シフト制での休みはどう取る？休日の扱いは

1. シフトには固定シフト・自由シフトがある
   
2. 固定シフトのメリット・デメリット
3. 自由シフトのメリット・デメリット
4. 従業員がシフトに求めること
   希望休み
   シフト表の早期提示
   公平性
5. シフトを組むために見直したいポイント
6. シフト表作成でスタッフにできること
   希望休み「休み」に関するルールを決める
   コミュニケーションをこまめに行う
   変更の少ないシフト作成を
7. シフト制の有休や残業について
8. まとめ

シフトには固定シフト・自由シフトがある

シフト制は多くの業種で取り入れられている働き方で、主に固定シフト・自由シフトの2種類があります。

固定シフト制は、働く曜日や時間が決まっており、事業所の営業時間や就業時間に合わせて労働時間を決定します。または、休日の曜日が固定されていると考えるとよいでしょう。

一方の自由シフトは、スタッフがそれぞれ希望する時間や曜日を事業所に申請し、シフト管理者が調整を行ったうえで作成したシフト表に合わせて働きます。休日は固定されていません。それぞれの働き方にはメリット・デメリットがあります。

固定シフトのメリット・デメリット

固定制のメリットは、働く時間や曜日、休みの日とパターンが決まっているので、生活のリズムが取りやすくなります。残業がある場合を考慮すると、必ずしも1週間同じとは限りませんが、繁忙期など状況を把握できるため、家族や友人との約束などプライベートの予定を立てやすいのも特徴です。また、働く時間が決まっていることで業務内容も決まってくるため、仕事が覚えやすく特定のスキルが身につきやすくなります。そして、給与額も一定で安定していることが大きなメリットと言えるでしょう。

一方デメリットは、急な休みを取りにくいことがあげられます。決められた曜日や時間に働くことが前提となっているため、自分の病気や家族の介護、突然の出来事などが発生しても、自分の代わりに働く人を探すのが困難になってきます。

自由シフトのメリット・デメリット

自由シフトのメリットは、働ける曜日や時間の希望を申請できるため、自分のスケジュールに合わせて休みを取りやすいという点があげられます。旅行やテスト期間などに合わせて、まとめて休みを取ることも可能です。有休休暇を付与されている場合は、それを活用することもできます。まとまった休みを取った分は、稼げる時期に集中してシフトを入れるなど、柔軟な働き方ができるのが特徴です。また自由シフト制は休日に仕事をし、平日に休みを取ることができるので、市役所や銀行、病院などの用事を済ませる、観光やレジャーも人混みを避けて楽しむ、といった休日の使い方ができます。

一方でデメリットは、シフトが決まらないと先の予定が立てにくいことです。働きたい日や休みたい日を申請することはできても、希望が通るとは限りません。また、曜日や時間が固定されていないため、生活のリズムが取りにくいことが考えられます。次の日の出勤までの間隔が短かったり、休む日数が週によって違ったりすることがあり、不規則な生活になりがちで体調管理が難しくなります。また、接客業などでは土日祝日のほか、連休などの繁忙期など休みを取りにくい時期もあり、家族や友人と過ごす予定が立てにくい、子どもの行事に参加できないということも考えられます。ほかのスタッフも同じ条件になるため、スタッフ同士のバランスなど気遣いも必要になってきます。

▼ あわせて読みたい記事

シフト制の休み希望（希望休）を叶えることは従業員満足につながる
こんなシフトは嫌だ！問題あるシフト表を作成していませんか？
自動作成を特長とするシフト管理システム10選

従業員がシフトに求めること

固定シフトはあらかじめ決められていますが、自由シフトの場合、シフト管理者はスタッフの希望だけで表を組むことはできないため、誰もが満足できるものを作成するのは至難の業と言えます。それでも、できるだけ納得してもらうには、スタッフが何を求めているかを把握しておくことが大切です。

希望休み

シフト表は、職場にもよりますが2週間～1か月ごとにスケジュールを組むのが一般的です。シフト表で従業員がチェックするのは「いつ休みか」ということが多いため、休みの希望をできるだけ考慮します。

最終的に希望の通りに行かなくても、第2希望を聞いて取り入れる、次回の希望休みは優先するなどの方法を採ります。希望を提出しているのに、まるで受け入れられないということになると、仕事のモチベーションにも影響するからです。

シフト表の早期提示

スタッフは予定を早く知りたい傾向にあるため、早めにシフト表を作成し周知することが望ましいでしょう。希望提出日と公開日を徹底することで、スタッフも次の予定が立てやすくなります。

シフト制の場合、希望提出日が出勤日でないこともあります。提出が遅れるとシフト表の作成にも影響する可能性が高くなるので、希望の提出をメールやSNSに統一する、アプリケーションを使うなど対策を採りながら期限を厳守してもらいましょう。

公平性

スタッフの勤務時間や日数、休みなどに偏りがあると不公平さを感じやすくなります。特定のスタッフの希望が優先されていないか、確認しながらシフトの作成を行う必要があります。

スタッフは、自分の希望する曜日や時間帯を全て採用してもらえないことは理解していますが、早朝や深夜のシフトばかり続く、土日などの休みがほとんどもらえないなど、不公平な措置が続くと離職につながる可能性があります。優秀な人材や真面目に取り組む人材を失うことは、事業の利益や損失につながることも考えられます。

シフトを組むために見直したいポイント

シフト管理担当者も、適切なシフトを作成するために日々頭を痛め努力をしていますが、希望に沿ったシフトを組むのは容易なことではありません。それに、シフト作成は本来、業績や利益を得るための人事戦略であり、希望を聞くだけでシフト表は作成できません。

そこで、改めてシフト表を作成するためのポイントを考えていきましょう。以下のようなことが考えられます。

• ・スタッフの作業がスムーズに行える
• ・従業員の作業スキルを考慮する
• ・リーダー、サブリーダーのどちらかが対応できるように配置する
• ・店舗であれば開店・閉店時に解錠や施錠などができる担当者を配置する
• ・土日休みなどを平等に割り当てる
• ・月間の人時
• ・人件費などの予算を考える
• ・欠員が出たときの変更やフォローを想定する
• ・労働基準法を遵守する

ほかにもベテランと新人が一緒に作業できるように配置したり、売上目標などを明確にしたり、多角的な視点から捉えていき、人材の配置を絞り込んでいきます。

シフト表作成でスタッフにできること

シフト作成は、様々な面を考慮する必要があることが分かりましたが、不平不満ではなく、信頼されるシフト管理者としてできることがいくつか考えられます。

「希望休み」に関するルールを決める

シフト希望でスタッフが考慮するのは、都合のよい時間に働けることと、いつ休みを取るかということが多いと考えられます。

勤務時間はそれぞれの事情を考慮する必要がありますが、休日に関して「月に1回は土日祝日などの公休を当てる」「5日連続で勤務した後は休みにする」などのルールを設けておくと、平等に割り当てることができるためスタッフのモチベーションアップにつながります。人数が多いほどシフトは複雑になりがちですが、一定の基準を設けることでシフトが組みやすくなります。

コミュニケーションをこまめに行う

管理者として、誰に対してもオープンなコミュニケーションを行うよう心がけましょう。新人スタッフなど慣れない場合は、なかなか希望が言えない、相談しにくいと感じている可能性があります。

勤務年数や日数に関わらず、しっかりとフォローを行い信頼関係を構築していくことが大切です。コミュニケーションを取ることで相手の事情や希望なども把握できるため、シフト管理に活かすことができます。また、シフト制の職場はチームワークも重要であることが多く、お互いを尊重する職場作りにもつながります。

変更の少ないシフト作成を

シフト表の公開を待たされるとスタッフは予定が立てらないため、シフト作成はできるだけ早めに行うことも大切ですが、確認の見落としなどがあると変更を余儀なくされます。変更は想定されることではありますが、それぞれがスムーズにシフトに入れる体制を構築していきましょう。

シフト制の有休や残業について

シフト制で有休休暇を取得したい場合は、どのようにすればよいのでしょうか。有休休暇は、雇い入れの日から6か月の間、労働日の8割以上に出社している場合に付与されます。

有休休暇は、シフト制であっても出勤日に当てる必要があるため、一般的にはシフト希望を提出するときに、有休を取得したい日を併せて申請します。そうすることで、その日を有休休暇扱いにしてもらうことができます。また、シフト制の場合でも、残業や休日出勤、深夜手当は割増賃金が適用されます。労働基準法によると、労働者の労働時間は1日8時間以内、1週間40時間となっています。これを超える時間外労働は、4時間までなら時給の25％、深夜手当も25％、休日手当は35％です。残業については、現在のところ月60時間を超える場合の割増賃金率は大企業で50％、中小企業で25％ですが、2023年4月からは大企業も中小企業も等しく50％になります。

シフト制では、営業時間が長いことなどもあり深夜手当、スタッフの不足などにより時間外労働が発生することもあります。政府は労働者の心身の健康やワークライフバランスを重視しており、今後も労働基準法の改正などに注意しておく必要があります。

まとめ

シフト制は、多くの業種で取り入れられていますが、シフト表作りはとても難しく、担当者にとっては大きなストレスにもなっています。しかしスタッフ同士で協力し合い、よい職場環境を構築していくことはサービスや生産性の向上、業績や利益に大きく関わってくる重要な業務です。シフト制のメリット・デメリットを理解して適切に活用していきましょう。

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、各従業員の「希望休み」の考慮や、シフト表を作成するためのポイントを意識した公平なシフトを自動作成することができます。

「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。

本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできますので、システム化によって満足するシフト表作成が行えるかどうか、是非お試しください。