働き方改革・ワークライフバランスをシフト作成ツール導入で推進しませんか?

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みなさんは、このような経験ありますか? 

昨年名古屋に出張に行ったときのこと。昼休みにシアトル系コーヒーショップで注文をした際に、店員さんから「お仕事がんばってください」と声をかけていただきました。

よっぽど疲れていた顔をしていたのか?確かにこの後重要な打合せが控えていたので緊張していたのか?どのように見えたのかわかりませんが。

ただ、とてもうれしかったのと、その後すがすがしい気分でお客様との打合せに臨めたのを今でも覚えています。

さて、現在未曾有の状況の中、どのように毎日を過ごしていますか?外出を控え、慣れない在宅勤務を行っていらっしゃる方も多いかと思います。こんなときだからこそ、“本当の働き方改革”とはどういうものなのかを、シフト作成システム(ツール)の導入を通じて考えてみました。

  1. 働き方改革は進んでいますか?行き詰っていませんか?
  2. シフト作成ツールの導入事例
    シフト作成ツールの導入によるスタッフにとっての効果と働く意識の変化
    シフト作成ツール導入による会社にとっての効果
  3. シフト作成ツールを導入すれば良いというわけではない
  4.  “本当の働き方改革”とは
  5. 最後に
勤務シフト作成お助けマン

働き方改革は進んでいますか?行き詰っていませんか?

数年前から、政府主導で進めている働き方改革ですが、みなさんの職場では具体的にどのようなことが行われていますか?

もし打ち手がなく、改革が行き詰っているという方がおられましたら、解決策として、シフト作成ツールの導入による働き方改革をご提案します。

残業時間、変形労働時間制、勤務間インターバルなどについては、他のコラムの記事でも詳しく解説していますので、あわせてお読みください。

 

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シフト作成ツールの導入事例

知り合いのスタッフから聞いた話です。その会社では、シフトを組んで業務に取り組んでおり、毎月15日までに翌月の休みや勤務の希望を提出し、25日にシフトが発表されていました。

ある月では月末ギリギリにシフトが発表されることもあり、申請した希望が通ったのかどうかギリギリにならないと勤務(シフト)がわからないため、翌月の予定が組みにくかったそうです。

また、シフト作成者は仕事の合間や勤務時間外にシフト作成作業を行っており、本来の業務に支障が出たり、精神的な不安を抱えていたりしたようです。

こんな状況を打破しようと、責任者(管理者)が主体となり、シフト作成ツール(システム)の導入を行い、シフト作成の自動化(一部手修正もあり)を行ったところ、以下のようなメリットが生まれました

  •  シフト作成時間が短縮でき、作業の効率化につながった
  •  本来業務に集中でき、時間・精神的に余裕ができた

このシフト作成ツールの導入は、作成担当者だけでなく、勤務するスタッフにも恩恵をもたらしたようで、以前は希望を月の中旬に出して結果(シフト)が出てくるのが月末(25日)であったが、20日頃には発表されるようになったため、翌月の予定が組みやすくなったといいます。

シフト作成ツールの導入によるスタッフにとっての効果と働く意識の変化

ツールの導入を検討し、決定をした方は、シフト作成者側および自身(管理側)の業務効率の向上を考えていたと思いますが、スタッフ側にもプラスの効果が出ました。すなわちこれは、“ワークライフバランスの改善”に他ならないのです。

私生活が充実すれば仕事もはかどる。仕事がはかどり、満足感が増せば私生活も充実する。という好循環になっていきます。

仕事で成果を挙げるためのスキルアップを図り、それにより仕事の効率が上がりモチベーションも上がると、私生活にも良い影響が出ます。

他にもこんな声があがりました。

  • 公平な勤務(シフト)となり、心身ともに余裕が出たため、緊急時の交代候補も自ら手を挙げるようになった。
  • システム導入により一元管理(状況把握)が容易になり、効率的な人員配置となった
  • 希望が通り公平なシフトだと、定着率が向上(離職率の低減)につながり、安定した仕事・生活ができる。健康的にもなり働きやすい職場となり、より質の高いサービスを提供できる
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シフト作成ツール導入による会社にとっての効果

では、会社にとっての効果はどうでしょうか。

仕事が楽しくなれば(モチベーションが上がれば)、その会社で長く働きたいと考えるので、離職率が下がり、スキルのある優秀な人材が確保できます。そのスタッフが教育や研修を行うことで、新人教育にかかる時間やコストを軽減できるという、好循環となっていきます。

スタッフがシフト内容に納得して気持ちよく働くことが何よりの理想です。管理者にとっても、数週間先までの人手が約束されていることは安心要素となります。

しかし、やむを得ない事情や事態というのは誰にでも起こり得ることです。体調不良や事故などは前もって予測することができません。一人欠員が出たところで事業を通常通り回すことができれば問題ありませんが、どうしても欠員の穴埋めが必要な場合は、他の従業員に代わりに入ってもらうしかありません。

日頃から、従業員とは良好な人間関係を構築し、できるだけスタッフの希望に沿ったシフトを作成することを心がけていれば、このような緊急事態になっても欠員の穴埋めがしやすくなるかもしれません。

シフト管理とは、スタッフが決められたシフト通りに勤務しているかどうかを管理するだけでなく、全ての従業員が納得して働けるようなシフトを作成するところから始まります。作成する者の独断ではなく業務に関わる全ての従業員の意見を聞き、お互いの合意が取れる折り合いどころを見つけることが重要です。

離職率が低い、社員が生き生きとして働いている職場が実現できると、企業イメージが向上し、良い人材が入社してくる機会が増えることとなります。対外的にも企業イメージ・ブランドを向上させることができ、社会的地位を確立できるものとなります

シフト作成ツールを導入すれば良いというわけではない

しかし、やみくもにシステム(ツール)を導入すれば良いということではありません。導入に向けて現在のシフトの作成方法や考え方、さらには業務全体の再確認(見直し含む)を行うことで、本当に必要なのかを判断すべきです。

「なぜ、毎月シフト作成で頭を悩ませているのか」「本当にスタッフのためにシフトが組まれているのか」「会社の業績に貢献できるシフトになっているのか」ということを意識した上で、必要な手段を考えます。その解決策がシステム(ツール)の導入ということであれば、検討を進めた方が良いでしょう。

シフト作成作業を少しでもシステムやツールを利用して自動で作成でき、最後の微調整だけを行うようになれば、時間も労力も大きく使っていた大変な作業を軽減できるようになるはずです。

 “たかがシフト、されどシフト” なのです。

“本当の働き方改革”とは

これまであまり強く意識してこなかった働き方について、仰々しく考えなくても、自分自身の意識をちょっと変えるだけで、大きく変えることができそうです

そして、意識が変わったことで自分にゆとりが持てるようになり、そうなると周りのことも意識できるようになり、自然に相手を気遣えるようになります。例えば、お客様に対して、何気ない挨拶ができるもしくは声がけしているのかもしれません(本人は「仕事だから」と義務的な意識を持たずに)。

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード

最後に

機会があれば、またあのコーヒーショップに行きたいと思っています。その店員さんがいるかわかりませんが、きっと店全体の雰囲気は変わっていないと思いますので。

ちなみに、あの日の打合せの結果ですが・・・うまくいきました。契約成立です!

あの一言は、自分自身の“働き方改革”につながったと、改めて認識しました!!

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わかりやすく説明をしている動画もご用意しておりますので、是非ご視聴ください。