「平日に働いて土日に休むよりも、曜日を問わずに自分の都合のよいときに働きたい」と考えているなら、固定シフトよりも「自由シフト制」の働き方が適しています。
「自由シフト制」と聞くと、働く日や休日を自由に決められるようなイメージがありますが、実際に従業員が自由にシフトを決めることは可能なのでしょうか。また、シフト管理者としては自由シフトを作成する流れについて押さえておきたいところです。
自由シフト制の職場で働きたいと考えているなら、あらかじめ自由シフト制について理解しておきましょう。
自由シフト制とは
自由シフト制とは、働きたい日や時間帯、休日を従業員が選べる働き方のことです。自由シフト制は働く曜日や時間帯が固定されていないため、土日や祝日に働かなければならない場合がありますが、平日に休めることが多くなります。
見方を変えれば、自由シフト制は多くの人たちが休んでいるときに仕事をして、多くの人たちが仕事をしているときに休める働き方といえます。
また、自由シフト制ではその日によって出勤する時間帯が異なる場合もあります。例えば、多くの人たちと同様に朝に出勤することもあれば、午後、あるいは夕方や夜に出勤することもあるため、出勤する時間帯を間違えないように気をつけなければなりません。
なお、シフトの種類としては、自由シフト以外に「固定シフト」があります。固定シフトとは、働く曜日や働く時間帯が原則として同じ仕組みのことです。例えるなら、勤務時間が平日の朝9時から午後6時までの場合は固定シフトになります。
自由シフト制のメリット
自由シフト制のメリットは、従業員が働きたい日や時間帯を選べることです。そのため、仕事以外の予定が入っている場合であってもスケジュールを立てやすくなります。
家庭の用事や学校の用事、掛け持ちのパート・アルバイトなど、他の予定が多く入りやすい人にとっては、自由シフト制の働き方が適しています。
自由シフト制のデメリット
自由シフト制のデメリットは、必ずしも従業員の働きたい日や時間帯に働いたり、あるいは休みを取れたりするとは限らないことです。
その理由は、従業員に働きたい日や時間帯の希望を取ると、ある日は多くの従業員が出勤する一方で、別の日は従業員が少なくなってしまうこともあり得るからです。出勤している従業員が少なければ仕事を処理しきれないため、仕事が進まないだけでなく、サービスのレベルが低下するため、顧客にとって不便な状況にもなりかねません。
そのような状況を防ぐため、自由シフト制の場合は休日の希望を出している従業員に対して、別の日に休むようにと依頼することがあります。そのため、自由シフト制では働きたい日、または休日の希望が通らない場合があることを理解しておきましょう。
自由シフト制を導入している職種
自由シフト制を導入している主な業種としては、スーパーやコンビニなどの小売業、ファーストフード店や居酒屋などの飲食業などがあげられます。これらの職種の特徴は、原則として毎日営業していること、営業時間が朝から夜までであることです。
これらの業種は、主にシフト制を利用した交代勤務としています。働く曜日や時間帯については柔軟に対応しているため、自由シフト制を導入している職場も多くみられます。
アルバイトとして自由シフトの仕事をする
自由シフト制の仕事には、正社員、パート、アルバイトと従業員の区分にかかわらず就くことができます。しかし、正社員は週に5日の労働が原則であるため、希望の日に出勤したり、あるいは休んだりすることが難しい場合が多くなります。
しかし、パートやアルバイトとして働くなら、必ずしも週に5日働くとは限らないため、正社員と比べると自分の希望通りに休めることが多いです。なお、パートとアルバイトでは、アルバイトの方がシフトの希望が通りやすい傾向にあります。
主にアルバイトとして働くのは高校生や大学生などの学生、主婦、フリーターとなります。アルバイトは、主に時間に融通が利きやすい人の働き方といえます。
しかし、中には会社で正社員として働くことが肌に合わない人、役者やミュージシャンになるなど夢を追っている人、雪国で農業や土木業に従事しており、作業ができない冬の間だけアルバイトで生計を立てるなど、さまざまな理由でアルバイトをする人もいます。
むしろ、このような人たちは、時間に融通の利く自由シフトのアルバイトという働き方が合っているといえるでしょう。空いている時間を有効に活用しながら働けるという点からみると、自由シフトのアルバイトはメリットといえます。
自由シフト制でも雇用契約書はもらえる？
自由シフト制の仕事でパートやアルバイトをする場合「雇用契約書はもらえるのか」という点について気になる人がいるのではないでしょうか。
自由シフト制の働き方であっても、原則として雇用契約書はもらうことができます。ただし、企業によっては雇用契約書の代わりに労働条件通知書を発行することがあります。
雇用契約書・労働条件通知書とは
雇用契約書とは、会社側が労働者を雇用する場合に交わす契約書で、双方が署名と捺印をします。労働条件通知書とは、労働条件の内容について記載した書類で、会社側が労働者に対して渡すものです。
なお、労働条件に関する内容は雇用契約書にも記載されています。雇用契約書は、会社側と労働者側のそれぞれが労働条件の内容を確認したうえで署名・捺印をするものであるため、双方が労働条件に合意したことが明確となります。
労働条件通知書にも労働条件の内容が記載されています。書面で労働条件を確認できるため、労働条件に関するトラブルの発生を防ぎやすくなりますが、雇用契約書は署名・捺印することから、より信頼度の高い書類といえるでしょう。
もし、雇用契約書をもらえなかったら？
もし、雇用契約書がもらえなければ、労働に関する内容は口約束のような状態となってしまい、会社側と従業員の間で労働条件に対する考え方が異なるため、トラブルが発生する原因となります。
極端な例でいえば、会社の採用担当者から「時給は1100円です」という話があった場合、実際に支払われた時給が1080円だったとしましょう。労働者としては「入社する前に時給が1100円だった」と会社側に訴えても、会社側は雇用契約書や労働条件通知書が発行されていないことを理由に「正式には時給1080円です」と言い張るケースもあり得ます。
そのようなトラブルが発生することのないよう、会社で仕事を始める場合は、雇用契約書または労働条件通知書を発行してもらうようにしましょう。
雇用契約書にはすべての勤務パターンが記載されないことも
雇用契約書には始業時刻と終業時刻が記載されます。ただし、シフト制の場合は出勤日によって始業時刻と終業時刻が異なるため、雇用契約書にすべての勤務パターンを記載することが難しい場合があります。
そのような場合は、勤務パターンのうち2～3種類程度を雇用契約書に記載し、補足として「始業時刻と終業時刻はシフトによる」と書きます。
なお、すべての勤務パターンは就業規則に記載しておきます。雇用契約書に記載されている勤務パターンのみでは、始業時刻と終業時刻があいまいなものになってしまいますが、就業規則に記載されていれば、勤務パターンが明確に定められます。
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自由シフト制におけるシフト表の作成ポイント
ここまでは、自由シフトについて従業員の立場からみてきましたが、ここからは、シフトを作成するシフト管理者の立場でみていきます。
シフトを作成する立場としては、業務が円滑に進むようなシフトを作成しようとしても、意外と難しく感じられるものです。それに加えて、従業員の出勤日の希望も取り入れながらシフトを作成してみるとかなりの手間がかかってしまいます。
では、どのようにシフトを作成すればよいでしょうか。ここでは、自由シフト制のシフトを作成するポイントについて説明します。
1日に必要な人数を決めておく
シフトを作成するときに最も重要な点は、1日に必要な人数を決めておくことです。1日に必要な人数は、その日の作業量によって異なります。
例として、小売店舗で自由シフト制を導入している場合を考えてみましょう。必要な人数を決めるポイントは、平日の人員と比べて土曜・日曜・祝日の人員を多めにしておくことや、開店直後の時間帯や夕方の時間帯を多めにして、さほど混雑しない午後の時間帯はやや少なめにしておくことなどがあります。
1日に必要な人数をあらかじめ決めておけば、特定の日に従業員が集中して別の日に従業員が少なくなった場合であっても、必要な人数に対して何人足りないかを把握できるため、人数を調整しやすくなります。
予算を意識する
シフトを作成するうえで知っておきたい点は、人件費には予算があることです。そのため、従業員を多く配置したいと考えていても、人件費予算の都合上、必ずしも従業員を多く配置できない場合があります。
シフトを作成する側としては「人件費予算の範囲内でシフトを作成するよりも、サービスレベルの低下を防ぐために従業員を多く配置したい」と考えるかもしれません。しかし、人件費オーバーの状態でシフトを作成してしまうと、人件費が増えすぎてしまうために十分な利益が見込めなくなってしまいます。
シフトを作成する場合は人件費予算をチェックしておき、人件費予算を超えないようにシフトを作成することが重要となります。
公平感のあるシフトを作成する
そのほか、シフトの作成で大切な点は、公平感のあるシフトを作成することです。公平感のあるシフトの例としては、従業員の出勤日を忙しい日、さほど忙しくない日を適切に組み合わせていることです。また、従業員の出勤日数を1か月間、または1週間でみたときに原則として同じにしておくとシフトが公平に感じられます。
逆に、ある従業員は土曜・日曜・祝日に休むことが多いのに対し、別の従業員は土曜・日曜・祝日に必ず出勤しなければならない場合などは、不公平なシフトと感じられます。小売店舗や飲食店などの場合、毎週土曜・日曜・祝日に必ず出勤している従業員からみると、土曜・日曜・祝日に休むことが多い従業員がいると「自分ばかり忙しい日に出勤している」と不満を持ちやすくなります。
不満は、仕事に対するモチベーションの低下につながります。従業員の仕事に対するモチベーションを維持するためにも、公平感のあるシフトの作成を心がけましょう。
希望日は可能な限り対応する
自由シフト制の場合、従業員から働きたい日や休みが欲しい日の希望を受けた場合、可能な限り対応しましょう。従業員の立場としては、働きたい日や休日の希望が通ると、仕事に対するモチベーションが上がりやすくなります。
ただし、シフトを作成する場合は、必ずしも従業員の希望にすべて応えられるとは限りません。従業員の希望に応えられないケースとしては、下記の2つがあげられます。
・特定の日に従業員が多すぎる
・特定の日に従業員が少なすぎる
シフトを作成してみて特定の日に従業員が多すぎる場合は、シフトに偏りが生じている可能性があり、別の日に従業員が少なすぎることが考えられます。その場合はシフトを調整する必要があるため、一部の従業員の出勤希望や休日の希望を断らざるを得ない状態になります。
従業員の希望に応えられない場合の対応方法を覚える
特定の日に出勤者が多かったり、逆に出勤者が少なかったりして、従業員の希望に応えられない場合は、従業員のうち誰かの出勤希望日、または公休予定日を変えてもらう必要があります。
従業員の休日予定日を変更したい場合は、それぞれの従業員が休みたい理由を聞き、休みが欲しい理由について優先度をつける方法があります。例えば、Aさんは子供の運動会、Bさんは親戚の法事に出席、Cさんは友だちと出かける約束が入っていたため、という理由であるとしましょう。運動会の参加や法事の出席は休む理由として優先度が高いといえます。友だちと出かける約束を守ることも大切ではありますが、運動会や法事という理由と比べると、優先度はさほど高くないといえるでしょう。
このように、従業員が休みたい理由に優先順位をつけることで、休んだ方が良い従業員、出勤した方が良い従業員を判断できます。また、優先度に応じて正しく判断出来れば、従業員からの納得も得られやすく、不満も少なくなるでしょう。
業務経験が豊富な従業員、浅い従業員をバランス良く配置する
そのほか、業務経験が豊富な従業員と業務経験が浅い従業員をバランスよく配置することも大切です。業務経験が豊富な従業員と経験が浅い従業員の両方が出勤すれば、経験が浅い従業員は経験が豊富な従業員から仕事の方法を学べるメリットがあります。
もし、業務経験が豊富な従業員と経験が浅い従業員のバランスを考えずにシフトを作成してしまうと、ある日は経験が豊富な従業員だけが集まる一方で、別の日には経験が浅い従業員だけが集まってしまうこともあり得ます。
業務経験が浅い従業員しかいなければ、サービスレベルが低下しかねず、顧客に対して不便をかけてしまうことにもなりかねません。そのようなことを防ぐためにも、業務経験が長い従業員と経験が浅い従業員はバランスよく配置する必要があります。
できあがったシフトはすぐに提出せず、一度見直す
できあがったシフトは、すぐに上司に提出せずに一度見直す習慣をつけておきましょう。なぜなら、一生懸命にシフトを作成しているときほど視野が狭くなりがちとなり、細かい点を見逃してしまっていることがあるためです。
例えば、公平感のあるシフトを作成しているつもりであっても、よく見るとある日は従業員が多く出勤し、別の日は従業員が少なくなってしまうことがあります。そのため、知らず知らずのうちに公平感のないシフトを作成してしまうこともあり得るのです。
シフトを作成し終わった後、落ち着いてシフトをもう一度確認してみると、細かいミスに気がつきやすくなり、精度の高いシフトができあがりやすくなります。
まとめ
自由シフト制は、従業員が出勤日や公休日を選びやすいため、仕事以外の用事が入っていてもスケジュールを立てやすい点がメリットです。しかし、自由シフト制の場合は、特定の日に出勤者が多くなってしまったり、逆に出勤者が少なくなったりして、偏りが生じることもあり得ます。
「自由シフト制」という名前ではあるものの、状況によっては出勤希望日、あるいは休日の希望日を変更しなければならないことを理解しておきましょう。また、自由シフト制のシフトを作成する場合、優先することは割り当てられた人件費に基づいて1日あたりの必要な人数を決めてシフトを作成することです。もちろん、従業員の希望を取り入れながらシフトを作成することも大切ですが、シフトに偏りが生じてしまった場合は調整することも必要です。
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