自社の勤務条件や必要人数、スキルによる人員配置、新人の教育の考慮、イベント日の増員など、シフト作成者の経験により蓄積されたノウハウが非常に重要となっていると思います。また、年度替わりの時期においては学生アルバイトの卒業に伴う退職や、新入社員やアルバイトやパートの入社・社内の配置転換等により、スタッフの入れ替わりが多く発生することもあります。
業務に慣れているスタッフが異動・退職し、新人スタッフの割合が高くなることとなり、業務を行う上で不安な面もあります。そのため、新たに入ってきたスタッフが、いち早く現場の業務に慣れるように教育・指導していくことで、その不安を払拭する必要があります。
今回はそんなシフト作成者のみなさんが抱える問題や悩み、新年度にありがちなシフト作成に関わる問題、課題について解説します。
シフト作成者の思い
さて、シフト作成者のみなさんは日頃どのような思いでシフト表を作成していますか？
- ・公平なシフト表を作成したい
- ・可能な限り、スタッフの休み希望は叶えたい
- ・タイトな勤務はなるべく避けたい
- ・スタッフからの不満を避けたい
このような思いを持って作成されている方が多いのではないでしょうか。どれも、スタッフのモチベーションに繋がりますね。
公平なシフト表にするため、夜勤や休日などの勤務回数を偏ることなくスタッフ皆同じ回数にする。休み希望は可能な限り叶えてあげる。遅番の翌日が早番になるようなタイトな勤務は避ける。このような実現したい項目を熟考・考慮しながら、時にはスタッフの顔を思い浮かべながら、毎月シフト表と格闘されていると思います。
しかしながら、現実はどうですか？完成したシフト表に満足されていますでしょうか？「今月はこれで良いか」と妥協していませんか？
実際に妥協するケースは多いと思います。何故なら完璧なシフト表を作成するのは非常に難しいからです。シフト表を作成するときには気を付けなければならないこともありますし、一旦ルールを作ってもスタッフの入れ替わり等によって再度ルールを作り直すことも多々あるからです。
OJT教育とシフト表
新人スタッフが現場の業務に慣れるための教育の一つとして、「OJT（On the Job Training）」があります。OJTは、実際に現場で業務にかかわっていくことで、業務知識を身に着けていくといった実務寄りの教育で、座学や集合研修にはない実践的な経験が得られるといったメリットがあります。
シフト勤務を行っている職場では、OJTのトレーナー（教える側）とトレーニー（教わる側）の勤務や休みの日が揃うようにと考慮したり、早番や遅番を担当させる新人スタッフの人数を制限したりしながらシフト表を作成する必要が出てきます。
そのため、普段以上にシフト表作成が難しくなることを認識しなくてはなりません。
シフト作成者の入れ替わり
当然ながら、異動をするのはスタッフだけではありません。シフト作成者が異動することだってあります。もし、今までシフト作成を行ったことがない担当者が、急にシフト作成の業務を任されたとしたら、すぐに対応できるものでしょうか？
前任者から引継ぎを行ったとしても、「このエクセルを使って作成をしている」「就業規則のルールを守るように作成をしている」「業務を遂行するのに必要な人数を満たすように作成をしている」といった作成のルールは教えてくれますが、1マスを埋めるパズルのような作業の方法は誰も教えてくれません。
「センスだから」「職人技だから」といった理由を言う人もおり、上手く引継ぎを行えていないのが現状のようです。
シフト作成者が変わる→シフト表が変わる→働き方が変わる
シフト作成の業務が上手く引き継がれていないそもそもの理由は、シフト作成の業務を重要視していないことが根本にあります。シフト作成者がどのような方法で、どのような考えを持って作成をしているか、どれくらいの時間をかけているのかを、多くの企業は把握していません。
シフト作成の業務が標準化できていないということは、シフト作成者が異動などで交代になったときには、シフト表の内容が変わってしまうということを意味します。そして、シフト表の内容が変わってしまうということは、スタッフの働き方が変わってしまうということに繋がります。
「今までのシフト作成者は、希望休を全部聞いてくれたのに・・・」「業務を遂行する上で、必要な人数をそろえてくれない・・・」「今までの勤務の並びが変わって働きづらくなった・・・」など、スタッフからの不平不満が出てくる可能性もあります。
スタッフの入れ替わりで、業務の引継ぎだけでも大変なのに、働き方まで変わってしまっては、今まで築き上げてきた業務が継続できない危険性があります。企業の経営者は、シフト作成業務に関わる問題の解決を、今までより重視する必要があるのです。
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シフト作成者の不満
シフト作成者のみなさんは、日頃、こんな問題や不満を抱えているのではないでしょうか？
- ・スタッフの休み希望が重なり、必要な人数が確保できない場合の対応に苦慮する
- ・どうしても必要人数が確保できない場合、シフト作成者自身が出勤している
- ・多忙時は、自宅でシフト表を作成する事もあり、自己のプライベートを犠牲にする
- ・満足したシフト表が完成したとしても、少なからずスタッフの不満が出る
スタッフの休み希望を叶えるために、シフト作成者のみなさんは様々な工夫を凝らしていると思います。公平にするために希望回数の上限を決めても、休み希望が重なることもあり、有効な手段とはなりません。
そのため、いつも頼みやすいスタッフに休み希望の変更を打診していませんか？それでは、該当のスタッフは常に不満を抱えた状態となり、モチベーションの低下も懸念され、公平なシフト表とは言えません。
場合によっては、どうしても必要人数が確保できないときは、シフト作成者が休みを諦め、出勤することもあるでしょう。それでは自分自身のモチベーションも低下してしまいます。
シフト作成者が多くの時間を費やし、ある程度満足するシフト表を完成させたとしても、自社の勤務条件や必要人数などから現実的にスタッフ全員の希望を100％叶えることは困難です。
そのため、希望通りにならないスタッフから不満が出る結果となってしまい、シフト作成者の思いと頑張りが報われないと感じる事は多いでしょう。
シフト作成での失敗談
シフト作成者のみなさんは、こんな失敗をしたことはありませんか？
- ・スタッフからの休み希望を口頭やメモ書きで収集したが、シフト表への転記をミスした
- ・月のはじめから作り始めると、中旬以降になるとタイトになりがち
- ・勤務が公平に割り当たらず、スキルを考慮した必要人数を確保できない
- ・前月のシフト表の確認が漏れて、前月から7連続勤務になってしまった
- ・シフト作成に時間がかかり、スタッフへのシフト表の発表が遅くなってしまった
どうしても手作業でシフト表を作成していると、どんなに注意をしたとしてもミスは発生してしまいます。時間が限られた中では、焦ってしまうこともあるでしょう。
紙に手書き、またはExcelなどでの手作業では、スタッフ15名までが限界との声を多く聞きます。
さらに、夜勤など割り当てるシフトの数が多くなったり、数多くの勤務条件を考慮したりする場合は、もっと難易度が上がり、公平なシフト表が作成できないようです。
シフト表作成ツール活用のススメ
これまでの、シフト作成者の不満や失敗談を少しでも解消するために、シフト表作成ツールを利用することをお勧めします。シフト作成ツールの選択ポイントとしては、以下の観点で探してみると良いでしょう。
経費抑制
経費抑制のためには、クラウドサービスであることがおススメです。クラウドサービスでしたら、お手持ちのパソコンとインターネット回線があれば、簡単に導入が可能で、経費も抑えることができます。
省力化
省力化のためには、自動作成機能がついているシフト作成ツールが良いでしょう。シフト表作成には、毎月多くの時間を費やします。自動作成の機能をもったツールを導入することで、省力化だけでなく、本来の業務に専念できる時間を増やすこともできます。
公平なシフト表作成
公平なシフト表を作成するためには、さまざまな勤務条件やスキルを考慮出来るものが良いでしょう。自社の勤務条件が設定可能である必要があります。無料体験（試行利用）できるシフト表作成ツールにて確認するのが良いでしょう。公平なシフト表が作成できれば、スタッフからのシフト表に対するクレームも軽減することができます。
転記ミス防止・集約の省力化
転記ミス防止・集約の省力化を実現するには、スタッフとのやり取りをスマートフォンで出来ることがおススメです。スタッフからの休み希望などをスマートフォンで直接登録できれば、シフト作成者の集約の負担も減り、転記ミスを回避することができます。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、日々の必要人数を考慮したうえで、勤務時間やスタッフの休み希望、勤務回数などの公平性を意識したシフトを自動作成することができます。
「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできますので、システム化によって満足するシフト表作成が行えるかどうか、是非お試しください。
