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短く働く時短勤務制度、シフトはどう組むべき?

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労働時間を減らすことで、家庭と仕事の両立を目指す時短勤務制度。働き方の多様化が進む中、子育てや介護に忙しい従業員へ柔軟な働き方を提供する制度として、様々な企業で導入が進められています。

この記事では、時短勤務と育児・介護休業法について理解しながら、時短勤務制度のシフトの組み方、注意するべき点などについて解説しています。

  1. 時短勤務制度とは
  2. 時短勤務制度の対象
  3. 時短勤務制度とシフト・勤務時間の組み方
  4. 時短勤務のメリット・デメリット
  5. 時短勤務制度を導入するための準備と注意点
  6. まとめ

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時短勤務制度とは

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時短勤務制度は、育児や介護などを理由に、1日の労働時間を一定期間短縮することができる措置です。例えば所定の労働時間が8時間であるのを6時間に、7時間45分であるのを5時間45分に、あるいは1週間の労働日数を5日から3日に減らして調整するなど、企業によって様々です。

この制度は、平成24年の育児・介護休業法の改正に盛り込まれたもので、各事業所は時短勤務を導入することが義務づけられました。また残業をさせないこと、介護の必要がある日には仕事を休める体制を整えておくことなどが求められています。

時短勤務制度を施行している事業所は、年々増加しています。厚生労働省の「平成29年(2017年)度雇用均等基本調査」によると、育児のための短時間勤務制度を導入している企業は、平成27年に57.8%、平成28年は60.8%、平成29年は66.4%となっています。平成29年時点での企業が導入している最長利用可能期間は、最も多いのが「3歳未満」で57.0%です。

時短勤務制度を利用するきっかけの一つとして育児・介護休業法が挙げられます。育児・介護休業法は、従業員が結婚・妊娠・出産のライフイベントごとに離職の選択を迫られるのではなく、休業や時短勤務などを利用した仕事と家庭の両立、いわゆるワークライフバランスを実現するための支援制度で、主なサポートとして「短時間勤務」「介護休暇」「子どもの看護休暇」「産後8週間以内の父親の育休取得促進」などがあります。

このような制度に力をいれる背景には、従業員の生活向上から仕事へのモチベーションアップ、労働生産性の向上、また企業にとっても必要な人材確保や企業成長が期待できるからです。

時短勤務は、子育てをしながら仕事ができることを目的としていますが、同時に育休から職場復帰をするための準備期間という捉え方もあります。産休・育休を経て復帰しても、長い休みから以前のキャリアを継続して活躍するのは簡単ではありませんし、企業側もいきなり大きなプロジェクトに参加させるわけにはいきません。時短勤務中は単純作業や補助的な業務から始めることが多いので、その間にスキルアップ、キャリアプランの見直しをする機会となるでしょう。

ちなみに、令和3年6月に育児・介護休業法が改正されました。(令和4年4月施行)改正では、男性が育児休業を取得しやすい雇用環境整備や、柔軟な働き方の促進などが含まれています。

 

時短勤務制度の対象

時短勤務制度の対象となるのは、3歳未満の子どもを持っていること、1日の所定労働時間が6時間以下であること、日々雇用者ではないこと、時短勤務制度が適用される期間に、育児休業をしていないことです。

反対に対象外となるのは、雇用期間が1年未満であること、1週間の所定労働日数が2日以下であること、業務内容から制度を適用するのが難しいと認められることです。

また、「労使協定」の取り決めを交わしている場合も対象外です。労使協定とは、労働者と事業主の間で時間外労働や休日の労働に関する取り決めを行うことで、労働基準法第36条に則していることから「36協定」とも呼ばれています。すでに時間外労働などをお互いで約束しているため、時短勤務利用の対象とはなりません。もちろん事業主は、時短勤務制度が適用されている労働者には残業をさせることはできません。

子どもが未就学児でも、3歳を超えてしまっている場合などは対象外となります。この場合においては、ほかの従業員とバランスを取るために、事業所では代替措置を取る努力義務が求められます。

措置として代表的なのが、「フレックスタイム制」です。フレックスタイム制は、一定期間決められた総労働時間の範囲内で、それぞれが自由に出社/退社時間、労働時間を決めることができるものです。個々の業務内容や進捗状況に合わせた働き方ができるので効率的です。また「時差出勤制度」なども有効です。例えば所定の労働時間が9時~17時のところを、10時~18時にする、といったようなやり方です。

ほかには、事業所内に保育施設を作ることもあげられます。会社の中に託児所を設け運営するケースや、従業員がベビーシッターを雇いその費用を負担するなどの措置です。

 

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時短勤務制度とシフト・勤務時間の組み方

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では実際に、時短勤務制度を適用する場合どのような働き方になるでしょうか。

まず一般的なのは、所定の労働時間の始業/終業時間をずらす方法で、保育園の送り迎えに合わせて10時~16時などにします。リモートワークができる環境であれば、4時間だけ出勤し、残りのパソコンなどの作業は自宅で行うというやり方もあります。また、業種や職種によって短時間労働が難しい場合は、週3日は8時間、残り2日を休みにすると言うやり方もあります。

シフト制がある職場では、休憩時間に注意しましょう。労働基準法では、1日6時間以上働く場合は45分以上、8時間働く場合は1時間以上の休憩を取らなくてはならないと定めています。つまり、労働時間が6時間を1分超えてしまい、職場が休憩時間を与えなければ違反になってしまうということです。初めから休憩をいれる分には問題ありませんが、その分拘束時間が長くなってしまいます。

従業員によっては45分の休憩なしでそのまま帰り、子どもの世話をしたいと考える人もいますので、シフト制などでも時間通りに終業できるように工夫しましょう。

働き方改革におけるシフト作成ガイド

 

 

時短勤務のメリット・デメリット

時短勤務を導入するメリット・デメリットを従業員・事業所の立場から考えていきましょう。

従業員にとってのメリットは、育児やプライベートの時間が取れるため、気持ちにも余裕が生まれます。仕事面でも、働く場所や培ってきたキャリアを維持できるほか、「養育特例制度」を利用すると養育前の報酬が維持されるため、将来受け取る年金額が減ってしまうこともありません。一方でデメリットは、給料やボーナスが減ってしまう、勤務時間が短く仕事がはかどらない、集中しにくいなどの悩みが多く見受けられます。制度を使うことによって、時間を短縮した分給料は下がってしまう場合はその旨きちんと説明しておきましょう。また制度への理解が追いつかず、周囲の同僚などと足並みが揃わない、コミュニケーション不足などにより信頼関係を築くのが困難になるなどが考えられます。周囲の認識、ほかの労働者への配慮などバランスを取りながら導入していきましょう。

雇用側にとって時短勤務のメリットは、優秀な人材の確保、生産性の向上、離職率の低下などがあげられます。仕事が忙しいと心身の疲れから労働生産性が低下し、病気に発展する可能性もありますが、従業員の生活に配慮できる制度によって生活にメリハリがつき、仕事への意欲や満足度の向上、人材の活躍も期待できます。デメリットは、時短勤務を導入することによって労働力が不足する可能性があることです。特に小規模な事業所では、それまでと業務の量は変わらないのに人手不足になってしまい、ほかの社員へストレスを与えてしまうことになりかねません。導入前に、業務分配をどのように行うか、業務効率を上げるためには何が必要か、そのための予算を確保できるかなどきちんと計画を立てておく必要があります。

 

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時短勤務制度を導入するための準備と注意点

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時短勤務制度を策定するためのポイントや流れ・注意点を説明していきます。

時短勤務を導入するためには、なぜ導入する必要があるのか、目的を明確にしておきましょう。導入することで得られる長期的な目標や課題の解決などを考えていきます。例えば、「離職率を抑え、長く働いてもらいたい」「実績を持った人材を確保しておきたい」など考えられるでしょう。

戦略がまとまったら、時短勤務労働者の業務内容、勤務時間、休憩時間、賞与、社会保険など詳細を決定し、事業所の就業規則を定めます。就業規則は労働基準法に準拠した上で、自社の理念や方針、業務内容などに合わせて作成していきましょう。

手続きの方法についても初めの段階で決定します。基本的な手続き方法は、各企業で定めることができます。育児休業などは、1か月前に申請するのが一般的ですが、時短勤務制度の申請にも「いつから/いつまで」「具体的な業務/スケジュール」など話し合う必要があるため、同程度の時間を作る必要があります。

時短勤務制度の申請は1か月前とする決定は問題ありませんが、適用期間を1か月単位とする、などとすることは、実質的に申請時期と適用する時期が重なり不適切であるため、育児・介護休業法では手続きに関する取り決めについても、適切に行うよう促しています。手続きは、複雑になると従業員があきらめてしまうことも考えられるため、できるだけ負担をかけないように配慮しましょう。

規定を行った後は社内に広く周知します。導入後も利用者のフィードバックや問題点などを洗い出し、継続して制度の改善・改革が必要です。育児・介護休業法では、事業主は就業規則を規定した後、制度を活用してもらうため従業員へ周知を行う義務があるとしています。制度の活用にも、従業員の理解と協力が必要です。社内報やパンフレット、マニュアル、研修などを使い、時短勤務制度について説明しておきましょう。

また、時短勤務制度を申請した労働者に対する雇用側の「不利益な取り扱い」を禁止しています。具体的には、時短勤務の請求を行ったことで降格や解雇、減給などの待遇、ハラスメント行為などが含まれます。トラブルなどに発展しないためにも、制度に基づく従業員の権利、雇用側の義務をきちんと押さえておきましょう。

 

まとめ

働き方の多様化に伴って選択するスタッフが増えてきている時短勤務制度は、スタッフ側においても雇用側においてもメリットとデメリットが存在します。

デメリットの面で大きい部分は「人手不足」であり、効率的に人材を配置しないとすぐに人手が足りなくなる可能性があるため、シフト作成時においては慎重に行っていく必要があります。

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また、希望集約や確定したシフト表の確認をスマートフォンで行えるため、転記ミスや伝達ミスでトラブルになることも防止できます。

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