフの要望を十分に反映したシフト表の作成はできないかもしれません。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」では、シフト作成者が考慮したい様々な勤務条件の設定を行うことで、自動作成をすることができます。今回取り上げたようなシフト表に関する不満を解消するための細かな機能を準備しています。
例えば、連続勤務の条件設定はもちろんのこと、前月のシフト表の並びも考慮します。休みの前日、翌日の条件設定や、スタッフごとの休みや勤務の回数の均等化だけでなく、曜日ごとに割り当てる休みの回数、スタッフの組み合わせまで、細かな条件設定が可能です。
「勤務シフト作成お助けマン」には早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
無料で60日間トライアルすることも可能ですので、スタッフの不満を解消するようなシフト表を作成できるかを是非ご評価ください。
