飲食店や各種小売店など、顧客サービスを提供していく店舗の現場責任者である店長さんは、従業員らが気持ちよく働ける環境を整備し、顧客満足度の高いサービスを効率良く運営していける基盤を作っていかねばなりません。
安定した水準でサービスが無理なく提供できる運用体制を常に保っていくことは基本のポイントとなりますが、なかなか理想通りに実現することが難しいものでもあるでしょう。その鍵を握るのは、やはりシフト管理ではないでしょうか。
パートやアルバイト、派遣・契約社員、正社員など多様な雇用形態の従業員を束ね、それぞれのスキルや相性、希望なども考慮しつつシフトを組んでいくのは、大変な作業です。さらに人手不足や人件費の高騰など、経営面で頭を悩ませることも多い今日、日々見えないところで苦労を重ねられていることでしょう。
そこで今回は、そうした店長さんの抱える問題をシフト管理の観点からとらえ、解決策へのヒントを提示していきます。
- シフト管理での課題
- シフト管理の上手な店長の特徴とは
- 店長がシフト管理ツールを導入するメリット・デメリット
- 管理ツールの選定ポイント
- シフト管理システム導入の注意点
- 店長におススメのシフト管理システムを紹介
①勤務シフト作成お助けマンDay
②勤務シフト作成お助けマンTime
③JobSuite PARTTIME
④らくしふ - まとめ
シフト管理での課題
従業員が現場で働く曜日や時間について、固定させず一定期間ごとにスケジューリングし、勤務と店舗運営の合理的な維持・管理を図っていくのがシフト管理作業です。先を読み、必要な人材を適材適所で配置して、店舗の繁閑にも対応した円滑な運用がなされていくよう、工夫する必要がありますが、実際のシフト管理にはさまざまな課題が生じます。主なものをみていきましょう。
かかる時間と手間が膨大
まず何より、シフトの作成や管理には、膨大な時間と手間を要することが課題となります。各従業員から希望を提出してもらい、集計してそれぞれの事情を尊重しつつ、個々のスキルを加味しながら、勤務時間帯を埋めていく、これだけでも大変な作業ですが、滞りなくサービスを維持できる体制となっているか、人件費をオーバーしていないか、各従業員の労働時間は適正できちんと休暇をとれているかなど、店長が配慮すべき要素は非常に多くあります。
法令・コンプライアンスの遵守はもちろん、繁閑タイミングの予想や、経営面での収支・予算もしっかり考えねばならず、シフトがある程度完成してから、追加の要望が出たり、予定の急な変更が生じたりする際には、細かな修正も行わねばなりません。とくに紙媒体やExcelでひとつひとつ作成作業を行っている場合、多くの時間と労力を要するでしょう。
店長として多忙な時期に、手間のかかるシフト管理は大きな負担となります。この作業に時間をとられ、その他の仕事に支障が出る、サービス提供に集中できないといった事態も発生しがちです。
ヒューマンエラーが発生しやすい
さまざまな要素を考慮しながら、調整を繰り返さねばならないシフト管理は、煩雑かつ高度な作業となるため、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいという問題があります。
とくに手書きで作成するなど、アナログな体制で進めている場合には、ミスを誘発しやすい傾向があります。Excelなどを用いていても、単純な入力ミスからチェック漏れによる連続勤務の発生、人材配置のミスなどは起こしやすいでしょう。
店長が作成をしっかり行っていても、従業員側がシフト希望を出し忘れたり、うっかり予定を忘れて間違った希望登録を行ってしまったりすることもあり得ます。確認・徹底が十分でない場合、周知したはずなのにシフトに入る時間を間違っていた、忘れていたといったトラブルも起こりやすくなります。そのように想定外で発生した欠員を急遽埋める必要性が生まれれば、ヘルプ要請などで店長の負担はさらに重くなってしまいます。
平等性を保つのが困難
従業員が気持ちよく働けるよう、シフト希望はできるだけ反映させるようにしたいものですが、穴を空けないように、バランス良くシフトを組んでいく中では、どうしても希望とは異なる予定に納得してもらうことも必要になります。
多くの従業員を抱えていれば、さらに希望の調整と、従業員間の労働負担をできる限り公平にすることに苦心するものとなるでしょう。もっとシフトに入りしっかり稼ぎたい従業員もいれば、この時期は家族と休暇をゆっくり過ごしたい、育児や介護、勉学などで決まった時間帯しか出られないといった従業員もいます。
無理なく働き続けることができるよう、多様な希望に配慮するとともに、シフト管理として必要人材量の確保やスキルの平準化、運営の効率化、人件費の節減なども叶えなければなりません。
ある程度の偏りが生ずることは避けられませんが、いつも自分が任される時間帯は負荷が大きい、初心者が多くて結局自分に回ってくる仕事が多いケースばかり、あの人は楽なところばかり担当しているのに…といった不満の蓄積が従業員に広がると、就業意欲の低下や離職を招いてしまいます。
業務が属人化しやすい
シフト管理は複雑で高度な作業となるため、業務として属人化しやすいことも課題のひとつです。個々の従業員が持つスキルの程度やそれぞれの相性、希望の傾向など、長年現場を見て管理を行ってきた店長にしか分からない要素は多いでしょう。
Excelを用いて作成・管理していれば、マクロ設定を用いるでしょうが、それらの設定内容や細かな作成・調整・修正方法など、店長本人以外が全く把握できておらず、ノウハウも知見もまとめられていなければ、シフト管理はきわめて属人的業務となってしまいます。
これでは、万が一、店長がシフト作成や管理に当たれない突発的事象が発生した場合、店舗運営に支障をきたし、あらゆる業務が滞ってしまいます。店長やマネジメントの引き継ぎを行う場合にも、大きな負担とリスクを抱えることになるでしょう。
シフト管理の上手な店長の特徴とは
円滑な運営が行えている、シフト管理良好な店舗の店長には、いくつか共通する特徴が見受けられます。現状に課題を抱えているなら、どのような店長がうまくシフト管理を行っているのか、その特徴を知って自身と比較し、学んでみましょう。
売上管理など管理能力全般が高い
シフト管理は、欠員が発生しないよう余裕と柔軟性を一定以上もたせながら、人件費やサービス水準の面でも問題のない人員配置の計画とすることが理想です。どんな事態が発生しても、互いが無理なくカバーし合える優れたスキルをもった人材が、どの時間帯も十分な人数でシフトに入っている状態が実現できるなら、それも良いでしょう。しかし、そうした理想の実現だけを求め、無尽蔵に人件費をかけていては、たちまち経営が立ちゆかなくなります。シフト管理では、効率的でバランスの良い、売上に応じた適切な配置計画が必要です。
そのため、どれくらいの人件費をかけることができるのか、繁閑タイミングはどのようにやってくるのか、売上の管理や店舗管理がまずきちんとできていなければ、シフト管理もうまく行うことはできません。個々の従業員がもつ技量など人材の管理、発生するタスクと実行にかかるスケジュール管理、プロジェクトの計画管理なども必要でしょう。
シフト管理も管理業務のひとつですが、その他の管理業務がきちんと実行できている上に成り立つ業務という特徴があります。よって全般的に管理能力が高い店長は、シフト管理もうまく行えていることが多いといえます。
各種ツールを柔軟に使いこなしている
店舗の運用とシフト管理には、活用できるさまざまな便利ツールが誕生してきています。そうした動向に敏感で、現場の実態やその時々の状況に合わせたツールを素早く選び取って活用し、柔軟に使いこなせる店長は、効率的に仕事ができており、シフト管理も無理なく、うまく行えているケースが多くなっています。
シフトの希望を収集する際は、それぞれ紙に書いて提出させる、シフトが完成すると表を店舗に貼り出して確認を促す、連絡はいつも電話、といったツールをおよそ用いないアナログな手法ばかりで進めていると、どうしてもシフト決定がぎりぎりで余裕のないタイミングとなったり、ヒューマンエラーがたびたび発生したり、重要な連絡も従業員に速やかに周知されず対応が滞りがちなどの問題が生じてしまいます。
反対に、ツールさえ導入すれば効率が上がる、生産性がアップすると思い込む店長もいます。闇雲に多数のツールやシステムを契約する、使いこなせていない機能・ツールで溢れるといったケースに陥り、コロコロと仕組みが変わるので本人も周囲も変化についていけていない、利用料金などがかさむばかりでかえって現場を混乱させ手間を増やす、避けられたエラーを招くなどの状況になることがしばしばあります。
コミュニケーションツールやアプリ、店舗・シフト管理ツールなどは、操作性が高く、現場の状況に合ったものを、適切に使って初めて効果を発揮するものです。よって、アナログな手法にこだわるのでも、最新トレンドや機能の高さ、ツールの多さで満足するのでもなく、必要なものを賢く選んで使いこなせている、見直しや変更もスムーズで業務遂行に無駄がないことこそが大切です。そうしたツールとの付き合い方を実践できている店長は、シフト管理もうまく行えているでしょう。
幅広い人財を採用している
多様な人材を受け入れることは、理想であっても難易度が高い、属性として均質的な方が管理者にとっては使いやすいと感じられているかもしれません。しかし、実際には幅広い人材を採用している方が、シフト管理はうまくいきやすい傾向があります。
同じ大学の学生、近隣居住のパート主婦など、採用人材の属性が均質化している場合、生活リズムが似ていることから希望が偏りやすく、テスト期間のシフトが埋まらない、早朝や夜勤になかなか出てもらえないなど、特定のシフト帯や期間の人手不足に悩まされがちです。無理に埋めても、従業員に不満が残りやすく、離職率が上昇してしまうでしょう。
人材を雇用する際にも、属性にこだわるほど応募が減少し、条件を引き上げてもなかなか集まらないといった悩みを抱えがちです。多様な人材を受け入れ、それぞれの事情に配慮し、管理していくことは一見、負担を増やすことのようですが、シフト管理の面では柔軟性をもたせやすく、偏りをなくすこと、欠員補充をしやすくすることにつながります。
対応が丁寧でスタッフとの関係性も良好
どんなに優れたシフトを作成することができても、それを実行に移し運用していく上で、店長と従業員の間に十分な信頼関係がなければ、良い管理状況を継続していくことはできないでしょう。
一度決定して、完璧に機能するシフトというものはおよそあり得ません。どんなに手をかけても、希望にそぐわない点、どうしても増員が必要な状況や欠員の急な発生で、予定外の応援を要請しなければならないこと、修正・調整を図らねばならないことはかならず生じてきます。
そうした時に問われるのが、普段からの従業員との関係性です。コミュニケーションが希薄で一方的な指示ばかりでは、ヘルプに応えてくれる可能性はどうしても低くなります。反対に、普段から良好な関係が築けていれば、「あの店長の頼みなのだから…」と多少無理をしても予定をつけてシフトに入ってくれる従業員は増えてきます。店長側も、密なコミュニケーションで従業員の個別事情をよく理解していれば、誰にどうヘルプ要請を出せば良いか、すぐに判断できるでしょう。
コミュニケーションとあわせ、指示や通達を出す時には、丁寧に、周知確認をきちんと行うことも大切です。互いに人間同士、一度で完全に理解できる、指示内容が正しく浸透するとは限りません。日常的なやりとりを大切に、重要な内容は余裕をもって伝えてリマインドも丁寧に行うようにしましょう。上から一方的に一度発信して終わり、直前になってイライラと催促し、できていないと叱責するといった接し方では、あらぬトラブルを招くほか、職場の雰囲気も悪くしてしまいます。
互いに気持ちよく働ける環境とするため、細やかなコミュニケーションで良好な関係を築くようにする、そうしたソフト面の対策は、ハード面に劣らず優れた効果をもたらすものであり、生産性の向上や離職率の低下、シフト管理の円滑さを実現するもとになります。
店長がシフト管理ツールを導入するメリット・デメリット
面倒なシフト管理をより適切に、手間なく行えるようにするシフト管理ツールやシステム、専用アプリなどは今日、多くの事業者から提供されるようになっています。こうしたサービスを導入した場合、店長にはどのようなメリット・デメリットが生じるのでしょうか。以下にまとめてみました。
メリット
○工数の大幅削減による業務効率化
まず、シフト管理に専用ツールを導入すると、シフト作成・管理業務の負担を大幅に低減し、効率化を図ることができます。
ツールを活用すれば、これまで手作業で行っていた、シフトの希望提出依頼送信やデータ収集、ベースとなるシフト表の作成といった一連の工程を、ほぼ自動化することが可能です。条件を設定し、自動生成されたシフトを確認、微調整を行って確定させれば、そのまま従業員への通達もすぐに行えるため、工数は圧倒的に少なくなるでしょう。
時間も手間も、労力もかかるシフト管理がごく簡単に行えるようになれば、店長も余裕をもって他の管理業務や、ビジネス拡張に向けたプロジェクトなどに当たることができるようになります。シフト管理の時間すら十分にとりづらいような繁忙期も安心です。
○ヘルプ要請もしやすく、柔軟で効率的な人員配置が可能に
シフト管理ツールには、システム上からすぐに応援要請が行える仕組みも備わっています。急な欠員などシフトに穴が開いてしまった場合、すぐにそれを確認して対象従業員に一括通知を発信、速やかに調整を図ることができます。従来のように、一人一人個別に電話やメールで連絡を入れたり、調整後の修正連絡を個々送信したりする必要はありません。
複数のチェーン店舗があり、別店舗の従業員に応援を頼めるといった場合なら、ツール上で一元管理する仕組みを構築できますから、シフト状況を確認し、自店舗の従業員だけでなく、近隣エリア店舗まで拡大して対応依頼をかけることも、簡単に可能となります。
イレギュラーに発生した繁閑やトラブル対応で、人員配置を変更しなければならない場合も、速やかに調整を施して連絡、最適な人員を無駄なく確保し、運用できるようになるでしょう。
そもそも経験や勘に頼り、手作業で作成したシフトに比べ、ツールで作成されたシフトは、膨大なデータや要素を網羅したものであることから、精度の高い予測で必要人員を適切に配置、柔軟性やリスクヘッジの面でも、優れたものになっている可能性が非常に高いといえます。よって難しい対応が必要になるシーンの発生を最小限に抑えることもできます。
○ミスや不正の防止
紙媒体での作成や、Excelでの作成・管理とする場合、どんなに慣れた店長が細心の注意を払って臨んでいても、シフト上のミスをゼロにすることはできません。多様な形態で働く従業員、配慮すべき個別要素、最新の改正内容も含めた複数の法令、店舗を取り巻く状況、業界事情など、考えるべき要素が非常に多い高度な作業であるため、どうしても見落としが発生しやすいのです。
調整を繰り返すうちに、知らず知らず法令違反となっていたり、意図しない偏りが生じていたりすることもあり得ます。シフト管理ツールを用いれば、単純な入力上のミスも含め、手作業では避けられないヒューマンエラーをなくすことができます。
勤怠管理と連携したものも多く、その機能を組み込めば、従業員による不正打刻も未然に防げます。結果として、高い透明性を確保しつつ、正確な就業管理が効率的に行えるようになるでしょう。
○従業員の満足度向上
シフト管理の負担が軽減され、理想的な確定シフトが速やかに作成・通知されるようになれば、従業員も先の計画を立てやすく、ワークライフバランスの充実を図りやすくなります。さらに、シフト希望の提出は手持ちのスマホなどで時間や場所を問わず行え、シフトの確認も気になったらすぐできる環境が整うため、働きやすさを感じることが多くなるでしょう。
高精度なシフトで透明性も確保され、偏りの少ないものになっていると分かれば、たとえ自身の希望通りとはいかなくとも、不満が蓄積することは少なくなると予想されます。
こうして従業員の就業満足度が向上すれば、働くモチベーションがアップし、生産性の向上が見込めるほか、離職率を抑え、安定して有能な人材を確保できるようになると考えられます。提供するサービスの質も向上させやすく、店舗運用面、経営面で好循環を回していくことが可能になります。
デメリット
○受入体制を整える必要がある
ツール導入を行い、シフト管理にかかる一連のプロセスがデジタル化されると、これまでとは大きく働き方が変化することになります。だからこそ難しい課題の解消にも効果を発揮するのですが、店長自身がツールを使いこなせなかったり、従業員によっては電子媒体に慣れず抵抗感を感じる人が出てきたりする可能性があります。
導入によって、どのように業務フローが変化するか、事前に丁寧な検討を行い、必要な改革を施すなど、受入体制をきちんと整えることが大切です。そして導入したからには、ツールの機能を余すところなく駆使し、まず店長が一通りの操作を行えるようにすること、そして従業員もシフト希望提出や連絡通知、アラート確認、シフト確認など、基本的な操作が無理なく全員実行できるよう、教育を進めなければなりません。
導入しさえすれば良い、システムを入れれば終わりではなく、むしろそこからが重要であることを忘れないようにしましょう。
○費用対効果の検証が必要
どのようなシフト管理ツールを用いるにしろ、利用には一定の費用がかかります。初期費用、運用コストなど、かかる費用をトータルでチェックし、それだけの効果を発揮させねば意味がありません。
どれだけの業務時間が効率化されたか、人件費の節約がどの程度できているか、ツールの使い方とあわせ、自店舗における費用対効果を丁寧に検証していきましょう。効果の測定は難しいかもしれませんが、冷静かつ客観的に判断するよう努め、必要に応じ、見直しも行うようにすべきです。
管理ツールの選定ポイント
先述のように、シフト管理ツールにもさまざまなものがあります。そして、これがベストという単一解はありません。大切なのは、自店舗に最も適したものを賢く選ぶことです。数多くのサービスの中で、どのように比較し、選定すれば良いのか選び方のポイントを解説します。
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店舗の運用実態に合った構成か
一口に店舗といっても、業種業態、店の規模、ビジネス展開の仕方などは千差万別です。これらの違いにより、作成したいシフトの特徴や利用人数、システムに必要な機能も異なっているはずです。よって、まずは自店舗が必要とするシフトの作成に対応するシステムかどうか、確認しましょう。
想定されている業種業態や規模は合致するか、運用実態に合うシフトの作成・管理機能があるか、システム・サービスの仕様をチェックします。また、現状ある課題を洗い出し、それを解消してくれる見込みが十分にあるかどうかも考えてみると良いでしょう。
繁閑対応や急な調整・変更への対応がどの程度必要かも、十分に考慮したい点です。パート・アルバイトや派遣社員が多く、変更がしばしば生じているならば、とくに柔軟性のあるシフト管理ツール、その関連機能が充実したものを選んでおくことが有効です。
自動作成機能があるか
シフト管理システムの中には、「シフト表の自動作成機能」を持つものがあります。必要な条件を登録すると、それらを考慮したシフト表を自動で作成する機能です。
あらかじめスタッフひとり一人の労働時間や希望、スキル、相性のよい同僚などの情報をインプットしておくことで、店長が考えながらシフト表を作成するよりも遙かに早いスピードで実行してくれます。自動作成されたシフト表をもとに、スタッフの希望日などに合わせて調整していけば、作業工数を大幅に削減できます。
シフト管理は、従業員の人数が多いほど煩雑になり膨大な時間と手間がかかります。シフト作成を効率化するためにも、規模がある程度大きい事業では自動作成機能があるものがおすすめです。
操作性
最適なツールを選定・導入できても、使いこなせなければ宝の持ち腐れです。店長はもちろん、従業員も含め、誰もが無理なく直感的に使えるシステムとなっているか、操作性を考えた比較を行いましょう。
機能を欲張るあまり、複雑で使いこなすまでに時間を要するようなツールを選んでしまうと、導入に失敗することが少なくありません。業務を属人化させないためにも、使いやすさは重要です。従業員側のUIについても、使いにくければ浸透せず、不満が高まりやすいほか、人材の出入り・異動があるたびに教育の手間がかかってしまいます。
業務効率化、生産性向上のためのツールであり、日々の店舗運営に直接関わってくる基礎基盤を支えるものですから、操作性にはこだわり、使い勝手の良いものを選びましょう。
アプリ対応の有無
モバイルアプリ対応がなされているかどうかも、選定のポイントになります。PCだけでなく、モバイル端末でもサクサク使えるアプリ対応の管理ツールは、今日の時代に合った使いやすいものとなるはずです。
とくに従業員向けの専用アプリがあるサービスを選定しておくと、シフト希望の提出依頼や催促、管理、ヘルプ要請、変更連絡、勤怠管理などをスピーディに、一元管理で行いやすく、高い利便性を感じられるでしょう。従業員にとっても、個人のプライベートなツールとは切り分けて使えるため、メリットを見出しやすいと考えられます。
一方で、アプリのインストールは面倒、ブラウザですぐに使い始められる方が自店舗の実態に合っているというケースも考えられます。現場の声も聞きながら、どちらが良いか検討し、選定に活かしましょう。
費用
システム導入と運用にかかるコスト、費用面は、当然考えておくべきポイントです。シフト管理をシステム化するメリットは大いに認められますが、経営面から考えて、費用対効果でマイナスになっていたのでは意味がありません。
初期費用はどうか、運用していく上で継続的にかかるコストはどれほどか、長い目でみてお得なツールを見極めることも大切です。繁忙期と閑散期が明確で、それによって利用する人数が大幅に異なるような店舗の場合、月ごとに利用人数で料金も変わるような仕組みや、簡単にプラン変更が行える仕組みのサービスを選んでおくと、無駄がありません。
余裕をもった予算計画で、費用対効果をよく考え、導入意義の高いシフト管理ツールを厳選しましょう。
サポート体制
シフト管理は店舗の円滑な運用を支える重要業務であり、そのツールは導入すると、基幹システムとして機能していくこととなるものです。提供事業者は信用できるか、安全に使い続けられるだけのセキュリティ体制は整っているか、いざという時に頼れるサポートはあるかといった点も重要でしょう。
導入時だけでなく、その後も丁寧なアフターフォローがあり、手厚いサポート体制で提供されるシフト管理ツールであれば安心して長く使うことができます。トラブル対応やメンテナンス力など、サポートについても比較しておくことがお勧めです。
シフト管理システム導入の注意点
シフト管理システムを導入するときは、メリットや課題解決のみに着目するのではなく、システムを継続して利用していくためにも事業内で準備を整える必要があります。導入に当たり、どのような点に注意するべきかみていきましょう。
受入体制を整える必要がある
ツール導入を行い、シフト管理にかかる一連のプロセスがデジタル化されると、これまでとは大きく働き方が変化することになります。だからこそ難しい課題の解消にも効果を発揮するのですが、店長自身がツールを使いこなせなかったり、従業員によっては電子媒体に慣れず抵抗感を感じる人が出てきたりする可能性があります。
導入によって、どのように業務フローが変化するか、事前に丁寧な検討を行い、必要な改革を施すなど、受入体制をきちんと整えることが大切です。そして導入したからには、ツールの機能を余すところなく駆使し、まず店長が一通りの操作を行えるようにすること、そして従業員もシフト希望提出や連絡通知、アラート確認、シフト確認など、基本的な操作が無理なく全員実行できるよう、教育を進めなければなりません。
導入しさえすれば良い、システムを入れれば終わりではなく、むしろそこからが重要であることを忘れないようにしましょう。
費用対効果の検証が必要
どのようなシフト管理ツールを用いるにしろ、利用には一定の費用がかかります。初期費用、運用コストなど、かかる費用をトータルでチェックし、それだけの効果を発揮させねば意味がありません。
どれだけの業務時間が効率化されたか、人件費の節約がどの程度できているか、ツールの使い方とあわせ、自店舗における費用対効果を丁寧に検証していきましょう。効果の測定は難しいかもしれませんが、冷静かつ客観的に判断するよう努め、必要に応じ、見直しも行うようにすべきです。
店長におススメのシフト管理システムを紹介
シフト管理システムも、さまざまなものがありますが、その中でも小売業向けにシフトを管理するシステムとして、特におすすめできるものを紹介します。それぞれのシフト管理システムの特長を理解したうえで、自社にとって最適なシステムを選んでみましょう。
※各サービスのホームページで確認できた情報を掲載しています。正確な情報については、各サービスの運営会社までお問い合わせください。
① 勤務シフト作成お助けマンDay
勤務シフト作成お助けマンDayは、鉄道情報システム株式会社（JRシステム）が提供するシフト管理サービスです。小売、サービス、製造、コールセンター、ホテル、物流、介護、医療など実績多数。
複雑な勤務体系や従業員の希望を反映し、自動でシフト表を作成します。一覧性、操作性に優れており、シフト表作成・管理業務の標準化を実現します。
勤務回数や勤務並びを考慮することができ、働きやすさや公平性を考慮したシフト表を作成することができます。
- サービス名：勤務シフト作成お助けマンDay
運営会社：鉄道情報システム株式会社（JRシステム）
ホームページ：https://www.otasukeman.jp/day
② 勤務シフト作成お助けマンTime
勤務シフト作成お助けマンTimeは、鉄道情報システム株式会社（JRシステム）が提供するシフト管理サービスです。小売、サービス、飲食、物流など実績多数。
単にスタッフからの勤務希望を集約するだけでなく、どのスタッフにいつ休みを与えるか、どのスタッフに何時から何時まで勤務してもらうか、どの時間帯に休憩を与えるべきかを、勤務条件に従い、自動で考えてシフト表を作成してくれます。
また、シフトの完成時やヘルプの要請時において、メールやLINEでスタッフに通知することが可能ですので、スムーズなコミュニケーションを行うことも可能です。
自動作成機能により、大幅に省力化を実現でき、スタッフも満足する公平なシフト表が誰でも簡単に作成することが可能です。
- サービス名：勤務シフト作成お助けマンTime
運営会社：鉄道情報システム株式会社（JRシステム）
ホームページ：https://www.otasukeman.jp/time
③ JobSuite PARTTIME
JobSuite PARTTIMEは、株式会社ステラスの提供するシフト管理ツールです。複数の店舗が存在するチェーン向けで、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能など細かな権限の設定が可能です。オンライン上でシフト管理にかかる工程を完結させられるため、店長も従業員も効率良く働けるようになります。シフト基本情報に基づく簡単作成、期間を指定したシフト生成が可能で、従業員は希望提出前の予定シフト登録機能や、確定シフト確認機能、QRコードやURLによるサインアップ機能などを使うことができます。
- サービス名：JobSuite PARTTIME
運営会社：株式会社ステラス
ホームページ：https://jobsuite.jp/parttime/
④らくしふ
らくしふは株式会社クロスビットが提供するシフト管理サービスです。LINE、LINEWORKSを使い、簡単に希望を提出することができます。自動リマインド機能もあるので、提出忘れを防止することも可能。時間帯毎に適正な人数や人件費を設定し、スタッフさんの過不足を見ながらシフトが作成できます。また、複数店舗を一元管理でき、勤怠管理システムとのデータ連携機能も用意されています。
- サービス名：らくしふ
運営会社：株式会社クロスビット
ホームページ：https://rakushifu.jp/
まとめ
今回は、店舗店長のシフト管理について、抱えがちな課題や悩み、それらを解決するために有効なツール・システム、導入メリットとデメリット、賢い選定のためのポイントなどについてご紹介しました。
シフト管理ツールは、自店舗に合うものを選定し、課題に沿う活用が行えてこそ力を発揮するものです。しかし、基本的なポイントを押さえて導入作業を進めれば、高い費用対効果を期待できる有用なものであることは間違いありません。
少しの工夫で、膨大な手間と時間を要していたシフト管理業務を改革、負担軽減を図ることは十分に可能です。シフト管理ツールの導入メリットは、作成・管理業務の圧倒的効率化にとどまらず、最適な人員配置と人件費のバランスといった分野にも及びますから、店舗運営全体に良い循環を生み出し、職場環境の改善、生産性向上、ビジネスの成長といった効果も期待できるものとなります。
ぜひこれを機に、どのようなシフト管理ツール・システムがあり、自店舗に向いているものはどれか、情報収集を行って利活用の検討を始めてみましょう。
当記事で紹介した、JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、あらゆる勤務条件を登録すると、その勤務条件にあったシフト表を自動で作成してくれるものです。社員だけでなく、パート・アルバイトのシフト表を自動作成できるサービスを取り揃えています。ご利用されている業種、業態も様々で、豊富な実績があります。
無料トライアルも２か月間と充実してますので、自動作成によるシフト作成の手間の削減や、勤務希望の提出などのシステムによるスタッフとの連携をお試しください。
