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シフト制の仕事ではどこからが欠勤?欠勤の扱いについて

ライター:勤務シフト作成お助けマン編集部

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「欠勤」は、雇用形態に関わらず労働者に直接関わる言葉ですが、休むことだとは理解していても、それを定義できる労働者は少ないのではないでしょうか。

ここでは、欠勤の意味やほかの休みとの比較を行いながら、事業者管理者として欠勤に対し適切に対応するため、欠勤控除の取り扱いや計算方法、適用する際の注意点などについて説明していきます。

 

  1. 欠勤は契約違反になる?
  2. 労働者に関わる休みの種類と違い
    休業
    休職
    公休
    有給休暇
  3. ノーワーク・ノーペイの法則
    欠勤控除の計算方法
    遅刻・早退などによる賃金控除の計算方法
  4. 勤務形態の違いによる欠勤控除
  5. 給与形態の違いによる欠勤控除
  6. 欠勤控除の取り扱いの注意
  7. 欠勤を有給休暇扱いにできるのか
  8. まとめ

 

 

欠勤は契約違反になる?

「欠勤」とは、出勤が定められている日に休むことです。欠勤については法律上の明確な定義はありませんが、労働者が雇用者と雇用契約を結んで働いている以上、出勤して業務を行わなければならない日に休むことは労働契約違反となります。欠勤は正社員、パート、アルバイトなど雇用形態に関わらず、給料は支払われません。

また、出勤しても、二日酔いなどの理由で業務が滞る場合も、業務を遂行できないため雇用者は労働者に対して帰るように命じることができますが、この場合も欠勤として扱われます。

なお、上記のように休む場合において、対象期間に対して有給休暇を申請することにより、その期間は欠勤ではなく、有給休暇として扱われるようになります。

 

労働者に関わる休みの種類と違い

欠勤と混同されがちな言葉に、休業、休職、公休、そして有給休暇などがあげられます。これらは欠勤とどのように違うのでしょうか。それぞれの定義を改めて理解しておきましょう。

休業

休業は、雇用者(会社)または労働者のいずれかの事情により、業務を休むことです。労働者側の事情の場合、基本的に給料は支払われませんが、雇用者の事情の場合は、平均賃金の60%以上の休業手当を支給する必要があります。

労働者の事情は、病気や家族の介護など、雇用者の事情は、災害や業績不振などがあげられます。ただし、自然災害など原因が会社によらないものに対しては、休業手当の対象外です。

休職

休職は、労働者が事故や病気など何らかの理由で長期的に休むことです。労働契約を維持した状態ですが、原則としてその間給料の支払いは発生しません。

公休

公休は、会社が設ける休みのことで多くは土日祝日、お盆、年末年始などを指します。会社によって日にちや日数は異なります。シフト制のところは、それぞれ社内規定で設けているところが多く、労働者によっても異なります。

公休は労働者が休む権利のある休日です。そのため、休日出勤をした場合は、別の日に代休を設けるか、休日出勤手当を支給しなければなりません。

有給休暇

有給休暇はほかの休みと違い、申請することで労働日の業務が免除されるものです。

労働基準法第39条によると、「使用者は、その雇い入れの日から起算して六か月間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、継続し、または分割した10労働日の有給休暇を与えなければならない。」とされており、労働者の権利として給料も支払われます。

雇用者は、10労働日のうち5日分を労働者に取得させる義務があります。ただし労働者は、土日祝日などの公休を有給休暇として取得することは許可されません。

 

働き方改革におけるシフト作成ガイド

 

ノーワーク・ノーペイの法則

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それぞれの休みの違いを理解したところで、欠勤をどのように扱うかを見ていきましょう。欠勤には「ノーワーク・ノーペイの法則」が使われます。労働基準法第24条では、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」とあります。

これは、「労働者が働いた分は、雇用者は全額支給すること」を定めていますが、それを「労働者が仕事をしなかった分は、雇用者が支払う義務はない」と解釈したものが「ノーワーク・ノーペイ」です。法的な規定はありませんが、広く認識されている概念です。

ノーワーク・ノーペイの法則に基づき、欠勤した分の賃金を差し引いて給与を支払うことを「欠勤控除」、または「賃金控除」と呼びます。

欠勤控除の計算方法

欠勤した日の賃金控除額を算出する、一般的な計算式は以下の通りです。

  • 賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働日数×欠勤した日数

例えば、給与が30万円、月の労働日数が20日、そのうち2日欠勤した場合、30万円÷20日=1万5000円×2日=3万円です。賃金控除額は3万円で、その月の給与は27万円になります。基準とする日数は、1年間の総労働日数を12か月で割ったものを採用しているところが多いですが、企業によっては実際に欠勤があった月の所定労働日数で計算しているところもあります。

また、計算に含まれる諸手当は、家族手当や役職手当、傷病手当金など様々な手当がありますが、基本的に労働日に係る「通勤手当」「資格手当」「役員報酬」などが対象になっています。

どの手当を控除の対象にするかは、企業がそれぞれ決定するため基準は異なります。

 

 

遅刻・早退などによる賃金控除の計算方法

遅刻または早退した場合にも適用されます。計算式は以下の通りです。

  • 賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働時間×欠勤した時間

例えば給与が30万円、月の労働日数が20日、労働時間が8時間、そのうち遅刻の合計が2時間とすると、30万円÷20日で日給が1万5,000円、これを8時間で割ると時給が1,875円となり、2時間の場合は3,750円が控除されます。

 

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勤務形態の違いによる欠勤控除

賃金控除は、勤務形態によっても計算方法が異なります。一般的に、固定制の場合は欠勤した日数分を控除、シフト制は所定労働時間分、変形労働時間制は所定労働時間分を控除します。

フレックスタイムを導入している場合は、原則として欠勤控除とすることはできません。フレックスタイムは、会社で決められた月の総労働時間を満たすことが条件であり、欠勤や遅刻、早退をしてもほかの曜日で時間を調整することができるからです。例えば、月の総労働時間が160時間と決められており、実労働時間が153時間であった場合は、7時間分の控除を行うか、翌月に持ち越す場合もあります。

また、フレックスタイムを導入している企業のうち、必ず職場で業務をしていなければならない時間帯(コアタイム)を設けている企業では、コアタイムにいない場合、遅刻または早退扱いとなります。企業により皆勤手当の減額などで対応しているところもあります。

 

給与形態の違いによる欠勤控除

給与形態によっても対応は変わります。一般的な日給月給制、日給制、時給制などは計算式を使い、それぞれの日数や時間で控除額を割り出すことができますが、できないケースもあります。

「完全月給制」の場合

毎月決まった金額が支払われる労働契約となっているため、欠勤があっても控除はできません。

「歩合給」の場合

基本給から1日分の給与を算出し、控除することはできますが、出来高給の分は控除されません。

「年俸制」の場合

年間所定労働日数から控除額を計算しますが、賞与分を含めるかどうかは企業によって異なります。

欠勤控除の取り扱いの注意

注意したいのが、欠勤を懲戒処分として働かなかった日数、または時間以上の控除を行うことで、労働基準法第24条に違反します。雇用者が欠勤控除することに法的な問題はないのですが、労働者は実際に働いた分は全額支払われなければならず、働かなかった時間以外は1分でも控除することはできません。

例えば遅刻や早退の賃金控除でも、正確な勤怠管理が難しいという問題から、15分や30分単位で行うケースがありますが、ノーワーク・ノーペイの原則にも即していません。減給などのペナルティは、就業規則に減給の定めがあり、なおかつ減給額が月給の10分の1以下である場合などは認められています。

欠勤に関しては、継続して業務に支障が出る場合に懲戒処分を行うことは考えられますが、いきなりペナルティを課すのではなく、注意指導や始末書など段階を追って改善のための対策を行いましょう。

欠勤を有給休暇扱いにできるのか

欠勤の理由は様々ですが、多いのが病欠です。急な病欠は、欠勤控除の対象とするとすることができます。ここで「有給休暇扱いに変えることは可能か」という労働者もいます。有給休暇の事後申請については就業規則に記載しておくなど、雇用者の裁量で認めているケースが多いです。しかしながら、有給休暇は原則としては事前申請となるため、有休休暇の事後申請が可能であるかどうかについては、会社の就業規則を確認したり、上司に確認しておくとよいでしょう。

なお、労働者が欠勤したからといって雇用側が勝手に有給休暇を当てることはできません。有給休暇はあくまでも労働者に付与された権利であり、法律違反になるので注意しましょう。

 

 

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まとめ

ノーワーク・ノーペイの原則によって、適切な賃金控除を行うことは、同じ条件で働いている社内の労働者とのバランスを維持する上でも大切なことです。控除に対する誤解やトラブルを防止するため、この機会に就業規則を見直し、社員への確認や説明会などを設けて情報を共有しましょう。

シフト管理者にとって難しいのが当日の欠員カバーです。多くの職場では人件費節約のため必要最低限の人数でシフトを組むのが一般的です。欠勤が出てしまうと仕事が回らなくなる可能性があるため、スタッフには休みの日や休む回数をしっかりと認識してもらい、希望休を確実に申請してもらう必要があります。

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勤務シフト作成お助けマン編集部

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