勤怠管理システムの導入で失敗しないための全知識。機能・費用・比較ポイント

毎月のタイムカード集計や、従業員の希望を組み合わせるシフト作成に、手作業の限界を感じていませんか？働き方改革による法改正やテレワークの普及により、中小企業の人事担当者が抱える労務リスクは年々高まっています。

そこで本記事では、勤怠管理システム導入で失敗しないためのポイントやシステム選びに欠かせない機能などを解説します。毎月の人事労務の負担を減らし、企業の「守り」と「攻め」を強化するヒントにしてください。

＜目次＞

1. 勤怠管理システムが中小企業に求められる理由
2. 勤怠管理システムの主要機能
3. 勤怠管理システム導入のメリットとデメリット
4. 勤怠管理システムの選び方と比較ポイント
5. シフト作成と勤怠管理は別物 – 「お助けマン」の役割
6. まとめ：勤怠管理で守りを固め、シフト作成で運用を効率化

勤怠管理システムが中小企業に求められる理由

中小企業の人事担当者が、なぜ今「勤怠管理システム」を必要としているのでしょうか。その理由は大きく分けて以下の3つです。

従来の勤怠管理の課題

紙やExcelによる従来の手作業管理は、すでに限界を迎えています。さらに、人の手による処理は、ミスや不正につながりやすいのが欠点です。具体的には、以下のような問題点が挙げられます。

・タイムカードの代行など「不正打刻」のリスク

・月末の集計作業による「管理工数」の増大

・手入力による計算ミスや、紙の紛失・承認漏れ

特に最近では、管理者の目が行き届きにくいテレワーク環境下において「隠れ残業」が常態化してしまうケースも多いです。アナログな管理体制のままでは、企業も従業員も疲弊してしまいかねません。

法改正とコンプライアンス強化

法改正に伴うコンプライアンスの強化も、システム導入が推奨される理由です。2019年4月に施行された「働き方改革関連法」により、企業は「年5日の有給休暇の取得義務化」や「時間外労働の上限規制」を徹底管理しなければならなくなりました。

さらに労働安全衛生法により「客観的な方法による労働時間把握」も必須です。従来の自己申告に依存した曖昧な管理は、こうした法令違反のリスクを抱えています。

業務効率化とコスト削減

システム導入は、投資として機能します。月末月初に集中していた人事担当者の作業が自動化され、大幅な業務効率化が可能です。

たとえば、月間約30時間かかっていた集計作業が、数時間に短縮されるケースも珍しくありません。また、「打刻の丸め（15分単位など）」がなくなるため、1分単位の正確な管理により、ダラダラ残業を抑止でき、結果的に高い投資利益率が期待できます。

勤怠管理システムの主要機能

勤怠管理システムには、企業の課題を解決するための様々な機能が搭載されています。代表的な機能は以下の4つです。

多様な打刻方法

従業員の働き方に合わせた多彩な打刻方法が用意されています。オフィスの入退室と連動する「ICカード打刻」や、GPSで位置情報も記録できる「スマホ打刻」が代表的です。

また、最近では指紋や顔認証を使った「生体認証」も普及しており、なりすましなどの不正打刻を完全に防げます。日常的に使うチャットからスタンプ感覚で打刻できるものなども人気です。

シフト管理機能

システムを導入すれば人の勘や経験に頼っていたシフト作成や変更作業が、効率化・自動化されます。たとえば、従業員からの希望シフトをスマホで集約し、画面上で割り当てが可能です。

さらに、労働基準法に抵触しないかチェックする機能や、AIが必要人数に合わせたシフトを自動作成してくれるシステムも登場しています。急な欠勤による変更時も、ヘルプ要請をシステムから一斉送信するといったことも可能です。

申請・承認機能

オンラインで申請・承認できるため、わざわざ出社したり上司の在席を確認したりする必要がありません。場所や時間にとらわれず、有給休暇や残業の申請をスマホから送信可能です。

上司も外出先から承認できるため、承認漏れや確認待ちのタイムロスがなくなります。さらに、病欠など急な事態でも後から代理申請できる機能を持つものも多いです。申請の電子化は、こうしたストレス軽減に大きく役立ちます。

リアルタイム労働時間管理

勤怠管理システムは現状の労働時間を常に可視化し、知らないうちに法令違反していたといったことを未然に防いでくれます。

たとえば、月の途中で「このペースだと残業の上限を超えそう」という従業員をシステムが自動検知するのです。本人や管理者に通知される仕組みになっているため、働きすぎの防止につながります。

また、PCのログイン・ログオフ時間と打刻のズレを検知して「隠れ残業」をあぶり出す機能など、高度な管理も可能です。リアルタイムな状況把握で、企業のコンプライアンスを強固にできます。

勤怠管理システム導入のメリットとデメリット

勤怠管理システムの導入には、メリットがある一方で、事前に知っておくべき注意点もあります。以下を把握したうえで活用すると失敗がありません。

導入メリット（工数削減・法令対応・可視化）

システム導入の具体的なメリットは「工数削減」「法令対応」「労働状況の可視化」の3点です。この3つの柱が、企業をより強く成長させてくれます。

給与計算ソフトと連携すれば毎月の転記作業はゼロになり、有給取得状況の自動判定でコンプライアンスを守れます。また、部署ごとの残業時間をグラフで可視化できるのもメリットです。近年では、こうした労働データを分析し「人的資本経営」のベースとして活用する企業も増えてきています。

導入時の注意点（初期設定・運用定着）

導入時には初期設定の手間や、新しい操作への慣れに注意が必要です。自社の就業規則に合わせて正しく設定することはもちろん、全従業員が使いこなせるように定着させなければ、システムは機能しません。

たとえば、変形労働時間制など、独自の複雑なルールをシステムに落とし込む際に、設定作業が難航するケースがよくあります。また、現場のスタッフが操作方法に戸惑い、導入直後はかえって問い合わせが増えてしまうことも多いです。

本格導入の前に1ヶ月ほどの「並行運用期間」を設け、一部の部署で試験的に使って課題を洗い出すと失敗しにくくなります。

勤怠管理システムの選び方と比較ポイント

勤怠管理システムを選ぶ際、数あるツールの中から自社に最適なものを見つけるには、ポイントを押さえる必要があります。ポイントは大きく3つです。

必要機能の整理

導入前に、自社にとって本当に必要な機能を整理することが欠かせません。多機能なシステムを選んでも、使わない機能ばかりではコストの無駄になってしまいます。

たとえば、飲食店や小売業なら複雑な「シフト管理機能」が必要です。一方、テレワーク中心の企業なら「オンライン申請機能」や「PCの稼働ログ取得」が優先されます。まずは現場の課題を洗い出し、優先順位をつけてから比較検討に入りましょう。

連携性・拡張性

既存システムとの連携性や拡張性も、システム選びにおいて欠かせない比較ポイントです。勤怠データは給与計算のベースとなるため、データの受け渡しがスムーズでないと効率化のメリットが薄れてしまいます。

給与計算ソフトや会計システムと連携できるものを選べば、ボタン一つで労働時間が同期されます。CSVファイルを書き出して読み込ませる手間や、転記ミスによる給与計算のやり直しにかかる時間は不要です。

さらに人事評価システムと連携させて、残業時間と生産性を分析する企業も増えています。

価格とサポート

価格はもちろん、長期的な運用を見据えたサポート体制とのバランスを見極めることも大切です。勤怠管理は毎日使うため、トラブル時の対応力やランニングコストを考慮する必要があります。

現在は1ユーザー月額数百円から使えるクラウド型が主流ですが、オプション追加で想定外の費用がかさむケースもあるため、トータルコストの比較が必要です。また、就業規則の設定を代行してくれるなどのサポート体制も確認しておく必要があります。

大半のベンダーは1ヶ月ほどの「無料トライアル期間」を設けているのが一般的です。まずは無料で実際の操作感を試し、サポート窓口の返答スピードを確認したうえで本格導入しましょう。

シフト作成と勤怠管理は別物 

システム選びでよくある間違いが、勤怠管理とシフト作成を混同してしまうことです。この2つは似て非なるものであり、それぞれ得意分野が異なります。

勤怠管理は"実績管理"、シフト作成は"人員設計"

一言で言うと、勤怠管理は「過去の実績管理」でシフト作成は「未来の人員設計」です。勤怠管理システムは「今日、正しく働いたか」を記録します。対してシフト作成は「明日、お店を回すために誰をどう配置するか」という計画づくりと言っても良いでしょう。

両者は目的が全く異なるため、一方のシステムでもう一方を無理にまかなおうとすると、どうしても現場にひずみが生まれてしまいます。「どちらも同じシステムでできるわけではない」ということを、理解しておきましょう。

専用ツール「お助けマン」を活用する理由

シフト作成の負担を大きく減らすなら、特化型ツールである「勤務シフト作成お助けマン」のような専用システムの活用をおすすめします。独自の「最適化AI」が搭載されており、人間には処理しきれない複雑な条件を考慮して自動でシフトを組んでくれるのが大きな特徴です。

「遅番の翌日に早番は入れない」「新人AさんとベテランBさんは必ず同じシフトにする」といった細かなルールを満たしつつ、必要な人数を過不足なく配置できます。お助けマンを使えば、スマホで集めた希望シフトをもとにAIが自動作成し、あとは管理者が微調整するだけです。

連携と導入メリット

専用のシフト作成ツールと勤怠管理システムを連携させれば、予定（シフト）と実績（勤怠）のデータがつながり、労務管理全体の効率が一気に向上します。

たとえば、お助けマンで作ったシフトデータをCSVで勤怠システムに流し込めば、手入力の手間は一切かかりません。さらに「予定していたシフトの時間」と「実際の打刻時間」にズレがないかシステム上で簡単に比較できるようになり、無自覚な残業の早期発見にもつながります。

まとめ：勤怠管理で守りを固め、シフト作成で運用を効率化

企業が今後も成長し続けるためには、「守り」と「攻め」の両立が不可欠です。勤怠管理システムで正確な時間を把握し、法令遵守や不正防止を徹底することが「守り」にあたります。

一方「攻め」は、最適なシフトを作成し、適材適所の人員配置でサービス品質や売上アップにつなげることです。それぞれの目的に合ったツールを導入し、適切に使い分けることで、それが実現します。まずは、最適なシフトを自動作成できる「お助けマン」の無料トライアルから始めてみませんか。

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