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働き方改革を推進しようとすると、必ずといっていいほど、今までのシフト表の作成方法を変えなければならない事態に陥ります。今回は、企業が働き方改革に対応する上で、シフト表作成に関わる影響や注意すべき点について説明します。

働き方改革に関連する法改正が2019年4月より施行されています。中でも「客観的方法による労働時間の把握」が義務化。管理職らが従業員の労働時間を把握することは、企業の責務となりました。

コールセンターの需要はなくならない

コールセンターのスタッフは何人ぐらいでしょうか。10人、20人・・・。多くの場合は、小規模でも20人以上が多いようです。

インターネット環境が整い、スマートフォンの普及が進み、誰もがいつでもどこでも簡単にインターネットを利用できる時代。何かわからないことがあれば、メールやホームページから簡単にお問合せができます。ただ、どんなにテクノロジーが進んでも人による電話対応はなくなりません。

シフト希望の集約は難しい

シフト管理者は、従業員の希望をできるだけ反映させたいと思いながらシフト表を作成します。従業員が提出する希望の多くは「休み」。連休を取りたい人、飛び石で休みたい人、平日に休みたい人など様々です。

また、「休み」の希望だけではなく、早番遅番など時間帯の希望もあります。例えば「子どもの送り迎えがあるので中番しか入れない」、「遅番の次の日は早番を入れないでほしい」といった要望もあるでしょう。

エクセルで作成したシフト表の落とし穴

現在、大半のシフト管理者がエクセルでシフト表を作成しているのではないでしょうか。

エクセルはマスの数や大きさ、色などを自由に変更できるので、「早番」、「遅番」、「休み」など様々な条件を見分けるのに最適。さらに、マクロボタンを駆使することで「AさんとBさんは必ずペアで勤務する」、「Cさんは遅番翌日の早番はNG」といった複雑な条件を自動設定することも可能です。

人員不備や人件費の超過といった原因の一つに、シフト表の作成ミスが挙げられます。「何度も確認したのに、なぜ?」と不思議に思った経験を持つシフト管理者も少なくないのでは。では、シフト表の作成ミスとは何なのでしょうか。圧倒的に多いのは「見にくいシフト表を作成していた」というケースです。

手作業でのシフト作成は時間のムダ!

シフト表を手作業で作成すると、非常に時間がかかってしまいます。例えば50人の従業員を抱えるコールセンターのシフト管理者が、エクセルデータでシフト表を作成するとしましょう。翌月のシフトを作成するため、15日までに各従業員から希望を提出してもらいます。