出勤管理システムとは？できること・勤怠管理との違い・選び方を解説

「今、誰が出勤しているか分からない」「タイムカードの集計が面倒で、打刻漏れも多い」といった悩みを抱えていませんか？

特に多拠点を展開する企業や、シフト制で動く現場を持つ企業ほど、現場の出勤状況を把握するだけでも一苦労でしょう。そこで注目されているのが、出勤・退勤の記録に特化した出勤管理システムです。

本記事では、出勤管理システムの基本機能や、勤怠管理システムとの違いを分かりやすく解説します。この記事を読めば、自社の現場に最適なツールの種類や費用の相場が分かり、導入後に「こんなはずではなかった」とならずに済むでしょう。

アナログな管理から卒業し、現場の「見える化」を実現するためのヒントになれば幸いです。

1. 出勤管理システムとは？基本の役割と目的
2. 出勤管理システムでできること
3. 出勤管理システムの主な種類
4. 出勤管理システムの費用相場
5. 出勤管理システムが向いている企業・向いていない企業
6. 失敗しない出勤管理システムの選び方
7. まとめ｜出勤管理システムは「管理したい範囲」で選ぶことが重要

出勤管理システムとは？基本の役割と目的

出勤管理システムとは、従業員の「出勤・退勤の時刻」をデジタル技術で記録し、誰がいつ働いているかを正確に把握するためのツールです。

テレワークや直行直帰など働き方が多様化する中で、現場の状況をリアルタイムで可視化する役割を担っています。ここでは、システムがカバーする具体的な管理範囲や、混同されやすい「勤怠管理」との違いについて解説します。

出勤管理システムで管理できる範囲

出勤管理システムが担う役割は「誰が・いつ出勤しているか」という事実を、客観的なデータとして残すことです。

紙の出勤簿やタイムカードでは、誰がいつ会社に来たかを後から集計する手間が発生していました。しかしシステムを活用すれば、打刻した瞬間にデータが反映されます。

そのため、管理者はオフィスにいなくても「今、現場に何人いるのか」「誰が遅刻しているのか」を瞬時に把握できるのが大きなメリットといえるでしょう。

また、時刻の記録だけでなく「どこで打刻したか」の場所特定や、検温データとの紐付けなど、現場の安全や規律を守るための機能も備わっています。

このように、従業員の稼働実態を透明化し、現場の規律を高めることが、出勤管理システムの主な目的です。

出勤管理と勤怠管理の違い

「出勤管理」と「勤怠管理」は似た言葉ですが、目的と活用シーンが異なります。

出勤管理は「現場の状況把握」に重きを置くのに対し、勤怠管理は「給与計算や法令遵守」までをカバーします。
それぞれの違いは以下のとおりです。

出勤管理システムでできること

出勤管理システムを導入すると、時間の記録だけでなく、現場の状況を正しく把握するための機能が活用できます。

アナログな管理では見落としがちだったミスを未然に防ぎ、スムーズな組織運営を支える強力なパートナーとなるでしょう。具体的には、以下の4つの機能がメインです。

出勤・退勤の打刻管理

出勤管理システムの最も基本的な役割は、正確な「時間の記録」です。手書きの出勤簿とは違い、ICカードをかざしたり、スマートフォンを操作したりするだけで、1分単位の正確な時刻が記録されます。

ポイントは、打刻漏れや不正打刻を未然に防ぎやすくなる点です。例えばGPS機能を活用すれば、現場の外から打刻するといった身代わり打刻を物理的に防げます。

また、ICカード認証を導入すれば、本人以外の打刻が難しいので、社内の規律維持にも効果を発揮するでしょう。システムによって「誰が、いつ、どこで」働いているかが明確になり、管理者の確認作業も楽になります。

リアルタイムでの出勤状況の把握

「今、誰が現場に出勤しているか」を瞬時に確認できる点は、デジタル管理ならではのメリットです。管理画面を開くだけで、従業員一人ひとりの現在の状況が一覧で表示されます。

例えば、複数の拠点を展開している企業では、わざわざ各現場へ電話などで確認する必要はありません。「Aさんはすでに現場に到着している」「Bさんはまだ打刻していない」といった情報がリアルタイムで更新されるため、急な欠勤や遅刻への対応もスピーディーに行えます。

このように、現場の「今」を見える化することで、管理者の心理的な負担を和らげる効果も期待できます。

シフトと出勤状況の照合

飲食業や小売業など、複雑なシフト制を採用している職場では、予定と実績の照合が欠かせません。

出勤管理システムは、あらかじめ登録したシフト表と実際の打刻データを自動で突き合わせる機能を備えています。
手動での確認作業では、15分の遅刻や予定外の早退を見落とす可能性が高いです。

しかし、システムを導入すれば、シフトに対して打刻が遅れている従業員を自動的に抽出してくれます。

これにより、店長やマネージャーは煩雑なチェック業務から解放され、接客や教育といった、本来注力すべき業務に専念できる環境が整います。

管理者・現場での共有・確認

システムに蓄積されたデータは、管理者だけでなく現場のメンバーとも共有可能です。

多くのシステムでは、打刻忘れが発生した際に本人や管理者へ自動でプッシュ通知を送る仕組みが備わっているため、修正の手間を最小限に抑えられます。

現場のタブレットやPCに一覧を表示しておけば、チーム全体で「今日のメンバー」を共有し、協力を得る際にも役立つでしょう。誰に確認すればよいか分からないといったコミュニケーションのロスが減り、業務効率化につながります。

このように、情報をオープンに共有できる環境を整えれば、風通しの良い職場づくりにも寄与するはずです。

出勤管理システムの主な種類

出勤管理システムには、企業の規模や働き方に合わせていくつかのタイプがあります。自社に最適なツールを選ぶためには、それぞれの仕組みや得意とするシーンを正しく理解しておきましょう。

ここでは、主流となっている形式とExcelとの違いについて解説します。

クラウド型の出勤管理システム

インターネット経由でサービスを利用するクラウド型が、近年では最も選ばれています。自社で専用のサーバーを立てる必要がないため、初期費用を抑えて導入できるのが特徴です。

このタイプは、複数の拠点を持つ企業や、テレワークを推進している職場に向いています。ネット環境さえあれば、本社の管理者が自宅で働く社員や遠方の店舗スタッフの状況を、ひとつの画面でまとめてチェックできるのが利点です。

場所を選ばず最新の稼働データを共有できるので、多様な働き方を取り入れている企業はメリットを感じられるでしょう。

🔻クラウド型の勤怠管理についてはこちら
勤怠管理クラウドとは？メリット・デメリットと失敗しない選び方を徹底解説

アプリ型の出勤管理システム

スマートフォンやタブレットに専用アプリをインストールして使うタイプは、機動力の高さが魅力です。

高価な専用の打刻機を購入しなくても、手持ちのスマートフォンなどがそのままタイムレコーダーに早変わりします。
特に、直行直帰が多い業種では、この手軽さはメリットとなるはずです。

現場に到着した際に、自分のスマートフォンで打刻する運用が定着すれば、報告漏れは自然と減っていきます。さらに、生体認証や位置情報と組み合わせれば、なりすましを防げます。

簡易ツール・Excel管理との違い

専用システムへ乗り換えると、日々の業務効率が大きく変わります。

Excelによる管理は一見コストがかからないように見えますが、データの集計やミス修正にかかる「目に見えない人件費」を浪費しているケースも少なくありません。

専用システムであれば、打刻と同時に集計が完了し、改ざんや入力ミスも防いでくれます。また「誰がいつデータを編集したか」という操作ログが残る点も、内部統制の観点から非常に重要です。

法改正への対応なども自動化されるため、管理者のストレスが大幅に軽減されます。

出勤管理システムの費用相場

出勤管理システムを導入する際、やはり気になるのは「どのくらいのコストがかかるのか」という点ではないでしょうか。

現在はクラウド型が主流となり、以前のパッケージ型に比べると安価で手軽に始められる環境が整っています。ここでは、導入時に発生する一時的な費用から、毎月支払うランニングコストまで、具体的な相場を見ていきましょう。

初期費用の目安

クラウド型の出勤管理システムを導入する場合、初期費用は「0円から20万円前後」が一般的な相場となっています。

多くのサービスが初期費用無料を掲げていますが、自社の就業規則に合わせた設定代行や、既存データからの移行支援を依頼すると、サポート費用が発生する場合がほとんどです。

また、備品の購入費用も考慮する必要があります。例えばICカード打刻を導入するなら、カードリーダー1台につき数千円から数万円、生体認証機器であれば1台あたり10万円以上の投資が必要になる場合も少なくありません。

システム自体は無料でも、環境を整えるための出費が必要になる点を念頭に置いて予算を組むと安心です。

月額費用の目安

月額費用については、利用する人数に応じて料金が変動する「従量課金制」が主流です。

1人あたり月額200円から500円程度が標準的な価格帯で、これに数千円程度の基本料金が加わる場合もあります。
おおよそ以下を目安にしておくとよいでしょう。

拠点数が多い場合でも、クラウド型なら1ユーザー単位の課金で済むため、小規模な店舗を複数展開する企業でもコストを抑えやすくなります。

ただし、最低利用料金が設定されていることもあるため、少人数で利用する際は事前の確認が必要です。

無料・低価格システムの注意点

できれば無料で使いたいところですが、安さだけを基準に選ぶとリスクが伴います。

無料プランの多くは、登録できる人数が5名〜30名程度に限られていたり、サポートが受けられなかったりと、機能や体制に制限があるためです。

特に注意したいのが、法律で定められた「出勤記録の保存義務」への対応です。労働基準法では記録を5年間（当面の間は3年）保存するよう義務付けていますが、無料版ではデータの保存期間が1年間に制限されているケースもあります。

万が一、労働基準監督署の調査があった際にデータが消えていては、企業の信頼を失うことになりかねません。コンプライアンスを維持するためのコストとして、有料プランの検討も必要でしょう。

出勤管理システムが向いている企業・向いていない企業

出勤管理システムは、あらゆる企業に万能というわけではありません。自社の業態や抱えている課題によって、シンプルな出勤管理で十分な場合もあれば、より多機能な勤怠管理が必要な場合もあります。

ここでは、導入後に「こんなはずじゃなかった」と後悔しないために、それぞれのシステムが適しているケースを具体的に解説します。自社の現状と照らし合わせながら、どちらにすべきかの判断材料にしてください。

出勤管理システムが向いているケース

出勤管理システムは、現場での稼働状況をリアルタイムで把握したいというニーズが強い企業に最適です。具体的には、飲食店や小売店、介護現場といったシフト制で動く職場が該当します。

こうした現場では、1日に何度もスタッフが入れ替わり、急な欠勤や遅刻が多いのが特徴です。そのため、給与計算のためのデータ集計よりも、予定通りにスタッフが揃っているかを確認できるスピード感が欠かせません。

複雑な労務管理機能よりも、「いかにスタッフが打ちやすく、ミスを減らせるか」を最優先したい場合は、出勤管理システムのほうが使い勝手が良いはずです。

勤怠管理システムを検討すべきケース

入退室の記録だけでなく、法律に則った緻密な労務管理も重視する場合は、勤怠管理システムを検討しましょう。

例えば、残業時間が上限を超えそうな従業員にアラートを出したり、有給休暇の取得状況を自動で管理したりしたい場合です。

正社員が多く、36協定の遵守や複雑な割増賃金の計算を自動化したいといった企業にとっては、出勤管理だけでは機能不足を感じる恐れがあります。

もし、バックオフィス業務の効率化や強固な管理体制を目指すなら、一歩踏み込んだシステム選びが必要です。

🔻勤怠管理についてはこちら
【勤怠管理ツールとは】できること、種類、選び方、導入時の注意点まで整理。自社に合った勤怠管理方法を判断する方法

失敗しない出勤管理システムの選び方

数多くのシステムがある中で、自社に最適なものを選ぶのは難しいかもしれません。

適当に選んでしまうと、現場が混乱したり、結局Excelでの手作業が残ってしまったりと、かえって負担が増える恐れがあります。導入を成功させるために、特に意識すべき選定ポイントは以下の3つです。

これらの視点を持って比較検討を進めれば、導入後の「こんなはずじゃなかった」という失敗を防げます。

管理したい範囲を明確にする

最初に取り組むべきは、どこまでの情報をシステム化したいのかの線引きです。

従業員の出入りをリアルタイムで把握したいだけなのか、それとも給与計算まで自動化したいのかによって、選ぶべきサービスが変わります。出勤のみを管理するシンプルなシステムは、操作が簡単でコストも高くありません。

一方、残業管理や有給休暇の申請まで含めた勤怠全体をカバーするシステムは多機能ですが、その分設定や運用が複雑になりがちで、コストも高くなります。

まずは現場の課題をリストアップし、必要最低限の機能からスタートするとよいでしょう。

打刻方法・現場環境に合っているか確認

システムの種類によって、打刻の方法はさまざまです。自社の従業員がどのような環境で働いているかを想像し、最もストレスなく記録できる手段を選んでください。

例えば、建設現場や外回りの営業職なら、スマートフォン打刻や、不正を防ぐGPS連携が便利です。
一方で、決まったオフィスや工場に出社するスタイルなら、入り口に設置したリーダーにICカードをかざす方式がスムーズでしょう。

もし、IT操作に苦手意識のあるスタッフが多い現場に、無理に多機能なシステムを導入すると、運用が定着しないリスクがあります。

このように、現場のインフラやITリテラシーに寄り添った手段を選ぶことが欠かせません。

現場・管理者双方の使いやすさを見る

機能の豊富さ以上に重要なのが、直感的に操作できる操作画面の見た目や使いやすさです。

どれほど優れた機能を備えていても、ボタンの配置が分かりにくかったり、画面の読み込みが遅かったりすると、次第に使われなくなってしまいます。

従業員側にとっては、迷わず簡単に打刻できるかが大事で、管理者側にとっては、エラーや打刻漏れが一目で分かり、修正作業が簡単かという2つの視点が欠かせません。

無料トライアルなどを活用し、実際に現場で使うタブレットやスマートフォンで画面を操作してみるのがおすすめです。

説明書を読まなくても操作できるレベルの使いやすさを基準に選定すれば、導入時の社内研修にかかる時間も大幅に短縮されます。

まとめ｜出勤管理システムは「管理したい範囲」で選ぶことが重要

出勤管理システムを導入すれば、現場の状況を正しく把握し、アナログ管理特有のストレスから解放されます。

自社に最適なシステムを選ぶためには、多機能さに惑わされず、まずは解決したい課題を絞り込むのがポイントです。最後に、導入を成功させるための具体的なアクションを確認しておきましょう。

出勤管理は「現場の見える化」が最大の目的

出勤管理システムの真の価値は、打刻データの蓄積だけではなく、現場の状況を透明にすることにあります。

誰が今、どの拠点で、どのような状態で働いているかをリアルタイムで把握できる環境が、マネジメントには欠かせません。

例えば、急な欠員が出た際に近隣店舗の稼働状況を即座に確認し、スタッフの応援を要請するといった柔軟な対応も、システム化による「見える化」があってこそ実現します。

管理者が現場に張り付かなくても状況が手に取るように分かる安心感こそが、出勤管理システムのメリットです。

出勤管理で足りない場合は勤怠管理まで検討する

出勤・退勤の把握だけでなく、残業時間の自動集計や給与ソフトへの連携、法改正への厳密な対応を求めるなら、より広範囲をカバーする勤怠管理システムが選択肢に上がります。

出勤管理はあくまで「現場の動き」に焦点を当てたものですが、勤怠管理は会社としての労務リスク管理までを担うものです。

自社の規模が拡大し、有給休暇の管理義務や36協定の遵守が複雑になってきたと感じるなら、一歩進んだシステムへの投資も検討すべきタイミングかもしれません。

また整理しておきたいのが「勤怠管理」と「シフト管理」の違いについてです。 「勤怠管理」は従業員の労働時間を記録・集計するものですが、「シフト管理」は未来の人員配置を計画するものであり、両者は似ていますが異なります。

多くの勤怠管理ツールにも簡易的なシフト機能は備わっていますが、複雑な条件を組み合わせる作業には、専門的な機能が必要です。もし、シフト作成の負担軽減が最優先課題であれば、より高度な機能を持つ「シフト管理専用システム」を検討しましょう。

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【2026年最新】シフト管理とは？課題を解決する効率化の方法とおすすめシフト管理ツール17選

まずは必要条件を整理し、比較・トライアルから始めよう

システム選びで最も避けたいのは、高機能なツールを導入したものの、現場が使いこなせずに挫折してしまうパターンです。まずは「絶対に譲れない機能は何か」「誰が、どのような場所で打刻するのか」という要件を、整理してみてください。

気になるシステムが見つかったら、カタログスペックだけで判断せず、積極的に無料トライアルを活用しましょう。
実際に現場のスタッフに触ってもらい、操作感を確認してもらうプロセスを挟むだけで、導入後の定着率は大きく変わります。

まずは2〜3つのサービスをピックアップし、自社の運用にフィットするかどうかを肌で感じることから、理想の環境づくりを始めてみてはいかがでしょうか。