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悩みがちなシフト作成、目標をもとにシフトを管理しよう!

shift_management_goals

シフト制は様々な業種で取り入れられている勤務体制ですが、シフト管理は従業員のニーズや企業戦略など様々な条件をすりあわせて調整する必要があるため、非常に手間のかかる業務の1つと言われています。

この記事では、シフト管理やシフト表の作成を効率的に行うために、把握しておきたい目的や目標の設定、それらをベースにしたシフト管理方法、取り組み方などについて解説しています。

  1. シフト管理とは
  2. シフト管理のツール
  3. シフト管理の方法・手順
    ・必要MH(マンアワー)
    ・1on1ミーティングの実施
    ・シフト表の作成(割り当て計画の作成)
  4. 目標設計されたシフト管理のメリット・デメリット
    ・メリット
    ・デメリット
  5. まとめ

勤務シフト作成お助けマン

シフト管理とは

Project management with gantt chart

シフト管理とは、従業員の雇用形態や希望を考慮しながら、事業・店舗などが求める目標を達成するための勤務体制を整備することです。シフト管理はよくシフト表を作成することと思われがちですが、それだけではなく運営・経営に直結する計画とその段取りが含まれています。

忙しい時間帯や日にちの確認、適正な人件費、労働基準法に準拠したそれぞれの労働条件や勤務日数を把握しておく必要があり、スタッフが多いほど調整は複雑で、時間も工数もかかります。

シフト管理を行う目的は、企業が適正な人的資源を活用しながら企業の利益を上げることです。例えば、繁忙期にスタッフの人数が足りなければ、作業回転が悪くなり売上につながらず、サービスの質も低下します。反対にスタッフが多すぎると、人件費がかかる分売上があっても大きな利益につながりません。

ほかにも、スタッフの経験やスキルに合わせて適切に人員配置を行わなければ、生産性が向上しない、提供するサービスの質に偏りが出るなどの影響が考えられるでしょう。

適切なシフトは従業員の働きやすい環境を提供し、満足度の向上、モチベーションアップ、売上アップなどにつながります。そのため、人材活用の観点から課題を洗い出し、改善策と目標を定めて取り組んでいくことが求められます。それが、マネジメントサイクル「Plan(計画)・Do(実行)・See(改善)」です。

初めに売上目標を設定します。目標を実現するために「いつ・誰が・どの作業を・どのように行う」かを計画し、「シフト表/計画」を作成・実行、そして「分析・評価」などから見直し・改善を行うということを繰り返します。

 

シフト管理のツール

Modern notebook computer with future technology media symbols

具体的にシフト管理の方法について考えていきましょう。シフト管理は企業側・従業員側の様々な条件が組み込まれるため、人員の数や事業の規模によりますが手作業だけでは難しいときがありますので、一般的には、表計算ソフトやシフト管理システムを活用します。

エクセルは、関数を活用することで日付や曜日などの入力作業を簡素化したり、従業員の勤務時間や勤務日数など定型的な計算を自動で行ったりします。シフト管理用のテンプレートもついており、シフト状況のグラフなどを表示させることもできます。慣れればペーパーでの管理よりも効率的で、シフト表の作成なども手軽にできるようになります。小規模事業などで使われている方法です。ただしエクセルは関数の設定や変更、入力など手作業で行う部分も多く、また人員は足りているか、労働条件を満たしているかなどのチェックするべき項目も目視で行うことになり、人的ミスを発生する可能性もあるため注意が必要です。

シフト管理システムは、従業員のシフト希望の集計やシフト表の作成、勤務時間、勤務日数の計算など多くのプロセスを自動化します。システムに組み込まれた「最適化エンジン」を活用して、設定されたルールに点数をつけ、総合的な評価をもとに適切とされるシフトを自動化する仕組みです。また勤怠管理や給与計算などのシステムとも連携することができるので、あらかじめ設定しておくことでそれぞれの労務管理も簡単に行えるようになるでしょう。

管理システムは作業効率が大幅アップ、ミスなどのリスクも軽減されるほか、分析・レポート機能などによるデータ活用によるスムーズな意思決定を実現することも可能です。現在販売されているシフト管理システムの多くはデータをクラウド上に保管し、社外からアクセスすることもできることから、規模の大きな事業所や、複数の拠点を持つ店舗などはデータの一括管理・共有が可能になります。

 

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シフト管理の方法・手順

Double exposure of businessman hand working with new modern computer and business strategy as concept

シフト管理の実践に向けた、考え方や必要手順について以下の要素があげられます。

・必要MH(マンアワー)
・1on1ミーティングの実施
・シフト表の作成(割り当て計画の作成)

以下でそれぞれについて説明します。

 

1.必要MH(マンアワー)

事業経営では「売上目標」がありますが、シフト管理では事業の運営状況を把握した上で、目標を達成するために必要とされる「必要MH」を算出します。

MHはマンアワー(Man Hour)のことで、1人が働く作業量を表す単位として「作業人数✕時間」で算出されます。「人時」とも表現されます。

例えば、1人12時間かかる作業は「12MH(12人時)」、これを2人で行えば6時間、3人なら4時間、4人なら3時間です。1つの作業を完了させるために人件費をかけるか、時間をかけるかどちらが効率がよいかといった比較や、業務の工数などにムダがあるか、ムラがあるかなどを検討する目安となります。

時間だけでなく、日数の「人日」、月数の「人月」、年数の「人年」で使われることもあり、売上目標を達成するための計画に使われています。

MHは、「売上予算÷人時売上高=MH予算」で計算します。例えば、売上予算が1,000万円で、人時売上高が2,000円なら、1,000万円÷2,000円=5,000MHとなります。5,000MHを基準として、それ以下になるように人員を配置することで、人件費を抑えることができます。

MHには、人員を割り出す必要MHのほか、投入できる人員の合計時間を割り出す投入MH、運営状況を見極める過不足MHなども使用されます。ただし、MH管理は個人の能力は考慮されていないため、単純作業や定型的な業務に使われる傾向にあります。

 

2.1on1ミーティングの実施

シフトの基盤を作ったら、次は従業員の希望日や都合を確認します。出勤する曜日や時間帯などが決まっている場合もありますが、家庭の事情や個人の都合で調整が必要になる場合もあります。

従業員の都合や変化を捉えるために、1on1ミーティングを行いましょう。1on1とは、マネージャーやリーダーといったシフト管理者が、従業員と1対1で定期的に行う気軽な話し合いです。

従業員の希望や満足度、不安、またはそれぞれの考え方などを理解し、シフトに関する問題の解決や改善につなげていきます。対話を継続的に行っていくことで、シフトを組むだけでなく人材価値を理解し、部下の成長や活躍のチャンスを与える機会にもなります。

適材適所に人を配置し能力を活かすことができれば、労働生産性の向上、売上目標の達成につながっていきます。

 

3.シフト表の作成(割り当て計画の作成)

次に従業員の出社日や時間、休みなど希望を提出してもらい、算出しておいた「必要MH」に落とし込んでいきます。

店の責任者やサブリーダーなどが同じ日・時間に休まないようにしたり、時間帯や日にちで作業スキルに偏りが出ないようにしたり、または特定の人ばかり負担のかかる勤務にならないようにしたりなど、様々な状況を考慮しながら作成します。

どの人と組むか、どの場所に行くか、また業種によってはその日の担当する役割や作業内容も変わり、シフト管理の運用状況によって作業効率なども変わってきます。

労働基準法にも違反していないか注意しましょう。原則として1日8時間、週40時間以内で、それを超える労働は割増賃金などが発生します。シフト表ができたら、人員の過不足などを確認しながら従業員への確認を行い、必要に応じて再調整します。

働き方改革におけるシフト作成ガイド

 

目標設計されたシフト管理のメリット・デメリット

Pretty young lady taking a decision with scale above her head

シフト管理は必要MHや1on1によって目標を設定し、その基準をもとにマネジメントサイクルを実践していく必要があります。目標を設定するシフト管理のメリット・デメリットを把握しておきましょう。

 

1.メリット

目標を設定した管理では、人材の過不足のない配置を行うため適切な人事評価につながります。正しい評価を行うことができれば、従業員がそれぞれの能力を発揮できる職場作りを実現します。

また、正しい人材の配置、ベテランや新人のバランス、人間関係などを配慮することで、人材育成や従業員の自主性、コミュニケーションの活性化などに貢献する要素になります。

管理者も適切な人件費を維持しながら、生産性の向上、売上向上などにつながります。

 

2.デメリット

事業の目標を設定する際、大きな目標だけでは明確にならないため、拠点ごと、部門ごと、業務ごと、従業員ごとなどそれぞれに目標を落とし込んでいきます。

目標を設定することは大切ですが、これをノルマ管理としてしまう場合、従業員にとっては負担となりモチベーションの低下につながります。必要MHによって算出されたシフトをもとに、それぞれにフォローアップできる体制を整えることが大切です。

従業員にとって効率的なシフトを実現できる一方で、管理者にとっては業務工数はあまり変わりません。従業員の人数が増えるほど負担は大きくなるため、事業規模に合わせて業務を自動化するシフト管理システムの導入を検討しましょう。

JRシステムが提供するシフト表を自動作成できるクラウドサービス「勤務シフト作成お助けマン」を利用すれば、シフト管理にかかる手間を大きく省くことができます。勤務条件は、連続勤務日数、勤務並び、スタッフ組み合わせ、勤務回数、必要人数など、多くの条件を登録することができます。

「お助けマン」では、本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできます。システムの導入により負担を削減させることができるのかどうかについて、是非実際にお試しください。

 

 

 

 

 

まとめ

hand drawing blank flow chart on new modern computer as concept

シフト管理者の業務負担を減らすために、従業員に早めのシフト希望を提出してもらいましょう。余裕を持ってシフト表を作成することで、管理者・従業員ともに予定を立てやすくなります

また飲食店などでパート・アルバイトなどを雇用するときは、学生、主婦、シニア、フリーターなど幅広い層の人材を雇用しましょう。主婦は日中、学生は夕方から夜にかけてなど、ある程度時間が決まっているのでシフトを組みやすくなります。

シフト管理は、業務量が多く、難しい業務とされていますが、シフト管理の目標設定、マネジメントサイクルを基本に、MH管理、1on1を継続していくことでシフト管理の道筋を立てやすくなります。従業員の働きやすい職場を作り、売上につなげていくためにもしっかりとシフト管理を行いましょう。

 

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