「勤務シフト作成お助けマン」のコラム

限られたリソースを最大限に生かすためには、スタッフごとの勤務時間や作業内容を把握したうえで、適切な勤務計画を立てる必要があります。作業の割り当てに過不足があれば、業務のピークタイムに人手が足りなくなったり、手の空いた時間に必要以上のスタッフが配置されていたりして無理や無駄が起こってしまいがちです。この記事では、効率的な作業管理に欠かせないワークスケジュールについて解説します。

業務の効率化や生産性の向上に取り組むには、所属するスタッフを適切に管理していくことが重要です。スタッフの管理をしっかりと行っていく1つの方法として、「マンアワー」（Man-Hour）があげられます。

業務のムダやムラを無くし、社内のリソースを最大限に活用していくために必要となる施策を実行していきましょう。また、マンアワーは店舗のシフトを組むうえでも有効であり、多店舗展開を行っている企業にはより効果的です。

今回は、マンアワーのとらえ方や活用方法について詳しく解説します。

管理者の立場であれば、スタッフのシフト表を作成する作業は都度必要ですが、負担に感じることも少なくありません。スタッフのスキルや勤務条件、希望するシフトを反映させたものを作成するには多くの労力を必要とするものです。

シフト表を作成する方法はエクセルや自動作成ツールを活用するといったものがあり、実情に合わせて適した方法を選択することが大切です。この記事では、シフト管理を行う意義や抱えがちな課題、効率的にシフト表を作成する方法について解説します。

シフト管理を行う場面において、シフト表を作成してから雇用者側に都合で変更したいと感じるときもあるでしょう。「この日はもう少し、スタッフの人数を減らせそうだ」「明日は悪天候なので客足が少なそうだな」といった理由で、スタッフに勤務日や勤務時間の変更をお願いすることもあるかもしれません。この記事では、一方的なシフトカットがもたらす影響や注意点について解説します。

シフト表をエクセルで作成している職場は多いと思います。その場合の１日ごとの勤務の表現方法は、「早番」「夜勤」などの勤務記号を用いている場合が多いと思います。その記号を見ればどのスタッフが何時から何時まで勤務しているのか、従事しているスタッフの方々には一目瞭然でしょう。しかし今は働き方も多様です。勤務時間はスタッフごとに細分化され、記号で表すにはもはや数が増えすぎてどの記号がいつ働いている勤務なのか、理解が追い付かなくなっている場合もあるでしょう。すると最終的には勤務記号ではなく、勤務する時刻そのものをシフト表に書き込むことになります。これはこれで柔軟なシフト表と言えますが、今度は何時にどのスタッフが働いているのか、シフト表上で１日の中の時間帯ごとの人数把握をするのが難しくなってきます。

...

私たちの街を守る人として、警察官や消防隊員、警備員がいます。街を守るという重要な役割であるため、常時人員を配置する必要があり、24時間365日稼働させる必要があります。ただし、当然ながら働く人には休憩や睡眠が必要であり、連続して働ける時間にも限界があります。限界をこえて働かせることがないように、日本では労働基準法によって働く時間にルールを定めています。

美容院のシフト管理は、スタッフごとのスキルや雇用形態、他店舗へのヘルプなど、考慮しなければならないことが多く、大きな業務負担となります。シフト管理で生じやすい課題を整理したうえで、負担を軽減するために自動化システムの導入を検討してみましょう。

24時間営業のコンビニでは、常に誰かが出勤している状態になるようシフトを作成しなければなりません。欠員が生じやすい状況では、シフトの調整作業に追われてしまいます。シフトを作成する際に発生しやすい問題を洗い出し、あらかじめ有効な対策を講じることが大切です。

皆さまの職場において、「人が少なくて大変だな」と感じたことはありませんか。また、「この店、店員さんが少なくてなかなか注文とか来てくれないな」とかも感じたことがあるかもしれません。これらはいずれも職場における人手不足が原因であると言えるでしょう。

慢性的な人手不足が生じてしまうと、従業員の負担が増えてしまうだけでなく、提供するサービスの質が低下する恐れがあります。一時的な要因で人手不足が発生しているのか、中長期的な人手不足が起こっているのかを見極めることが肝心です。

この記事では、人手不足が起こる原因を明らかにするとともに、具体的な対策についてご紹介します。

せっかく時間をかけてシフト表を組んでも、「シフトを変更してほしい」とバイトスタッフから言われて困ってしまうことがあります。少ない人数でシフトを組んでいたり、繁忙期で少しでも人手がほしかったりする場合には、どのように調整すべきか頭を抱えてしまうこともあるでしょう。