繁忙・閑散などの作業量に応じたシフト表作成の方法について

workload and shift table

「忙しいのにスタッフが少ない!」「暇なのにスタッフが多い!」そんなことがスタッフ、経営層から注意されていませんか?小売業や飲食業、サービス業だけでなく、コールセンターや物流倉庫など、さまざまな現場でこのような問題は発生しているようです。それらは作成されたシフト表が原因かもしれません。今回はそんな繁忙・閑散などの作業量に対応したシフト表を作成する際に考慮すべき点、注意しておきたい点について解説します。

  1. 繁閑などの作業量の変動を考慮したシフト表を作成する上で考慮しなければならないこと
    繁忙・閑散の傾向(波形)を把握する
    どれくらいの作業量(波の高さ)かを把握する
    休みをどのように割り当てるのか
    労働時間をどれくらい割り当てるのかを考える
  2. 繁閑を考慮したシフト表はここが難しい!
    法令や就業規則、さまざまな条件を守った上で、繁閑も考えなければならない
    スタッフの休み希望を叶えてあげた上で、繁閑も考えなければならない
    シフト表は100点よりも、毎日合格点をとることが大事
  3. まとめ

繁閑などの作業量の変動を考慮したシフト表を作成する上で考慮しなければならないこと

繁閑などの作業量の変動を考慮したシフト表を作成するには、さまざまなことを考慮しなければなりません。その中で重要なものをいくつかご紹介します。

 

繁忙・閑散の傾向(波形)を把握する

どの業種、業態でも忙しい日時というのは、大体の傾向があるのかもしれません。

店舗であれば、金曜日の夕方は来店客が多い。土曜日は昼から夜までが忙しい。日曜日の夜はお客の引きが早く、そんなには忙しくないなど。

コールセンターであれば、呼量を見れば傾向はわかりますし、倉庫であれば入出荷量のデータを見れば分かるかもしれません。

まずは曜日、時間単位での作業量の波形を把握するようにしましょう。

 

どれくらいの作業量(波の高さ)かを把握する

作業量の波形が分かれば、次にその作業量がどれくらいの量なのか、波の高さはどれくらいなのかを把握します。

例えばある業態では、給料日後の方が、来店客数が増え、売上が大きくなるということであれば、月前半よりも月後半の方が忙しくなるのかもしれません。

その場合、作業量で考えると、波の形は一緒ですが、波の高さは月後半の方が高くなるということになります。

曜日並びが良いといわれる土曜日、日曜日、祝日の連休があるときが忙しくなりそうであったり、セールなどのイベントを実施する計画がある週であったり、何か新製品が発売される週であったりすると、いつもより忙しいことが予想されると思います。

これらをもとに作業量(波の高さ)を把握します。

シフト表を作成する際は、作業量を詳細に数値化できているわけではないかもしれません。しかし、シフト作成者の頭の中には、何となくでもこの作業量の波形、高さはインプットされていると思います。

 

休みをどのように割り当てるのか

作業量の変動に合わせて、各スタッフの休みの割り当て方を検討します。

例えば、土曜日、日曜日、祝日の作業量が多いと予想されたところであれば、できるだけ平日に休みを割り当てるようにするでしょうし、月後半が忙しいようであれば、月前半に休みを多く割り当てるところもあるでしょう。

注意しなければならないのは、法令で決められている法定休日や、就業規則で決められた所定休日を確実にスタッフに割り当てる必要がある点です。

1回の休みを割り当てるルールがあるのに、月後半が忙しいからと言って、月前半に休みを多く割り当て、月後半はその週1回休みを割り当てるルールが守れないということは、当然許されません。

また、最近では有給休暇の取得義務化に伴い、労使で取り決めた上で、年次有給休暇の計画的付与をしているところも多くなってきています。

その場合は、その月の中で有給休暇をどこに割り当てるかなども考えなければなりません。

 

労働時間をどれくらい割り当てるのかを考える

スタッフに対して、各日にどれくらいの労働時間を割り当てるのかを検討する必要があります。

労働時間には上限がありますので、その中で配分を考えなければなりません。

もし変形労働時間制を採用しているところであれば、作業量が多いと予想される日は長い時間を割り当てる。作業量が少ないと予想される日には短い時間を割り当てるなどを考えるでしょう。

それにより、忙しいときに多くの人を割り当てられないかということを検討します。

変形労働時間制については、こちらの記事でも解説しています

変形労働時間制とは?正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ

繁閑を考慮したシフト表はここが難しい!

考慮する点を簡単に述べましたが、これらを考えた上でシフト表を作成するのは本当に難しいものなのです。どういった点が難しいのか、いくつか挙げてみます。

法令や就業規則、さまざまな条件を守った上で、繁閑も考えなければならない

休みの割り当て方や労働時間について述べましたが、当然考慮しなければならない法令、就業規則はこれだけではありません。

例えば、勤務間インターバルの条件(終業時刻から次の始業時刻までに一定時間の休息を設定する)や連続勤務日数上限などです。

勤務間インターバルについては、こちらの記事でも解説しています

「働いていない時間」に着目。従業員に一定の休息時間を与える勤務間インターバル制度とは

それだけではなく、明文化はされていないものの、運営面やスタッフの働き方、公平性を考えた上で、慣例で決められている独自ルールもあると思います。

例えば、責任者はどの時間帯も1人以上必要、新人は1日○人以下にする、休日前の遅番・休日後の早番の禁止、土曜日・日曜日で月1回以上休みを割り当てるなどです。

他にもシフト表を作成する際に考慮している条件はあるでしょう。これらの勤務条件を考慮した上で、さらに繁閑も考慮したシフト表を作成するとなると、人手では難しくなってきます

また最近では、「働き方改革」の旗印のもと、多種多様な働き方を認めているところも多いと思いますので、そうなるとますますシフト表作成が難しいものとなるのです。

 

スタッフの休み希望を叶えてあげた上で、繁閑も考えなければならない

シフト表を作成する前にスタッフの休み希望を集約しているシフト作成者は多いと思います。

スタッフにとって休みはとても貴重なものとなります。特に土日勤務が基本となっている店舗のシフト作成者の方としては、できる限りスタッフの休み希望くらいは叶えてあげたいと考える人も多いかもしれません。

スタッフも忙しい日は分かっているので、忙しい日はなるべく避けて、休み希望を提出してくれるスタッフも多いと思います。ですが、どうしても休まなくてはいけない日はありますし、スタッフの休み希望が重なる日もあるでしょう。

スタッフの休み希望は叶えてあげたい。でも店舗運営を考えると、忙しい日は出勤してもらいたい。その両方の考えのはざまでシフト表を作成しなくてはならないので、非常に悩まれている方も多いと思います。

シフト表は100点よりも、毎日合格点をとることが大事

繁閑を考慮する際に注意しなければならない点は、1日だけ完璧でもダメだということです。

例えば、ある忙しい1日は予想された作業量の変動にあった完璧な勤務割り当てができたとします。点数をつけるとしたら100点です。

でも、その1日の割り当て方のせいで、他の日に必要な人数が割り当たっていなかったとしたらどうでしょうか?忙しくない日といっても、業務を運営する上で最低限必要なスタッフ数というものはあると思います。

その条件が守れていないと、例え忙しい1日で100点満点の割り当て方ができても、他に不合格の50点の日があるということではNGなのです。

100点を取れる日はなかったけれども、どの日も80点と70点の合格点が取れたシフト表が作成できた」というシフト表作成の方が優秀ということになります。

その1日だけでなく、作成する期間のシフト表全体を見た上で考えなければいけない点が非常に難しくさせているのです。

まとめ

今回は繁忙や閑散などの作業量に対応したシフト表の作成について、考慮すべき点、注意すべき点について解説をしました。

「忙しい日にスタッフが少ない」「暇なのにスタッフが多い」という状態は、出勤しているスタッフにとっては、肉体的、精神的にも良い状態とはいえません

また経営的にも非常に効率が悪いものとなります。忙しい日にスタッフが足りていればもっと売上が上がったかもしれませんし、暇なときに出勤するスタッフを絞っていればコストダウンができたかもしれません。

スタッフのモチベーションを下げないことや、生産性を上げるためにも、ここで述べた注意点を考えながら、繁閑に対応したシフト表を作成してみてはいかがでしょうか

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また、今回述べたような繁閑を考慮したシフト表を自動作成したい。自社が持っている売上情報、来店客情報、需要予測、呼量予測、入出荷量予測と連携したシフト表を自動作成したいという方には、「シフトデザイナー」のソリューションサービスをご提案します。

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