働き方改革により、長時間労働の是正や有給休暇の積極的な取得が進められています。そのような中、人手不足の解消や生産性向上のために、労働環境を改善しようとする企業も少なくありません。
本記事では、労働環境が改善されない原因や対処すべき課題、具体的な改善策を解説しています。自社や自店舗の労働環境改善にお役立てください。
労働環境が改善されないのはなぜなのか?
労働環境に課題を抱えている場合、まずはその原因を知る必要があります。以下では、労働環境を改善しようとしてもうまく進まない原因について、特によく見られるものを挙げます。思い当たる状況がないかチェックしてみましょう。
手が足りていない
国内の少子高齢化が進む中、人手不足は多くの企業にとって課題です。人手不足になると、少ない人数で業務を終えるために長時間労働をせざるを得なくなり、有給休暇も取得しにくくなります。そのような状況に耐えかねて離職する人が増え、代わりの人を募集してもすぐに見つかるとは限りません。その結果、労働環境を改善する余裕がないばかりか、労働環境がますます悪化するという負のループに陥ってしまいます。
改善しにくい文化や風土がある
「仕事が終わっても上司や先輩より先に帰れない」「有給休暇や育児休業などを取得しにくい」といった社内風土が根付いている場合もあります。就業規則などの明文化できるルールを変えられても、社内の暗黙の了解まで変えるのは簡単ではありません。
また、企業の成長を目指すうえで成果や効率を求めるのは不可欠とはいえ、成果主義や競争主義が強すぎて、従業員に過度のプレッシャーをかけることが常態化している企業もあります。
上司を含め職場全体に浸透している考え方が変わらない限り、労働環境を根本的に変えるのは困難です。
人間関係や職場の雰囲気に問題がある
職場でパワハラ・モラハラなどのハラスメントやいじめが放置されているなら、当然離職率も高くなってしまいます。そこまで重大な問題はなくても、コミュニケーションが不足していて協力し合う体制がない、上司が厳格で相談・報告しにくい、といった雰囲気では仕事が円滑に進みません。このような職場では従業員のストレスも増加するはずです。ストレスを抱えると心身の不調や離職につながり、職場全体の生産性も低下してしまいます。
規則が定められていない
労働条件に関する明確な規則や制度がない、または規則や制度があっても実質的には機能していないことも、労働環境が改善されない原因です。
休暇や労働時間に関する規定が不明瞭だと、長時間労働が常態化する、有給休暇や介護休業、育児休業などが取りにくい、といった問題が生じます。従業員は十分に休めないので疲労が蓄積して生産性が落ち、労働災害も起こりやすくなります。
また、人事評価システムや賃金体系が整備されていないと、不公平感や不満が生じやすくなります。頑張っても評価されないとモチベーションが下がり、高いパフォーマンスを発揮できません。不満を持つ人が増えることで職場もギスギスした雰囲気になります。
日本の企業や店舗における労働環境面での課題は?
上記のような労働環境が改善されない原因によって引き起こされた課題として、常態化する長時間労働とストレスによるメンタル不調が挙げられます。統計をもとに考察しましょう。
常態化する長時間労働
長時間労働の常態化は、日本の労働環境で改善すべき課題として長年取り上げられているものです。
内閣府男女共同参画局の「令和5年版 男女共同参画白書」では、OECD（経済協力開発機構）がまとめたデータをもとに、日本における男女の生活時間の特徴が紹介されています。
このデータから読み取れる日本の傾向として、男女とも総労働時間が長く、世界の中でも長時間労働の傾向が強いことが注目できます。総労働時間に占める有償・無償の割合としては、男性の有償労働時間が極端に長く、無償労働が女性に極端に偏っているのも特徴的です。
（参照元：内閣府男女共同参画局 男女共同参画白書 令和5年版 コラム1 生活時間の国際比較）
過度なストレス等によるメンタルヘルス不調
職場におけるストレスはメンタルヘルスの不調を招き、休職や離職につながります。それによって生産性が低下し、組織全体にも悪影響が及びます。
厚生労働省の「令和4年版過労死等防止対策白書 職場におけるメンタルヘルス対策の状況」によると、「仕事や職業生活に関することで強い不安、悩み、ストレスを感じている労働者の割合」は53.3％（令和3年）でした。令和2年の54.2%に続き、依然として半数を超えている状態です。
不安やストレスの主な要因として挙げられたのは、多いものから「仕事の量」（43.2%）、「仕事の失敗、責任の発生等」（33.7％）、「仕事の質」（33.6%）、「対人関係（セクハラ･パワハラを含む）」（25.7％）でした（主な内容を3つ以内複数回答可）。
（出典元：厚生労働省 令和4年版過労死等防止対策白書 職場におけるメンタルヘルス対策の状況 p.43）
1番目に挙げられた「仕事の量」に関しては、人手不足などが要因になっている可能性もあります。4番目に挙げられた「対人関係（セクハラ･パワハラを含む）」は直接労働環境にかかわる要因です。労働環境を改善することは、これらの強い不安やストレス要因を軽減する助けになります。
労働環境改善のための6つのアイデア
1. 多様な働き方を推進する
働き方改革でも柱のひとつとして挙げられている「多様な働き方」の推進は、労働環境の改善につながります。多様な働き方には、リモートワークやフレックスタイム制、時短勤務などが含まれます。
従来の定時出社、所定労働時間という画一的なワークスタイルでは、出産や育児、親の介護などライフスタイルの変化に対応できないことが少なくありません。そのため、離職を余儀なくされたり、再就職するにも非正規雇用でしか働けなかったりといった状況が、とりわけ女性に多く見られました。また、とくに都心部においては、満員電車など通勤ラッシュによる身体的疲労も相当あります。
企業が従業員に対して多様な働き方を提供できれば、ライフスタイルが変化しても継続して働き続けることが可能になり、キャリアを中断する必要がなくなります。企業としても、仕事に慣れている従業員を失うことなく、教育や採用にかかったコストを無駄にせずに済みます。
リモートワークにより通勤が不要になったり、フレックスタイム制により通勤ラッシュを避けられるようになったりすると、心身の負担を大きく減らせます。男女を問わず家事や育児に時間を割きやすくなり、ワークライフバランスを実現できるようになると、仕事へのモチベーションも上がることが期待できます。多くの人が「この職場で長く働きたい」と感じるようになり、離職率が低下します。
2. 労働条件を見直す
労働時間や休暇制度、賃金体系などの労働条件を見直したり、実施状況を確認したりすることも有効です。
たとえば、法律で定められている有給休暇や育児休業、介護休業の取得が、希望通り行えるようになっているかを確認します。
内閣府男女共同参画局の「令和5年版 男女共同参画白書」によると、20代男性の約3割が育児休業を2か月以上取得することを希望しています。しかし、民間企業では男性の育児休業取得者の約6割が1か月未満しか取得できていません。男性が育児休業を取得することは可能になってきたとはいえ、希望通りの取得は難しいことがうかがえます。
（参照元：内閣府男女共同参画局 令和5年版 男女共同参画白書（概要）p.20）
正社員登用制度を見直すことも検討できます。仕事に慣れている非正規社員が正社員になれば、当人に経済面や安定雇用などのメリットがあるだけでなく、ほかの正社員の負担が減り、企業としても人材不足対策になります。どうすれば正社員になれるのかが明確になると、非正規社員のモチベーション向上にもつながります。
そのほか会社独自の福利厚生としてリフレッシュ休暇などの特別休暇を設けて、従業員が心身を十分休めて仕事に臨めるようにするのも有効です。
3. 従業員満足度調査を実施する
従業員満足度調査やアンケートを実施し、現場の声を聞くことで、改善につなげる方法もあります。調査することが大切なのは、経営者側が思う問題と現場の従業員が感じている問題は異なることも多いからです。
調査やアンケートは匿名式で実施するのが望ましいでしょう。記名式では、人事評価に影響したり、その後気まずい思いをしたりするのではないかと恐れて、本音を話せない可能性があるためです。その点、匿名の調査では、従業員が普段は言いづらい生の声を聞けます。たとえば、「上司が退勤する前には帰りにくい」といった暗黙の了解が存在しており、それゆえに労働環境が悪化していた実態が明るみに出るかもしれません。また、ハラスメントの問題やそれに関する従業員の意識も把握する機会になり得ます。
実施方法は、紙のアンケート用紙を配布するほかに、メールへの添付やWeb上で実施する方法などがあります。
4. 従業員が相談できる窓口を設置する
ハラスメントやメンタルヘルスの悩みなどは、同じ職場の上司や同僚にはなかなか相談できない人も多いはずです。その結果、モチベーションの低下や職場への不信につながり、離職を招くことになります。こうした問題の解決策として、従業員が相談できる窓口を設置する方法があります。
令和2年6月には、「改正労働施策総合推進法」、いわゆる「パワハラ防止法」が施行されました。企業にパワハラ防止のための措置を講じるよう求める法律です。その一環として、社内に相談窓口を設置することが義務化されています。大企業だけでなく、中小企業においても令和4年4月1日から義務付けられているので、注意してください。
相談窓口の設置にあたり、相談方法は面談のほか、メールや電話などさまざまな方法で行えるようにすると、従業員が利用しやすくなります。また、相談内容によっては異性に話しにくい状況もありえるので、相談員は男女両方いるほうが理想的です。
相談内容としては、ハラスメントについての相談のほか、メンタルヘルス関連の悩みや、仕事に関する不安など、さまざまな内容を受け付けるようにします。ささいな内容でも気軽に相談できること、相談したことは秘密厳守で対応することなどを知らせると、利用のハードルを下げられます。
社内の相談窓口では話しづらいと感じる従業員もいることを考えて、社外相談窓口に関する情報も提供します。社外相談窓口は数多くありますが、たとえば厚生労働省都道府県労働局は以下の相談窓口を紹介しています。
・都道府県労働局雇用環境・均等部（室）：セクシャルハラスメント、妊娠や出産、育児休業や介護休業に関するハラスメントについて相談できます。
・総合労働相談コーナー：パワーハラスメントについての相談を受け付けています。
（参照元：厚生労働省 都道府県労働局「職場でつらい思いしていませんか？」p.8）
社内・社外いずれにしても、従業員が相談窓口の情報をよく知らないと活用にはつながらないため、すべての従業員に周知徹底することが大切です。一度知らせただけで満足するのではなく、定期的に情報を発信し、利用を促すようにしましょう。
5. IT化・DXを推進する
IT化やDXの推進も労働状況の改善につながります。たとえば、以下のようなシステムやツールの導入を検討できます。
- 会計クラウド：自動的に入力・仕訳をして帳簿作成、請求書の発行、税金の電子申告などを行う
経費精算クラウド：領収書を電子化し、クラウド上で支払い処理も行う
ペーパーレスファクス：紙のファクスで届いた注文書などの書類をデータ化して確認・保存する
RPA：パソコンでの操作を自動化する
チャットボット：チャットで自動返信することで簡単な顧客対応を行う
シフト管理ツール：シフト管理業務を自動的に行えるツール。必要人員の設定や、休憩時間の割り当て、過剰な連勤の防止などが簡単に行える。
IT化やDXで業務効率が改善すれば、コスト削減や人手不足解消にもつながります。クラウドシステムであれば、出社しなくても必要な作業を行ったり、書類を確認したりすることも可能になるため、テレワークも推進できます。
最初はシステムの利用方法を覚えるのに一定の時間を要するものの、慣れれば従来の負担が軽減されるので、積極的に活用しましょう。
6. 適切なシフト管理を行う
これまでのシフト管理方法を見直すことも、労働環境の改善につながります。
シフト作成者は、従業員のシフト希望を集め、各人の事情を考慮しつつシフトを組まなければなりません。業務をスムーズに行えるだけの人数を確保しつつ、なるべく希望に沿って不平等感が出ないようにするのは、プレッシャーが大きい作業です。
労働基準法などの法令遵守はもちろん、働き方改革にも対応することが求められています。繁忙期に人材不足であっても連続勤務日数の上限を超えることはできないので、その点にも注意しつつシフト管理を行う必要があります。
シフト管理方法を見直し、シフト管理や調整がスムーズに行えるようになると、シフト作成者の負担を軽減できます。必要な日、時間に適切な人員を配置できれば人材不足にも対応可能です。必要最低限の人材だけで業務がまわるようになることで、従業員の休暇希望なども通りやすくなります。
複雑で手間のかかるシフト管理には専用のツールの活用がおすすめです。シフト管理業務を自動的に行えるツールを活用すれば、シフト作成者の負担を大幅に減らせます。人力のみで作るよりも精度が高いため、法令遵守や働き方改革への対応も漏れがありません。
シフト管理ツールを使った労働環境改善の取り組み事例
シフト管理ツールを使うと、労働環境の改善にどのような効果があるのでしょうか。実際の改善例を紹介します。
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事例1. 勤務シフト作成者のプレッシャーを軽減
定額・低料金の葬儀を運営している企業では、約100名のスタッフのシフトを管理する必要があります。24時間365日体制でコールセンターを運営しており、夜勤や早朝勤務を避けたいスタッフもいるため、希望を考慮してシフトを作成するのは容易ではありません。勤務シフト作成者のプレッシャーは大きく、作業負荷もかかっていました。
そこで、シフト管理ツールの導入を決定します。導入後は勤務シフトの作成が容易になり、作成者の負担が大きく軽減されました。休日の希望登録については、従来Google のスプレッドシートに希望を記載していましたが、現在はスマートフォンを活用して誰もが楽に登録できるようになっています。ツール導入で作成者の負担だけでなくスタッフの負担も軽減できた好例です。
事例2. 余裕を持ったシフト作成が実現
ある銀行においては、従来シフト作成のために4時間×5日の時間を要していました。シフト作成者の作業負担が大きいことからスタッフの個々の事情まで配慮する余裕がなく、コア業務であるマネジメント業務を行えない時期があるなど、弊害がありました。
そのため、各部門のシフト担当者を集めてデモンストレーションを行い、機能を吟味したうえでシフト管理ツールを導入します。
ツール導入後は、自動作成したものに手動で調整を加えるだけで済むようになり、時間に余裕を持ってシフト表を作成できるようになりました。生まれた余裕は本来のマネジメント業務にあてられています。個々の事情に対応できるようになったことでスタッフからのクレームも減り、職場全体にとってよい結果となりました。
まとめ
労働環境を改善するには、多様な働き方の推進や労働条件の見直し、従業員満足度調査の実施、相談窓口の設置、IT化やDXの推進が効果的です。適切なシフト管理を行ってシフト作成者の負担や従業員の不平等感をなくす必要もあります。常態化する長時間労働やストレスによるメンタルヘルス不調といった課題を解決するため、ひとつずつ対策を講じていきましょう。
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