シフト表作成者はつらいよ!?多くの時間と労力を費やすシフト表作成の問題について

frustrated young business man working on laptop computer at office

シフト作成者のみなさん、お疲れ様です。

シフト作成には、想像よりも多くの時間と労力(経験)を費やします

自社の勤務条件や必要人数、スキルによる人員配置、新人の教育の考慮、イベント日の増員など、シフト作成者の経験により蓄積されたノウハウが非常に重要となっていると思います。

今回はそんなシフト作成者のみなさんが抱える問題、悩みについて解説します。

シフト作成者の思い

さて、シフト作成者のみなさんは日頃どのような思いでシフト表を作成していますか?

  • 公平なシフト表を作成したい
  • 可能な限り、スタッフの休み希望は叶えたい
  • タイトな勤務はなるべく避けたい
  • スタッフからの不満を避けたい

このような思いを持って作成されている方が多いのではないでしょうか。どれも、スタッフのモチベーションに繋がりますね。

公平なシフト表にするため、夜勤や休日などの勤務回数を偏ることなくスタッフ皆同じ回数にする。休み希望は可能な限り叶えてあげる。遅番の翌日が早番になるようなタイトな勤務は避ける。このような実現したい項目を熟考・考慮しながら、時にはスタッフの顔を思い浮かべながら、毎月シフト表と格闘されていると思います。

しかしながら、現実はどうですか?完成したシフト表に満足されていますでしょうか?

「今月はこれで良いか」と妥協していませんか?

シフト作成者の不満

シフト作成者のみなさんは、日頃、こんな問題や不満を抱えているのではないでしょうか?

  • スタッフの休み希望が重なり、必要な人数が確保できない場合の対応に苦慮する
  • どうしても必要人数が確保できない場合、シフト作成者自身が出勤している
  • 多忙時は、自宅でシフト表を作成する事もあり、自己のプライベートを犠牲にする
  • 満足したシフト表が完成したとしても、少なからずスタッフの不満が出る

スタッフの休み希望を叶えるために、シフト作成者のみなさんは様々な工夫を凝らしていると思います。公平にするために希望回数の上限を決めても、休み希望が重なることもあり、有効な手段とはなりません。

そのため、いつも頼みやすいスタッフに休み希望の変更を打診していませんか?それでは、該当のスタッフは常に不満を抱えた状態となり、モチベーションの低下も懸念され、公平なシフト表とは言えません。

場合によっては、どうしても必要人数が確保できないときは、シフト作成者が休みを諦め、出勤することもあるでしょう。それでは自分自身のモチベーションも低下してしまいます。

シフト作成者が多くの時間を費やし、ある程度満足するシフト表を完成させたとしても、自社の勤務条件や必要人数などから現実的にスタッフ全員の希望を100%叶えることは困難です。

そのため、希望通りにならないスタッフから不満が出る結果となってしまい、シフト作成者の思いと頑張りが報われないと感じる事は多いでしょう。

シフト作成での失敗談

シフト作成者のみなさんは、こんな失敗をしたことはありませんか?

  • スタッフからの休み希望を口頭やメモ書きで収集したが、シフト表への転記をミスした
  • 月のはじめから作り始めると、上旬は上手くいくが、中旬以降になるとタイトになりがち。勤務が公平に割り当たらず、スキルを考慮した必要人数を確保できない
  • 前月のシフト表の確認が漏れて、前月から7連続勤務になってしまった
  • シフト作成に時間がかかり、スタッフへのシフト表の発表が遅くなってしまった

どうしても手作業でシフト表を作成していると、どんなに注意をしたとしてもミスは発生してしまいます。時間が限られた中では、焦ってしまうこともあるでしょう。

紙に手書き、またはExcelなどでの手作業では、スタッフ15名までが限界との声を多く聞きます。

さらに、夜勤など割り当てるシフトの数が多くなったり、数多くの勤務条件を考慮したりする場合は、もっと難易度が上がり、公平なシフト表が作成できないようです。

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シフト表作成ツール活用のススメ

これまでの、シフト作成者の不満や失敗談を少しでも解消するために、シフト表作成ツールを利用することをお勧めします。

 以下のサービス、機能をもったツールがおすすめです。

 「経費抑制」のため、クラウドサービスであること

クラウドサービスでしたら、お手持ちのパソコンとインターネット回線があれば、簡単に導入が可能で、経費も抑えることができます

 

省力化」のため、自動作成できること

シフト表作成には、毎月多くの時間を費やします。自動作成の機能をもったツールを導入することで、省力化だけでなく、本来の業務に専念できる時間を増やすこともできます

 

「公平なシフト表作成」のため、さまざまな勤務条件やスキルを考慮できること

自社の勤務条件が設定可能である必要があります。無料体験(試行利用)できるシフト表作成ツールにて確認するのが良いでしょう。公平なシフト表が作成できれば、スタッフからのシフト表に対するクレームも軽減することができます

 

「転記ミス防止・集約の省力化」のため、スタッフからの休み希望などをスマートフォンで登録できること

スタッフからの休み希望などをスマートフォンで直接登録できれば、シフト作成者の集約の負担も減り、転記ミスを回避することができます

 

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