「シフトはまだですか?」とスタッフに言われていませんか?

Young female businesswoman in the office

「シフトはいつ頃できますか?」とスタッフから催促された経験はありませんか?

他の業務が忙しくてなかなかシフト作成に取り掛かれない。スタッフの希望や勤務の条件を考えていたら、混乱してシフト表を作るのに時間がかかってしまう。

シフトを早く発表したいけれども思うようにいかない状況で、スタッフからシフトを催促されるのは辛いものです。同様にシフトを待っているスタッフも、プライベートの予定がたてられずモヤモヤしているかもしれません。

シフト作成者とスタッフのモチベーションが下がる前に状況を改善してみませんか?今回は、シフト表を早く出せるようにする方法について解説します。

 
  1. シフト発表が遅いとどうなるか
  2. 原因はどこにあるのか
    勤務や休みの希望を集約するのに時間がかかる
    シフト希望を受領してから作成に取り掛かるまでに時間がかかる
    シフトを作る時間がない
  3. それでも解決できないときは
    スマホから勤務の希望を集約と、完成したシフト表の展開ができます
    シフト表を自動で作成します
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シフト発表が遅いとどうなるか

「シフト 遅い」というキーワードで検索すると、ネガティブな内容が多く出てきます。

昨今は、ワークライフバランスも注目されており、仕事だけでなくプライベートも充実できる職場で働きたいと考える人も増えてきました。

例えば、旧友に食事に誘われたけれども、ギリギリまでシフトが出ないから約束ができなかった…。 保育園に翌月の土曜日保育の申請をしたいが、シフトが出ないので申請できず困ってしまう…。このようなことが続くとスタッフは不満を感じるのではないでしょうか。また、より良い職場を求めて転職等も検討するかもしれません。

シフトを作成することはすごく大変な作業で、時間もかかります。早く作成を終えてシフトを発表したくても本業が忙しく、シフト作成の時間がなかなか取れないこともあります。

「仕事だから、休みや勤務の希望も事前に提出してもらっているから、シフトの発表がギリギリになっても待っていて欲しい…。」とジレンマやストレスを感じていらっしゃるのではないでしょうか。

このような状況を打開し、早くシフト表が発表できるように改善を検討してみましょう。

原因はどこにあるのか

シフトが完成するまでに時間がかかってしまうのは、いくつか原因が考えられます。

勤務や休みの希望を集約するのに時間がかかる

各スタッフの勤務や休みの希望はどのように集めているでしょうか。各スタッフからメモ書きやメール等で希望を提出してもらい、それをシフト表の希望欄に転記してからシフト表を作り始めるといった場合は、集約方法を変えてみるのはどうでしょうか。

例えば、シフト表の希望欄に各自で直接希望を記載してもらうようにすることで、転記にかかる時間を削減できます。また、転記ミスも防げます

 

シフト希望を受領してから作成に取り掛かるまでに時間がかかる

また、提出期限を毎月15日にしているけれど作成に取り掛かるのは20日からといった場合は、シフト希望の提出期限をシフト作成に取り掛かり始める日の前日まで後ろ倒しにするのはどうでしょうか。

シフトの希望を提出してから確定するまでの期間が短くなると、「時間がかかっている」といった印象が減ります。また、スタッフもシフトの希望提出までの期日が伸びることで、「勤務希望を出したけれども、やっぱり、シフトに入らなければこの日に予定を入れたい。シフトを早く知りたい。」と思うことも減るのではないでしょうか。

 

シフトを作る時間がない

業務は、シフトを作ること以外にもたくさんあります。ほかの業務が忙しく、シフトを作る時間がなかなか取れない場合、別のスタッフにシフト作成をお願いしてみるのはどうでしょうか。

シフト作成は、誰でもすぐにできるものではないため、初めはシフト作成方法を教えるのに時間はかかるかもしれません。しかしながら、シフト作成作業の属人化を解消することで、「時間がないからシフトを作成できない」ということを減らせるかもしれません。

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード

それでも解決できないときは

上記のような方法でも解決できない場合、システムを利用してみるのはいかがでしょうか。勤務シフト作成お助けマンなら、シフト発表までに時間がかかっている問題を解決できます。

スマホから勤務の希望を集約と、完成したシフト表の展開ができます

勤務シフト作成お助けマンでは、スマートフォンから勤務の希望を集約できます。また、完成したシフト表を各スタッフに展開することができるため、集約・展開に苦戦されている場合の改善にお役立ていただけます。

 

シフト表を自動で作成します

勤務シフト作成お助けマンは、入力された条件をもとに、ボタン1つでシフト表を自動作成するため、シフト表作成時間の短縮に繋がります。シフト表作成に時間がかかっていてシフト表の発表が遅くなっている場合の改善にお役立ていただけます。

シフト表作成にかかる時間が16時間⇒6時間に

株式会社マルハン様 導入事例

また、シフト表自動作成時には、スタッフの希望や勤務条件以外にも、シフトを作成する人が頭の中で考えているような細かい条件まで設定できるため、スタッフの定着率向上にも期待をされています。

希望が通るシフトは仕事を継続するための大きな要素なので、定着率向上にも役立つと期待

ソニー銀行株式会社様 導入事例

 

無料で全機能2ヶ月間お試しいただけます

お試し期間中も、設定や操作で分からないことがあれば、システムに精通したスタッフが電話やメールでフォローいたします。

勤務シフト作成お助けマンをご導入頂いた企業様からは、「試行時も随時サポートに連絡できて安心」と評価を頂いています。

試行時も随時サポートに連絡できて安心

日本生命保険相互会社様 導入事例

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