「シフトはまだですか？」とスタッフに言われたら要注意！シフト作成の問題を解決しよう

Young female businesswoman in the office

「シフトはいつ頃できますか？」とスタッフから催促された経験はありませんか？

他の業務が忙しくてなかなかシフト作成に取り掛かれない。スタッフの希望や勤務の条件を考えていたら、混乱してシフト表を作るのに時間がかかってしまう。

シフトを早く発表したいけれども思うようにいかない状況で、スタッフからシフトを催促されるのは辛いものです。同様にシフトを待っているスタッフも、前日までシフトが分からないなど、ギリギリの開示が続いていると、プライベートの予定がたてられず不満を募らせているかもしれません。

シフト作成者とスタッフのモチベーションが下がる前に状況を改善してみませんか？今回は、シフト表を早く出せるようにする方法について解説します。

シフト発表が遅いとどうなるか
原因はどこにあるのか
 勤務や休みの希望を集約するのに時間がかかる
 シフト希望を受領してから作成に取り掛かるまでに時間がかかる
 シフトを作る時間がない
それでも解決できないときは
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シフト発表が遅いとどうなるか

「シフト　遅い」というキーワードで検索すると、ネガティブな内容が多く出てきます。

昨今は、ワークライフバランスも注目されており、仕事だけでなくプライベートも充実できる職場で働きたいと考える人も増えてきました。

例えば、旧友に食事に誘われたけれども、ギリギリまでシフトが出ないから約束ができなかった…。保育園に翌月の土曜日保育の申請をしたいが、シフトが出ないので申請できず困ってしまう…。このようなことが続くとスタッフは不満を感じるのではないでしょうか。また、より良い職場を求めて転職等も検討するかもしれません。

シフトを作成することはすごく大変な作業で、時間もかかります。早く作成を終えてシフトを発表したくても本業が忙しく、シフト作成の時間がなかなか取れないこともあります。

「仕事だから、休みや勤務の希望も事前に提出してもらっているから、シフトの発表がギリギリになっても待っていて欲しい…。」とジレンマやストレスを感じていらっしゃるのではないでしょうか。

このような状況を打開し、早くシフト表が発表できるように改善を検討してみましょう。

原因はどこにあるのか

シフトが完成するまでに時間がかかってしまうのは、いくつか原因が考えられます。

勤務や休みの希望を集約するのに時間がかかる

各スタッフの勤務や休みの希望はどのように集めているでしょうか。各スタッフからメモ書きやメール等で希望を提出してもらい、それをシフト表の希望欄に転記してからシフト表を作り始めるといった場合は、集約方法を変えてみるのはどうでしょうか。

例えば、シフト表の希望欄に各自で直接希望を記載してもらうようにすることで、転記にかかる時間を削減できます。また、転記ミスも防げます。

シフト希望を受領してから作成に取り掛かるまでに時間がかかる

また、提出期限を毎月15日にしているけれど作成に取り掛かるのは20日からといった場合は、シフト希望の提出期限をシフト作成に取り掛かり始める日の前日まで後ろ倒しにするのはどうでしょうか。

シフトの希望を提出してから確定するまでの期間が短くなると、「時間がかかっている」といった印象が減ります。また、スタッフもシフトの希望提出までの期日が伸びることで、「勤務希望を出したけれども、やっぱり、シフトに入らなければこの日に予定を入れたい。シフトを早く知りたい。」と思うことも減るのではないでしょうか。