こんなシフトは嫌だ!問題あるシフト表を作成していませんか?

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シフト勤務を行っている職場では、作成されたシフト表について様々な不満を抱えているものです。働き方や休み方に関わってくるものであり、スタッフからの不満が全くない現場は皆無でしょう。今回は、そんなシフト表に関するスタッフの不満、「シフト表あるある」をまとめてみました。どの職場でも同じような問題を抱えているのではないでしょうか?

勤務シフト作成お助けマン

① 遅番の次の日の早番は憂鬱・・・

「遅くまで勤務してクタクタなのに、次の日は朝一番で出勤。そんなシフト表を見ただけで、気分は憂鬱に・・・」

2019年4月から勤務間インターバル制度の導入が事業者の努力義務となっている通り、勤務終了後から翌日の始業の間隔は非常に重要なものです。一定時間以上の休息を設けることで、十分な睡眠時間を確保し、スタッフの健康維持に努めることが求められています。

シフト作成者も分かってはいますが、勤務間インターバルを考慮した勤務表を手作業で作成するのは非常に難しいものです。

勤務間インターバルに関しては、こちらの記事をご覧ください
「働いていない時間」に着目。従業員に一定の休息時間を与える勤務間インターバル制度とは

② 休みの前日の遅番&休みの翌日の早番は損した気分↓

休みの日だとしても、前日に遅くまで勤務をしていたり、翌日が朝早くから出勤したりするシフトでは、身体的にも気分的にもゆっくり休めない・・・」

休みというのは、誰にとっても貴重なものです。スタッフはその貴重な休みを有効に利用したいと思うので、休みの前後のシフトをとても気にしています。休みの前日が早番だったり、休みの次の日が遅番だったりすれば、ゆっくり休むことができます。

当然ながら、シフト作成者もゆっくり休んで、リフレッシュしてもらいたいと考えています。しかしながら、人手が足りなかったり、希望を反映させたり、シフト表の作成が上手くできなかったりすることで、このような休日前後のシフトまで配慮できないというのが実情のようです。

③ 前月からの続きで、とんでもない連勤が発生!

「最大5連勤がルールなのに、前月から10連勤が割り当てられている・・・」

これは、ベテランのシフト作成者でもよくやってしまうミスです。最大の連続勤務は5日まで、6日まで等のルールはあるはず。それでも、エクセルや手書きで作成をしていると、前月のシフト表を同時に確認ができないため、このようなミスに気づかずにシフトを組んでしまいます。

同様に、先月末が遅番なのに、翌月初日に早番を割り当てるなど、前月からの並びのルールも注意が必要です。

④ シフト表の発表がいつも直前・・・

「来月の予定を決めたいけど、シフトが発表されない。社外の友達と遊ぶ約束をしたいのに・・・」

確定したシフト表を早く発表できた方が、スタッフにとっては予定も決めやすく、よりプライベートを充実させることができます。仕事とプライベートのメリハリがついて、勤務態度にも良い影響が出ることが期待できます。

反対に、シフト表の発表が遅くなると、社外の友達との約束や趣味などのプライベートの予定が決まらないなど、スタッフの不満が溜まる原因になることもありますので、可能な限り早く発表することが大事です。

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いつも私だけシフトが偏っていて公平じゃない!

「私だけいつも他の人より夜勤が多い。遅番ばっかり。早番ばっかり。公平じゃない・・・」

どうしても人間なので、他人と自分を比較してしまうもの。同じ職場のスタッフが、自分よりいつも楽なシフトを割り当てられていたりしたら、不満は大きいものとなります。

また、休みの回数が同じだとしても、土・日に休みが割り当たっているのと、平日に休みが割り当たっているのは、スタッフとしては意味が異なります。単純に休みや勤務の回数だけを均等化しているだけでは、決して公平とは言えません。

シフト作成者からすると、色々とスタッフからの不満を言われる立場にあり、例えどんなに改善したとしても不満がなくなることはありません。「そもそも公平って何なの?」という気持ちになっている方も多いのではないでしょうか。

⑥ 出勤時間が早くなっていく勤務並びはツライ

「遅番→中番→早番のような、だんだんと勤務開始時間が早まる勤務は、後半にかけて疲れの蓄積や、睡魔に襲われやすい感じがする・・・」

「正循環勤務」「逆循環勤務」という言葉はご存知でしょうか?人間の体内時計の周期は25時間であり、地球の周期である24時間と1時間のズレがあります。そのため、勤務開始時間は、徐々に早くするよりも、後ろに遅くする正循環勤務にした方が、体調を調整しやすいと言われています(遅番→中番→早番の逆循環勤務よりも、早番→中番→遅番の正循環勤務の方が良い)。

特に看護師などの夜勤がある場合は、業界的に正循環でのシフトの組み方が推奨されています。もし今まで意識をしていなかったシフト作成者は、取り入れてみるのも良いかもしれません。

希望したシフトが間違って反映されている!

「休みを希望していたのに、休みになっていない。でも、もう発表されてしまったから、我慢するしかないか・・・」

これもシフト作成者のミスであることが多いです。スタッフの勤務希望を口頭で聞いていたり、各自からメモを集めていたり、個別のメッセージで受け取っていたりする場合は、作成しているシフト表に転記する必要があります。その際にきちんとチェックしていたとしても、間違って転記してしまうことがあります。 

スタッフにとって休み希望は非常に大事なので、必ず反映してあげる必要があります。仮にどうしても希望が通らないのであれば、勝手な変更はNGです。適切なコミュニケーションを取った上で、希望を変更してもらわなければなりません。

転記ミスをしてしまい、シフト表を発表した後でスタッフから指摘を受けた場合には、作り直さなければならなくなり、作成の時間がさらにかかることになってしまいますので、十分に注意が必要です。

 ⑧ ○○さんと一緒の勤務が多い・・・

「○○さんと一緒の勤務は、いつもより疲れてしまうので、なるべく一緒に入りたくないのに・・・」

スタッフ同士の組み合わせの問題は、どの現場でもお伺いする悩みです。どうしても相性や能力差があるため、それを考慮してほしいと考えるスタッフはいます。シフトそのものよりも、誰と一緒の勤務なのかが気になるスタッフもいるほどです。

シフト作成者も、各スタッフが十分に能力を発揮できる環境を提供し、円滑な業務運営をしたいので、できるだけスタッフの要望を聞きたいとは思っています。しかし、人間関係もあり、特定のスタッフの要望だけを露骨に受け入れるわけにはいかず、非常に悩ましい問題を抱え込んでいるケースが多いようです。

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シフト表作成サービスの活用で不満を解消!

今回取り上げたシフト表に関するスタッフの不満は、シフト作成者も十分に理解しています。理解はしているけれども、勤務ルールを守ったり、スタッフの希望を考慮したり、業務を運営するための必要な人数を割り当てたりすると、作成に時間がかかり、ミスをしてしまうものです。

シフト作成者もスタッフに寄り添ったシフト表を作成したくても、手作業では、細かい要望までを反映させることは非常に難しく、限られた時間では困難を極めます。ましてや新たにシフト作成者に任命された人であれば、そもそもシフト表が作成できないかもしれません。

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」では、シフト作成者が考慮したい様々な勤務条件の設定を行うことで、自動作成をすることができます。今回取り上げたようなシフト表に関する不満を解消するための細かな機能を準備しています。

例えば、連続勤務の条件設定はもちろんのこと、前月のシフト表の並びも考慮します。休みの前日、翌日の条件設定や、スタッフごとの休みや勤務の回数の均等化だけでなく、曜日ごとに割り当てる休みの回数、スタッフの組み合わせまで、細かな条件設定が可能です。

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