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自分の希望が通りやすい「自由シフト制」シフトはどのように決められる?

ライター:勤務シフト作成お助けマン編集部

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「パートかアルバイトで働きたいけれど、できれば自分の都合の良いときに働きたい」と考えているなら「自由シフト制」の働き方が適しています。

自由シフト制とは、具体的にどのようなシフトを指し、シフトはどのようにして決まっていくのでしょうか。自由シフト制の職場で働きたいと考えている場合は、あらかじめ自由シフト制について理解しておきましょう。


  1. 自由シフト制とは
    自由シフト制のメリット
    自由シフト制のデメリット
    自由シフト制を導入している職種
  2. 自由シフト制におけるシフト表の作成ポイント
    1日に必要な人数を決めておく
    予算を意識する
    公平感のあるシフトを作成する
    希望日は可能な限り対応する
    従業員の希望に応えられない場合の対応方を覚える
    業務経験が豊富な従業員、浅い従業員をバランス良く配置する
    できあがったシフトはすぐに提出せず、一度見直す
  3. まとめ

勤務シフト作成お助けマン

 


 

自由シフト制とは

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自由シフト制とは、働きたい日や時間帯を従業員が選ぶことが出来る働き方のことです。

なお、自由シフト制以外のシフトの種類としては「固定シフト」があります。固定シフトとは、働く曜日や働く時間帯が原則として同じ仕組みのことです。例えるなら、勤務時間が平日の朝9時から午後6時までの場合は固定シフトになります。

この記事では自由シフト制についてくわしく説明します。

 

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自由シフト制のメリット

自由シフト制のメリットは、従業員が働きたい日や時間帯を選べる点です。そのため、仕事以外の予定が入っている場合であってもスケジュールを立てやすくなります。

家庭の用事や学校の用事、掛け持ちのパート・アルバイトなど、他の予定が多く入っている場合は、自由シフト制の働き方が適しています。

 

自由シフト制のデメリット

自由シフト制のデメリットは、必ずしも従業員の働きたい日や時間帯に働いたり、あるいは休みをとれたりするとは限らない点です。

その理由は、従業員に働きたい日や時間帯の希望をとると、ある日は多くの従業員が出勤することになる一方で、別の日は従業員が少なくなってしまうこともあり得るからです。従業員が少なければ仕事を処理しきれないため、仕事が進まないだけでなく、サービスのレベルが低下して顧客にとって不便な状況にもなりかねません。

そのような状況を防ぐため、自由シフト制の場合は休日の希望を出している従業員に対して、別の日に休むようにと依頼されることがあります。そのため、自由シフト制では働きたい日、または休日の希望が通らない場合があることを理解しておきましょう。

 

自由シフト制を導入している職種

自由シフト制を導入している主な職種としては、スーパーやコンビニなどの小売店舗、ファーストフード店や居酒屋などの飲食店などがあげられます。これらの職種の特徴は、原則として毎日営業していること、営業時間が朝から夜までであることです。

これらの職種はシフト制を利用した交替勤務の形をとっています。働く曜日や時間帯については柔軟に対応しているため、自由シフト制を導入している職場も多くみられます。

 

 

自由シフト制におけるシフト表の作成ポイント

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シフトを作成する立場としては、業務が円滑に進むようなシフトを作成しようとしても、意外と難しく感じられるものです。それに加えて、従業員の出勤日の希望も取り入れながらシフトを作成してみると、かなりの手間がかかってしまいます。

では、どのように作成すればよいでしょうか。ここでは、自由シフト制のシフトを作成するポイントについて説明します。

 

1日に必要な人数を決めておく

シフトを作成するときに最も重要な点は、1日に必要な人数を決めておくことです。1日に必要な人数は、その日の作業量によって異なります。

例として、小売店舗で自由シフト制を導入している場合を考えてみましょう。必要な人数を決めるポイントは、平日の人員と比べて土曜・日曜・祝日の人員を多めにしておくことや、開店直後の時間帯や夕方の時間帯を多めにして、さほど混雑しない午後の時間帯はやや少なめにしておくことなどがあります。

1日に必要な人数をあらかじめ決めておけば、特定の日に従業員が集中して別の日に従業員が少なくなった場合であっても、必要な人数に対して何人足りないかを把握できるため、人数を調整しやすくなります。

 

予算を意識する

シフトを作成するうえで知っておきたい点は、人件費には予算があることです。そのため、従業員を多く配置したいと考えていても、人件費予算の都合上、必ずしも従業員を多く配置できない場合があります。

シフトを作成する側としては「人件費予算の範囲内でシフトを作成するよりも、サービスレベルの低下を防ぐために従業員を多く配置したい」と考えるかもしれません。しかし、人件費オーバーの状態でシフトを作成してしまうと、人件費が増えすぎてしまうために十分な利益が見込めなくなってしまいます。

シフトを作成する場合は、人件費予算をチェックしておき、人件費予算を超えないようにシフトを作成することが重要となります。

 

公平感のあるシフトを作成する

そのほか、シフトの作成で大切な点としては、公平感のあるシフトを作成することです。公平感のあるシフトの例としては、従業員の出勤日を忙しい日、さほど忙しくない日を適切に組み合わせていることです。また、従業員の出勤日は1ヶ月間、または1週間でみたときに原則として同じにしておくとシフトが公平に感じられます。

逆に、不公平に感じられるシフトとは、ある従業員は土曜・日曜・祝日に休むことが多いのに対し、別の従業員は土曜・日曜・祝日に必ず出勤しなければならない場合です。小売店舗や飲食店などの場合、毎週土曜・日曜・祝日に必ず出勤している従業員からみると、土曜・日曜・祝日に休むことが多い従業員がいると「自分ばかり忙しい日に出勤している」と不満を持ちやすくなります。

不満は、仕事に対するモチベーションの低下につながります。従業員の仕事に対するモチベーションを維持するためにも、公平感のあるシフトの作成を心がけましょう。

 

希望日は可能な限り対応する

自由シフト制の場合、従業員から働きたい日や休みが欲しい日の希望を受けた場合、可能な限り対応しましょう。従業員の立場としては、働きたい日や休日の希望が通ると、仕事に対するモチベーションが上がりやすくなります。

ただし、シフトを作成する場合は、必ずしも従業員の希望に全て応えられるとは限りません。従業員の希望に応えられないケースとしては、下記の2つがあげられます。

・特定の日に従業員が多すぎる
・特定の日に従業員が少なすぎる

シフトを作成してみて特定の日に従業員が多すぎる場合は、シフトに偏りが生じている可能性があり、別の日に従業員が少なすぎることが考えられます。その場合はシフトを調整する必要があるため、一部の従業員の出勤希望や休日の希望を断らざるを得ない状態になります。

 

従業員の希望に応えられない場合の対応方を覚える

特定の日に出勤者が多かったり、逆に出勤者が少なかったりして、従業員の希望に応えられない場合は、従業員のうち誰かの出勤希望日、または公休予定日を変えてもらう必要があります。

従業員の休日予定日を変更したい場合は、それぞれの従業員が休みたい理由を聞き、休みが欲しい理由について優先度をつける方法があります。例えば、Aさんは子供の運動会、Bさんは親戚の法事に出席、Cさんは友だちと出かける約束が入っていたため、という理由であるとしましょう。運動会の参加や法事の出席は休む理由として優先度が高いといえます。友だちと出かける約束を守ることも大切ではありますが、運動会や法事という理由と比べると、優先度はさほど高くないといえるでしょう。

このように、従業員が休みたい理由に優先順位をつけることで、休んだ方が良い従業員、出勤した方が良い従業員を判断できます。また、優先度に応じて正しく判断出来れば、従業員からの納得も得られやすく、不満も少なくなるでしょう。

 

業務経験が豊富な従業員、浅い従業員をバランス良く配置する

そのほか、業務経験が豊富な従業員と業務経験が浅い従業員をバランス良く配置することも大切です。業務経験が豊富な従業員と経験が浅い従業員の両方が出勤すれば、経験が浅い従業員は経験が豊富な従業員から仕事の方法を学べるメリットがあります。

もし、業務経験が豊富な従業員と経験が浅い従業員のバランスを考えずにシフトを作成してしまうと、ある日は経験が豊富な従業員だけが集まる一方で、別の日には経験が浅い従業員だけが集まってしまうこともあり得ます。

業務経験が浅い従業員しかいなければ、サービスレベルが低下しかねず、顧客に対して不便をかけてしまうことにもなりかねません。そのようなことを防ぐためにも、業務経験が長い従業員と経験が浅い従業員はバランス良く配置する必要があります。

 

できあがったシフトはすぐに提出せず、一度見直す

できあがったシフトは、すぐに上司に提出せずに一度見直す習慣をつけておきましょう。なぜなら、一生懸命にシフトを作成しているときほど視野が狭くなりがちとなり、細かい点を見逃してしまうことがあるためです。

例えば、公平感のあるシフトを作成しているつもりであっても、よく見るとある日は従業員が多く出勤し、別の日は従業員が少なくなってしまうことがあります。そのため、知らず知らずのうちに公平感のないシフトを作成してしまうこともあり得るのです。

シフトを作成し終わった後、落ち着いてシフトをもう一度確認してみると、細かいミスに気がつきやすくなり、精度の高いシフトができあがりやすくなります。

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まとめ

自由シフト制は、従業員が出勤日や公休日を選びやすいため、仕事以外の用事が入っていてもスケジュールを立てやすい点がメリットです。しかし、自由シフト制の場合は、特定の日に出勤者が多くなってしまったり、逆に出勤者が少なくなったりして、偏りが生じることもあり得ます。

「自由シフト制」という名前ではあるものの、状況によっては出勤希望日、あるいは休日の希望日を変更しなければならないことを理解しておきましょう。また、自由シフト制のシフトを作成する場合、優先することは割り当てられた人件費に基づいて1日あたりの必要な人数を決めてシフトを作成することです。もちろん、従業員の希望を取り入れながらシフトを作成することも大切ですが、シフトに偏りが生じてしまった場合は調整することも必要です。

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勤務シフト作成お助けマン編集部

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