シフト制の働き方は、始業時間と終業時間のパターンが何通りもあるため、初めてシフト制の働き方をする場合、複雑に感じてしまうのではないでしょうか。シフト制での働き方は就業規則に記載されているため、就業規則で確認する方法があります。
この記事では、そもそも就業規則とはどのようなものなのか、そして、就業規則にはシフト制の働き方がどのように記載されているのか、という点について説明します。
- 就業規則とは
- 労働時間は「絶対的必要記載事項」
絶対的必要記載事項
相対的必要記載事項 - 労働時間を就業規則に定めておくべき理由は？
- シフト制の労働時間はどのようにして決める？
- シフト制の労働時間を就業規則に記載するには？
正社員の場合
パートの場合 - 状況に応じ、変形労働時間制を導入する
- 残業に関する内容も記載しておく
- まとめ
就業規則とは
就業規則とは、社内で業務を行うときに守るべきルールをまとめたものです。
業務で守るべきルールは労働基準法におおよそ定められていますが、業務で守らなければならない内容はそれぞれの企業によって異なるため、細かいルールについては各企業で定める必要があります。そのため、企業では原則として就業規則を定めています。
就業規則の作成を義務づけられているのは労働者が10人以上の事業場です。事業場とは、営業所、工場、支店など企業内において業務の権限が独立している場所を指します。作成した就業規則は、労働基準監督署に届出します。
小規模の企業の場合は、主に企業単位で就業規則を作成しますが、大企業の場合は企業で一つの就業規則を作成するのではなく、各事業場で就業規則を作成し、企業全体では複数の就業規則が存在することもあります。なお、労働者が10人未満の企業は就業規則を作成する義務はありません。ただし、業務中にトラブルが発生した場合に迅速に対処するために、労働者が10人未満の企業であっても可能であれば就業規則は作成しておいた方が良いでしょう。
労働時間は「絶対的必要記載事項」
就業規則には「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」があります。
絶対的必要記載事項、相対的必要事項の内容は下記の通りです。
絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項とは、就業規則に必ず記載しなければならない内容です。
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
- 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む。）
（引用：厚生労働省 就業規則を作成しましょう）
絶対的必要記載事項として、労働時間に関する内容や休憩時間、休日に関する内容があります。そのため、就業規則には労働時間に関する内容を必ず記載しなければなりません。
相対的必要記載事項
相対的必要記載事項とは、事業所で定める必要がある場合に記載する内容を指します。
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
- 食費、作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰、制裁に関する事項
- その他全労働者に適用される事項
（引用：厚生労働省 就業規則を作成しましょう）
労働時間を就業規則に定めておくべき理由は？
労働時間を就業規則に定めておくべき理由は、企業の運営を円滑に行うこと、そしてトラブルの発生を防ぐことが目的です。
労働時間の内容を就業規則に記載しておけば、始業時刻と終業時刻が明確にわかります。それにより従業員は定時までに出勤できるため、遅刻者の発生を防げます。もし、従業員が始業時刻に間に合わずに遅刻してしまった場合、就業規則に記載されている労働時間を根拠に注意することもできます。
労働時間を就業規則に明文化しておくことによって、遅刻などのトラブルを防ぎやすくなり、企業の運営をスムーズに進められます。
希望通りのシフト作成は難しい！？従業員が満足するシフトの作り方
変形労働時間制とは？正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ
シフト制の労働時間はどのようにして決める？
シフト制の場合、従業員によって労働時間が異なるため、事前に労働時間を決めておく必要があります。ここでは労働時間の決め方について説明します。
法定労働時間に基づいて決める
労働時間は法定労働時間に基づいて決めます。法定労働時間とは、労働基準法で定めた労働時間のことで、1日あたり8時間以内、なおかつ1週間あたり40時間以内です。
原則として、労働時間は法定労働時間以内に収める必要があるため、正社員の場合、1日あたりの労働時間は8時間となります。パートの場合は短時間労働になることが多いため、1日あたりの労働時間は4時間、あるいは6時間などであり、シフトパターンによって異なります。
シフト制の労働時間を就業規則に記載するには？
ここでは、シフト制の労働時間を就業規則に記載する方法について、正社員の場合とパートの場合に分けて説明します。
正社員の場合
正社員の働き方にシフト制を導入している場合、就業規則にシフト制の労働時間を下記のように記載します。
下記は小売店舗におけるシフト制の一例です。
- ● 早番
- 始業時刻：9時00分 終業時刻：18時00分
休憩時間：12時00分～13時00分 - ● 中番
- 始業時刻：10時00分 終業時刻：19時00分
休憩時間：13時00分～14時00分 - ● 遅番
- 始業時刻：12時00分 終業時刻：21時00分
休憩時間：15時00分～16時00分
なお、さまざまな事情により、上記以外のシフトで対応しなければならない場合もあります。そのような場合に備え、シフトには下記のような内容も記載しておきましょう。
- 始業時刻、終業時刻、及び休憩時間は、やむを得ない事情により繰り上げ、あるいは繰り下げる場合がある
パートの場合
パートがシフト制で働く場合、勤務する時間帯はそれぞれ異なるため、全てのシフトを就業規則に載せることは困難となります。そのため、シフト制で働くパートの労働時間は、代表的な労働時間のみを3パターン前後掲載しておきます。それ以外のシフトに関しては「具体的な労働時間は個別の労働契約で定める」という内容を記載しておきましょう。
記載例は下記の通りとなります。
- ● 4時間勤務の場合
- （1）始業時間：9時00分 終業時間：13時00分
（2）始業時間：13時00分 終業時間：17時00分 - ● 6時間勤務の場合
- （3）始業時間：9時00分 終業時間：16時00分
休憩時間：12時00分～13時00分
（4）始業時間：11時00分 終業時間：18時00分
休憩時間：13時00分～14時00分 - 注記：具体的な労働時間は個別の労働契約で定める
状況に応じ、変形労働時間制を導入する
シフト制とは、従業員が交替制で勤務することを指します。シフト制では労働時間のパターンがある程度決まっているため、従業員はそのパターンに基づいて勤務します。しかし、場合によっては1日の労働時間が8時間を超えてしまうことがあります。
例えば、看護師や警察官の勤務は、日中から業務を開始して夜をまたぎ、翌朝までとなる「当直勤務」を行います。警察官の勤務時間を例にあげると、当直勤務の場合は1回あたりの勤務時間が15～16時間程度におよびます。そのような働き方をする場合には「変形労働時間制」を導入します。変形労働時間制なら、1週間の勤務時間を40時間以内に抑えられれば、特定の日の労働時間が8時間を超えても差し支えありません。
例えば、警察官が当直勤務をする場合、1回あたりの労働時間は15～16時間程度となりますが、当直明けの日は原則として業務がないほか、その翌日は公休日となることが多いです。1か月間を通してみた場合、1週間あたりの勤務時間は40時間以内に抑えられます。
残業に関する内容も記載しておく
法定労働時間は1日8時間以内、かつ1週間あたり40時間以内に定められています。しかし、作業量が多い場合、あるいは拘束時間が長い職種の場合は法定労働時間を超えて働かなければならない場合があります。そのため、就業規則には残業に関する内容も記載しておきます。
下記は残業についての記載例です。
- 業務において必要と判断した場合、所定労働時間外に労働を命じることがある
ただし、上記の一文のみでは、従業員によっては自分自身で残業が必要と判断し、残業をしてしまうことがあります。自発的な残業を認めてしまうと残業代の増加によって人件費が増加し、経営を圧迫することにもなりかねません。
残業に関する内容を記載する場合、例として下記の一文も付け加えておきましょう。
- 所定時間外の労働は、所属長に時間外勤務申請書を提出し、承認を得た場合に限る。承認を得ずに時間外労働を行った場合、時間外労働の賃金は発生しないものとする
まとめ
シフト管理システムを活用し、就業規則を順守したシフト作成を シフトを作成する際は、就業規則に記載されている内容を守らなければなりません。
就業規則には始業時間と終業時間が定められているほか、企業によっては有給休暇の取得についても記載していることもあります。しかし、就業規則に関する内容を全て守ったうえでシフトを作成しようとすると、業務に必要な人員を確保できなくなる場合があり、シフトの作成が難しくなってしまいます。そのような場合は、シフト管理システムの導入を検討してみましょう。シフト管理システムなら、就業規則を順守したうえで効率的なシフト作成が可能となるため、シフト作成者の負担が軽減されます。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、様々な就業規則を考慮したシフトを自動作成することができます。
「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
「お助けマン」では、本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできますので、システム化によって満足するシフト表作成が行えるかどうかについて、是非お試しください。
